Como transferir os funcionários para o home office durante a quarentena?

Dizer para seus funcionários trabalharem de casa, é uma medida forçada, mas necessária, durante esta pandemia global, que também atingiu o Brasil. Muitos executivos conscientes entendem que mesmo se for só um funcionário que seja infectado pelo vírus, isto pode paralisar uma empresa inteira por um longo tempo.

Mesmo isso, não é nada comparado ao risco à vida das pessoas e a saúde delas, especialmente para aquelas com mais de 45 anos.

Em primeiro lugar, sabemos muito sobre a transição de funcionários para o modo home office, vendo ao longo de cinco anos, como temos ajudado companhias a organizarem o monitoramento remoto de seus colaboradores.

Além disso nas duas últimas semanas, tivemos cerca de mil organizações ao redor do mundo, que se aproximaram de nós, depois de se verem diante de desafios relacionados com o que está acontecendo no mundo.

Este artigo é nossa maneira de compartilhar nossos conhecimentos sobre a transição de funcionários para trabalho remoto, e alguns conselhos práticos de como fazer este processo o menos doloroso possível para seu negócio.

Nota: Neste artigo, discutiremos sobre funcionários que trabalham com computadores.

Como organizar o processo de transição de funcionários para trabalho remoto?

Existem três opções para isso:

1. Funcionários trabalham em seus próprios computadores. É conveniente se eles não precisarem de nenhum software específico, ou se o software estiver na nuvem. Por exemplo, um gerente de vendas só precisa ter acesso a algumas bases na nuvem, contando com o servidor;
2. Você fornece computadores corporativos aos funcionários.  Esta é uma boa opção, se os colaboradores precisarem de um software específico para trabalhar ou se eles não tiverem um computador em casa. Fica mais prático ainda se os funcionários trabalham com laptops, mas neste momento, (como você sabe esta quarentena pode se arrastar), não será um problema se precisar transportar um computador fixo. 
3. Você organiza o acesso remoto ao computador via VPN. É uma opção intermediária. Seu designer precisa de acesso ao armazenamento de arquivos corporativos e de um computador com potência suficiente? Disponibilize um computador remoto e o deixe utilizar.

Lembre-se que ao fornecer acesso remoto aos seus funcionários para trabalharem com servidores ou estações, você terá que cuidar da segurança dos dados corporativos. Especialmente se você trabalhar com dados pessoais que são protegidos por lei. Utilizar canais seguros de conexão, filtros para endereços de IP e MAC (acesso de controle de mídia), dupla autorização – cuidar da segurança da informação desde o início - vai lhe proteger contra qualquer problema no futuro.

Também fique atento em garantir que os funcionários tenham banda larga e velocidade de internet de qualidade em casa. Se a conexão de internet deles não for suficiente para completar tarefas, você pode sugerir que eles conectem um provedor secundário com velocidade suficiente durante o período de trabalho. E isto deve ser feito às custas da empresa, é claro. 

Como monitorar funcionários remotos?

Numerosos estudos sugerem que funcionários trabalham de forma mais eficiente em casa do que no escritório. Por exemplo, um estudo da Gallop, informa que quando funcionários são posicionados para trabalho remoto, o desempenho deles aumenta cerca de 20%.

Não temos razões para duvidar de uma publicação tão confiável, mas este estudo estava focado apenas em funcionários que foram transferidos para trabalhar remotamente, porque queriam fazê-lo, sabendo exatamente do que precisavam, e certos de que lidariam bem com a auto-organização.

No entanto, não há pesquisa da produtividade de funcionários que tiveram que mudar suas rotinas para trabalhar de casa, porque foram obrigados (por exemplo, no contexto de uma pandemia global). De acordo com nossas experiencias, a produtividade desses funcionários é significativamente baixa.

Um funcionário que costuma trabalhar no escritório, associa sua casa com o descanso. Logo, mesmo os funcionários mais motivados, quando estão trabalhando de casa, podem desacelerar o ritmo e inevitavelmente diminuir a produtividade. Portanto, você precisa estar preparado para que a transição para home office da sua empresa tenha um aumento na carga de trabalho da gestão.

