Controle de horas trabalhadas – como fazer e quais são as melhores ferramentas para se usar?

Quando se trata de gerir uma empresa, é essencial ter um bom conhecimento de cada colaborador do seu time e seu envolvimento com o projeto, já que toda organização privada é baseada em dois pilares principais: produtividade e lucratividade. 

Colaboradores com baixo desempenho afetam os resultados e os custos de toda a empresa. Assim, controlar o desempenho e as horas dos funcionários sob sua responsabilidade deve ser uma prioridade para qualquer gerente.

Além dessas, existem muitas outras razões para realizar o controle de horas trabalhadas dos seus colaboradores. Entenda neste post porquê e como fazer um controle de horas trabalhadas, além de quais são as ferramentas ideais para se usar em seu negócio. 

Por que e como fazer um controle de horas trabalhadas?

Parece uma tarefa simples, mas fazer o controle de horas trabalhadas nem sempre é um processo claro – por isso, entender exatamente do que se trata esta tarefa é algo indispensável para qualquer gestor.

Calcular horas trabalhadas é algo que vai além da necessidade de monitorar a jornada laboral dos colaboradores. O processo é obrigatório desde 1943, ano da criação do Decreto-Lei nº 5.452, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

As regras sobre a duração da jornada são descritas no documento, determinando diretrizes impostas pelo estado que devem ser seguidas pelos empregadores e pelos colaboradores. 

De acordo com a reforma trabalhista realizada em 2017, e posteriormente as suas alterações de 2019, as organizações com mais de 20 colaboradores devem apresentar um documento que demonstre a quantidade de horas trabalhadas por cada colaborador diariamente.

Uma das diretrizes mais importantes é sobre o limite de horas semanais trabalhadas aceitas por lei. Para os trabalhadores que estão submetidos a um regime de 8 horas diárias, as horas de trabalho não podem ultrapassar as 44 horas semanais.

Além disso, segundo a CLT, os colaboradores que estão submetidos a uma jornada de 44 horas semanais, não podem exceder mais de 2 horas extras por dia, salvo se estas sejam compensadas posteriormente não ultrapassem as 10 horas semanais. 

Dessa forma, como fazer um controle de horas trabalhadas eficiente se tornou uma questão muito importante para as organizações por motivos financeiros, além de ser uma exigência legal.

Quais são os sistemas de controle de horário que existem?

Agora que você sabe a importância de acompanhar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, a pergunta é: como fazer isso na prática?

Além disso, há algum contador de horas trabalhadas disponibilizado pelo estado? Devo fazer o controle de horas trabalhadas no excel? Ou será melhor buscar por aplicativos para controlar as horas de trabalho da minha equipe?

Essas e muitas outras dúvidas podem surgir na sua mente. Para ajudá-lo, separamos alguns dos métodos mais comuns para realizar o controle de horas trabalhadas em sua empresa. Escolha o que faz mais sentido para a sua realidade. 

Caneta e papel.

A primeira opção é a velha caneta e papel. E sim, embora estejamos nos tornando cada vez mais digitais como sociedade, ainda existem algumas empresas que ainda dependem da técnica de papel e caneta para acompanhar as horas trabalhadas dos seus funcionários. Assim como outros métodos, esse sistema vem com seus prós e contras. 

Ferramentas digitais.

Ferramentas como o Microsoft Excel e o Google Planilhas são amplamente usadas para rastrear as horas de trabalho de colaboradores ao redor de todo o mundo.

Os trabalhadores só precisam inserir o horário de entrada e saída e, se a planilha do Excel for programada com a fórmula certa, o número de horas de trabalho será calculado automaticamente, por dia, semana, mês e ano.

Relógios de ponto.

Essas ferramentas existem desde o final do século XIX. Eles podem assumir diferentes formas, como cartões ou relógios de ponto biométricos. O funcionamento é muito simples: o funcionário chega ao local de trabalho, passa um cartão ou faz uma checagem biométrica, que pode ser feita por retina ou impressão digital.

Aplicativos de rastreamento.

Ao usar um aplicativo de rastreamento de tempo você será capaz de monitorar um computador e simplificar todo o processo de rastreamento de tempo para os funcionários. 

Além disso, softwares dessa categoria, como o Kickidler, por exemplo, podem realizar o monitoramento de teclado e o movimento do mouse de um colaborador ao longo do dia.

Conhecidos como “programa espião”, esses sistemas podem rastrear os colaboradores enquanto trabalham e calcular automaticamente suas horas de trabalho diárias, semanais, mensais e anuais.

Principais motivos para realizar o controle de horas trabalhadas.

Quando os empregadores realizam o controle de horas trabalhadas por seus funcionários, eles realizam essa tarefa principalmente por três motivos. São eles:

• Processamento da folha de pagamento: para calcular a folha de pagamento com precisão, é preciso saber o tempo trabalhado por período. As folhas de ponto também ajudam a rastrear as folgas remuneradas e os acúmulos de horas extras. O rastreamento de tempo automatizado pode otimizar seu processo de folha de pagamento, reduzindo os erros de folha de ponto. 
• Monitoramento da presença dos funcionários: com base nas horas de trabalho registradas, é possível determinar se um funcionário trabalhou toda a semana de trabalho programada, tirou folgas ou teve poucas horas de produtividade. O controle de tempo também pode fornecer uma visão clara de quanto tempo os funcionários levam para concluir suas tarefas. 
• Conformidade com as leis trabalhistas: a CLT exige que todos os empregadores controlem o tempo de seus funcionários. Embora a CLT não exija um formulário específico para manutenção de registros, os dados devem ser mantidos em arquivos, mostrando o total de horas trabalhadas diariamente e semanalmente, salários pagos e ganhos de horas extras. Uma forma comum de não conformidade é devido à manutenção de registros imprecisos. 

Qual é a melhor maneira de controlar as horas trabalhadas dos colaboradores?

A resposta a esta simples pergunta também é simples: depende. Diferentes soluções podem funcionar para diferentes empresas e negócios. 

Ao procurar uma solução de controle de horas, certifique-se de escolher o método que “rouba” pouco ou nenhum tempo do seu dia como gestor, é automatizado, fácil de usar e, se possível amigável ao home office, pois o trabalho remoto está se tornando cada vez mais popular em todo o mundo. 

Escolha o que é melhor para sua empresa e para os funcionários e agilize seus processos de controle de tempo hoje mesmo!