20 aplicaciones para organizar horarios de trabajo

En cualquier entorno laboral, la gestión del tiempo es clave para mejorar la productividad y la organización del trabajo. Por eso, el uso de una aplicación para organizar horarios de trabajo es imprescindible para cualquier empresa que quiera ser más eficiente. 

No importa si tienes una Pyme con turnos rotativos o turnos fijos, una buena gestión del tiempo mejorará tu productividad y eficiencia. Y si no sabes cómo organizar horarios y turnos de trabajo, este artículo te será de gran ayuda. 

Aquí te vamos a presentar 20 aplicaciones clave para organizar horarios de trabajo. Te daremos opciones para seguimiento de proyectos, monitoreo de tiempo de empleados y organización de equipos. 

Herramientas de gestión de proyectos y seguimientos de tiempos

1. Kickidler

Este software de monitoreo y productividad es ideal para hacer un seguimiento exhaustivo del tiempo de los empleados en diferentes tareas y proyectos. Con él puedes saber qué empleados son más productivos, cuánto tiempo dedican al proyecto y también puedes identificar tiempos muertos. 

Además, esta app para organizar horarios de trabajo te permite saber cuáles son los elementos de distracción en tu equipo. Así, puedes reorientar su atención e incrementar la eficiencia. Todo esto es posible gracias a funciones especiales como la grabación de pantalla, análisis de productividad y control de tiempo. 

Asimismo, Kickidler te ofrece estos beneficios:

• Aumentar la transparencia en la organización del trabajo. 
• Automatizar la gestión de horarios. 
• Aumentar la rentabilidad de cada proyecto. 
• Fácil administración y gestión de equipos. 
• Reportes exhaustivos para una mejor evaluación del equipo.

Planes y precios:

• Versión gratis para 1 PC. 
• Kickidler Time Tracking: 2.75 USD por PC / mes con plan anual. 
• Kickidler Employee Monitoring: 5.5 USD por PC / mes con plan anual. 
• Kickidler DLP: 11 USD por PC / mes con plan anual.   

¿Qué opinan los usuarios?

Kickidler tiene una sólida valoración de 4.7 / 5 en Capterra. Las opiniones destacan lo completa que es la herramienta para la gestión de horarios de trabajo, gestión de proyectos y mejora de la productividad. Algunos puntos a mejorar, según las reseñas, es la personalización de la interfaz. 

2. Trello

Esta es una herramienta para gestionar proyectos basada en tableros y tarjetas. En cada evento o reunión puedes agregar comentarios con detalles adicionales como archivos, colaboradores, objetivos o plazos. La automatización mejora la productividad, mientras que la sincronización móvil asegura que todos estén conectados sin importar su ubicación.

Estos son los beneficios de Trello:

• Fácil visualización del progreso del proyecto. 
• Personalización de la app para mostrar los proyectos más importantes. 
• Colaboración con los demás miembros del equipo. 

Planes y precios:

• Versión gratis 
• Standar: 5 USD por usuario / mes con plan anual. 
• Premium: 10 USD por usuario / mes con plan anual. 
• Enterprise: 17.50 USD por usuario / mes con plan anual.   

¿Qué opinan los usuarios?

Muchos consideran a Trello la mejor herramienta para gestionar tareas y mejorar el trabajo en equipo. También destaca por su excelente interfaz de usuario. Otros creen que puede mejorar en sus funciones para manejar proyectos más grandes.  

3. Asana

Asana es una plataforma ágil que facilita la creación de flujos eficientes entre equipos para gestionar proyectos. Fomenta una cultura colaborativa enfocada en objetivos, permitiendo organizar tableros, calendarios y compartir actividades tanto individualmente como en equipo. Además, también la puedes usar para organizar horarios de trabajo, aunque no es su fin. 

Beneficios de Asana:

• Permite compartir calendario entre los miembros del equipo para ver tareas y programar colaboraciones. 
• Distribución y seguimientos de tareas. 
• Posibilidad de asignar fechas límite y horarios de entrega. 

