Контроль проектов и задач: новый набор инструментов для мониторинга проектных команд в Kickidler

Внимание: на данный момент новая функциональность находится на стадии тестирования.

Дата выпуска ~ апрель 2024 года.

Мы рады представить крупное обновление системы учёта рабочего времени Kickidler, посвящённое контролю проектов: Kickidler Project Tracking! 

Теперь вы сможете легко отслеживать продуктивность и загруженность ваших сотрудников в контексте решения конкретных задач! Вы сможете узнать с точностью до часа, сколько РЕАЛЬНОГО времени ваши сотрудники работали над конкретным проектом или задачей, насколько при этом были продуктивны, какие программы и вебсайты использовали для работы, каким проектам уделяли больше времени, каким - меньше, а также самое важное – СКОЛЬКО ВАМ ЭТО СТОИЛО.

Наша новая функциональность резко повышает общую эффективность управления, упрощает контроль ресурсов проекта, облегчает жизнь руководителю и подчинённым. 

Важное примечание: программа Kickidler с новой функциональностью не станет системой управления проектами, а будет системой КОНТРОЛЯ проектов. То есть, наша задача остается прежней – мы упрощаем руководителю функцию контроля сотрудников, только расширяем эту возможность до проектных команд.

Прогресс проектов и задач в системе Kickidler

Диаграмма Ганта

Первая новая и уникальная фича – это диаграмма Ганта, наглядно показывающая общий прогресс всех ваших проектов и эпиков (крупных подпроектов), а также зависимость между эпиками. Обычно диаграмму Ганта не используют в тайм-трекинге, однако при проектировании инструмента мы пришли к выводу, что при анализе работы над проектом очень не хватает общего взгляда на прогресс, а также возможности посмотреть данные не только по всему проекту в целом, но и по отдельному эпику. Например, если у вас в работе проект «Разработка сайта», состоящий из эпиков «Анализ конкурентов», «Написание техзадания», «Дизайн» и «Программирование», вы сможете легко посмотреть, насколько продуктивно работали сотрудники, задействованные ТОЛЬКО в эпике «Дизайн» и узнать почему его дедлайн перенесся, сдвинув следующий созависимый эпик «Программирование». 

Задачи

Каждый проект или эпик будет состоять из задач. В отличие от вышеперечисленных понятий, задачи можно будет создавать, как менеджеру, так и самому сотруднику. Они будут располагаться на удобной Канбан-доске и двигаться драг-н-дропом в зависимости от текущего статуса.

Учёт времени работы над проектами и задачами и фокус внимания

Тайм-трекинг 

Каждый проект или эпик будет содержать горизонтальные вкладки, которые покажут подробную статистику по ним. Например, вкладка Тайм-трекинг, покажет сколько точно времени ваши сотрудники работали над проектом, а также тренд по дням, неделям или месяцам.

Фокус внимания

Впервые мы задумались о необходимости существования такого отчёта при разработке облачной версии нашего собственного продукта. Дедлайн по Kickidler Cloud сдвигался трижды, и мы никак не могли отловить причину: что не так? По общим отчётам о продуктивности видно, что сотрудники работают в штатном режиме, производительность труда на высоком уровне, задачи закрываются, почему же тогда общий прогресс не соответствует ожиданиям?

Проверяли самые разные гипотезы: нехватку квалификации разработчиков, огрехи планирования, неверную расстановку приоритетов. Верным оказалось именно последнее предположение: наша команда работала хорошо, но не совсем над тем, что нужно – много времени уходило на кастомную разработку, а основная задача должного внимания не получала. Если бы мы в тот момент видели в отчётах Kickidler не только общие показатели, но и детальную статистику в привязке к отдельным проектам, причина была бы очевидна с самого начала. 

