Como controlar de forma eficaz o desempenho dos seus funcionários a distância?

Sistemas de monitoramento de funcionários e de contabilização do tempo de trabalho são às vezes percebidos pela equipe como um mal absoluto. O programa Kickidler, que estamos desenvolvendo e introduzindo nos mercados russo e estrangeiro, não é uma exceção a esse preconceito. De vez em quando nós recebemos feedback nas redes sociais reclamando sobre trabalho escravo, e honestamente a quem suspeite que nós estamos de complô com o próprio Satanás. Mas existe também o feedback positivo, e objetivamente o feedback que nós recebemos e na maior parte bem positivo.

Neste artigo, quero falar sobre a experiência positiva da implementação do sistema de monitoramento no caso de um cliente de verdade. Esse exemplo é peculiar pelo fato de que os próprios funcionários, que estão sendo monitorados, não apenas não vêem nada de errado no nosso programa, mas, muito pelo contrário, consideram ele uma ferramenta útil para a otimização da produtividade no trabalho. E eu garanto que não tem nada a ver com nenhuma “Síndrome de Estocolmo”… 

Ficou curioso? Então seja bem vindo! 

Como implementar um sistema de monitoramento de funcionários sem se tornar um super vilão? 

Nosso cliente é Bogdan Gritsovets, fundador e chefe da escola on-line “ITgen.io”, onde as crianças podem aprender programação de uma maneira leve e divertida. O quê os nerds dos anos 90 diriam vendo a programação se tornando tão popular entre os jovens de hoje... Vocês podem achar na internet informações detalhadas sobre o quê esses caras estão fazendo e porque é um negócio muito legal. 

A empresa do Bogdan não tem escritório. Todos os funcionários, incluindo ele próprio, trabalham remotamente em seus computadores. Dessa forma, toda a comunicação da “Anti-gênio” com seus clientes também só acontece online, em redes sociais e pelo messenger.

Bogdan já sabia antes mesmo de fundar a “ITgen.io” sobre a necessidade de controlar os funcionários a longa distância, ou seja, os administradores da escola que estão em contato direto com os clientes. Para que tudo funcionasse de forma eficiente e harmoniosa desde o início ele precisava de uma ferramenta que oferecesse os seguintes recursos:

1. Monitoramento em tempo real dos funcionários: ver o quê estão fazendo, como está indo a consulta com o cliente, se eles estão devidamente informados sobre os serviços oferecidos pela empresa. 
2. Os próprios funcionários devem poder ver o que seus colegas estão fazendo para aumentar a coordenação da equipe.
3. Conseguir registrar e ver o histórico de ações dos funcionários: para encontrar rapidamente quaisqueres erros e assim poder tomar ações informadas para aumentar a eficácia da empresa.
4. E, finalmente, calcular com rapidez e eficiência as horas de trabalho da equipe para na folha de pagamento não ter nenhum erro, garantindo um pagamento justo e merecido favorecendo tanto o empregado quanto o empregador. 
5. Depois de testar vários serviços parecidos, o cliente escolheu o nosso programa de monitoramento Kickidler.

E como os próprios administradores da empresa reagiram à implementação desse sistema? Com sentimentos contraditórios. Mas o nosso cliente imediatamente explicou para eles que não estava implementando um programa de rastreamento, mas sim uma ferramenta para otimizar os processos da empresa e mostrou como isso pode ser útil para os próprios funcionários.

Como ver em tempo real o que os funcionários estão fazendo? 

Através do recurso: monitoramento on-line de computadores.

E que desafios esta função ajudou superar? 

• Controle da equipe.
• Treinamento de novos funcionários.
• Coordenação entre a equipe.

A interface do programa Kickidler permite exibir no monitor do observador uma grade com transmissão online das telas de todos os funcionários, bem como dividir as informações em abas, como em um browser, agrupando-as como quiser.
 

Se necessário, você pode mudar para a tela do empregado que, na sua opinião, está fazendo algo estranho. Por exemplo, desenhando dinossauros mortos (na verdade, este é um jogo desenvolvido por uma criança de oito anos de idade).

Isso possibilita ver o trabalho dos funcionários em tempo real e corrigir suas ações, o que resolve um dos problemas mencionados acima.

Os três principais componentes do programa Kickidler são o Viewer, o Grabber e o Servidor. O Viewer (visualizador) é instalado no computador do observador, o Servidor é instalado no maior computador da empresa, todos os arquivos são armazenados nele e o Grabber (programa de captura) é instalado no PC da pessoa que vai ser monitorada. 

“ITgen.io” seguiu em frente e instalou o Grabber and Viewer em todos os computadores. Agora, qualquer funcionário pode sempre ver o que seus colegas estão fazendo e quem está no local de trabalho. Isso ajuda a não desnecessariamente dobrar a carga de trabalho e resolver com prontidão qualquer problema dos clientes. 

Mas e quanto a liberdade, a privacidade? Diz você. Ela está muito bem, obrigado por perguntar. Se um funcionário quiser fazer negócios pessoais, ele simplesmente desliga o Grabber no computador e faz o que quer. Como visto na imagem 1, o Grabber está desativado em alguns computadores. Ninguém irá te monitorá quando o Grabber estiver desligado, o uso dele não é fixo assim como o horário de trabalho nem sempre é. Tem hora de trabalho, e têm hora de descanso, como dizem.