Planes y precios:

• Personal: Versión gratis.
• Starter: 10.99 USD por usuario / mes con plan anual. 
• Advanced: 24.99 USD por usuario / mes con plan anual.  
• Enterprise: Personalizado. 

¿Qué opinan los usuarios?

La valoración es positiva y los usuarios de Asana resaltan lo agradable de su interfaz y las múltiples herramientas disponibles para gestionar equipos y proyectos. Lo que menos gusta es su precio, que dicen es un poco elevado y la forma de asignar una tarea a varias personas. 

4. Monday.com

Esta herramienta permite a los equipos crear aplicaciones personalizadas para sus flujos de trabajo, ajustando paneles, tableros y documentos según sus necesidades. Es útil para diferentes proyectos y procesos, ofreciendo columnas configurables para gestionar tareas con precisión y eficiencia. Además, gracias a su función de cronograma y recursos, es una buena herramienta para organizar horarios de trabajo. 

Beneficios de monday.com:

• Facilita la comunicación y colaboración de los equipos de  trabajo. 
• Es muy fácil de usar. 
• Permite integraciones para que tengas todo en un solo lugar. 

Planes y precios:

• Versión gratis 
• Básico: 9 USD por usuario / mes con plan anual. 
• Standar: 12 USD por usuario / mes con plan anual.
• Pro: 19 USD por usuario / mes con plan anual. 
• Corporativo: Personalizado.   

¿Qué opinan los usuarios?

Los usuarios opinan que la herramienta es muy útil, resaltando los cronogramas y la organización sencilla. Otro punto fuerte es su interfaz, que es visualmente atractiva. De lo que menos gusta, destaca la dificultad de generar reportes de productividad por empleado.   

5. ClickUP

ClickUp es una plataforma intuitiva que unifica la gestión de proyectos, eliminando ineficiencias y desconexiones. Ofrece características personalizables para equipos de cualquier tamaño, y su modularidad con 'ClickApps' permite personalizar flujos de trabajo, mejorando la organización y eficiencia del equipo. También integra una función de seguimiento horas/gasto que puedes usar como organizador de horarios de trabajo. 

Beneficios de ClickUp:

• Permite agrupar eventos, tareas y cronogramas en un solo lugar. 
• Tiene una app para usar en móviles y ordenadores. 
• Es una herramienta fácil de usar para cualquier usuario. 

Planes y precios:

• Standard: 3.49 USD por usuario / mes + 19 USD tarifa base mes.
• Pro: 4.49 USD por usuario / mes + 19 USD tarifa base mes. 
• Enterprise: Personalizado.

¿Qué opinan los usuarios?

En Trustpilot ClickUp tiene una calificación de 2,7 / 5. Entre los puntos altos destacan la verificación de inicio de sesión y lo fácil de usar. Algunas de las quejas más comunes son la personalización de reportes y atención al cliente deficiente. 

Aplicaciones especializadas en la organización de horarios de trabajo

6. Clockify

Clockify es un software de control del tiempo que facilita gestionar proyectos mediante un temporizador y un proyecto predeterminado. Ofrece recordatorios automáticos y genera informes visuales. Su interfaz es sencilla y elegante, con múltiples integraciones accesibles desde cualquier dispositivo o navegador. Además, esta app para organizar horarios de trabajo es gratuita. 

Beneficios de Clockify:

• Envía alertas para la revisión del progreso de proyectos. 
• Permite registrar horas trabajadas por los empleados y organizar la jornada laboral. 
• Es posible crear múltiples proyectos y trabajos. 

Planes y precios:

• Basic: 4.99 USD por usuario / mes y 3.99 USD con pago anual.
• Standard: 6.99 USD por usuario / mes y 5.49 USD con pago anual.
• Pro: 9.99 USD por usuario / mes y 7.99 USD con pago anual. 
• Enterprise: 14.99 USD por usuario / mes y 11.99 USD con pago anual

¿Qué opinan los usuarios?

