Como aumentar a produtividade dos funcionários com o Timeboxing

Quer que os seus funcionários trabalhem de forma mais eficiente e com menos distrações? Vamos falar hoje sobre uma das técnicas mais inovadoras e eficazes para ajudar você a fazer exatamente isso: o timeboxing

O que é o timeboxing?

O Timeboxing é uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais versáteis, simples e eficazes. À semelhança de outras abordagens semelhantes, ela teve origem no mundo do Agile, mas rapidamente se tornou popular em muitos outros setores, aliada a um enorme leque de métodos.

O conceito central é bem simples: para cada tarefa, você acaba definindo um "timebox", que é o tempo máximo que pode ser gasto nessa questão em particular. Isso até parece bem semelhante a outras habituais práticas de gerenciamento de tempo (quando os gerentes definem as agendas para cada dia, falando: "hoje temos prazos para essa e aquela tarefa"). Mas há uma diferença basilar: o timeboxing não define o momento em que a tarefa deve ser concluída ("o prazo termina às 14h de hoje"), mas o tempo que você pode dedicar a ela.

Vantagens do timeboxing

Com o timeboxing, você tem várias vantagens:

Simplificar o calendário. Fica bem mais fácil dividir o trabalho com base nesses prazos, pois você sempre tem o tempo dedicado as tarefas na sua frente, podendo agilizar tudo com o calendário.
Eliminar a falsa sensação de tranquilidade. Alguns funcionários podem pensar algo desse jeito: "o prazo é só na quinta-feira, hoje é segunda, tem muito tempo ainda!". Seja qual for o prazo limite, a quantidade de tempo dedicada para cada tarefa é sempre a mesma. Além disso, outras tarefas permanecem visíveis, com seus próprios prazos. A semana é pré-planejada de forma detalhada, sem haver tempo para ficar procrastinando.
Criar motivação extra para focar em uma tarefa. Alternar entre diferentes tarefas é algo que exige muita energia e tempo, e ficar rastreando esse tempo mostra claramente o esforço necessário. Gastar o tempo de forma mais eficiente permite que os funcionários lidem com as consequências negativas de apostar no multitasking, tenham maior controle sobre seu tempo de trabalho e aumentem a eficiência laboral.
Proteção contra o perfeccionismo excessivo. Você sempre terá gente que precisa que tudo esteja na perfeição; mas essa abordagem nem sempre é a melhor do ponto de vista comercial. De forma geral, uma tarefa deve ser concluída com uma relação custo/benefício ideal – não precisamos ser "perfeitos" o tempo todo, basta sermos "suficientemente bons". E o timeboxing ajuda os funcionários perfecionistas a encontrar esse equilíbrio.
Poupar o tempo e energia dos funcionários. É muito mais fácil monitorar o calendário criada pelos cubos "timeboxes" e você não precisa se preocupar com a priorização de tarefas.

Todos os pontos acima tornam o timeboxing um excelente complemento para o sistema tradicional de gerenciamento de prazos ou, se você assumir a liderança da criação do calendário de tarefas, essa técnica poderá até mesmo servir de substituta. Nesse caso, os funcionários receberão um calendário onde poderão aplicar prontamente os seus timeboxes, sem se preocupar com prazos.

Exemplo de utilização do timeboxing

Imaginemos um cenário onde você precisa criar um calendário para seus software developers. Há três tarefas em andamento: implementação de um novo recurso, revisão do código de outra equipe e planejamento de refactoring. O calendário pode ser algo assim:

9:00-9:30 - reunião matinal, discussão sobre questões atuais;
9:30-9:45 - intervalo
9:45-12:45 - trabalhar em um novo recurso
12:45-13:00 - breve teleconferência para analisar o progresso
13:00-14:00 - almoço
14:00-15:00 - revisão do código
15:00-15:15 - intervalo
15:15-17:00 - refactoring

Esse calendário normalmente tem intervalos curtos. Isso é fundamental, pois o timeboxing é uma abordagem baseada no modelo sprint. Os funcionários tentam maximizar sua produtividade em um "timebox" e, depois, precisam obviamente de descansar e restabelecer energias. Mas, mesmo com essas pausas, a produtividade geral aumenta.

Limitações e desvantagens do timeboxing

O timeboxing também tem alguns inconvenientes, como qualquer outro método. Entre eles:

Período de adaptação. Os funcionários habituados a trocar constantemente entre tarefas terão muita dificuldade para se habituar a esse formato. No início, você precisará monitorar de perto seus funcionários (falaremos sobre como poderá fazer isso mais abaixo).
Definir prazos (timeboxes) para tarefas mais exigentes e complexas. O timeboxing só é bom se você puder determinar com precisão quanto tempo levará para concluir uma tarefa. Mas, por exemplo, se a tarefa for encontrar um bug em algum software, é difícil fazer previsões certas e é melhor usar outras técnicas.

Ainda que o período de habituação ao timeboxing seja extenso, o método vale certamente a pena.

Como tornar o timeboxing eficaz

Primeiro, você precisa responder a algumas questões como:

Como um gerente monitora o que os funcionários estão fazendo e se eles estão focados na tarefa? Se eles não estiverem, quais os obstáculos em causa?
Qual a frequência das pausas? É provável que as métricas difiram consoante os cargos.
Como você pode saber se o timeboxing é lucrativo para a empresa? E garantir que aumenta a eficiência?
Como os diferentes funcionários respondem ao timeboxing? Quem está tendo melhor e pior desempenhos?

Todas essas questões podem ser solucionadas com a ajuda do software de monitoramento de funcionários Kickidler. Nossa solução de controle de tempo é perfeita para ser aplicada em conjunto com o timeboxing: basta instalar módulos de monitoramento nos computadores dos funcionários e terá estatísticas detalhadas sobre quem está trabalhando, o que está sendo feito, quando e quanto foi concluído. E os próprios funcionários podem monitorar sua produtividade e, se alguém se distrair durante o timeboxing, nosso módulo Autokick o lembrará gentilmente que é hora de regressar ao trabalho.

Teste a combinação Kickidler + timeboxing! Estamos certos de que isso será uma enorme ajuda para sua empresa!