O Que É O Monitoramento de Funcionários em 2024? A Essência e os Princípios Básicos

Nesse artigo iremos apresentar uma perspetiva geral do que é monitoramento de funcionários, explicar por que ele é essencial para as empresas e descrever algumas das várias funcionalidades e benefícios do software de monitoramento de funcionários.

O monitoramento da atividade dos computadores dos funcionários sempre foi uma questão muito delicada. Por um lado, você quer ter certeza de que todos no trabalho estão cumprindo suas tarefas. Por outro, o monitoramento excessivo tem um lado negativo, e não podemos esquecer o direito das pessoas à privacidade.

Analisemos agora o monitoramento de funcionários, como ele deve ser implementado, as armadilhas a evitar e como criar um monitoramento eficaz dos funcionários do ponto de vista técnico.

Definição do Monitoramento de Funcionários

O monitoramento de funcionários normalmente abrange o rastreamento das atividades executadas pelos especialistas em seus computadores. Para fazer isso, é instalado um software específico em cada computador de trabalho a ser monitorado, o qual registra a atividade do usuário, permite que os gerentes visualizem as telas em tempo real, etc. As soluções avançadas geram também relatórios analíticos com base nos dados coletados, os quais são particularmente úteis para monitorar o contexto atual da empresa e tomar decisões de gestão decisivas.

As empresas devem utilizar o monitoramento de funcionários para melhorar a produtividade geral e proteger seus dados e recursos. 

O monitoramento de funcionários pode por vezes se referir a métodos de monitoramento não diretamente relacionados com os computadores de trabalho, por exemplo:

• sistema de controle de acesso (ACS), o qual rastreia o movimento dos funcionários nas instalações da empresa;
• vigilância por vídeo (CCTV):
• gravação de áudio usando microfones em escritórios;
• monitoramento por GPS da localização dos funcionários, entre outros.

Uma vez que esses métodos não estão relacionados diretamente com a atividade laboral do escritório, esse artigo tem como foco o monitoramento das atividades dos funcionários em seus computadores.

Dos vários métodos de monitoramento de computadores de funcionários mais utilizados, podemos destacar os seguintes:

• gravação de vídeo da tela do funcionário;
• rastreamento temporal;
• registro das teclas pressionadas;
• relatórios de produtividade;
• rastreamento de localização por GPS;
• monitoramento via Internet (incluindo o monitoramento das páginas web e aplicativos, controle de mensagens instantâneas), etc.

Um software especificamente desenhado para registrar a atividade dos funcionários em seus computadores tem um papel importante nesse âmbito. Um dos melhores exemplos de um software avançado de monitoramento de funcionários é o Kickidler. É uma solução que engloba todos os recursos essenciais para rastrear seus funcionários, entre eles o monitoramento de atividade em aplicativos e sites, monitoramento em vídeo, criação automática de relatórios com periodicidade regular, etc.

Vantagens do Monitoramento de Funcionários

Abaixo listamos os principais benefícios obtidos com o uso de software de monitoramento:

Melhoria da produtividade dos funcionários. Sejamos claros: as pessoas têm tendência para procrastinar. Elas se distraem nas redes sociais, ficam paquerando com os colegas, e interagem com dezenas de outras atividades divertidas. Você obviamente pretende que seus funcionários se mantenham concentrados nas tarefas laborais durante o horário de trabalho remunerado e o monitoramento é uma enorme ajuda nesse âmbito. O software rastreia os períodos em que os membros de sua equipe estão procrastinando e permite tomar as ações necessárias (o Autokick do Kickidler faz isso automaticamente, enviando uma notificação ao funcionário). E, embora seja impossível conseguir uma produtividade de 100%, é totalmente exequível conseguir que ela fique acima da média.

Transparência no fluxo de trabalho. Para planejar com eficiência os processos laborais, você precisa ter uma noção clara da forma como eles são feitos. É necessário saber o que seus especialistas estão fazendo, quanto tempo gastam em determinados processos, como abordam suas tarefas, etc. O software de monitoramento de funcionários coleta todas essas informações e facilita sua análise e planejamento.

Prevenção contra ameaças internas. Insiders, burlões, funcionários insatisfeitos e meros trapaceiros que pretendem vazar a base de clientes – os membros de sua equipe podem prejudicar a empresa de inúmeras formas. Ao monitorar a atividade dos computadores, você detetará e neutralizará essas ameaças.

