Tornando o monitoramento transparente – Como apresentar o software de monitoramento de funcionários em sua empresa

Como informar adequadamente a sua equipe, que você está planejando utilizar um software de monitoramento, sem que isso cause um motim? Neste artigo daremos alguns conselhos práticos que ajudarão a evitar que seus funcionários reajam negativamente à uma inovação como essa.

Qualquer dúvida que de alguma forma esteja ligada aos direitos humanos, liberdades ou espaço particular, sempre tem sido muito controversa. Uma empresa paga a seus colaboradores para que façam um determinado trabalho – o que está claro para todos. A companhia não quer desperdiçar dinheiro (por exemplo pagando pelo tempo que um funcionário navega nas redes sociais) – Não há nenhum problema com isto. Mas, a partir do momento em que uma empresa tenta manter o controle de como seus funcionários estão gastando o tempo pelo o qual eles são pagos, é quando o problema começa.

Perseguição! Invasão de privacidade! Espionagem! Violação dos direitos! Estes são argumentos típicos que colaboradores usam quando descobrem sobre o monitoramento. O que você pode fazer sobre isto, e como você organiza adequadamente o monitoramento? Vamos ver isto detalhadamente.

Esconder ou não esconder?

A primeira dúvida e a mais crucial é, se você deve dizer aos seus funcionários que sua empresa está implementando um sistema de monitoramento. Nós definitivamente aconselhamos que você faça tudo com transparência, por muitas razões:

1. O monitoramento devidamente organizado de computadores corporativos, não viola direitos e liberdades dos funcionários. Você só monitora as coisas que estão diretamente relacionadas ao trabalho – quais pastas estão abertas, o que um funcionário está fazendo durante o horário de trabalho etc. Um funcionário está com o Messenger pessoal aberto no computador corporativo e se preocupa com a segurança das informações particulares? A pergunta numa situação como esta é, o que um Messenger pessoal está fazendo no computador corporativo? Isto não deveria estar lá – portanto, em primeiro lugar, não deveria ser um problema;
2. Se você discretamente instala um software de monitoramento e os funcionários acidentalmente descobrem, a confiança dentro da empresa acaba. “Se nossos direitos não estão sendo violados, por que não nos informaram? E se a empresa estiver monitorando informações pessoais? Eu não sabia do monitoramento e acessei minhas redes sociais durante a hora do almoço, isto não é proibido, certo?”. Todas estas questões irão resultar no declínio da moral e da motivação.

Por isso, nós te aconselhamos com toda certeza, a ser o mais transparente possível. No entanto, ainda precisamos entender como trazer a ideia do monitoramento para os funcionários sem causar quaisquer problemas.

Quanto mais você nos disser, melhor será

Como regra geral, funcionários não discutem a sua decisão de monitorar o trabalho deles – é compreensível, natural, e afinal, é uma das cinco principais funções de gestão. O que as pessoas têm medo, é da invasão de seu espaço pessoal, então é muito importante explicar para eles que tipo de informações você vai coletar.

O comunicado de instalação do Kickidler pode ser algo do tipo:

Caros membros da equipe, a partir de segunda-feira, o software de monitoramento de funcionários Kickidler será instalado em todos os computadores da empresa, e servirá para que:

1. Vocês acompanhem suas produtividades. Os programas que vocês abrem nos computadores, a quantidade de tempo que vocês gastam entrando em determinados sites, serão monitorados. O programa me facilitará acompanhar a performance do time, alocar bônus por excelência nos resultados e auxiliar aqueles que assumiram muita carga de trabalho.
2. Levem em consideração, o horário de trabalho. O início do expediente, as pausas e o fim do expediente serão levados em conta. Por gentileza, notem que o programa gravará não apenas as vezes que vocês estiverem atrasados, mas também as vezes que vocês trabalharem além do horário.
3. Mostre as telas dos computadores de todos os funcionários em tempo real e registre a atividade. Ninguém vai monitorar as suas telas o tempo todo. É só para que eu consiga sempre que necessário, identificar quem está fazendo o que. A gravação de vídeo das telas me ajudará a investigar possíveis incidentes. A propósito pode ser utilizado como uma excelente prova de inocência. Em contrapartida, dou uma permissão oficial a todos os funcionários para passar até 15 minutos por dia nas redes sociais.
4. Grave as teclas. Os registros praticamente nunca são usados – verificamos apenas caso surja um conflito (por exemplo, um cliente reclama que um gerente foi rude com ele e depois excluiu as mensagens – com a ajuda do Kickidler eu serei capaz de garantir rapidamente que tudo o que vocês fizeram foi de forma competente.

