Entenda como o Kickidler mede a produtividade de seus funcionários - e as razões pelas quais nosso método é superior aos outros

Medir a produtividade dos funcionários é a maneira mais direta de descobrir quais membros de sua equipe estão trabalhando com eficiência. Aqui está uma análise detalhada de tudo o que os supervisores precisam saber sobre essa métrica.

Por que é importante avaliar a produtividade dos funcionários?

Por muito tempo, tem havido um padrão comum na abordagem convencional de gerenciamento de que, se os funcionários estiverem presentes no trabalho e executarem suas tarefas, tudo está bem.

No entanto, o ambiente de negócios mais competitivo de hoje não favorece essa abordagem, e aqui está o porquê:

De acordo com a pesquisa da Blind, exatamente metade dos funcionários de empresas de tecnologia gastam menos de quatro horas por dia em atividades relacionadas ao trabalho. Ainda mais, 11% dos funcionários estão ocupados com tarefas de trabalho por apenas 1 ou 2 horas por dia. E isso se você optar por acreditar no que os funcionários disseram ao entrevistador. Podemos apenas supor que, na realidade, as coisas são ainda piores. 

Por que isso acontece com as empresas que são cientes de KPIs, Scrum, controle de tarefas e sistema de relatórios? É bastante óbvio, as pessoas naturalmente tentam economizar energia, e qualquer sistema de controle que não garanta total transparência pode ser facilmente enganado.

Agora imagine que seus funcionários realmente gastam apenas 4 horas por dia no trabalho, enquanto seu concorrente resolveu esse problema e sua equipe está trabalhando por cerca de 8 horas por dia. É uma séria desvantagem que pode ser fatal para o seu negócio, e quanto mais cedo você resolver isso é melhor.

E aí que a melhor métrica de produtividade moderna entra em jogo. Estamos falando de software de monitoramento de funcionários. Neste artigo, discutiremos como esse software funciona e, o mais importante, como ele realmente avalia a produtividade.

Como avaliar a produtividade dos funcionários?

A primeira coisa que você deve fazer é coletar dados bem detalhados. Para avaliar a produtividade dos funcionários, é preciso separar a atividade produtiva da improdutiva e da ociosidade em geral. Para fazer isso, você precisa saber exatamente em quais atividades seus funcionários estão envolvidos.

Este problema não pode ser resolvido por time trackers comuns ou vigilância por vídeo, você realmente precisará de uma ferramenta adequada de monitoramento de funcionários. Já abordamos a diferença entre o EMS e um time reacket em um artigo anterior que abordou a implementação do software de monitoramento de funcionários.

O Kickidler, por exemplo, coleta as seguintes informações:

• Quais aplicativos estão abertos no computador do funcionário;
• Quais deles estão sendo usados e quando;
• Quais abas do navegador estão rodando, quanto tempo a pessoa passa em cada uma delas, o que está fazendo ali;
• Quais teclas o funcionário pressiona e quando;
• Com qual dedicação o funcionário trabalha no PC.

Além disso, o Kickidler grava vídeos dos monitores dos funcionários. O programa permite monitorar os computadores de seus subordinados em tempo real. Assim, você obtém todos os dados possíveis sobre a atividade dos funcionários em seus computadores.

Como o Kickidler mede a produtividade?

Uma das principais vantagens da nossa ferramenta são os relatórios analíticos detalhados que são gerados em tempo real. A simples coleta de dados sobre as ações dos funcionários não é suficiente; esses dados precisam ser processados e apresentados de forma fácil de entender, de modo que você só vai precisar dar uma olhada no relatório para entender a situação.

Para conseguir isso, Kickidler:

• Classifica cada ação do funcionário como:
  • Produtiva;
  • Improdutiva;
  • Neutra;
  • Sem categoria;
  • Inativo.
• Calcula a porcentagem de cada grupo dentro do tempo total de trabalho;
• Conecta as informações obtidas à linha do tempo e as visualiza na forma de diagramas ilustrativos.

As estimativas são atualizadas a cada segundo, o que nos permite determinar o esforço real que o empregado coloca em seu trabalho, e assim obtemos resultados altamente precisos.

Por que é importante atualizar os dados a cada segundo?

Vamos usar um simples exemplo. Você tem dois especialistas que estão preparando um relatório mensal em Excel. Um deles está trabalhando diligentemente, rápido e meticulosamente, enquanto o outro está tomando seu doce tempo tomando café e conversando com os amigos. Este último também usa aplicativos considerados produtivos, mas na realidade ele realiza atividades úteis (que é digitar fórmulas nas células) com menos frequência e se distrai mais do trabalho.