O monitoramento da atividade dos funcionários com a ajuda de um software dedicado é praticamente invisível para os especialistas. Isso representa uma vantagem muito importante e falaremos disso em mais daqui a pouco, quando abordarmos a microgestão.

As Armadilhas do Monitoramento de Funcionários

O monitoramento de funcionários tem várias vantagens, mas existem dois pormenores importantes. Falamos das questões legais e psicológicas.

A Questão Legal da Implementação de Um Software de Monitoramento de Funcionários

Antes de recorrer a um qualquer software de monitoramento de funcionários, analise detalhadamente suas leis estaduais ou federais. Confirme que você não está obtendo acesso a qualquer informação pessoal dos funcionários. Também recomendamos esses dois passos antes de implementar qualquer solução de monitoramento de funcionários:

Informar seus funcionários de que é proibido usar os computadores de trabalho para fins pessoais (por exemplo, não abrir contas pessoais nas redes sociais). Definir políticas apropriadas.

Obter autorização por escrito dos seus funcionários para coletar dados sobre o trabalho que eles executam nos computadores (se a lei assim o exigir).

Recomendamos implementar o software de uma maneira transparente, avisando todo o pessoal da empresa que você estará monitorando o desempenho deles. Iremos detalhar mais esse capítulo na seção sobre como implementar corretamente o software para monitorar os funcionários.

A Questão Psicológica da Utilização do Software de Monitoramento de Funcionários 

Em relação às considerações éticas do monitoramento de funcionários, é consensual que, na maioria das vezes, as pessoas não se sentem entusiasmadas com essa opção. Quando lhes é dito que a empresa irá monitorizar os trabalhadores, normalmente os funcionários têm três preocupações:

• Eles receiam que o empregador invada a privacidade e confidencialidade de seus dados pessoais. Solução: avisar previamente todos os membros para que não haja qualquer informação pessoal em seus Computadores de trabalho e garantir que essa regra é cumprida.
• As pessoas encaram o monitoramento como um insulto e podem acreditar que seu empregador não confia nelas. Solução: explicar a finalidade, objetivos e vantagens do monitoramento. Isso engloba a coleta automática de estatísticas importantes, a distribuição equitativa de bônus com base em dados objetivos, oportunidades para encontrar mais facilmente pontos de crescimento para a empresa, e melhorar as condições de trabalho, etc. É necessário ser construtivo e positivo.
• Os especialistas têm medo quando estão sendo monitorados, sofrem com estresse e pressão constantes, e o seu desempenho piora. Solução: tornar o monitoramento o mais discreto, prudente e conveniente possível. Provar que todas essas mudanças são benéficas. Por exemplo, utilize maioritariamente a solução (pelo menos, no início) para incentivar funcionários com excelente desempenho e otimizar processos, não para penalidades e admoestações.

Erros Cometidos por Gerentes na Monitorização de Funcionários

Ao utilizar o software de monitoramento de funcionários, existem três métodos principais que acabam prejudicando a empresa:

Enganar as pessoas e fazer a monitorização de forma oculta

A instalação sub-reptícia de software de monitoramento provoca sempre problemas:

• Você pode obter acesso inadvertido a informações confidenciais de um funcionário, incluindo dados médicos e financeiros, o que pode originar vários problemas legais.
• Quando o monitoramento é descoberto pelos funcionários (o que quase sempre acontece), eles se sentirão insultados e inseguros no local de trabalho. A maioria pode apresentar sua demissão ou apresentar um fraco desempenho.
• O monitoramento velado dificulta a utilização dos resultados obtidos durante o monitoramento, já que você terá de ter cuidado para não revelar o monitoramento.

A prática mostra também que um aviso prévio sobre o início do monitoramento melhora o desempenho dos funcionários, já que as pessoas começam se esforçando mais.

Recomendamos que você seja claro sobre o software de monitoramento de funcionários. Explique de forma nítida quais dados você irá monitorar, por que você estará fazendo isso e como será o processo. No entanto, se você suspeitar que existe um informante na sua empresa, você pode ocultar o monitoramento a curto prazo.

Confiar em demasia no microgestão

O software de monitoramento de funcionários é a ferramenta perfeita para aqueles chefes que querem saber tudo o que acontece em sua empresa. Ninguém gosta de um líder desses. É sempre bom estar consciente da realidade da sua empresa. Mas, se você responder a qualquer coisa banal que aconteça em sua equipe, o estresse dos seus funcionários aumentará rapidamente.

