Como calcular as horas trabalhadas eficientemente

Imagine uma pessoa, em seu escritório cheio de planilhas e tarefas diárias, tentando calcular as horas trabalhadas de funcionários de uma empresa. Para isso, ela precisa cruzar informações com muita precisão. 

Para tentar não cometer nenhum erro, ela usa registros manuais, máquinas de impressão digital, planilhas de pontos e outros recursos, mas tudo em vão. Ela percebe que não há nenhuma forma infalível e confiável para fazer isso. 

O que ela deveria fazer para solucionar isso? Essa é uma típica situação de quem precisa calcular a jornada de trabalho de funcionários para realizar a folha de pagamentos. É uma tarefa de muita responsabilidade. 

Por isso, saber como calcular horas trabalhadas é essencial para a saúde financeira da empresa e motivação profissional dos funcionários. Pequenos erros, a longo prazo, podem gerar grandes prejuízos e, até mesmo, processos trabalhistas.

Por isso, todo equipamento tecnológico que pode ajudar no monitoramento de horas trabalhadas é sempre bem-vindo.

O advogado trabalhista Ricardo Nakahashi explica, em seu site, que fazer o cálculo correto das horas trabalhadas é fundamental para o bom relacionamento entre empresa e funcionários, impedindo que causas simples sejam encaminhadas à Justiça, pela simples falta de comunicação adequada.

Por que é importante calcular as horas trabalhadas corretamente?

Para garantir uma boa gestão de eficiência dos funcionários e das finanças, uma importante ferramenta tem desempenhado um importante papel junto às empresas modernas: os programas de monitoramento e rastreamento de desempenho de funcionários.

Esses softwares de calcular horas trabalhadas são capazes de registrar cada minuto trabalhado, garantindo aos funcionários e empregadores uma maneira justa e precisa de remuneração de acordo com o serviço executado.

Com isso, o gerenciamento da folha salarial se torna mais eficiente, pois calcular horas trabalhadas não é apenas um serviço administrativo, mas sim uma maneira de manter a produtividade positiva, assim como a própria balança financeira da empresa.

Além disso, esses programas de rastreamento e monitoramento garantem que o funcionário trabalhe o suficiente para a empresa, mas de forma saudável, conforme sua carga horária de trabalho. Com isso, os dois lados saem ganhando.

Saber calcular as horas trabalhadas de forma justa é extremamente importante para que os resultados e objetivos do negócio sejam alcançados. O monitoramento proporciona um acompanhamento transparente e motivador.

O desafio, contudo, é fazer esse rastreamento de forma eficiente, pois fazer isso manualmente exige atenção. Com isso, alguns erros podem ser cometidos. Além disso, é necessário tempo e uma forma segura de manter os dados cadastrados.

Por isso, o monitoramento por software é a solução que, cada vez mais, os gestores estão implementando em seus negócios. Dessa forma, as empresas engajam os funcionários no aperfeiçoamento de tarefas.

Desafios em calcular horas trabalhadas

Há décadas, os gestores trabalham duro para calcular o valor do pagamento de seus funcionários, conforme a jornada de trabalho CLT. São necessárias várias etapas detalhadas, de cada funcionário, para saber quantas horas trabalhadas por mês cada um completou.

Então, o grande desafio é como calcular horas em cada situação. De acordo com a CLT, o valor da hora extra é diferenciado para feriados e domingos, por exemplo. Além disso, o horário de trabalho também precisa ser observado, pois o período noturno também tem um acréscimo em relação ao trabalho realizado durante o dia.

Adicione outras variáveis como periculosidade e insalubridade, e perceba que é muito difícil saber como calcular horas trabalhadas em uma empresa com muitos funcionários. Dessa forma, o cálculo de horas extras vai se tornando cada vez mais complexa.

O método tradicional, manualmente, de calcular o valor da hora trabalhada está sujeita a erros humanos. Ainda que a empresa faça uso de planilhas e ou outros sistemas de papel, a coleta de dados e o cálculo dos valores é trabalhoso.

