6 formas de medir la productividad de los empleados

El éxito de su negocio depende del desempeño de sus empleados. La calificación y la competencia se pueden evaluar durante el proceso de contratación, pero ¿tan solo una persona puede poner en práctica sus habilidades y destrezas?

Sucede que incluso el mejor profesional es inferior en términos de desempeño y rendimiento económico real a un "campesino medio" ordinario. En la mayoría de los casos, la razón es la diferente productividad de los empleados: una persona da todo lo mejor y trabaja honestamente habiendo recibido sus horas pagadas, y la segunda pospone las cosas con pereza, solo de vez en cuando se conecta para resolver problemas laborales.

La conclusión es simple: si realmente desea obtener un rendimiento de sus subordinados, debe observar no solo las competencias, sino también la productividad: el porcentaje de tiempo que una persona dedica al trabajo durante el día. Usando ejemplos, hablamos sobre cómo medir este indicador, cómo aumentar la productividad de los empleados, cuáles son exactamente las diferentes formas buenas o malas.

Método 1: medir la productividad de los empleados con informes de desempeño

La forma más tradicional de control: los empleados elaboran informes en los que indican cómo ha ido el periodo de trabajo. Por ejemplo, una vez por semana, todos los especialistas pueden enviar el siguiente informe simple:

• Las tareas recibidas;
• Las tareas resueltas;
• Las no resueltas y el porqué

El método parece muy conveniente: el proceso de generación de informes es intuitivo, no es necesario instalar software complejo ni introducir nuevos procesos comerciales. Además, el gerente acumula un archivo de documentos, siempre será posible comparar los datos de un nuevo informe con los resultados de períodos anteriores, evaluando el progreso del empleado en la dinámica.

Desafortunadamente, también hay desventajas que compensan todas estas ventajas. El principal de ellos es que nada impide que un empleado distorsione la información, engañando al gerente. Por ejemplo, el especialista en marketing Juan recibió 12 solicitudes de clientes durante toda la semana con un KPI de 9, consiguiendo 9 puntos solicitudes, y 3 retenidass hasta la siguiente semana, pero no reflejándolos en el informe. Al mismo tiempo, el programador Pedro dice que pasó 3 días completos buscando un error, cuando en realidad lo intentó durante 3 horas, y el resto del tiempo estuvo escribiendo su proyecto favorito y estuvo navegando por las redes sociales.

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Sobre el papel, todo es hermoso, pero en la práctica, los empleados ocultan información. Para verificarlos, literalmente tiene que estar detras de todos, y con los informes tradicionales eso es imposible. Bueno, el procesamiento de una gran cantidad de documentos también lleva mucho tiempo, simplemente cualquiera podría acabar saturado con toda dicha burocracia.

Método 2: entrevistas regulares como una forma de aumentar la productividad de los empleados

En lugar de un informe,  la mayoría de las veces y junto con todos los informes, solicite a sus empleados  una conversación de vez en cuando. Discuta los resultados obtenidos, considere las dificultades que ha encontrado en la persona, busque las formas de aumentar la productividad.

Pros: el empleado siente que el gerente está involucrado en el proceso. Eso automáticamente disciplina al trabajador, lo motiva a trabajar mejor y al mismo tiempo ayuda a construir relaciones de confianza y fructíferas en el equipo.

Las desventajas son las mismas: para discutir algo, primero se debe recopilar la información necesaria. Si hace esto con la ayuda de informes regulares, nada impedirá que el empleado lo engañe primero en los periódicos y luego arregle el resultado en una conversación personal.

Método 3: Cómo aumentar la productividad de los empleados con KPI

Un método que permite, en cierta medida, hacer frente a uno de los principales inconvenientes de los informes clásicos es la labor en su elaboración. En lugar de recopilar datos detallados de forma gratuita, fija ciertos indicadores objetivos (KPI) para cada trabajador. Para los especialistas en marketing, esto puede ser la cantidad de clientes potenciales y las ventas, para los programadores, la cantidad de tareas resueltas, para el soporte técnico, aplicaciones aceptadas y cerradas con éxito, etc.

