Como se certificar de que os funcionários estão trabalhando em casa: melhores dicas e conselhos

Como você supervisiona o trabalho de sua equipe remota, mede sua eficiência e identifica as armadilhas potenciais do trabalho remoto? Tocamos em muitas dessas questões em nossas postagens anteriores, mas hoje decidimos consolidar todas as informações em um artigo abrangente sobre como monitorar seus funcionários remotos e maximizar seu desempenho.

Tudo o que você precisa saber sobre como gerenciar a produtividade de funcionários remotos

Antes de discutirmos as maneiras de aumentar a produtividade de seus subordinados, é importante definir o termo corretamente. Tudo é bastante simples - a produtividade é a relação entre a quantidade real de tempo que uma pessoa passa trabalhando e a duração da jornada de trabalho.

Se o seu funcionário está ocupado com tarefas relacionadas ao trabalho por, digamos, 3-4 horas das 8 horas que passam no trabalho, sua produtividade é de 37-50%. E, acredite, esses números não são tão ruins. Aqui estão os dados da pesquisa para a Blind (ENG):

É claro que mesmo na opinião dos próprios funcionários - e lembre-se que as pessoas tendem a distorcer os números a seu favor - apenas 15% se consideram engajados no trabalho o dia todo. Todo mundo parece estar com baixo desempenho.

A produtividade, por sua vez, serve como um indicador útil - quanto mais alta, mais tempo um funcionário realmente gasta em tarefas de trabalho, mais ele consegue fazer e mais lucro traz para a empresa. Obviamente, a produtividade de 100% é um resultado inatingível, mas 50-70% (dependendo do trabalho) parece bastante realista.

Fornecemos uma explicação detalhada de como software de monitoramento de funcionários Kickidler mede a produtividade no artigo correspondente (ENG). Aqui, simplesmente gostaríamos de observar que aumentar a produtividade dos funcionários é considerado uma meta primária para os gerentes.

Como mudar para o trabalho remoto afeta a produtividade

É significativamente mais fácil para um funcionário manter o foco quando está trabalhando no escritório. Como todos ao seu redor estão ocupados e há poucas distrações, o ambiente geral os ajuda a se manterem produtivos. Quando se trata de trabalhar em casa, tudo é diferente - você está cercado pelo conforto de sua casa, está todo aconchegante e é tentador fazer uma pausa e apenas relaxar. Por outro lado, quando trabalha à distância, não perde tempo a deslocar-se ao escritório e consegue criar um ambiente de trabalho adequado a todas as suas necessidades, o que com certeza terá um impacto positivo na sua produtividade.

Então, como ficamos? De acordo com as pesquisas que mencionamos antes, durante os primeiros meses de trabalho remoto, os índices de produtividade permanecem os mesmos ou até melhoram um pouco. Mas quanto mais tempo um funcionário trabalha em casa, pior se torna seu desempenho. Não é de se admirar, realmente, já que as pessoas tendem a se abrandar, se distrair e até sofrer com o isolamento social.

Claro, existem funcionários que são perfeitamente adequados para o trabalho remoto - profissionais qualificados com incrível autocontrole permanecem consistentemente produtivos. No entanto, será difícil para outros funcionários - pessoas que são companheiras ou que têm muitas distrações em casa - continuar sendo ultraprodutivos enquanto trabalham em casa.

O trabalho remoto é geralmente considerado um fator complicador que afeta negativamente a produtividade dos funcionários. Portanto, o empregador precisa encontrar maneiras de reduzir esse impacto prejudicial. 

3 dicas para ajudar seus funcionários remotos a se manterem produtivos

Aqui estão alguns truques simples para manter sua produtividade alta mesmo quando você trabalha de casa:

1. Uma rotina de trabalho sólida e sincronizada com as tarefas domésticas. É importante manter um horário adequado de sono e descanso e levar em consideração quaisquer particularidades. Digamos que seus filhos voltem da escola às 12h30 e saiam para as atividades extracurriculares às 13h30. Parece racional agendar um intervalo para esse intervalo de tempo e compensar esse horário mais tarde ou no início do dia.
2. Espaço de trabalho bem equipado. Idealmente, você deve introduzir uma regra de “porta fechada” em sua casa, o que basicamente significa que se você fechar a porta de seu quarto, ninguém deve entrar para não distraí-lo do trabalho. Aconselhe seus funcionários a planejar seus horários de trabalho de acordo com as necessidades de suas famílias e a providenciar um ambiente de trabalho confortável para eles.
3. Autocontrole. Seus funcionários remotos podem achar mais fácil manter-se sob controle e se concentrar em seu trabalho se tiverem o mínimo de distrações possível. Autokick, o módulo que envia notificações automáticas quando um funcionário é desviado torna-se bastante útil.