Qualquer erro exige burocracia e tempo para ser corrigido, sem falar da possibilidade de problemas jurídicos. Por isso, é importante saber como calcular a hora trabalhada utilizando ferramentas apropriadas.

A realidade da maioria das empresas é que pequenos erros podem fazer muita diferença na folha de custos. Por isso, é necessário o pagamento justo, conforme quantas horas semanal de trabalho cada funcionário exerce.

A definição da carga horária

Isso leva a outra questão importante, que deve ser observada antes mesmo de realizar o cálculo de horas extras: definir para cada funcionário quantas horas trabalhar por dia. Isso evita erros, descontentamentos e questões jurídicas.

Por isso, a definição do horário de trabalho e da carga horário é o primeiro passo que empregador e empregado devem acertar ao iniciar uma contratação.

Desde a pandemia, o trabalho remoto aumentou consideravelmente no mundo inteiro, inclusive no Brasil. Isso trouxe um desafio adicional para quem precisa saber como calcular o valor da hora trabalhada.

De acordo estudo da Scoop Technologies e pelo Boston Consulting Group, publicado no portal Terra em 16 de novembro de 2023, empresas com trabalho remoto aumentaram a eficiência. Por isso, saber implementar este método de trabalho, com ferramentas que possibilitem o controle dos funcionários, é essencial. 

Essa nova realidade, exigiu mudanças nas relações de trabalho, assim como inovações tecnológicas com a finalidade de monitorar e rastrear o serviço executado. Garantindo, assim, maior eficiência no cálculo da hora trabalhada.

A prestação de serviços de forma remota dificulta que o responsável pela folha de pagamentos tenha controle sobre quantas horas trabalhadas por dia um funcionário em home office executou.

Uma das principais queixas dos funcionários é que, com o trabalho remoto, as empresas passaram a exigir respostas e outros serviços fora do horário de trabalho normal. Causando um ponto de conflito. Logo, funcionários e empresários perceberam a necessidade de um sistema eficiente de monitoramento de trabalho.

A difícil tarefa de calcular horas trabalhadas

Outro ponto importante é que funcionários, prestadores de serviços e colaboradores, em muitos casos, são remunerados de formas diferentes. Dessa forma, o gestor precisa saber como calcular horas trabalhadas de cada um deles, assim como calcular horas por dia, como calcular salário mensal e como calcular salário por hora, por exemplo.

No Brasil, a maior parte das pessoas que trabalham sob o regime da CLT, trabalham 40 horas semanais. Dessa forma, saber como contar 8 horas de trabalho é essencial para empregador e funcionários.

Neste caso, basta somar uma hora de almoço na jornada de trabalho, totalizando 9 horas entre o horário de entrada e de saída. Ou seja, se um funcionário entra às 7h e tem carga horária de 8 horas diárias, ele deve sair às 16h, fazendo uma hora de intervalo neste período.

Somando as horas diárias e quantos dias por semana a pessoa trabalha, conseguimos calcular a jornada de trabalho semanal. No caso anterior. Se a pessoa trabalha de segunda à sexta, então sua jornada semanal é de 40 horas.

Para saber a carga horária de trabalho de cada colaborador, o administrador precisa somar as horas trabalhadas durante a semana. O curioso é que, embora,  a maior parte das empresas brasileiras façam pagamentos mensais, a definição de carga horária costuma ser semanal.

Como você pode ver, existem muitas variáveis. E tudo isso é importante para calcular horas extras de cada funcionário. Neste ponto, um importante aliado para administrar esses cálculos complexos e detalhados é a tecnologia. 

A tecnologia como aliada para calcular horas trabalhadas 

Para solucionar essa questão, empresas de tecnologia passaram a desenvolver maneiras eficientes de monitorar o trabalho de funcionários de maneira digital. Foi assim que os softwares de monitoramento de hora trabalhada trouxeram o resultado tão aguardado pelos gestores.

