“Equipe à prova de burnout”: três conselhos sobre como superar o esgotamento profissional

Qualquer trabalhador conhece a combinação de palavras “esgotamento ocupacional” - no entanto, nem todos percebem sua gravidade. Enquanto isso, um evento marcante aconteceu: na Assembleia Mundial da Saúde realizada em Genebra nesta primavera, a OMS reconheceu oficialmente a síndrome de esgotamento emocional como uma doença ocupacional e incluiu a síndrome na Classificação Internacional de Doenças.

A OMS não está, como de costume, nas primeiras fileiras: os Ministérios da Saúde de alguns países, por muitos anos, tomaram uma série de medidas para controlar o burnout. Por exemplo, está em vigor a lei El Khomri, que permite que qualquer funcionário ignore as tentativas do empregador de contatá-lo fora do horário comercial normal. Mesmo no Japão, onde a lealdade corporativa é um dos pilares da cosmovisão nacional, uma lei foi adotada no verão de 2018, limitando as horas extras de trabalho a 5 horas por dia. Ainda fazem 13 horas por dia; ainda assim, para a Terra do Sol Nascente, este é um grande passo em frente.

Um estudo da WorkingKnowledge evidencia que, devido ao estresse do pessoal, os empregadores perdem anualmente cerca de US $ 125-190 bilhões - e que, nos EUA, onde este é um verdadeiro foco! Sugerimos fazer um seguro contra tais perdas com antecedência, ainda mais, não é tão complicado cuidar de seus funcionários como pode parecer.

Comece assumindo a responsabilidade.

É muito importante entender que o burnout ocupacional não é um problema pessoal do funcionário. Em vez disso, é devido a deficiências na gestão do trabalho. Mesmo a definição da OMS é a seguinte: “O burnout é uma síndrome decorrente do estresse ocupacional crônico”.

Três fatores de grande carga psíquica podem ser identificados:

• Má gestão do tempo de trabalho;
• Envolvimento excessivo nas tarefas de outros funcionários;
• Tendência de aumento de carga sobre os funcionários mais talentosos.

Três ações simples para ajudar a proteger a equipe contra o esgotamento.

Assim, para reduzir a probabilidade de esgotamento emocional de sua equipe virtualmente a zero, mudanças simples e transparentes no sistema de rotina diária serão suficientes.

Etapa 1: mude sua atitude em relação ao estresse.

Ao enfrentar condições de trabalho precárias ou desafios complicados, às vezes cerramos os dentes e seguimos em frente, superando todos os problemas ... até chegar a hora. Devido ao estresse permanente, o funcionário gasta todo o seu recurso, após o qual não consegue mais se recuperar - está “quebrado”.

Deixe sua equipe ciente de suas expectativas, diga-lhes que você quer que façam um bom trabalho, mas não quer que eles se cansem. Claro, situações de emergência são possíveis de vez em quando, onde todos têm que fazer o seu melhor para atingir a meta, mas a parte principal do processo de trabalho é construída de forma a mantê-lo calmo. Deixe seus funcionários acreditarem que eles realmente podem falar com você sobre seu estado - sobrecargas, tensões, distribuição injusta de tarefas.

Se você perceber que um funcionário está perto do esgotamento, faça três perguntas:

1. 1.Talvez haja um projeto que demore muito mais tempo do que vale a pena?
2. 2.Talvez haja algumas tarefas menores que constantemente o distraem do trabalho importante?
3. 3.Talvez fosse apenas atribuir algumas de suas responsabilidades a outra pessoa?

Faça a equipe entender que uma resposta honesta a essas perguntas não terá consequências para eles. Claro, você vai comparar a opinião das pessoas com as estatísticas objetivas de seu trabalho (conforme detalhado abaixo), mas de qualquer forma, é bastante normal relatar os problemas de alguém. Em vez disso, o estresse não é uma norma, e seu objetivo comum é livrar-se dele.

Etapa 2: corte tudo o que você não precisa.

É sobre processos de negócios, práticas estabelecidas e princípios de rotina diária - sobre tudo que poderia atrapalhar seu pessoal ao criar fontes adicionais de estresse para ele. A “colaboração corporativa” está no topo da lista. Reuniões, briefings, correspondência interna, conversas telefônicas - seus funcionários gastam muito tempo para interagir, para envolver uns aos outros nas tarefas, em vez de apenas resolver essas tarefas.

Isso faz com que muitas pessoas sintam que o trabalho em equipe é algo essencial, e elas não têm mais tempo para cumprir objetivos realmente importantes. Um estudo da RescueTime evidencia que, em média, os funcionários do escritório checam seus e-mails a cada 6 minutos - ou seja, cerca de 20% do seu tempo de trabalho é dedicado a essas verificações e respostas rápidas às dúvidas de seus colegas. Se você adicionar emails, briefings, etc., até 70-80% da capacidade de trabalho da equipe vai pelo ralo.

Não se trata de desistir do trabalho em equipe - você só precisa reorganizá-lo:

1. Verifique cada reunião planejada: é mesmo necessária? Se você estiver em dúvida, elimine a reunião da agenda. Se for realmente importante, coloque o evento em um momento em que não atrapalhe o trabalho: melhor à tarde;
2. Aplique um intervalo de tempo normal para responder a e-mails, por exemplo, 1 hora. E faça sua equipe entender que focar em seu trabalho principal é mais importante do que sua correspondência interna.

Isso bastará para que seus profissionais reservem mais tempo para suas funções diretas: sua produtividade aumentará e o nível de estresse da empresa diminuirá.

Etapa 3: certifique-se de que as pessoas estão usando seu tempo de forma realmente eficiente.

A má gestão do tempo é um verdadeiro aborrecimento para o trabalho de escritório. As pessoas se distraem constantemente com alguma coisa: notícias, bate-papos, mídia social, apenas pensamentos agradáveis sobre suas férias, etc. Cada uma dessas distrações altera o cronograma do trabalho e, depois de um tempo, o funcionário se encontra em uma situação de emergência, o que significa estresse, caminho direto para o esgotamento.

Como afirmamos acima, para administrar a empresa com sucesso, você terá que perceber claramente qual carga é assumida por cada um de seus funcionários. Agora, adicionaremos o fato de que você deve ter uma compreensão clara de quando um funcionário está trabalhando e quando não está.

Se você fizer com que seu pessoal não se distraia do trabalho, o desempenho de cada funcionário aumentará dramaticamente. Uma coisa que demorava de 7 a 8 horas antes, ainda mais em modo de semi-emergência e em pânico, será feita em não mais de 4 horas. Mas as pessoas não concordarão com essas mudanças por conta própria.

Para controlar a situação, sugerimos o Kickidler: este é um software de monitoramento de produtividade de funcionários que fornece o máximo de informações completas sobre as atividades de cada funcionário. Você saberá quando o funcionário se sentar ao computador, quando estiver ativo e quando não estiver, quais aplicativos ele usa e por quanto tempo. Isso permitirá que você:

• Identifique os procrastinadores e aumente o controle sobre eles;
• Identifique os funcionários que trabalham demais - e investigue por que eles precisam fazer isso;
• Avalie a alocação de carga entre os funcionários de cada função.

Finalmente, o programa de controle de equipe Kickidler oferece uma ampla gama de ferramentas de otimização de tempo. Você apenas tem que fazer uso deles. Vale ressaltar que tal aumento de controle certamente reduzirá o nível de estresse na empresa - as pessoas terão tempo suficiente para fazer seu trabalho em tempo hábil, em um ambiente confortável. Isso significa que você vai esquecer que o burnout ocupacional existe.