Como ver o histórico de ações do funcionário no computador?

Através do recurso: visualização em vídeo das ações do funcionário.

E que desafios o recurso de gravação de vídeo ajudou a superar? 

• Visualização o histórico das ações do funcionário. 
• Aprimoramento direcionado para os erros da sua equipe. 
• Identificação e correção de erros no trabalho com diferentes programas. 

Há situações em que você precisa revisar as atividades já executadas por um funcionário. Por exemplo, se alguém deu uma informação errada para o cliente ou clicou em algo no programa, e tudo parou de funcionar... Para esses casos, Kickidler implementou a função de gravar vídeo das telas de computador dos funcionários e de visualização desse histórico de ações. 

De acordo com Bogdan, na “ITgen.io” esta função é usada para trabalhar nos erros da equipe, a fim de tornar o serviço ao cliente ainda melhor. 

O função de busca do Kickidler permite filtrar por sites e programas acessados mostrando assim somente os fragmentos do dia em que um funcionário interagiu com um programa ou site específico. Esta é a nossa ferramenta única, que nenhum competidor nacional ou estrangeiro tem em seus programas. Além disso, a função de visualização de vídeo é sincronizada com o keylogger, ou seja, você pode visualizar o histórico de teclas apertadas em paralelo com o vídeo. Na imagem 3, na parte inferior, você pode ver como o keylogger funciona. 

Como contabilizar automaticamente as horas de trabalho do seus funcionários? 

Através do recurso: contabilização do tempo de trabalho.

E que desafios esse recurso ajudou a superar? 

• Contabilizar automaticamente as horas de trabalho.
• Controle de programas e aplicativos utilizados.
• Cálculo justo do salário em base das horas trabalhadas.

Outro desafio importante que a empresa “ITgen.io” conseguiu resolver graças ao programa Kickidler é contar contabilizar de maneira prática as horas de trabalho dos funcionários. 

Essa função aqui é bem simples: o programa registra sem discriminação todo o tempo que o funcionário está se dedicando ao trabalho. Assim como sites e aplicativos atraves dos quais ele compriu suas tarefas. O gerente só precisa ver esse relatório no final do mês e pagar o salário de acordo com as horas trabalhadas. As vantagens desse sistema são, em primeiro lugar, o programa previne que pessoas adicionem a sua folha de pagamento horas em que elas não trabalharam, e em segundo lugar, ele registra claramente toda a contabilizacao. Como você pode ver, o Kickidler é um juiz imparcial e não rouba para nenhum dos times. 

Se, por algum motivo, alguém esquecer de desligar o Viewer ou se afastar do computador, o sistema registrará isso como inatividade, o que não será incluído no horário de trabalho. 

É importante notar que o relatório de trabalho facilita muito o dever dos funcionários que não precisam fazer isso manualmente, e também a vida do chefe que não vai precisar verificar tudo. Além disso, você pode configurar o programa para enviar os relatórios para o email em formato excel, facilitando ainda mais todo o processo. 

De acordo com o Bogdan, esse recurso economizou muito tempo. 

Funções do Kickidler que não são usadas na “Anti-gênio” 

Além dos recursos acima, há também outras funções em nosso programa que não são usadas pelos funcionários da “ITgen.io”, então vamos mencioná-las brevemente. 

Acesso remoto 

Na “ITgen.io” eles usam o programa “Teamviewer” para isso. Nosso programa ao contrário do Teamviewer, não precisa de senha para acessar o computador dos seus funcionários.

Análise do desempenho dos funcionários 

Nosso programa pode registrar todas as interações dos funcionários em sites e aplicativos, classificando-os como produtivos, improdutivos e neutros, e mostrá-los em um relatório na forma de gráfico. No “ITgen.io”, essa função não é utilizada, pois as redes sociais, geralmente considerados como sites improdutivos, são a principal ferramenta de trabalho dos administradores.

Análise da dinâmica de eficácia da equipe

Essa função permite que você contabilize a quão ativa a sua equipe estava em um momento ou outro, e dessa forma o programa identifica padrões no comportamento de funcionários individuais e de departamentos inteiros. Na “ITgen.io”, esse recurso não é usado, porque os funcionários só tem tarefas para comprir uma vez que eles recebem uma chamada de um cliente. 

Resultado e conclusões

Em conclusão, gostaria de dizer que o nosso programa de monitoramento de funcionários é basicamente uma ferramenta para otimizar todos os processos de uma empresa, não é nenhuma mágica que vai resolver todos os problemas de uma só vez. Nas mãos de um gerente competente, o programa beneficia tanto a empresa quanto seus funcionários comuns. Como exemplificado pelo nosso cliente a empresa “ITgen.io”, nosso programa não é nenhum tirano controlador, mas sim um instrumento justo para ao favor da empresa.

Obrigado pela sua atenção. Ficaremos felizes em responder suas perguntas e comentários. 

Sua empresa também tem tarefas semelhantes ou apenas quer saber mais sobre nosso sistema?