Programas que monitoram a produtividade com menos frequência do que uma vez por segundo podem simplesmente não notar a diferença, já que ambos os funcionários estão usando o Excel. Tudo parece estar bem. E os gerentes podem ficar se perguntando por que o Especialista A fez o dobro do trabalho do Especialista B quando suas taxas de produtividade parecem ser iguais.

O Kickidler rastreia a atividade a cada segundo, então a diferença no desempenho desses dois funcionários será aparente.

Também pode ser que o funcionário "lento" esteja trabalhando muito bem, e o funcionário "rápido" esteja em constante pressa, trabalhando descuidadamente. Ao comparar as análises do Kickidler com os resultados que esses funcionários mostram, um gerente experiente poderá descobrir as razões por trás do trabalho de baixa qualidade do Especialista B com a ajuda de dados precisos.

Como deveria ser a padrão de produtividade de um bom funcionário?

Falando em trabalho completo, é importante entender que é praticamente impossível atingir 100% de produtividade todos os dias. Como o software monitora a cada segundo as ações dos funcionários, períodos de ociosidade são inevitáveis. E haverá muitos, talvez mais do que em softwares semelhantes que monitoram a atividade dos funcionários com menos frequência do que uma vez por um segundo. Mas é necessario considerar duas coisas:

1. Raiz e duração da ociosidade. Se um funcionário gastou apenas 35 minutos em uma hora em atividades produtivas, mas todo o seu tempo de inatividade é dividido em pequenos incrementos e distribuído uniformemente entre as tarefas produtivas, está tudo bem. Mas se eles passaram vinte minutos navegando pelas mídias sociais ou simplesmente se afastaram do computador, a situação deve ser monitorada mais de perto;
2. Produtividade padrão para um trabalho específico. Por exemplo, um funcionário de suporte de primeira linha quase não precisa refletir sobre suas ações, pois trabalha por scripts, portanto, sua produtividade padrão é de 60 a 65%. Um redator técnico, por outro lado, precisa gastar algum tempo pensando no texto, então uma produtividade de 35-45% seria excelente para eles.

Primeiro, a procrastinação de um funcionário criativo não é diferente de qualquer outra procrastinação. Eles usam redes sociais, visitam sites de entretenimento e notícias, passam tempo em mensageiros; tudo isso claramente não ajuda a realizar tarefas complexas.

Segundo, há um truque simples e universal, que é comparar a produtividade de vários funcionários que têm responsabilidades semelhantes.

Imediatamente você poderá ver quem está trabalhando muito e quem está apenas relaxando ou não lidando bem com as coisas. Para estar seguro, verifique isso com os resultados que os funcionários mostram. Em nossa experiência, em 95% dos casos, o funcionário que é considerado o menos produtivo pelo Kickidler também é o mais ineficiente de acordo com os resultados de seu trabalho.

Então a única coisa que você precisa fazer é derivar uma taxa média para cada posição, e é só isso. Os relatórios revelarão imediatamente o desempenho real de seus funcionários.

Observe a atividade produtiva e improdutiva dos funcionários, bem como os períodos de ociosidade. Se os funcionários gastam mais de 15 minutos por hora ou duas todos os dias em mídias sociais e sites de entretenimento, ou se fazem pausas longas com mais frequência do que deveriam, é outro marcador. Para identificar e responder rapidamente a tais desvios, o Kickidler possui um recurso especial chamado Autokick.

Quais relatórios ajudam a avaliar a produtividade dos funcionários?

O Kickidler gera automaticamente vários relatórios que ajudam a avaliar o desempenho de um funcionário de várias perspectivas. Existem relatórios padrão no Viewer do programa. Há o Relatório de produtividade que mostra a produtividade consolidada de todos os seus funcionários.

Existe o Relatório dinâmico que mostra os declínios e aumentos da produtividade da sua equipe. É extremamente útil quando você precisa agendar um briefing selecionando o intervalo de tempo em que seus funcionários têm menos probabilidade de ser envolvidos em trabalho produtivo em seus PCs. O relatório também ajuda a reconhecer os funcionários que não estão mais motivados pelo trabalho.

Além dos relatórios regulares do Viewer, também há relatórios estendidos na web-interface do programa. O primeiro é o relatório "Detalhado do dia":

Basicamente, é um relatório consolidado sobre a produtividade dos funcionários que exibe exatamente o que um determinado funcionário estava fazendo e quão engajados eles estavam em uma linha do tempo visual do dia. Os gráficos de pizza à esquerda exibem a proporção total de atividades produtivas e improdutivas, bem como os períodos de ociosidade.