En Capterra la app tiene una calificación de 4,7 / 5. Lo mejor valorado es su atención al cliente y facilidad de uso. Entre los contras, destacan algunos reportes confusos y posibles mejoras en la extensión de Chrome.  

7. Toggl

Toggl es una aplicación de seguimiento del tiempo con temporizador intuitivo, permitiendo registrar actividades con precisión y agregar etiquetas. Ofrece estimaciones, alertas y tarifas facturables, generando informes visuales detallados. Además, se integra con calendarios y herramientas de gestión como Asana y Jira. Es una buena opción si buscas cómo organizar horarios de trabajo en tu empresa. 

Beneficios de Toggl:

• Herramienta ideal para freelancers y equipos que buscan controlar su tiempo. 
• Ofrece extensiones para usar en navegadores como Chrome y Mozilla. 
• Te permite acceder a informes y ajustar el tiempo registrado. 

Planes y precios:

• Versión gratis: Hasta 5 usuarios.
• Principiante: 10 USD por usuario / mes.
• Premium: 20 USD por usuario / mes. 
• Enterprise: Personalizado.

¿Qué opinan los usuarios?

Tiene 4.4 / 5  en Google Store. La mayoría destacan sus funcionalidades para mejorar la productividad y gestionar proyectos. Mientras que los precios son una de las quejas más frecuentes entre los suscriptores.   

8. TimeCamp

TimeCamp es una solución integral de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos. Facilita la asignación de tareas, seguimiento automático de tiempo, generación de informes y detección de inactividad. También ofrece análisis de productividad, facturación precisa y herramientas para optimizar la eficiencia en proyectos y equipos. 

Beneficios de TimeCamp:

• Aplicación para organizar horarios de trabajo muy fácil de usar. 
• Facilita reportes de productividad a diario. 
• Incluye una función de control de asistencia. 

Planes y precios:

• Tiene versión gratis
• Basic: 7.99 USD por usuario / mes y 6.99 USD con pago anual. 
• Pro: 10.99 USD por usuario / mes y 9.99 USD con pago anual

¿Qué opinan los usuarios?

La mayoría de las reseñas son positivas, tanto en Google Play como en Capterra y sitios similares. Lo más destacado son los informes personalizables, interfaz intuitiva y la función “Rastreador de productividad”.   

9. RescueTime

RescueTime es una aplicación que registra el tiempo dedicado a sitios web y aplicaciones, evaluando la productividad automáticamente. Ofrece categorías predefinidas, pero permite personalización. También permite establecer objetivos de tareas y realizar un seguimiento del rendimiento, mejorando la eficiencia personal. Esta es una app ideal para autónomos que buscan mejorar su productividad. 

Beneficios de RescueTime:

• Te ayuda a evitar distracción y gestionar mejor tu tiempo. 
• Bloquea el acceso a sitios web que te roban el tiempo. 
• Permite establecer objetivos y tareas o proyectos diarios. 

Planes y precios:

• Lite: Gratis para un usuario.
• RescueTime: 12 USD por usuario / mes.

¿Qué opinan los usuarios?

En general, los usuarios la valoran de forma positiva, destacando la función de entender donde pierden más tiempo. Sin embargo, algunos señalan que hay errores en los reportes emitidos. En GetApp tiene calificación de 4,6 / 5 y en Google Play 3.7 / 5.

10. Shiftboard

Shiftboard es un software de programación para empresas medianas y grandes con personal móvil y operaciones continuas. Ofrece gestión eficiente de horarios, la comunicación y dotación de personal. Está disponible en versiones en la nube, local e híbrida, con funciones clave como seguimiento de tiempo, asistencia y análisis de productividad. 

Beneficios de Shiftboard:

• Ideal para organizar horarios de trabajo rotativo
• Garantiza que haya suficiente personal para cumplir con las necesidades de cada turno. 
• Facilita la comunicación entre supervisores y empleados.

Planes y precios:

• Lite: 45 USD por 35 usuarios / mes.
• Standard: 120 USD por 70 usuarios / mes.
• Plus: 276 USD por 125 usuarios / mes. 

