В этой статье мы расскажем, что такое прогулы и невыходы сотрудников на работу, в чем разница между прогулом и невыходом, как можно уволить за прогул, как минимизировать прогулы и невыходы в компании, а также как фиксировать прогулы и невыходы сотрудников, работающих удалённо.
Прогул и невыход на работу – одна из самых обескураживающих работодателя проблем. Она всегда возникает внезапно, создаёт кучу проблем, вынуждает срочно перераспределять задачи и процессы, а потом ещё и разбираться в том, что делать с подчинённым дальше.
Поговорим о том, как реагировать на невыход сотрудника – а заодно о том, как руководитель может бороться с прогулами ещё до их появления.
Невыход на работу и прогул: в чём разница?
На первый взгляд, эти два понятия идентичны: как ни назови, а ваш сотрудник не явился на службу (отсутствовал в течение рабочего дня более четырёх часов, не считая обеда). Однако есть один ключевой момент, который нужно учитывать: невыход на работу может произойти непреднамеренно.
Жизнь бывает непредсказуемой:
- Ещё вечером всё было в порядке, а утром человек чувствует острые боли и должен ехать в больницу за обследованием и лечением. Он предупреждает менеджеров, но на рабочем месте в этот день уже не появится;
- Уже ехал на работу, но попал в аварию – дозвониться смог только коллеге, а тот закрутился и забыл передать информацию руководителю;
- Произошёл какой-то форс-мажор, который полностью выбил вашего сотрудника из колеи: он в буквальном смысле забыл обо всём на свете, полностью сосредоточившись на критической ситуации.
Во всех этих случаях есть некий фактор, который нельзя было учесть заранее: ваши люди намеревались прийти и выполнить свои обязанности, но что-то им помешало. Нарушили они трудовой договор? Да, но это разовое происшествие на фоне какой-то объективной проблемы – его вполне можно списать (предложить отработать нужный объём в будущем или как-то урегулировать ситуацию так, чтобы все остались удовлетворены).
Прогул же – это намеренный невыход на работу без уважительной причины. Засиделся до утра за онлайн-игрой, проспал и решил не ехать в офис. Не было настроения. Друзья пригласили на футбольный матч. Прогульщик не предупреждает о том, что он не выйдет на работу – либо предупреждает, но лжёт о причинах – и в целом не относится к своим обязанностям серьёзно. Кого должен винить сотрудник, если его уволили – только себя. А самое главное то, что прогулы имеют тенденцию повторяться раз за разом.
Исходя из этого, мы можем дать первую рекомендацию:
- К разовому невыходу на работу по уважительной причине имеет смысл относиться лояльно – ваши сотрудники это оценят;
- С прогулами нужно беспощадно бороться.
Эту борьбу можно вести на нескольких уровнях и этапах развития проблемы. Начнём с конца, двигаясь от частностей к общей стратегии на уровне всей компании.
Что делать в случае невыхода сотрудника на работу.
Итак, вы приходите утром на работу, а ваш сотрудник – нет. Оптимальный порядок действий:
- Закройте неотложные проблемы. Представим для примера одну из сложных ситуаций: у вас плотный день в офисе, а один из консультантов куда-то «потерялся». Узнаёте вы об этом от недовольного клиента, которому назначено на 9:00 – он стоит перед пустым столом и говорит, что торопится. Первое, что вам нужно в таком случае сделать, это начать работу: например, вы можете перенаправить этого клиента к другому специалисту, перезаписать его на другое время или, при возможности, проконсультировать его лично. Если ваш сотрудник просто опаздывает, хорошо: он придёт, подхватит процесс в середине выполнения и продолжит дальше сам (получив взыскание, если вы не сочтёте причину опоздания уважительной). Если же он не появится вообще, вы уже начали исправлять ситуацию и пострадаете от неё минимально;
- Выясните, что с вашим сотрудником. Позвоните ему. Если не отвечает, спросите коллег: может быть, он что-то сказал кому-то из них. Если есть контакты родственников (например, супруга), позвоните им. Удалось получить информацию? Хорошо, вы знаете, что происходит: опаздывает человек или не появится вообще. Не удалось? Тогда исходите из предположения, что сегодня этого сотрудника не будет вообще (понятно, что речь не идёт о «штатных опоздашках» – таких людей вы наверняка знаете поимённо);
- Перераспределите задачи. Выделите время и перестройте план-график таким образом, чтобы у вас не было накладок:
- Передайте всё, что могут взять другие сотрудники, им;
- Отмените или перенесите оставшиеся задачи.
- Подготовьтесь к возможному невыходу работника на работу завтра. Если связи с сотрудником так и нет, подумайте о том, что будете делать на следующий день – заранее перераспределите задачи.