Kickidler também me dá acesso remoto aos seus computadores. Só usarei esse recurso se vocês precisarem de uma consulta ou se eu notar uma falha grave no indicador de performance (não fazer nada no trabalho significa decepcionar tanto a empresa quanto os colegas, e isso é completamente inaceitável). Se a produtividade estiver boa, tais checagens não serão realizadas.

O objetivo principal da implementação do novo sistema é ter total transparência na empresa. Com o Kickidler, nós podemos garantir que o seu trabalho sempre será valorizado. O serviço ajudará a distribuir as tarefas entre os membros da equipe e aumentará o índice de performance geral. Só serão aplicadas sanções se um funcionário negligenciar suas obrigações. Vocês não concordam que isto é justo?

Deixe me lembrá-los de que o indicador de performance mostra se vocês estão ou não dando conta da carga de trabalho. Se o funcionário completar suas tarefas, o sistema de monitoramento não afetará em nada. Mas, se ele não estiver a fim, o sistema Kickidler vai me ajudar a entender em primeiro lugar porque isso está acontecendo e como eu posso consertar.

Pausas legítimas – até 60 minutos por dia para assuntos pessoais, não vão desaparecer. Vocês planejarão a forma que este tempo livre será utilizado, mas eu ainda recomendo três pausas de 20 minutos cada ao longo do dia, para descansar e se distrair um pouco do trabalho.

Quero enfatizar mais uma vez, que o software de monitoramento é instalado apenas nos computadores corporativos. Não utilizem o Messenger pessoal, não entrem com senhas e dados de cartões de crédito, não tenham conversas particulares nos computadores da empresa – se for necessário, tudo isso pode ser feito a partir de seus smartphones.

O novo sistema de monitoramento, nos ajudará a avaliar a verdadeira performance de cada funcionário – isto trará novas oportunidades para o crescimento de carreira, e facilitará as justificativas para bônus e promoções. Espero que vocês aproveitem essas oportunidades!

Evite utilizar as palavras “rastreamento” e “vigilância”, evite a palavra “controle”, se possível, seja amigável, mas firme. Uma vez implementado o sistema, utilize-o primeiramente para atribuir bônus, melhorar os relatórios e aliviar a carga de trabalho – mostre aos seus funcionários que o programa na verdade os ajuda a receber recompensas justas pelo trabalho ao invés de interromper suas rotinas.

O monitoramento oculto é apropriado?

É apropriado sim, mas só se você suspeitar de desvio de conduta dos seus funcionários.

1. Você tem certeza que um ou mais de seus subordinados estão procrastinando ou sabotando o fluxo de trabalho, e agora você quer ter as provas disso para demiti-los ou mostrar as evidencias ao seu gestor sênior (a propósito, tal precedente pode mostrar que funcionários leais e produtivos tem vantagens com o Kickidler);
2. Você suspeita que alguém na empresa está compartilhando informações confidenciais com os concorrentes e trabalhando contra você;
3. Você deseja obter informações perfeitamente precisas sobre a produtividade dos funcionários em um sistema de monitoramento fechado.

Tenha em mente que o monitoramento oculto sempre será mal recebido por seus funcionários, caso eles descubram sobre isso. Tente se assegurar que um número limitado de pessoas saibam sobre a implementação do sistema, considere a responsabilidade pela divulgação, certifique-se de que os funcionários comuns não tenham a capacidade técnica de ver o sistema instalado (escrevemos em detalhes sobreas formas de fazê-lo aqui).

Se você está implementando o sistema de monitoramento no modo padrão, nós recomendamos fazer tudo da forma mais aberta e transparente possível – no final, esta será a melhor solução. E, claro, estamos prontos para prestar qualquer assistência com a implementação do Kickidler em sua empresa.