Учёт рабочего времени сотрудников: для чего нужен и как вести в 2024 году

В 2024 году ведение записей о рабочих часах продолжает играть важную роль в руководстве персоналом. В 2024 году закон требует от работодателя вести учёт рабочего времени сотрудников. Раньше для этого использовали бумажные табели, но сейчас компании имеют много новых и эффективных инструментов. О том, что такое учёт рабочего времени в 2024 году, его видах и методах – в нашей статье.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В ТК РФ указано, что рабочее время – это период, в течение которого сотрудник обязан выполнять свои должностные задачи по нормам внутреннего регламента и условиям, оговоренными в трудовом соглашении. Оно становится основой для организации труда, определяя его продолжительность за день, неделю, смену, а также регулируя отдых, праздники и выходные.

Нормальная продолжительность рабочего времени для большинства подчиненных не может превышать 40 рабочих часов в неделю. При этом ТК РФ вводит несколько режимов рабочего времени – стандартный, укороченный и неполный. Это адаптирует трудовой процесс к условиям, нуждам предприятия.

В Трудовом кодексе установлены правила овертаймовой работы с компенсацией за труд сверх установленной нормы. Контроль рабочего времени защищает права работников, регламентирует их отдых, соблюдение баланса между работой и личной жизнью.

Регистрация отработанных часов ведется в табелях. При ведении записей на бумаге применяют табель учета рабочего времени Т-12, тогда как для электронного учета нужна форма Т-13. Но работодатель имеет право создать свои шаблоны для отслеживания работы подчиненных. Такой документ официально утверждается во внутренних правилах компании.

Виды рабочего времени

Существует три вида рабочего времени: нормальное, неполное и сокращенное.

1. Нормальное. Если говорить о том, какова нормальная продолжительность рабочего времени в неделю, то для основной части сотрудников она составляет 40 часов, как указано в законодательстве. Например, бухгалтер работает на предприятии с понедельника по пятницу с 9 до 18, с перерывом на обед 1 час, а в выходные дни отдыхает. Это регламентируется статьей 91 ТК РФ.
   Обе стороны могут договориться о гибком графике, когда трудовые дни будут различаться по длине. При этом зафиксированная протяженность работы в неделю не должна превышать установленные законом 40 часов. Это важно для работников со сменным режимом. В ряде компаний введена практика 12-часовых смен с двухдневным отдыхом. В таких обстоятельствах применяют метод суммированного подсчета времени, при котором за определенный интервал – месяц или квартал – средний объем отработанных  часов не будет выходить за рамки установленного максимума.
2. Неполное. Когда объем рабочих часов за неделю меньше нормативных 40, это считается частичной занятостью. Такие условия задаются на момент найма или внедряются позже по взаимной договоренности из-за изменений в работе предприятия или личных нужд работника. Но переход на подобный график скорее желание или потребность, а не обязательное требование для обеих сторон.
3. Сокращенное. По действующему законодательству, отдельные группы работников могут рассчитывать на уменьшенную продолжительность трудового дня. Сюда включаются:
   • Молодежь до совершеннолетия
   • Люди, имеющие ограничения по здоровью
   • Сотрудники, задействованные в условиях вредного производства

Понятие режима и графика рабочего времени

Режим рабочего времени – это система норм и правил, определяющих баланс между работой и отдыхом. Он создает благоприятные условия труда, поддерживает его высокую производительность, достаточный отдых.

Основные моменты организации распорядка:

• Классификация времени работы зависит от основного параметра расписания – его длительности. Стандартная трудовая неделя составляет 40 часов, но для определённых категорий сотрудников законом предусмотрено сокращение этого срока.
• Трудовой график определяет моменты начала и окончания трудовой занятости, а также распределение работы на протяжении недели. Обычно это предполагает пятидневку с двумя выходными. Но также встречаются сменные, гибкие графики.
• Перерыв для отдыха и еды также учитывается в распорядке. Обычно он не входит в рабочий  день и «вступает в силу» после отработки установленного количества часов.
• Дни отдыха и государственные праздники – важная часть распорядка, дающая сотрудникам возможность восстановиться, поддержать трудовой настрой.