Outra métrica é Ranking dos seus funcionários:

Ele permite que você compare seus subordinados um com outro com muita facilidade. Você pode compará-los por qualquer tipo de atividade, seja produtiva, improdutiva, neutra ou inatividade em geral. Imediatamente você verá quem deve ser recompensado e quem deve ser monitorado com mais cuidado.

Há também um relatório detalhado dos aplicativos:

Ele exibe todos os aplicativos que seus funcionários usaram, bem como a quantidade de tempo que eles gastaram em cada um deles.

É possível esconder algo do Kickidler?

Quando se trata de trabalhar no computador, é impossível enganar Kickidler. Primeiro, o processo de monitoramento é totalmente automatizado e o funcionário não tem controle sobre ele. Segundo, o nosso programa grava vídeos das telas. Você pode acompanhar o histórico da atividade do PC dos funcionários e filtrar as ações mais suspeitas graças à rotulagem de vídeo especial. E terceiro, você sempre pode ver uma grade de telas de seus funcionários graças ao recurso de Monitoramento Online. Para torná-lo ainda mais conveniente para você, a tela do funcionário que está atualmente envolvido em atividades suspeitas será destacada em vermelho.

Você poderá identificar os momentos exatos em que seus funcionários se distraem do trabalho ou fazem algo suspeito. O software ajuda a perceber até mesmo os momentos em que os membros de sua equipe decidem atualizar seus currículos ou navegar em sites de empregos.

Kickidler versus concorrentes: qual técnica de monitoramento de produtividade é superior?

Todo sistema legítimo de monitoramento de funcionários tem seu próprio método para analisar a produtividade. Comparamos a abordagem do Kickidler com duas outras soluções populares: Hubstaff e Time Doctor. Anteriormente, fizemos uma comparação de preços para software de monitoramento de funcionários.

Comparação Kickidler vs. Hubstaff

Tecnicamente falando, os métodos de medição de produtividade da Hubstaff são bastante semelhantes aos nossos. O sistema determina qual aplicativo um funcionário está usando e mede sua atividade com base nas teclas e nos cliques do mouse. A diferença é que coletamos dados a cada segundo, enquanto o Hubstaff faz isso com menos frequência. Isso faz com que seus relatórios pareçam mais sofisticados, mas os nossos são mais detalhados e fornecem informações muito mais precisas.

Isso é importante nas seguintes situações:

1. Dois funcionários colocam o mesmo esforço em seu trabalho, mas o primeiro funcionário é mais habilidoso – ele faz menos pausas, realiza tarefas mais rapidamente e, em geral, mostra melhores resultados. Hubstaff não vai notar isso, mas Kickidler vai, sim;
2. Dados mais detalhados permitem identificar claramente os picos e quedas no desempenho da equipe, isso é muito útil para planejar o dia de trabalho (por exemplo, ao agendar reuniões).

Além disso, o Hubstaff não grava vídeos das telas dos funcionários, portanto, possui menos meios de verificar a situação.

Comparação Kickidler vs. Time Doctor

Time Doctor usa uma abordagem diferente. O sistema convida o supervisor a criar tarefas específicas e atribuí-las aos funcionários. Os próprios funcionários iniciam o cronômetro de produtividade e o interrompem quando param de trabalhar. Como resultado, relatórios de produtividade são gerados em relação a determinados projetos.

À primeira vista, faz sentido, mas na prática essa abordagem só cria uma carga de trabalho extra para funcionários e supervisores. Os gerentes perdem seu tempo registrando e atribuindo tarefas no sistema e, se os subordinados esquecerem de pressionar o botão, nada será registrado. É inconveniente e pouco transparente, além de não fornecer informações precisas sobre a quantidade de tempo que os funcionários gastam nas tarefas que lhes são atribuídas.

Somos ávidos defensores da total automação e simplificação, para que os processos de trabalho se tornem mais convenientes para todos. É por isso que o Kickidler funciona de forma autônoma e você simplesmente obtém os resultados.

Sim, acompanhar a produtividade em relação a uma determinada tarefa é uma solução sensata, mas para isso, basta comparar o desempenho de seus funcionários entre si. Os redatores são medidos contra outros redatores, programadores contra outros programadores, gerentes contra outros gerentes e assim por diante. Assim tudo ficará claro e transparente.

Além disso, você sempre pode descobrir exatamente o que um determinado funcionário estava fazendo com a ajuda dos recursos de Monitoramento Online e Gravação de Tela de Vídeo.

Kickidler apresenta todas as informações que você pode precisar, e tudo o que você precisa fazer para atingir isso é tirar suas conclusões. É exatamente assim que o software de monitoramento de funcionários deve operar.