Esses programas foram criados para coletar, armazenar e até analisar dados que indicam informações importantes sobre a produtividade de cada funcionário, como

• Quantas horas trabalhadas por dia, o funcionário fez;
• Quantas horas trabalhadas por semana; ele somou
• Quantas horas trabalhadas por mês; ele totalizou;
• Quais os horários que ele prestou serviço;

Dessa forma, tanto empregador como trabalhador podem confiar em um sistema digital, que registra tudo fielmente, conforme produzido.

Um bom software de rastreamento e monitoramento de tempo de trabalho não ajuda apenas a calcular valor da hora trabalhada, mas traz uma série de benefícios, como agilidade na compilação de dados, precisão nas informações, facilidade na análise de dados, possibilitando melhor gerenciamento dos funcionários e tarefas.

Dessa forma, o gestor pode analisar quanto tempo foi gasto para o desenvolvimento e execução de um projeto, por exemplo. Ou então, organizar a disposição dos funcionários conforme o desempenho de cada um. Com os dados de um programa para acompanhar o desempenho dos funcionários, o administrador pode identificar falhas no fluxo de trabalho ou na alocação de recursos. 

Vale destacar que o monitoramento deve seguir algumas regras estabelecidas por lei e regulamentos. Por isso, é importante sempre consultar as leis federais atuais sobre este tema.

Muito mais do que cálculos

Isso significa que o software correto permite muito mais do que fazer cálculo de horas trabalhadas dos funcionários. É um auxílio na gestão de recursos humanos.

Vale ressaltar que o sistema deixa os processos estratégicos mais eficientes, pois a informação exata de quantas horas trabalhadas por semana cada funcionário tem, fica mais claro como organizar as equipes.

Isso tudo otimiza o trabalho realizado pelo setor de recursos humanos (RH) e contabilidade. Assim, esses setores podem focar seus esforços em serviços mais bem planejados.

De acordo com Fernando Só, CEO do portal  Performancelab, monitorar os funcionários é uma forma inteligente de remanejar funções e recursos humanos.

Ao usar o software correto, o gestor consegue integrar todas essas informações, conectando RH e o setor contábil da empresa. Dessa forma, a gestão se torna mais eficiente e produtiva.

Os programas de monitoramento de trabalho mais eficientes capturam automaticamente o tempo de trabalho de cada funcionário. Assim, além de registrar tudo o que é feito durante a jornada de trabalho, o software também registra as horas extras trabalhadas.

Os recursos que esses programas possuem são bem diversificados. Com eles, é possível acompanhar, por exemplo, o uso de computadores da empresa ou a localização da pessoa. Assim, tudo o que é feito é registrado de forma segura. Além disso, um bom programa deste tipo apresenta as informações de forma clara, tornando o processo de análise simplificado.

Dessa forma, os dados coletados refletem com precisão a forma como o funcionário está trabalhando. Isso garante a transparência e a confiabilidade de ambas as partes.

Assim, os projetos da empresa podem ser desenvolvidos de forma mais eficiente. Ao somar horas trabalhadas por cada setor, o gestor pode alocar recursos e esforços conforme o andamento de cada equipe.

Portanto, o uso de software de monitoramento de trabalho possui benefícios muito mais amplos do que garantir uma remuneração justa, esses programas auxiliam em uma gestão inteligente, diminuindo custos e possibilitando que as equipes trabalhem com mais objetividade no desenvolvimento de estratégias mais importantes.

Escolher um software de qualidade para monitorar a equipe é uma forma de incentivar funcionários a serem mais produtivos, segundo Marcelo Marques, Chief Commercial Officer (CCO) da Security.

Conheça a ferramenta Kickidler

Um dos softwares de monitoramento de funcionários mais bem avaliados do mercado é o Kickidler. Com uma interface que facilita a leitura dos dados e o uso do programa, recursos detalhados e desempenho de alto nível, o Kickidler se destaca como principal alternativa para quem deseja rastrear sua equipe de trabalho.