Se sua equipe trabalha com computadores fornecidos por sua empresa – ou através de acesso remoto de sua estação de trabalho – você tem todo o direito de baixar o software de monitoramento de funcionários Kickidler nessas máquinas. Onde quer que um computador corporativo esteja, ele continua sendo propriedade da empresa e isto significa que deve ser utilizado estritamente para trabalho. E você, é claro, tem o direito de monitorar como seu equipamento está sendo usado.

Sendo assim, quando um funcionário trabalhar em casa, nós recomendamos que seja oferecido o seguinte formato de trabalho:

1. Alguém cria um usuário de conta que deve ser utilizado exclusivamente para trabalho;
2. Eles instalam todos os programas que precisam e o modulo do Kickidler que rastreia as atividades de trabalho – que deve ser o mesmo do computador do escritório;
3. Os funcionários utilizam as contas corporativas para trabalho, e as contas pessoais para questões particulares.

Neste caso, nosso programa vai monitorar apenas as ações durante o período de trabalho dos funcionários, sem interagir com seus dados pessoais. Desta forma, não haverá violação de privacidade.

Como organizar o trabalho remoto dos funcionários, e o que o gestor deve ser capaz de fazer?

Anteriormente discutimos a parte técnica da transição do trabalho remoto, mas e a organização de seu fluxo de trabalho?  De acordo com as estatísticas, durante o processo de troca para o trabalho em casa, a carga de trabalho da gestão quase dobra. Nós acreditamos que a coisa mais importante aqui, é seguir estas três dicas-chaves:

Dica 1: Abordagem individual é a fundação de tudo

Uma vez no escritório, a pessoa automaticamente ajusta seu ritmo, mas em casa, eles vivem do jeito que querem. Algumas pessoas ficam mais confortáveis trabalhando precisamente das 9h às 18h, outros preferem trabalhar em várias seções algumas horas cada, existem outros ainda, que são mais produtivos á noite. Somos todos diferentes, portanto, a principal regra do trabalho remoto é a seguinte:

Se os hábitos do funcionário não interferem no trabalho, não peça para ele mudá-los.

Dica 2: Criar uma atmosfera de confiança e engajamento:

Ao oferecer aos funcionários uma opção de trabalhar remotamente, você dá a eles certos benefícios. Uma agenda mais flexível, condições mais confortáveis de trabalho, menos controle – todos estes fatores só funcionarão seus subordinados estiverem verdadeiramente interessados em cumprir com os seus deveres.

Por experimentarem um pouco mais de liberdade, as pessoas se acostumam a controlar suas agendas, mas ao mesmo tempo elas começam a reagir com mais firmeza contra os atos de despotismo. Mudanças “injustificadas” (enfatizando esta palavra) das condições de trabalho, emergências constantes, tarefas que precisam ser feitas imediatamente – todas estas coisas, destroem a motivação dos funcionários remotos e com isso a eficiência deles diminuem.

Tente enxergar o colaborador remoto não só como um subordinado, mas como um contratante ou um parceiro. Explique aos funcionários a tarefa e faça um esboço dos principais indicadores de desempenho (KPI) deles. Mostre que você confia na habilidade da equipe em revolver os problemas de negócios, entre outros…

Dica 3: Confie, mas verifique

Motivação e confiança – estas são coisas obviamente importantes, mas você ainda precisa rastrear a quantidade de tempo que seus funcionários remotos gastam trabalhando. Isto vai ajudá-lo a ver pelo menos quem está se saindo bem em suas tarefas. Temos um exemplo simples. Digamos que você tem um programador, João da Silva, que trabalha muito bem. Ele insere os códigos na hora exata, não perde os prazos, numa olhada rápida, parece que está tudo bem...Exceto que João gasta de 12 a 13 horas diárias trabalhando, ao invés de 6 a 8 horas, conforme o estabelecido. Nesta intensidade, seu funcionário vai ter um colapso em um ou dois meses e você terá que substituí-lo – isto trará aborrecimento desnecessário e gastos que não estavam nos planos da empresa.

O problema dos funcionários remotos é que você não vê exatamente como eles trabalham. Dentro do escritório, o líder da equipe pode perceber que o João não termina as tarefas a tempo e pode se dar conta de que seu funcionário precisa ser transferido para outra tarefa que se adeque mais às suas habilidades. E quando se fala em interação remota... Bem, confie em nós, você consegue sim, perceber estes tipos de coisas!