Режим зависит от деятельности организации, условий труда, категории работников. Но каждый режим должен соответствовать нормам трудового законодательства и создавать благоприятные условия для работы.

Соблюдение установленного режима:

• Сокращает переработки
• Снижает уровень трудового выгорания
• Повышает общее качество жизни сотрудников

Формы учёта рабочего времени

Есть несколько форм учёта рабочего времени сотрудников, каждая из которых применяется в зависимости от специфики предприятия, количества работников, норм правовых актов.

• Табельный учёт – традиционный и самый распространенный способ, который предполагает ведение табеля учёта рабочего времени, где фиксируют и хранят основные моменты в графике работы: посещаемость, отработанные часы, периоды отсутствия (отпуск, больничный, командировка). Табели могут вестись на бумаге или в электронных системах учёта.
• Электронный учёт рабочего времени сотрудников – удобный подход с внедрением передового программного обеспечения для автоматизации рутинных задач. Работники проводят учёт рабочего времени по карточкам доступа, с помощью биометрических систем или через мобильные приложения. Этот метод упрощает контроль, гарантирует высокую точность данных, доступ к статистике в режиме реального времени.
• Проектный учёт – метод компаний, работа которых организована по проектному принципу. Сотрудники фиксируют часы, затраченные на работу над конкретным задачами. Это помогает анализировать трудовые ресурсы, продуктивность работы над проектом и планировать бюджет.
• Гибкий учёт дает возможность сотрудникам самим планировать трудовой день в рамках организационных ограничений. Этот способ требует от сотрудников дисциплины и ответственности, но при этом повышает удовлетворенность и мотивацию персонала.
• Учёт в удалённом режиме обрел значимость в свете распространения дистанционной формы работы. Для этого применяют удобные онлайн-инструменты и сервисы для управления удалёнными командами, которые помогают отслеживать активность сотрудников, продолжительность решения задач и выполнения проектов вне офиса.

Виды учёта рабочего времени

Существует поденный, недельный, суммированный учет отработанного времени, выбор которых зависит от требований и задач организации.

1. Поденный подход к учёту предполагает отслеживание часов, проведённых на работе каждым сотрудником за конкретный день. Эта практика распространена в компаниях, работающих по пятидневке, и рассчитана на мониторинг посещаемости работы, а также на соблюдение установленных рабочих часов. Ежедневный учёт своевременно выявляет неявки и опоздания, а также содействует правильному расчёту заработной платы за реально отработанные дни.
   Для выполнения ежедневного учёта могут быть задействованы различные инструменты, включая как классические бумажные формы, так и передовые цифровые решения:
   • Системы для фиксации времени прихода на работу
   • Сканеры для считывания биометрических данных
   • Программные комплексы для подсчёта отработанных часов
2. Еженедельный подход к учёту включает в себя определение количества часов, отработанных работником за неделю. Этот метод применим к компаниям, где установлен стабильный и легко прогнозируемый режим работы, и сотрудники исполняют свои обязанности в течение конкретного количества часов на протяжении пятидневки. Еженедельная фиксация упрощает организацию работы при сменном графике и позволяет нанимателям эффективно следить за соблюдением установленных законом норм. Она упрощает подсчёт зарплаты, так как объем отработанных часов обычно не меняется с недели на неделю.
3. Суммированный учёт рабочего времени, в отличие от недельного, предполагает подсчёт трудочасов за конкретный расчётный период. Он может составлять месяц, квартал или даже год. Его применяют в случаях, когда график сотрудников требует гибкости из-за нюансов производственной практики, сезонных колебаний в объёме работы или при выполнении проектов с нерегулярным графиком. Этот метод более гибко распределяет нагрузку в зависимости от текущих нужд организации и компенсирует временные переработки за счёт более коротких трудовых дней. Суммированный учёт требует от работодателя внимательного планирования и отслеживания всех отработанных часов, чтобы гарантировать исполнение законодательных норм и отправить подчиненных на заслуженный отдых.

Каждый из этих видов имеет свои достоинства и особенности применения. Выбор между ними диктуется характером работы организации и задач, стоящих перед управлением персоналом.

