Como evitar que os funcionários desperdicem tempo nas redes sociais?

Temos certeza de que toda empresa está familiarizada com o problema de seus funcionários passarem muito tempo nas redes sociais. De acordo com uma série de estudos, 10 a 25% do tempo que os funcionários gastam no escritório é ineficiente. Auditores estimam que o montante de perdas da economia nacional associada a funcionários que passam muito tempo no chat ou visualizando fotos nas mídias sociais, supera os 4 bilhões anuais, e este número está só aumentando. A pior parte é que cerca de um terço das pessoas, admitem que não só gastam muito tempo nas mídias sociais, mas que na verdade estão viciadas nestes acessos.

Como manter seus funcionários longe desta mania de checar Instagram e Facebook a cada cinco minutos e realmente ajudá-los a utilizar o tempo de maneira mais eficaz no escritório? Aqui estão as melhores maneiras.

1. Motive seus funcionários a trabalhar mais e melhor

Um funcionário deve ganhar não só o salário, mas também bônus, por cumprir determinados indicadores de performance estratégicos. Você pode criar um sistema de bônus da meta de vendas, que é muito utilizado em lojas de departamento: por exemplo, se as vendas atingirem R$ 100 mil por mês, o funcionário receberá um adicional de R$ 1 mil em bônus, para vendas que superarem R$ 250 mil, o bônus será de R$ 3 mil, se o montante vendido for superior a R$ 500 mil, ele receberá um bônus de R$ 5 mil. Os números que apresentamos são apenas exemplos; eles podem variar significativamente dependendo da indústria, da posição dos funcionários e dos objetivos atribuídos.

No entanto todos os seus funcionários precisam entender que quanto melhor eles trabalharem, mais dinheiro terão. Assim, será melhor para eles trabalharem mais e não ficarem apenas sentados o dia todo sem fazer nada. Para se comprometerem, os funcionários precisam receber uma motivação decente que realmente melhore a situação financeira deles. Se o salário é cerca de R$ 1 mil e eles receberem outros R$ 100 em bônus, acredite, simplesmente não existe bônus – a recompensa é absurda.

2. Defina as regras e monitore como eles se saem.

Explique aos seus funcionários, que eles não podem usar as redes sociais dentro do escritório, com a exceção das pausas para o almoço. Eles precisam estar cientes que a violação desta regra, inevitavelmente levará a retirada do bônus. É claro que há maneiras de os funcionários contornarem isso – por exemplo, eles podem visitar sites de mídias sociais a partir de seus celulares, mas com a ajuda de câmeras (CCTV), ou controle pessoal, fica bastante óbvio quando um meio de comunicação é utilizado para fins de trabalho e quando é utilizado para entretenimento.

Como saber se quando um funcionário acessa sites de redes sociais, ele é competente o suficiente para limpar o histórico, a memória cache e assim por diante? É neste momento que sistemas especiais podem ajudar, como o software de monitoramento de funcionários Kickidler que registra automaticamente atividades proibidas.

3. Tenha um seminário de gestão de tempo

A prática mostra que 90% das pessoas não sabem como planejar e organizar adequadamente seu tempo. Ajude-os e convide-os para participarem de uma aula de gestão de tempo, pague pelos serviços de um treinador que irá mostrar de forma clara como planejar o horário de trabalho com mais eficiência. É claro que isso não vai ajudar a todos, mas pelo menos, parte de seu time se tornará mais eficaz, e os gastos serão compensados rapidamente.

4. Convide um terapeuta

Terapeutas podem ajudar as pessoas que são viciadas nas redes sociais e que tem medo de admitir isto, ou pior, que sabem do problema, mas não conseguem resolvê-lo. O especialista irá identificar aqueles que estão sofrendo desta “doença” e irá ajudá-los a se livrarem dela. Em alguns casos o profissional poderá até mesmo aconselhar que você ignore as vezes em que um determinado funcionário visita as redes sociais, caso este funcionário tenha um alto desempenho, pois para ele as redes sociais se tornam importantes (por exemplo, ao utilizar para auto validação, conforto, distração, mudança de foco dos problemas de trabalho para outra coisa).

5. Restrinja o acesso técnico às redes sociais

Esta é a forma mais simples e eficiente, mas também a mais brusca. Seus técnicos podem garantir que as redes sociais não estão acessíveis a partir de qualquer computador – seja de forma permanente ou durante determinados períodos. (por exemplo, das 8h da manhã as 8h da noite, com exceção dos horários de almoço). Você pode bloquear URLs identificadas por IP, introduzir filtragem de conteúdo. Existem muitas formas de fazer isso. É quase impossível contorná-las, e mesmo se seus funcionários conseguirem fazê-lo, você sempre vai poder monitorar tudo, utilizando o sistema de monitoramento de funcionários.

Redes sociais não podem ser prejudiciais para a empresa. Se seus funcionários não gastam mais de 10 minutos por dia navegando nestas redes, para por exemplo conversar um pouquinho com as pessoas que estimam, ou simplesmente para relaxar após um período de trabalho estressante, está tudo bem. Mas quando estes acessos tomam várias horas por dia, a eficiência e a performance da empresa caem significativamente. Para a companhia, esse problema é crucial e deve ser resolvido.

6. Utilize a ferramenta Autokick da Kickidler

Em março de 2020, nós atualizamos nosso software para incluir uma importante ferramenta de monitoramento de funcionários chamada Autokick. Autokick é a solução ideal para os problemas de funcionários que utilizam redes sociais no trabalho, pois possui notificações automáticas e interface de automonitoramento. As notificações automáticas permitem que você notifique rapidamente aos funcionários e seus supervisores que eles estão gastando muito tempo nas redes sociais durante o horário de expediente. Além disso, as configurações do programa permitem que você configure a quantidade de tempo gasto nas redes sociais que será considerada uma violação. Por exemplo, um funcionário esteve nas redes sociais por 30 minutos por dia ou por 10 minutos dentro de uma hora. A interface de automonitoramento permite que os funcionários vejam suas próprias produtividades, ou seja, quanto tempo eles gastaram em sites e aplicativos produtivos e improdutivos. Isso os ajuda a se tornarem mais auto-organizados através da teoria do jogo.