Você também precisa garantir que seus funcionários sejam capazes de realizar suas tarefas de trabalho. Isso significa que você deve fornecer a eles um laptop, acesso a servidores de trabalho, software de videoconferência e assim por diante. Dessa forma, você também economizará no aluguel do aluguel do escritório e na organização da estação de trabalho.

Organizando a transição para o trabalho remoto para sua equipe

Cobrimos os detalhes de transição do escritório para o trabalho remoto de volta ao início da pandemia. Aqui estão alguns destaques:

1. Tenha uma compreensão clara de como o processo de trabalho será organizado do ponto de vista técnico, por exemplo, quais ferramentas e serviços cada funcionário irá requerer e como você pode fornecê-los. Alguns funcionários podem trabalhar em um computador doméstico, outros podem precisar de um laptop de trabalho e outros podem não ter a melhor conexão de Internet em casa - todas essas coisas devem ser levadas em consideração. 
2. Certifique-se de oficializar a transferência. Faça com que os funcionários assinem um formulário por escrito declarando que desejam trabalhar remotamente, conclua um acordo adicional com eles e emita o pedido correspondente para a organização.
3. Organize o fluxo de trabalho remoto. Você deve especificar como as tarefas devem ser distribuídas, por qual cronograma cada funcionário trabalha, a quem e como eles se reportam, como os membros da equipe mantêm contato uns com os outros e se envolvem. 

Durante este estágio, você também precisará de um software especial.

Software e ferramentas que ajudam a organizar o trabalho remoto sem problemas

O mínimo necessário para se manter produtivo enquanto trabalha em casa são aplicativos para gerenciamento de tarefas, comunicação, transferência de arquivos e monitoramento de funcionários. Fizemos um artigo independente sobre as mais acessíveis e simples ferramentas para trabalho remoto em cada uma das categorias, e aqui estão algumas menções dignas:

• Trello - quadro de tarefas gratuito e fácil de usar para gerenciamento de projetos.
• Telegram - mensageiro de texto para comunicação segura.
• Zoom - plataforma para videoconferência.
• Google Drive - armazenamento em nuvem fácil de configurar.
• Kickidler - software de monitoramento de funcionários versátil e fácil de configurar que rastreia todas as ações dos funcionários nos PCs de trabalho.

Esses cinco tipos de software são suficientes para configurar um fluxo de trabalho remoto para 95% dos seus funcionários. Sempre há alternativas, mas você pode sobreviver facilmente com os aplicativos que mencionamos acima.

Supervisionar seus funcionários remotos: abordagens, métodos, limitações

Agora que você cuidou do aspecto técnico e tem todos os serviços instalados e funcionando, é hora de realmente supervisionar o fluxo de trabalho. E aqui está uma pergunta - como exatamente você monitora alguém que você nem mesmo vê?

Monitorar funcionários remotos: isso é legal?

Vamos começar com o aspecto jurídico. Se uma pessoa trabalha em casa - e, por exemplo, usa seu próprio computador - o empregador tem o direito de monitorá-la? Escrevemos uma análise detalhada desta situação em um artigo sobre vigilância de funcionários. A ideia básica é a seguinte:

“Contanto que você não invada a privacidade de seus funcionários, está tudo bem.”

Você deve instalar o Kickidler apenas em contas de trabalho e explicar aos seus funcionários o que exatamente você vai monitorar e como o monitoramento será organizado. 

Como as empresas monitoram funcionários remotos

Tecnicamente, o Kickidler permite que você rastreie cada ação de seus especialistas - e falaremos sobre isso em um momento - mas você deveria realmente configurar uma supervisão tão rigorosa? Em termos da metodologia de monitoramento remoto de trabalho, existem três tipos diferentes de monitoramento de funcionários remotos:

1. Amigável. Esta é uma escolha ideal para equipes Agile, uma vez que tudo é completamente visível, os funcionários podem ligar e desligar o Kickidler e usá-lo principalmente para automonitoramento. A pressão é zero.
2. Gentil. Aconselhamos você a usar essa opção se não tiver muita confiança em seus funcionários - ou se eles não parecerem ter um alto nível de responsabilidade pessoal e precisarem de supervisão cuidadosa. O Kickidler é instalado abertamente, no entanto, os subordinados não podem modificar sua funcionalidade. Eles simplesmente ligam o módulo no início da jornada de trabalho e desligam no final da jornada de trabalho. Você recebe as informações acumuladas na forma de relatórios, com base nos quais avalia o desempenho de seus funcionários e toma as decisões adequadas.
3. Rigoroso. Se formos honestos, monitorar e microgerenciar totalmente tudo o que seus funcionários fazem pode ser a opção mais poderosa, porém menos eficaz.