Нестандартные случаи рабочего времени

Заработок сотрудника обычно определяется по времени, затраченному на рабочий процесс, или по выполненным заданиям. Однако встречаются моменты, когда это правило не работает. Трудовое законодательство учитывает ситуации, когда вовлечение сотрудников превышает стандартное расписание. Это включает работу сверх обычного графика, в выходные, праздники, ночные периоды.

• Согласно статье 99 ТК РФ, работа за пределами нормированного графика считается сверхурочной и требует особого учёта. Законодательные ограничения для такой работы составляют не более четырех часов за два последовательных дня и 120 часов в год с удвоенной компенсацией или дополнительными выходными днями. На выполнение сверхурочных задач необходимо добровольное согласие работника.
• Работа в дни, официально признанные выходными или праздничными, также рассматривается как исключение из стандартного режима. Регистрация отработанных часов в дни отдыха и государственные праздники подразумевает, что работники в этот период должны отдыхать. Но существует ряд учреждений (медицинские, службы безопасности, транспортные службы, для которых свойственна работа круглосуточно. Компенсация за труд в выходные полагается двумя методами: либо удвоенной выплатой, либо выдачей дополнительного дня для отдыха.
  Отличие суммарного подсчета времени заключается в том, что вознаграждение за труд в праздники производится исключительно за эти дни. Для персонала же, работающего по сменам, выходные могут считаться обычными рабочими днями, а отгулы даются в другие дни.
• Государственные праздничные дни – нерабочие для всех без исключения. Оплата работы в такие периоды осуществляется отдельно и регулируется статьей 153 Трудового кодекса РФ, указывая на то, что:
  • работа в праздник по гибкому графику, совпадающему с праздничным днём, подлежит оплате вдвойне
  • труд сверх установленного рабочего времени в праздник влечет тройную оплату
  • при совпадении части смены с праздничным днем, увеличенную оплату применяют только к этому временному  интервалу
• Ночные смены  обычно длятся с 22:00 до 06:00. Предполагают спецусловия из-за усиленной нагрузки на здоровье  –  20-процентную прибавку за каждый отработанный час. Для беременных, лиц до 18 лет и с особенностями здоровья ночная работа запрещена.

Штрафы за нарушение требований ТК РФ при учете рабочего времени

Уклонение от соблюдения требований ТК относительно учета рабочего времени сотрудников влечет за собой административную ответственность для работодателей. Штрафы за нарушения установлены для соблюдения справедливых и безопасных условий труда работников:

• Для должностных лиц –  1-5 тысяч рублей (или предупреждение)
• Для предпринимателей – 1-5 тысяч рублей
• Для юридических лиц – 30-50 тысяч рублей

В случае повторного нарушения эти суммы увеличиваются.

За систематическое игнорирование требований законодательства работодателям может грозить приостановка работы компании на срок до 90 суток. Эта крайняя мера призвана предотвратить новые нарушения и стимулировать работодателей к пересмотру своих внутренних процедур учёта и контроля.

Штрафные санкции предусмотрены за задержку или некорректное заполнение табелей учёта рабочего времени, отсутствие подтверждающей документации об отработанных часах, а также за нарушение регламентов сверхурочной работы, труда в дни отдыха, праздники.

Кто ведет учёт рабочего времени

В соответствии с ТК РФ, обязанность по ведению учета отработанного времени ложится на работодателя. Руководство компании или уполномоченные ими лица несут ответственность за организацию учета.

В крупных фирмах это могут поручить отделу кадров или специальному сотруднику, например, бухгалтеру, который будет вести учет и сразу же подготавливать соответствующюю документацию. В малых предприятиях эти функции часто выполняет сам работодатель или управляющий.