Quais problemas os empregadores dos funcionários remotos podem enfrentar, e como resolvê-los?

Nós compartilhamos com você, as formas de organizar o trabalho remoto em sua empresa e agora vamos falar sobre os prováveis problemas que você pode enfrentar.

Problema 1. Queda na produtividade

Anteriormente, nós falamos sobre quais vantagens um funcionário tem com o trabalho remoto. Agenda individual, condições confortáveis de trabalho – tudo isto é muito bom, mas… infelizmente, a prática mostra que muitas pessoas em um ambiente de independência, rapidamente deixam a disciplina de lado. Nem todo mundo é acostumado com o autocontrole. Se uma pessoa trabalhou a vida toda em um escritório, onde os funcionários estão sob a supervisão de alguém e cercado de colegas, em casa ele será automaticamente menos produtivo.

Existe apenas uma solução – não deixe nada passar. Seus funcionários precisam saber que trabalho é trabalho – não importa onde eles estejam, casa ou escritório.  Monitore os principais indicadores de desempenho ou KPI’s de cada funcionário, tente descobrir as razões de qualquer atraso ou erro o quanto antes possível, e sempre mantenha sob seu controle. Você viu no Kickidler que um gerente ultrapassou em muitas horas o tempo do almoço? Chame-o, pergunte a ele o que aconteceu e porque ele não está trabalhando. Com algumas chamadas dessas, a pessoa vai melhorar.

Depois de transferir seu escritório para o trabalho remoto, o controle deve ser mais rígido do que era – pelo menos no início. É por isso que nós recomendamos que você utilize os módulos de gestão de tempo. Se seu pessoal sabe que você monitora todos os dias de trabalho deles, vai ser mais fácil para eles superarem a procrastinação e focarem em suas tarefas.

Problema 2. Dificuldade de comunicação

Mesmo no ambiente do escritório, a interação entre alguns funcionários, pode muitas vezes se tornar um problema. Reuniões em que vários departamentos estão envolvidos podem ser uma dor de cabeça. Você com certeza sabe como é difícil agendar essas reuniões de forma que seja conveniente para todos. Então, quando se trata de trabalho remoto, uma simples correspondência entre times pode se arrastar por semanas.

• Diariamente, as 13h, eu espero que todos se conectem para a reunião de equipe por videoconferência;
• Na quarta-feira, as 18h, todo o material do projeto A, deve ser enviado para o arquivo;
• Na quinta-feira, as 14h, eu preciso de um relatório do projeto B, a apresentação precisa ser feita;
• Eu aguardo respostas dos e-mails enviados no intervalo entre 10h da manhã e 18h, dentro de uma hora;

Na verdade, você pode pular tudo isto e apenas instalar o Kickidler nos computadores dos funcionários. O programa vai gerar automaticamente os relatórios de produtividade deles. Claro que é necessário informar antecipadamente aos colaboradores, que você vai instalar o software.

Quanto mais transparentes e compreensíveis forem suas solicitações, mais fácil vai ser a gestão remota do seu time. Claro que você ainda tem que planejar o horário para eventos conjuntos, levando em consideração as agendas de trabalho dos participantes. Mas, assim que tudo estiver resolvido, não haverá mais discussões.

Problema 3. Queda do envolvimento

Quando uma pessoa está trabalhando de casa, sozinha com um computador, ela perde rapidamente o contato com o seu time. Isso é muito verdadeiro para pessoas que estão acostumadas a interagirem ativamente com os colegas – se comunicando, gerando ideias, criando alguma coisa. Ficando em isolamento forçado, elas logo perdem a vitalidade e começam a se lamentar.

Para evitar isto, você precisa manter a comunicação corporativa interna:

• Chamada de voz;
• Videoconferências;
• Grupos de chat com emojis, stickers e outras formas de expressar emoções.

Lembre-se que cada pessoa – não importa quem seja – é parte de sua empresa e um membro importante de seu time. Fique atento, esteja em contato com eles. Desta forma, problemas com funcionários remotos passarão longe de você!