Теперь такие функции в Kickidler есть! С помощью диаграммы Ганта вы можете буквально за минуту оценить общее состояние дел по каждому проекту, а «Фокус внимания» позволяет быстро проверить, как распределяет своё время конкретный сотрудник:

Финансовые показатели проекта

Эти новые фичи застрахуют вас от проблем с расстановкой приоритетов, а заодно сильно упростят итоговую оценку затрат компании на те или иные задачи, подсчёт их окупаемости и т. д. Это очень актуально, если у вас работает несколько команд, которые трудятся над разными проектами и могут делегировать друг другу отдельные задачи.

Например, на одного из наших клиентов из финансовой сферы работают больше десятка групп разработчиков. Каждая из них решает свои задачи, но проекты всё-таки смежные, нагрузка по ним неравномерная, поэтому команды регулярно обращаются за поддержкой друг к другу. Реализовано это в формате «внутреннего заказа»: те, кому нужна помощь, выступают в роли клиентов и формулируют ТЗ, а команда-исполнитель оценивает это ТЗ и выставляет счёт. 

Проблема в том, что без детального контроля работ по конкретному проекту «заказчику» – и аудитору со стороны топ-менеджмента – сложно оценить адекватность ценообразования по таким внутренним счетам. Допустим, по какой-то задаче команда-исполнитель запросила месяц времени и бюджет в 2 миллиона рублей: насколько это соответствует реальности? Может быть, там дел было на неделю, а в остальное время они занимались своими проектами, используя при этом бюджет соседнего департамента?

С новым функционалом Kickidler эти вопросы отпадают. Всё, что нужно сделать, это взглянуть на отчёт по финансовым показателям проекта и узнать точную стоимость того или иного проекта или эпика, исходя из реального времени, потраченного на проект и зарплатных ставок задействованных в нем сотрудников. 

Контроль продуктивности и загруженности сотрудника

Другая распространённая проблема – это профессиональное выгорание, и она тоже напрямую связана с планированием и контролем проектов. Казалось бы, если человек честно работает свои 8 часов в день, какая разница, чем именно он занимается? Однако на практике важно учитывать то, что переключение между разными задачами – это моменты пиковой нагрузки на мозг. Нужно выгрузить из головы информацию по одному проекту и загрузить данные по-другому, полностью сосредоточиться на нём. Причём сделать это нужно быстро, потому что такой «пересменок» мы подсознательно расцениваем как непродуктивную активность, которая не приближает к решению задачи.

Чем больше таких переключений происходит в течение рабочего дня, тем быстрее растёт общий уровень стресса. Очень показателен пример одного из наших клиентов – технологичной компании, в которой внезапно, на фоне полного внешнего благополучия, выгорел один из системных аналитиков. По отчётам всё выглядело прекрасно: продуктивность чуть выше средней для его должности, с задачами справляется достойно, однако его коллеги с теми же показателями спокойно продолжают работу, а этот специалист к концу квартала напоминал выжатый лимон.

Руководители копнули глубже и выяснили, что в среднем системные аналитики в компании ведут 2-3 проекта, а на этом человеке по стечению обстоятельств скопилось целых 11! Он был вынужден постоянно переключаться между совершенно разными задачами, стараясь при этом поддерживать продуктивность на высоком уровне, что и привело к истощению.

Загруженность сотрудников

Чтобы застраховать наших клиентов от подобных проблем, мы разработали функцию «Загруженность сотрудников»:

 Этот отчёт построен на специальном алгоритме, который учитывает:

• количество отработанных сотрудником часов;
• его общую продуктивность;
• число проектов и задач в работе.

В результате вы видите комплексный показатель, который наглядно показывает, насколько реально загружен каждый человек в вашей компании. Очень полезно при распределении новых задач – сразу видно, кому можно добавить ещё один проект, а кого пока что лучше не трогать.

Анализ продуктивности

Эту функция можно назвать стандартной для нашего ПО за одним «но». Даже за двумя. Продуктивность во вкладке «Проекты» будет считаться только в разрезе работы сотрудника над проектами. Если вам нужна общая продуктивность сотрудника, используйте старые отчеты программы, которые мы тоже, к слову, скоро существенно обновим. 