Los KPI son convenientes porque le permiten evaluar de manera rápida y clara los resultados logrados por los empleados de forma individual, de los departamentos, de los equipos o de toda la empresa. Es conveniente trabajar con números, son fáciles de comparar entre sí, además, esto le ahorra mucho tiempo al gerente.

Contras: sigue siendo igual de opaco. Para medir el KPI, debe comprender claramente las capacidades reales del empleado y la complejidad de las tareas que recibe. ¿Dónde obtener dichos datos? A partir de informes o analíticas. Sin embargo, incluso si calcula el KPI con la suficiente precisión, los empleados aún tienen un amplio "margen de maniobra".

Un ejemplo real de la práctica sería el de tener para el desarrollo de un programa sería el de tener trabajando a dos equipos. KPI: 12 tickets cerrados al mes (lo simplificamos para no atormentarlo con cálculos complejos). Sin embargo, las entradas son muy diferentes. El gerente del segundo equipo dividió las tareas durante casi medio año de tal manera que el primer equipo siempre estaba abrumado por el trabajo, en el segundo equipo, las personas realmente pasaban solo 2-3 horas al día en diferentes negocios. Al mismo tiempo, según el KPI, los equipos estaban a la par.

El KPI muestra qué resultados numéricos se lograron, pero no dice nada sobre cómo se estaba realizando el trabajo. Por lo cual no podrá evaluar qué tan difíciles fueron las tareas o cuánto tiempo realmente dedicaron los empleados a resolverlas.

Método 4: Pruebas de juego para la productividad de los empleados

Como base para determinar el KPI y el nivel objetivo de productividad, puede usar no solo datos de tareas de trabajo reales, sino también información de la simulación. Por ejemplo, una empresa lanzó cursos de capacitación avanzada para especialistas en marketing, que terminaron con un juego de negocios de tres días. La esencia del juego era organizar efectivamente la interacción con los clientes (la gerencia de la empresa desempeñó su papel) cerrando el número máximo de transacciones para la compra y venta. Los mejores empleados al final del juego recibieron un premio.

Durante estos tres días, los ejecutivos recibieron información sobre el desempeño de cada comercializador. Estos datos en el futuro sirvieron como base para determinar el KPI.

Nota: Por supuesto, las personas no siempre pueden trabajar al máximo. Los resultados obtenidos durante un juego de este tipo deben reducirse en un 20-25% para usarse como un KPI diario; la cifra exacta depende de las características específicas de un trabajo en particular.

Método 5: Evaluación de la productividad de los empleados por compañeros

De vez en cuando, todos los empleados completan una encuesta en la que dan puntos a sus compañeros sobre varios indicadores: productividad, competencia, etc. Además, cada empleado es evaluado por él y su supervisor de forma inmediata. Los puntajes finales se juntan y comparan: si son lo suficientemente cercanos entre sí, los resultados pueden considerarse objetivos, y si hay discrepancias, se les debe prestar mucha atención.

Este es un enfoque interesante, enfocado principalmente en equipos motivados y profesionales. Al reunir datos de varias fuentes, obtiene una evaluación más objetiva que por si solo la debe proporcionar una persona (el gerente).

La desventaja es obvia: no todos los empleados, incluso si son buenos especialistas en su campo, son competentes para evaluar a otras personas. Alguien no sigue a sus compañeros, alguien experimenta hostilidad personal y subestima las estimaciones de un compañero (a veces él mismo no lo sospecha, inconscientemente). También sucede que surge la responsabilidad mutua en el equipo: por ejemplo, un gerente de un producto conspira con su propio equipo, y todas las estimaciones dentro de esta unidad se inflarán artificialmente.

Método 6: evaluación automática de la productividad mediante un software especial

La forma más objetiva y conveniente de obtener información real sobre la productividad de sus empleados es registrar con precisión todas sus actividades durante la jornada laboral, dividirlas en productivas e improductivas y luego mirar el porcentaje. Para una persona, tal tarea no es realista, pero dichos programas la enfrentan exitósamente.

Por ejemplo, Kickidler, es un Software de monitoreo de empleados que recopila literalmente toda la información posible sobre los empleados:

• La primera actividad de trabajo;
• Programas usados, cuándo y cuánto tiempo;
• Las páginas visitadas y cuándo;
• Las teclas presionada.