И только после того, как вы восстановили нормальные процессы своей компании, можно переходить к обдумыванию ситуации в целом.
Можно ли уволить за невыход на работу без уважительной причины – и какие наказания вообще предусмотрены.
Начнём с разбора ситуации с конкретным сотрудником: мы предполагаем, что рано или поздно (как правило, на следующий день) он всё-таки появится. Решение всегда принимается в индивидуальном порядке, но общий набор вариантов стандартный:
- Замечание или выговор. Если у подчинённого была объективная причина, по которой он не добрался до места работы – и, если это первый раз, а Kickidler и ваши личные впечатления говорят, что сотрудник в целом трудится на совесть – вполне можно обойтись простым замечанием. Составляете акт, служебную записку о неявке сотрудника, берёте с него объяснительную, делаете приказ о замечании;
- Депремирование. Более суровая мера: штрафовать работников за невыход нельзя, а вот лишить их премии вполне можно. Если с конкретным сотрудником замечание не срабатывает, накажите его рублём;
- Увольнение. Если работник злостный прогульщик – или если вы считаете, что конкретно этот подчинённый заслуживает серьёзного наказания – вы можете издать приказ об его увольнении по статье за прогул. В течение трёх дней сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись, если отказывается расписываться, вы составляете соответствующий акт и делаете запись в трудовой.
Рекомендуем донести до сотрудников, что невыход на работу без уважительной причины – серьёзное нарушение, и даже за первым таким проступком вполне может последовать увольнение.
Прогулы на удалёнке.
Если сотрудник занят дистанционно, но в какой-то день просто не работает (не находится на связи в рабочее время, не выполняет свои задачи), это тоже вид прогула. Сложность в том, что фактическое рабочее место у человека отсутствует, а значит, и факт его отсутствия на этом месте доказать нереально.
Чтобы защитить себя в такой ситуации, работодатель может прописать в договоре со специалистом правило о том, что невыход на связь в течение определённого времени – например, в течение 3 часов в период с 09:00 до 17:00 – повлечёт за собой увольнение. Тогда вы сможете распрощаться с прогульщиком по статье 312 ТК РФ (либо соответствующими в законодательстве любой другой страны). Ранее мы писали о том, что лучше для продуктивности сотрудников – жёсткие рамки или гибкий график.
Как бороться с прогулами на уровне организации.
Исправлять последствия прогулов – важная часть работы, но гораздо эффективнее предотвращать возникновение таких ситуаций. Для этого рекомендуем использовать четыре простых инструмента.
Информирование сотрудников
У вас должна быть чёткая политика в отношении прогулов, например: «Невыход на работу без уважительной причины – акт и увольнение, без исключений». И эта политика должна быть доведена до сведения каждого подчинённого на общей встрече или совещании, проговорена и понята.
Контроль над задачами
У вас должно быть чёткое расписание, из которого чётко понятно, кто, что, когда и зачем делает. Для этого хорошо подходят проектные доски и другие подобные системы.
Во-первых, такой план-график поможет вам в случае прогула быстро перераспределить задачи.
Во-вторых, он защищает от ситуаций вида «завтра особо всё равно дел нет, не пойду на работу или опоздаю на пару часиков». В-третьих, у сотрудников появляется продвинутый контроль над своим расписанием: если им понадобится отгул, они смогут выбрать наименее загруженный день и попросят о выходном официально.
Лояльный подход
Кстати, об официальных выходных: проблемы с невыходом на работу чаще возникают в тех организациях, где руководитель жёстко настаивает на принципе «никаких отгулов». Ситуация такова, что, если человеку действительно сильно нужно пропустить рабочий день, он его пропустит в любом случае. Просто при официальном отгуле вы предупреждены заранее, можете подготовиться и в целом избежать проблем, а прогул падает словно снег на голову.
Предусмотрите возможность брать дополнительные выходные за свой счёт – при уважительных причинах – и у вас будет меньше сложностей с форс-мажорами.
Мониторинг
Прогульщиками чаще всего становятся люди, которые легко отвлекаются и склонны к прокрастинации. В течение испытательного срока такой сотрудник может работать на 5+, но потом он постепенно расхолаживается, начинает позволять себе всё больше и больше, что и приводит нас к прогулам.
Чтобы пресечь такие проблемы в зародыше, вы должны постоянно держать руку на пульсе. Следите за показателями продуктивности работников в системе учёта рабочего времени Kickidler, и сразу реагируйте на негативные сигналы: проводите беседы, перераспределяйте нагрузку и т. д.
Будьте внимательным, в меру строгим, но всё-таки человечным начальником, и тогда проблем с прогулами в вашей организации не будет.
Система учёта рабочего времени Kickidler