Tente estruturar o monitoramento para utilizar os resultados apenas para a análise estratégica e para a transformação empresarial. Do ponto de vista operacional, apenas faz sentido intervir em situações críticas: por exemplo, quando um funcionário está tentando vazar sua base de clientes. Caso contrário, não coloque seu foco em atividades específicas dos funcionários, mas avalie a situação geral.

Colocar demasiada pressão sobre os funcionários

Aquando da introdução do software de monitoramento, o principal receio dos funcionários é um aumento da dificuldade do trabalho. Eles podem temer que você:

• comece usando os erros mais insignificantes como motivo para reduzir bônus ou impor multas;
• tornar o ambiente laboral um inferno, onde eles não terão um segundo para respirar.

Faça tudo ao seu alcance para diminuir esses receios. Os seus funcionários não são robôs. O desempenho deles nunca estará no nível de produtividade mais alto durante todo o dia de trabalho de 8 horas; isso é impossível. Adote uma abordagem mais gentil: encontre a produtividade média atual para cada função e depois incentive gradualmente seus funcionários a melhorar esses números. Um simples aumento de 1% na produtividade é significativo ao longo do tempo. E, se você pressionar demais, as pessoas acabarão se sentindo esgotadas e desistirão, o que é mais negativo do que positivo.

Funcionalidades Essenciais do Software de Monitoramento de Funcionários

A funcionalidade das ferramentas de monitoramento de funcionários depende bastante do perfil da sua empresa, bem como das metas e objetivos estabelecidos para o monitoramento. De uma forma geral, você pode colocar o foco nessas funcionalidades:

1. Monitoramento da atividade dos funcionários: o momento em que iniciam seu trabalho no computador, quando cessam sua atividade, quando fazem pausas e em que horário usam determinados aplicativos.
2. Monitoramento da atividade na web: os sites que eles abrem, quanto tempo perdem neles e o que fazem nessas páginas.
3. Analytics: exibição de todos os dados coletados em um formato facilmente analisável, permitindo aos supervisores avaliar um determinado parâmetro em função de um período de tempo e um qualquer grupo de funcionários ou mesmo especialistas individuais.
4. Registro das teclas pressionadas e registro de movimentos do mouse.
5. Gravação em vídeo da tela e sincronização desses vídeos com o relatório de atividades (por exemplo, ao clicar na entrada “Trabalhar no Microsoft Word”, é exibido o fragmento de vídeo correspondente).
6. Notificações automáticas sobre a procrastinação ou violação das regras da empresa (por exemplo, tentar acessar o banco de dados).

O monitoramento visual, ou seja, a capacidade de ver o que está acontecendo nos computadores de seus funcionários, é importante. Se você se focar somente em relatórios estáticos sem qualquer suporte visual, especialistas particularmente progressistas e entusiastas podem tentar enganar o software (por exemplo, abrir um editor de texto e bloquear as teclas dos teclados deles). A gravação em vídeo ou a transmissão ao vivo das telas dos funcionários é uma proteção contra essas situações.

Implementar Corretamente o Software de Monitoramento de Funcionários

Eis os principais passos recomendados (juntamente com a leitura do nosso artigo detalhado sobre o assunto):

1. Defina suas metas e objetivos. O que você quer conseguir ao monitorar o desempenho de seus funcionários? Acabar com os procrastinadores, analisar os atuais processos e encontrar áreas que devem ser melhoradas, proteger os dados contra eventuais vazamentos – quanto mais detalhada for sua lista de tarefas, melhor.
2. Escolha o software que satisfaça todas as suas necessidades. Consulte os seus fornecedores, se necessário.
3. Verifique a legalidade dessa matéria, preparando os acordos com os funcionários e as ordens da empresa que precisam de ser cumpridas.
4. Informe os funcionários de que você está implementando uma solução de monitoramento. Descreva pormenorizadamente as metas e objetivos que você está buscando. Tente colocar o foco nas vantagens para todos, bem como na avaliação objetiva da contribuição de cada especialista nos processos laborais, funcionalidade de auto-monitoramento, menor atenção por parte da gerência (tudo isso pode ser visto nos relatórios), e identificação dos pontos de crescimento. A rotina também será menos burocrática: por exemplo, não ser necessário preencher relatórios sobre o tempo de trabalho, já que tudo é visível.
5. Conclua os acordos legais necessários com seus funcionários e informe as pessoas sobre as novas ordens executivas. Faculte instruções sobre as regras de utilização do computador (por exemplo, não salvar informações confidenciais nos Computadores de trabalho e não usá-las para finalidades pessoais).
6. Instale e configure o software de monitoramento.
7. Nas primeiras semanas, colete apenas as informações, sem intervir, exceto se a situação for grave. Permita às pessoas se acostumarem com o monitoramento e verem por elas mesmas que nada piorou. Durante esse período, pode sublinhar a importância de usar a funcionalidade de auto-monitoramento e motivar seus funcionários para melhorarem seu desempenho nos relatórios de produtividade. Uma abordagem centrada na gamificação e uma aposta na competição laboral contribuem favoravelmente para isso.