Agora, antes de prosseguirmos, vamos examinar mais de perto os motivos pelos quais o monitoramento rigoroso não é a melhor abordagem.

Como o monitoramento afeta funcionários remotos

Há algum tempo, conduzimos um experimento interessante em que testamos diferentes abordagens para monitorar funcionários remotos e coletamos feedback detalhado. Os resultados são detalhados neste post (ENG) e aqui está o breve resumo:

1.  Dar aos funcionários acesso a relatórios sobre sua produtividade fornece um certo elemento de jogo, que os incentiva a trabalhar mais.
2. A supervisão moderada garante que os funcionários não se distraiam.
3. O monitoramento vigoroso, como reações imediatas do supervisor aos menores sinais de procrastinação, coloca os funcionários sob muito estresse e leva ao inevitável esgotamento.

Mesmo a supervisão mínima, como rastreamento de produtividade e verificação de relatórios, é suficiente para manter os funcionários focados. Quanto mais pressão um supervisor exerce sobre seu subordinado, mais rápido ele perde o interesse em seu trabalho e mais rapidamente sua eficiência diminui.

Na verdade, a experiência do cliente de Kickidler confirma a mesma linha de argumento. Os recursos do software de monitoramento podem ser divididos em três categorias:

Os funcionários não têm problemas com os recursos mencionados na coluna verde, enquanto os recursos da coluna amarela requerem alguma explicação, e os recursos da coluna vermelha devem ser evitados completamente, a menos que seu trabalho exija lidar com segredos de estado. 

Sete princípios de supervisão de funcionários remotos competentes

Para resumir, as práticas de supervisão de seus funcionários devem aderir ao seguinte princípios básicos de controle de funcionários:

1. Transparência. Sua equipe sabe o que você está monitorando e como está monitorando.
2. Certeza. Existe um entendimento claro sobre o que constitui uma violação e quais serão as suas consequências.
3. Objetividade. As regras são iguais para todos.
4. Desprezo. Embora todos saibam sobre o monitoramento, ninguém realmente sente isso.
5. Eficácia Os resultados do monitoramento são analisados e usados para tomar decisões bem pensadas.
6. Consistência. Você não reduz o monitoramento - e também não o intensifica.
7. Eficiência. A maior parte do monitoramento é feita automaticamente.

O Kickidler fornece tudo que você precisa para seguir essas diretrizes.

A capacidade da Kickidler de oferecer suporte a funcionários remotos

Atualmente, o Kickidler é um dos softwares mais eficazes para monitoramento de funcionários do mercado. Fizemos uma comparação detalhada do Kickidler e outras soluções, então vamos simplesmente revisar alguns recursos-chave que são particularmente úteis para funcionários remotos:

• Auto-monitoramento. O Kickidler notifica automaticamente os funcionários quando eles não estão trabalhando em seus computadores, e esse monitoramento acontece sem qualquer envolvimento de seu supervisor. Dessa forma, o funcionário não fica irritado com a sensação de estar sendo constantemente observado, e o software na verdade o impede de procrastinar.
• Coleta de dados. O Kickidler registra todas as informações sobre como seus funcionários estão lidando com suas tarefas. O software rastreia a atividade e o desempenho geral dos funcionários e gera relatórios detalhados. Por exemplo, esses relatórios podem ajudá-lo a otimizar a programação de trabalho de seus funcionários remotos para maximizar sua produtividade. 
• Acesso remoto à área de trabalho. O Kickidler permite que você ajude seus subordinados com rapidez e sem esforço em qualquer tarefa desafiadora, conectando-se aos computadores de trabalho em questão de segundos.

O sistema é igualmente benéfico para funcionários internos e remotos - na verdade, testemunhamos um aumento de três vezes na demanda por Kickidler desde o início da pandemia. Nosso produto foi projetado para ajudar você e seus funcionários a trabalharem com eficiência em qualquer ambiente!