Задачи ответственного лица включают:

• Запись реального времени присутствия работника на месте выполнения обязанностей
• Проверку подлинности документов, подтверждающих законные основания для отсутствия на работе
• Оформление табеля с указанием количества часов
• Подписание документа и его передача в бухгалтерию

Методы контроля и учёта рабочего времени

Для мониторинга отработанного сотрудниками времени применяют разные способы и инструменты:

• Традиционный журнал с его кажущейся архаичностью остается в ходу на многих предприятиях. В нём ведётся ручная запись отработанных часов на бумажном носителе, что подтверждает его удобство.
• Цифровые решения включают разработку приложений для мониторинга работы сотрудника за ПК. Такие системы учёта рабочего времени на компьютере могут анализировать распределение усилий, отслеживая сайты, использованные программы, корпоративную переписку и даже клавиатурный ввод.
• Системы контроля доступа (СКУД) обеспечивают двойную функцию: ограничение доступа к определенным зонам и контроль работника в офисе, обеспечивая учёт рабочего времени.
• Видеонаблюдение может быть как автоматизированным, так и предполагать участие человека. Этот метод позволяет следить за отработанными часами и проводить эффективную оценку персонала.
• Системы учёта времени, основанные на биометрических данных, устанавливают нахождение работника на месте через его уникальные физиологические признаки. Такие технологии выбирают предприятия, которых хотят эффективно управлять финансами на оплату труда.
• Программное обеспечение типа Kickidler автоматизирует учёт рабочих часов, обеспечивает глубокий анализ работы персонала. Программа зафиксирует моменты прибытия и ухода сотрудника, каждое его действие за компьютером, и составит полные отчёты об эффективности его деятельности.

Каждый из этих методов имеет свои достоинства и может быть адаптирован под потребности конкретной организации.

Программа учёта рабочего времени Kickidler

Kickidler – инновационное ПО для мониторинга деятельности сотрудников. Его сновная цель – упростить учёт времени работы. Этот инструмент выделяется среди аналогов благодаря особому вниманию к визуализации процесса работы сотрудников.

Среди основных функций Kickidler:

• Календарь производственных процессов, синхронизированный с системой Active Directory, который отражает расписание работы персонала, учитывая как отпуска, деловые поездки, отсутствия без уважительной причины. Отчёт по рабочему времени демонстрирует полный объём часов, проведенных сотрудниками на месте, включая периоды отдыха и индивидуальные графики работы
• Электронный табель учёта рабочего времени, адаптированный для нужд бухгалтерии, который собирает данные о часах работы в удобном формате
• Анализ продуктивности с возможностью наблюдения за экранами сотрудников в режиме реального времени, записи видео, отправки уведомлений о нарушениях или неэффективном использовании трудовых ресурсов
• Для дистанционно работающих сотрудников разработана функция «Автокик», которая не только отображает отработанные часы, но и демонстрирует уровень продуктивности

Kickidler предлагает пользователям две версии программы:

• Time Tracking, ориентированная на базовый контроль рабочего времени и включающая в себя отчетность и функцию «Автокик».
• Employee Monitoring – для комплексного мониторинга за сотрудниками через визуализацию работы, видеозапись, отслеживание клавиатурного ввода, удаленное управление компьютерами.

В 2024 году команда разработчиков Kickidler выпустит обновление с расширенными возможностями для детального учета времени работы сотрудников по проектам и задачам, что делает этот инструмент еще более мощным решением для оптимизации деятельности компании.

Заключение

В 2024 году установка системы учёта рабочего времени играет важную роль в управлении трудовыми процессами, особенно в условиях, когда удалённая работа стала привычным делом. Российское законодательство требует от нанимателей вести точный учёт времени, отработанного их подчиненными, с применением актуальных методов, инструментов для мониторинга трудозатрат. Программы, подобные Kickidler, дают возможность не только точно отслеживать часы, проведенные сотрудниками за работой, но и анализировать их активность. Это даёт руководству ценные данные для повышения продуктивности, создания оптимальных условий труда, учитывая интересы как компании, так и её работников.

Внедрение таких программ упрощает задачу мониторинга и обеспечивает прозрачность в учёте рабочего времени. Благодаря автоматизации процесса, компании могут избежать многих ошибок, связанных с ручным ведением учёта. Обе стороны – и работодатели, и сотрудники – получают чёткое и объективное представление о процессе для более справедливого и эффективного распределения нагрузки.