¿Qué opinan los usuarios?

En TrustRadio tiene una calificación de 6.7 / 10, pero con apenas 7 reseñas. En cambio, en GetApp tiene 4.4 / 5  de 258 opiniones. Los puntos altos son los reportes detallados, que están basados en la nube y la accesibilidad móvil.

Aplicaciones de planificación y calendarización

11. Google Calendar

Es una herramienta ideal y muy conocida para programar citas y coordinar reuniones remotas a través de Google Meet. Permite organizar varios calendarios y gestionar actividades de manera sencilla. Su interfaz es fácil de usar, perfecta para quienes prefieren opciones simples y funcionales. En sí, no es una app para organizar horarios de trabajo, pero sí permite una mejor organización. 

Beneficios de Google Calendar:

• Puedes acceder desde cualquier dispositivo para programar y crear eventos. 
• Fácil sincronización con otras apps de Google y diferentes usuarios. 
• Ayuda a mejorar la planificación de horarios laborales para autónomos. 

Planes y precios:

• Gratis con cuenta de Google
• Business: 6 USD por usuario / mes con pago anual.

¿Qué opinan los usuarios?

En la mayoría de webs de reseñas, Google Calendar tiene una valoración por encima de 4.5 / 5. Sobresale su facilidad de uso, integración con otros sistemas y que en su versión gratis te ofrece todas las funciones. 

12. Microsoft Outlook

Outlook no solo te permite enviar y recibir emails, también tiene un calendario integrado en la suite de Office para gestionar reuniones y horarios. También puedes hacer seguimiento a tus tareas de forma efectiva para medir tu rendimiento. Además, ahora la herramienta viene integrada con Copilot, una IA que te ayuda a gestionar mejor tus solicitudes. 

Beneficios de Microsoft Outlook:

• Puedes personalizar la herramienta a tu gusto y necesidades. 
• Tiene funciones avanzadas para programar reuniones. 
• Es un servicio gratuito. 

Planes y precios:

• Gratis con cuenta de Outlook.com
• Cuenta personal: A partir de 7 USD / mes
• Microsoft Business: 6 USD por usuario / mes con pago anual.

¿Qué opinan los usuarios?

Los que usan esta herramienta destacan su compatibilidad con cualquier sistema operativo, así como sus potentes capacidades en la versión Business. Y el punto negativo es que no es fácil integrarlo con otras apps de calendario o productividad. 

13. Calendly

Calendly es una herramienta para programar reuniones y eventos, eliminando la necesidad de correos y llamadas telefónicas. Envía un enlace con la disponibilidad, permitiendo al destinatario reservar sin necesidad de una cuenta en Calendly, simplificando la organización de agendas comerciales. Por tanto, es una app ideal para organizar horarios de trabajo entre personas sin mucho esfuerzo. 

Beneficios de Calendly:

• Facilita la coordinación de horarios entre equipos.
• Se puede conectar a Outlook, Google Calendar, Zoom y otras herramientas. 
• Ofrece un plan gratuito. 

Planes y precios:

• Versión gratis para un usuario
• Standard: 10 USD por asiento / mes
• Teams: 16 USD por asiento / mes.
• Enterprise: 16K USD por año.

¿Qué opinan los usuarios?

En las webs de reseñas, la App de Calendly tiene una sólida reputación, cosechando en promedio una valoración de 4.5 / 5. Los usuarios exponen su facilidad de uso, la compatibilidad con otras herramientas y el soporte al cliente.  

14. Fantastical

Fantastical es una aplicación de calendario para dispositivos Apple que permite gestionar agendas y tareas. Tiene funciones como actualización meteorológica y compatibilidad con husos horarios. Facilita la colaboración al verificar la disponibilidad de los invitados y se integra con herramientas de conferencias y calendarios externos. Asimismo, tiene una función para lista de tareas, lo que ayuda a mejorar tu productividad y la del equipo. 