O interface do programa é de fácil entendimento, desta maneira, em alguns cliques você consegue acessar, por exemplo, como um funcionários está usando o computador ou onde ele está. Com ferramentas que permitem, por exemplo:

• Gravar a tela do computador
• Detectar violações
• Registrar histórico de atividades

Com a visualização clara de dados, fica muito mais fácil calcular horas trabalhadas. Além disso, o programa é integrado com ferramentas de gestão de projetos.

Com Kickidler você obtém um histórico detalhado de todas as ações e atividades do funcionário, como quais sites visitou e quanto tempo ficou em cada um deles.

Outra ferramenta importante é o relatório de desempenho, que indica quais aplicativos o usuário utilizou durante a jornada de trabalho. O gestor faz uma classificação de aplicativos produtivos, neutros ou improdutivos. Assim, ele consegue observar a real produtividade do colaborador.

Os relatórios emitidos pelo Kickidler permitem uma leitura detalhada do desempenho do funcionário durante o dia. Além disso, é possível fazer um estudo global para analisar a produtividade de uma equipe inteira, por exemplo.

O software possui a ferramenta exclusiva de Quad Splitter, que exibe, em grade, a tela de todos os funcionários cadastrados.

Benefícios e Vantagens de usar Kickidler

Uma forma prática de acompanhar o desempenho de cada funcionário para calcular horas trabalhadas corretamente é através do painel monitoramento online da Kickidler.

Com esse recurso você consegue visualizar exatamente o que o funcionário está fazendo no computador. Assim, tudo o que ele faz pode ser acompanhado. Além de monitorar o uso do computador, dessa forma, você pode orientá-lo a executar tarefas de maneira mais eficiente.

Isso também é vantajoso para o funcionário, que tem suas tarefas executadas fora do horário de trabalho registradas. Dessa forma, o cálculo de horas trabalhadas é mais justa e transparente.

Além das telas gravadas, também é possível acompanhar e gerenciar as teclas digitadas. Assim, você consegue rastrear também a forma em que o colaborador interage durante o trabalho.

Para você ter uma ideia, os principais sites de avaliação de softwares corporativos, como o Capterra, SourceForge e G2 destacam o Kickidler como uma das principais ferramentas de produtividade para negócios.

Confira alguns comentários de usuários nesses sites:

• “É muito intuitivo e permite que você veja rapidamente quem está online”.
• “Simplicidade - o programa é fácil de aprender e usar em geral. - Funcional - nós gostamos do programa porque ele contém um registro de monitor do funcionário e, em seguida, armazenado no servidor. Por exemplo, é muito conveniente abrir um registro de 2 semanas e ver o que o funcionário fez”.
• “Aqui você pode ver como o funcionário trabalhou para o dia, para a semana, para o mês, para ver todas as suas estatísticas, ver as classificações dos funcionários”.

Conclusão

Portanto, o uso de um bom sistema de monitoramento é essencial para calcular horas trabalhadas corretamente, beneficiando funcionários e empregadores. Essa ferramenta faz um acompanhamento detalhado, em tempo real, de tudo o que é feito remotamente.

Por isso, o uso de software de rastreamento é indispensável para o gestor que deseja:

• Realizar pagamentos justos por hora trabalhada;
• Acompanhar todas as etapas de um projeto importante;
• Desafogar RH e contabilidade, para que este setores realizem funções mais estratégicas;
• Evitar fraudes e comportamento inadequado

Com Kickidler esse monitoramento ganha um novo patamar. Com relatórios precisos, gráficos detalhados e diversas ferramentas de análise, você consegue fazer uma observação completa sobre o desempenho dos funcionários e equipes específicas.

A ferramenta também disponibiliza recursos como gravação de tela, categorização de sites e aplicativos, proteção contra fotografias de telas, restrição de acesso a recursos externos e muito mais.

Portanto, se você quer otimizar o desempenho de sua equipe, faça um teste gratuito agora mesmo e conheça as principais ferramentas de Kickidler, o software número um em monitoramento de desempenho de funcionários.