Es posible hacer un video desde la pantalla o verlo en tiempo real.

Además, todos los datos recopilados se agrupan automáticamente en informes analíticos convenientes. La información se almacena durante el tiempo que necesite: en cualquier momento puede ver la información de cualquier empleado o departamento, compararla con los logros de períodos anteriores de cualquier duración.

En otras palabras, obtienes los mismos informes, por ejemplo: 

1. Es un programa muy detallado;
2. Es 100% objetivo: el programa no miente, no comete errores, es imposible engañarlo;
3. Tiempo real.

Además, ahorre tiempo. Los empleados no necesitan preparar informes, no necesita analizarlos y verificarlos manualmente; ya que puede ver inmediatamente el resumen final.

¿Qué motiva a los empleados a trabajar de manera más productiva? ¿qué métodos puede utilizar?

La combinación de varios métodos a la vez muestra mejores resultados en los siguientes puntos:

1. Recopila datos sobre la productividad real de los empleados que usan Kickidler;
2. En base a esta información, calcula los KPI que corresponderán con la realidad;
3. De vez en cuando realice entrevistas con los empleados, averiguando algunos detalles y la actitud de cada persona en lo que tiene que ver con el trabajo;
4. Puede complementar todo esto con juegos de negocios periódicos y encuestas para “evaluar la productividad de los compañeros”.

Como resultado, recibirá información completa. 

Kikidler proporcionará datos objetivos, los KPI ayudarán a transmitir estos datos a los empleados de una forma conveniente y comprensible, y las entrevistas y encuestas le permitirán comprender lo que las personas piensan sobre ellas mismas y sobre sus compañeros.

¿Tiene sentido evaluar la productividad de los empleados?

El principal argumento en contra de considerar la productividad como un indicador clave que encontramos es el siguiente: “Si una persona dedicó tiempo al trabajo, esto no significa que hizo bien ese trabajo”. De hecho: si la diferencia de calificaciones entre dos especialistas es muy alta, incluso un procrastinador puede ser más útil que un indignado "promedio". Sin embargo, en la práctica esto casi nunca sucede.

Las estadísticas de Kickidler muestran que el verdadero éxito de los empleados está directamente relacionado con su productividad. Si observa el informe de productividad y luego lo compara con otros informes, resulta que los indicadores están interconectados con lo cual:

• El comercializador más productivo cierra la mayor cantidad de tratos y tiene la mayor cantidad de ventas;
• La persona de soporte técnico más productiva puede controlar un mayor número de solicitudes, etc.

Lo único que debe tener en cuenta es que los objetivos de desempeño para los diferentes departamentos y roles variarán. Por ejemplo, el soporte técnico trabaja directamente en la computadora: si un empleado no usa una PC, probablemente no trabaje. El objetivo de productividad normal es del 65-70%. Como programador-desarrollador, una parte importante del trabajo es leer código y pensar en soluciones. Para él, la tasa objetivo bien puede ser del 40-50%.

Antes de establecer el KPI, asegúrese de verificar la actividad de empleados específicos. Lo mejor sería llevar varios especialistas que resuelvan las mismas tareas, ver su productividad y datos de otros informes (número de solicitudes cerradas, etc.). Con base en esta información, podrá deducir la productividad objetiva específicamente para este puesto o departamento.

Aquí hay algunos informes de Kickidler recopilados en diferentes departamentos: observe cómo cambia la productividad promedia según el puesto:

• Informe de eficiencia: muestra la productividad de este o aquel empleado (departamento) en función de su evaluación de los páginas webs y de las aplicaciones.
• Informe "Detalles del día": muestra una imagen clara de las acciones del empleado en el contexto de un día.
• Informe sobre la dinámica: muestra la tendencia de los cambios de productividad en el contexto de diferentes períodos de tiempo, ayuda a identificar patrones.
• Clasificación de los empleados: mostrará los empleados más productivos y los menos productivos de su empresa (departamento). Una buena herramienta para determinar el índice de productividad y motivación del personal.

También recuerde revisar sus informes de productividad con regularidad. Con el tiempo, la situación puede cambiar, por lo que la recopilación de datos nunca debe detenerse. ¡Todos los trabajadores productivos van a ser para usted!