Beneficios de Fantastical:

• Se puede sincronizar con varias plataformas y es fácil de usar. 
• La puedes personalizar según tus gustos y preferencias. 
• Permite administrar los eventos Zoom y Google Meet. 

Planes y precios:

• App para Mac: 59.99 USD por mes.
• App para iPad: 19.99 USD por mes
• App para iPhone que incluye Apple Watch: 4.99 USD por mes.

¿Qué opinan los usuarios?

A pesar de que en GetApp tiene una buena valoración (4.8 / 5), en la Play Store de Apple, solo cosecha 3.7 / 5. Muchos se quejan del precio elevado y de su cambio de un solo pago a suscripción, además que no refleja su valor en las funciones que ofrece. 

15. Turnos de Microsoft Teams

Es una extensión que permite organizar horarios y turnos de trabajo, centralizando la programación de empleados y el seguimiento de horas en una sola aplicación. Optimiza horarios según disponibilidad, preferencias y leyes laborales. Además, ofrece autoservicio para empleados, mejorando la visibilidad en tiempo real y facilitando la gestión para administradores. 

Beneficios de Turnos:

• Mejora la comunicación y planificación de turnos. 
• Permite ahorrar tiempo, ya que es una herramienta de uso móvil. 
• Puedes hacer seguimiento de la asistencia y el tiempo trabajado de tu equipo. 

Planes y precios:

• Básico: 6 USD por usuario / mes.
• Estándar: 12.50 por usuario / mes. 

¿Qué opinan los usuarios?

Encontramos casi 10 mil opiniones en Capterra y la mayoría son positivas, para una valoración de 4.5 / 5. Lo más comentado es la facilidad de programar turnos en tiempo real teniendo en cuenta la disponibilidad de empleados y sus habilidades. 

Herramientas de productividad y automatización

16. Zapier

Zapier es una herramienta de automatización low-code que permite conectar aplicaciones sin conocimientos de programación. Facilita la creación de flujos de trabajo automatizados, optimizando procesos y ahorrando tiempo. Es accesible para todos y funciona como un asistente digital eficiente y constante. Toda esta simplificación te ayuda a mejorar tu rendimiento y el de tus colaboradores. 

Beneficios de Zapier:

• Optimiza la gestión de horarios al automatizar tareas simples y repetitivas.  
• Puedes integrarlos con todas las herramientas que usas en tu día a día como Drive o Google Calendar. 
• No necesitas tener conocimientos técnicos para hacer una integración. 

Planes y precios:

• Versión gratuita.
• Professional: 19.99 USD con pago anual.
• Team: 69 USD con pago anual.
• Enterprise: Personalizado.

¿Qué opinan los usuarios?

Revisamos varias webs de reseñas, y en la mayoría hay comentarios positivos sobre la integración con otros apps y la facilidad de uso. Lo que menos gusta es que no tiene una versión en español. 

17. Slack

Slack es una plataforma de mensajería empresarial que centraliza la comunicación dentro de las organizaciones. Facilita la colaboración al conectar a las personas con la información que requieren al momento. Así, permite a los equipos trabajar de manera más eficiente y como una unidad coordinada en cada proyecto realizado. Por sus funciones, también es ideal como organizador de horarios de trabajo. 

Beneficios de Slack:

• Permite la comunicación en tiempo real de todos los miembros del equipo. 
• Facilita la colaboración en proyectos gracias a herramientas como lista de tareas, anotaciones y envío de archivos. 
• Se puede integrar con otras herramientas de gestión como Google Calendar. 

Planes y precios:

• Versión gratuita.
• Pro: 8.75 USD por mes.
• Business +: 15 USD por mes.
• Enterprise Grid: Personalizado.

¿Qué opinan los usuarios?

Las opiniones sobre Slack son variadas, en unos sitios hay más consenso que es una excelente app y en otros, como Trustpilot, no tanto. La puntuación media es 2.8 sobre 292 reseñas. Lo más destacado es su facilidad de uso y la comunicación en equipo.  