Depois faça alterações graduais. Converse com seus funcionários sobre como podem melhorar o desempenho. Otimize processos laborais. Enfatize o lado construtivo e não o negativo: permita ao software de monitoramento de funcionários se tornar uma ferramenta útil para o desenvolvimento empresarial ao invés de um instrumento punitivo.

Prós e Contras da Implementação do Software de Monitoramento de Funcionários

As vantagens de ter um software de monitoramento de funcionários em sua empresa superam qualquer questão negativa. Analisámos o tema em detalhe aqui e a leitura desse capítulo permite ter uma visão geral das principais razões pelas quais deve usar as ferramentas de monitoramento de funcionários.

De uma forma resumida, o software de monitoramento de funcionários aumenta a eficiência dos gerentes, já que eles conseguem ter uma visão abrangente de todas as ações dos especialistas no dia de trabalho. Isso também permite melhorar a produtividade dos funcionários e garantir a imparcialidade dos supervisores.  As soluções de monitoramento de funcionários são extremamente úteis para o monitoramento de funcionários em trabalho remoto e garante uma proteção contra riscos.

Também vale a pena mencionar alguns inconvenientes de implementar as ferramentas de monitoramento de funcionários. Entre eles, temos a aversão dos funcionários ao monitoramento em geral e o possível risco de obter acesso a dados confidenciais das pessoas. Contudo, nós já analisámos esses dois pontos nesse artigo, quando enumerámos conselhos sobre como implementar corretamente o software de monitoramento de funcionários.

Perspetivas Para a Indústria de Monitoramento de Funcionários

O software avançado de monitoramento de funcionários já consegue coletar o máximo de informações detalhadas sobre a atividade dos funcionários. Por exemplo, o Kickidler consegue registrar praticamente todas as atividades – e também todos os períodos inativos –, incluindo detalhes, registro de teclas pressionadas, gravação da tela em vídeo e transmissão online de qualquer número de telas.

É possível afirmar que o futuro desenvolvimento do monitoramento da atividade dos funcionários passa por cultivar as funcionalidades analíticas. Aliás, hoje em dia, com o Kickidler você pode obter não apenas dados brutos, mas também relatórios abrangentes sobre todos os indicadores-chave:

• atividade dos funcionários;
• tabela de tempos;
• produtividade dos funcionários (e suas alterações ao longo do tempo);
• violações;
• aplicativos utilizados e sites acessados pelos funcionários;
• classificações dos funcionários, etc.

Tendo em conta o desenvolvimento das redes neurais, é possível que tenhamos futuramente análises ainda mais complexas e sofisticadas. Por exemplo, nos próximos anos, poderá ser possível monitorar o estado de espírito dos funcionários: um novo tipo de software capaz de rastrear o nível de felicidade e lealdade da empresa com base nos dados coletados sobre a atividade dos funcionários.

Ainda assim, o monitoramento automático dos funcionários já é algo utilizado por qualquer gestão competente, Você não precisa ficar atrás de cada funcionário, vendo por cima do ombro o que eles estão fazendo, já que pode fazer isso virtualmente com a ajuda do Kickidler ou de outra ferramenta de monitoramento de funcionários. Essa presença virtual será constante, impercetível e eficaz; o software coleta todos os dados importantes sem ignorar qualquer parâmetro.

Se ainda não está usando um software de monitoramento de funcionários em sua empresa, agora é um boa altura para começar!