Веб-страницы и приложения

Немаловажная делать в работе над проектами – какие веб-страницы и приложения использует сотрудник, выполняя свои обязанности. Посмотреть это можно в одноименной вкладке.

Контроль участия сотрудников в проектах

Одна из самых раздражающих и непродуктивных вещей в контроле проектов – это заполняемые сотрудниками отчёты. Да, руководителю (или заказчику, если работы ведутся для внешнего клиента) нужно знать, кто, над чем и сколько работал, но ручной подход к решению этой задачи давно устарел:

1. Каждый заполненный сотрудником отчёт – это оплаченное время, которое специалист мог бы потратить на профильные задачи. Написание отчётов прибыли компании не приносит.
2. Такие отчёты почти никогда не бывают точны. Люди склонны ошибаться: неверно оценивать потраченное время, забывать какие-то мелочи, а то и просто лгать, искажая данные в свою пользу.

Мы предлагаем полностью автоматизированный подход. Никаких таймеров с кнопками «вот сейчас я начал работу над проектом, вот сейчас закончил» – эти кнопки всё равно мало кто нажимает стабильно и вовремя – никаких экселевских табличек с отчётностью. Вместо этого для каждого сотрудника формируется детальная карта его активности:

 Всё, что нужно сделать, это перетянуть на конкретную активность задачу из общего списка проектов, привязав её к этому отрезку времени. Быстро, удобно, наглядно и точно. Плюс даже если сотрудник забудет проассоциировать какой-то момент времени с проектами, саму активность вы всё равно увидите, останется только задать уточняющий вопрос.

Показатель интенсивности работы и настройка порога бездействия

Также мы сейчас работаем над улучшением подхода Kickidler к анализу продуктивности. В частности, скоро появится возможность настроить порог времени, после которого отсутствие активности сотрудника приравнивается к бездействию: если раньше это была 1 секунда, теперь вы сами сможете выбрать 1, 2, 3 или 5 минут.

При этом мы не отказались от посекундного учёта рабочего времени, просто теперь появится новый показатель: «интенсивность». С его помощью вы сможете оценить активность сотрудника на коротких дистанциях, а «бездействие» даст более адекватную общую картину для всего рабочего дня в целом.

Комплексный учёт рабочего времени

Новые инструменты контроля над проектами помогают углубиться в детали того, как именно ваши сотрудники тратят своё рабочее время, но такая детализация нужна не всегда. Для повседневного быстрого контроля отлично подходит базовый функционал Kickidler:

• графики учёта рабочего времени покажут периоды активности и бездействия ваших подчинённых (можно сделать сводку по одному сотруднику, группе специалистов или всей организации в целом);
• сводки активности работников в разных приложениях помогут отследить, какими сайтами и программами люди пользуются чаще всего, с какими целями;
• запись видео с экрана позволит проверить, чем именно человек занимался в тот или иной момент времени.

Удобный контроль на всех уровнях – вот ключевое преимущество Kickidler! Вы всегда можете как ограничиться быстрой проверкой общей сводки, так и углубиться в детали, вплоть до изучения полной карты рабочего дня конкретного сотрудника. 

Брендирование интерфейса

Ещё одна новинка – это возможность кастомизировать интерфейс модуля Kickidler для сотрудника в корпоративном стиле вашей компании (например, добавить ваш логотип). Таким образом ваши подчинённые будут видеть не стороннее ПО Kickidler, а программу, непосредственно относящуюся к вашей организации. С психологической точки зрения это упрощает перевод персонала на использование тайм-трекера, сохраняя привычную рабочую среду.

Попробуйте наше ПО, выведите контроль проектов в вашей организации на принципиально новый уровень!

Kickidler Project Tracking – новый уровень контроля проектов и задач!