18. Notion

Notion es una herramienta multiplataforma que permite crear y personalizar documentos, calendarios, listas y recordatorios, tanto online como offline. Su gran atractivo es la personalización de páginas y subpáginas mediante plantillas, emojis, portadas y diversas herramientas para adaptarse a tus necesidades. La puedes usar para gestionar horarios y proyectos con tu equipo de trabajo. 

Beneficios de Notion:

• Disponible para proyectos y equipos de cualquier tamaño. 
• Integra tanto calendario y seguimiento de horarios de trabajo. 
• Cuenta con un asistente IA para mejorar tu experiencia de uso. 

Planes y precios:

• Versión gratuita.
• Plus: 10 USD por usuario / mes.
• Business: 15 USD por usuario / mes.
• Enterprise: Personalizado.

¿Qué opinan los usuarios?

El consenso general es que Notion es una excelente herramienta de productividad. Sus puntos altos son el soporte al usuario, la cantidad de herramientas y los tutoriales disponibles. Entre las quejas destacan que en la versión móvil es difícil encontrar algunas funciones. 

19. Todoist

Todoist es una aplicación que permite organizar tareas y eventos fácilmente, ofreciendo funciones como fechas de vencimiento, subtareas y prioridades. Ideal para equipos, facilita la asignación de tareas, notificaciones y comentarios, brindando una vista del progreso para mejorar la productividad. Gracias a estas funciones, con ella también puedes organizar horarios de trabajo diarios. 

Beneficios de Todoist:

• Ayuda a organizar tareas por urgencia y tiempo estimado de finalización. 
• Envía notificaciones de fechas de vencimiento de proyectos para que planifiques mejor tu tiempo. 
• Facilidad para asignar tareas a otros miembros del equipo. 

Planes y precios:

• Versión gratuita.
• Pro: 4 USD / mes con pago anual.
• Business: 6 USD / mes con pago anual.

¿Qué opinan los usuarios?

En todas las plataformas de reseñas, Todoist tiene valoraciones positivas, gracias a su facilidad de uso y configuración, así como una gran cantidad de plantillas disponibles. Una queja frecuente es que no hay opciones para agregar detalles a una tarea. 

20. Time Doctor

Time Doctor es una herramienta de seguimiento del tiempo diseñada para mejorar la productividad y eficiencia. Registra automáticamente el tiempo en tareas, detecta inactividad y monitorea páginas web y aplicaciones. Ofrece informes detallados, control de asistencia, gestión de nóminas, capturas de pantalla y supervisión de equipos. Así que, no es solo una aplicación para organizar horarios de trabajo, sino que también ayuda a mejorar la eficiencia del equipo. 

Beneficios de Time Doctor:

• Ayuda a tener un control de horas trabajadas y ofrece pruebas documentadas. 
• Permite hacer capturas de pantalla automáticas. 
• Crea reportes detallados para mejorar la gestión de los horarios laborales. 

Planes y precios:

• Basic: 7 USD por usuario / mes y 70 USD con pago anual.
• Standard: 10 USD por usuario / mes y 100 USD con pago anual.
• Premium: 20 USD por usuario / mes y 200 USD con pago anual. 

¿Qué opinan los usuarios?

Para algunos usuarios la herramienta es ideal porque facilita documentar horas trabajadas. Otros, sin embargo, tienen quejas sobre la interfaz anticuada y poco intuitiva.   

Conclusión

Para mejorar la productividad de tu empresa, tu equipo y la tuya propia, es necesario usar las herramientas adecuadas. Evalúa lo que necesitas, observa tus debilidades y escoge la aplicación para organizar horarios de trabajo que mejor resuelva tu problema. 

De esta manera, podrás alcanzar tus metas de eficiencia y productividad más rápido y lo podrás mantener en el tiempo. 

Por último, solo nos queda invitarte a probar algunas de las herramientas que te hemos recomendado. Muchas de ellas, como Kickidler, te ofrecen una prueba gratuita para que disfrutes sus beneficios sin riesgo alguno.