Caso del cliente 18. Cómo afecta el monitoreo de los equipos de los empleados a los beneficios?

Este es un caso real con un análisis detallado de cómo el usuario polaco de Kickidler logró retener clientes y aumentar el beneficio de su tienda en línea con la ayuda del seguimiento del tiempo.

¿Por qué nos contactaron?

Nuestro cliente posee una tienda en línea en Cracovia dedicada a equipos de pesca. Debido a la pandemia, todos sus empleados fueron transferidos al trabajo remoto en mayo de 2020.

Cuando Polonia cerró sus fronteras, la popularidad del turismo local aumentó y, en consecuencia, la demanda de artes de pesca también aumentó. Nuestro cliente notó que sus números de ventas mejoraban significativamente, sin embargo, con ellos la tasa de cancelación también aumentó. Básicamente, significa que los clientes potenciales que realizaron pedidos en el sitio web de la tienda en línea comenzaron a cancelar sus pedidos más a menudo. Antes de la pandemia, la tasa de cancelación rondaba el 20%, pero en estos días la tasa superaba el 30%.

La razón de esta tendencia problemática resultó ser bastante difícil de determinar, más o menos tan difícil como tratar de atrapar un pez grande en las aguas turbias del Vístula.

Nuestro cliente comenzó a analizar la situación. Lo primero que hizo fue eliminar las posibles razones del aumento de las cancelaciones como problemas de disponibilidad de productos, precios no competitivos, costos de entrega.

Debe tener en cuenta que el equipo de pesca es un producto básico, lo que significa que estos productos son fácilmente intercambiables con otras mercancías del mismo tipo. Si un cliente hubiera presentado una solicitud en el sitio, pero más tarde el gerente no los llamó, no proporcionó una consulta y procesó su pedido, entonces ese cliente sin una sombra de duda dejaría a los competidores que tienen exactamente el mismo producto a un precio similar, sin embargo, cuyos vendedores son más eficientes.
Por lo tanto, la razón más probable para el aumento en el número de cancelaciones podría ser una disminución en la productividad entre los empleados que no estaban acostumbrados a trabajar desde casa. Para probar esta hipótesis, el propietario de la tienda decidió instalar el software Kickidler en los ordenadores de sus empleados.

A continuación, se muestran los datos de 6 gerentes que trabajan en el departamento de ventas un mes antes de la implementación de Kickidler. Las ventas automatizadas que no requirieron consulta representaron el 25% de las ventas totales y se distribuyeron uniformemente entre todos los empleados. La tasa media de cancelación fue de alrededor del 30%.

¿Cómo se implementó Kickidler?

Con nuestra ayuda, el cliente implementó el software de seguimiento de tiempo Kickidler. Antes de eso, notificó a sus empleados sobre la instalación del software y proporcionó una descripción transparente de ¿cómo operaba?.

Siguiendo nuestro consejo, primero que todo, llevó a cabo una evaluación y clasificación de todos los sitios y aplicaciones que se estaban utilizando en toda la empresa. Sistema CRM, correo electrónico, mensajeros, software de contabilidad, software para llamadas, sitio web de la empresa, así como sitios educativos en sitios de pesca y competidores fueron marcados como productivos. Todos los demás sitios y aplicaciones fueron etiquetados como neutrales o improductivos.

El segundo paso fue configurar notificaciones automáticas, que forman parte de la funcionalidad de nuestro Autokick.

Los empleados tienen derecho legal a un descanso de una hora por día y tres breves descansos de 15 minutos. Y la funcionalidad del calendario de productividad de Kickidler vino de la mano para distribuir las pausas para el almuerzo de todos de tal manera que siempre habría un empleado presente en el lugar de trabajo.

Si un empleado estuviera inactivo durante 15 minutos, recibiría una notificación automática con el siguiente texto: "Ha estado inactivo durante 15 minutos. Recuerda que puedes tomarte un breve descanso como éste no más de tres veces al día". En el informe sobre las notificaciones, el supervisor puede ver la cantidad de tales descansos por día.

¿Llamaría a ese comportamiento "microgestión"? ¡No! Es puramente un requisito del mercado.

El tercer paso fue instalar Kickidler's Viewer en la computadora del jefe del departamento de ventas, ya que esa persona se encargaba de asignar clientes potenciales y necesitaban ser capaces de ver lo que cada empleado estaba haciendo en ciertos momentos. Esa acción ayudó a mejorar la distribución de clientes potenciales urgentes (pedidos), ya que ahora estaban delegados a gerentes menos ocupados, por ejemplo, a aquellos que no estaban al teléfono con un cliente en ese momento.

El paso antes mencionado dio lugar tanto a un mejor control de los empleados como a una distribución más eficaz de los clientes potenciales.

Con el inicio de la temporada de pesca, el número de pedidos aumentó, mientras que la tasa de cancelación disminuyó al 22%. Y ese es el resultado que nuestro cliente obtuvo después de sólo una semana de usar Kickidler.

Sin embargo, el monitoreo de las horas de trabajo indicó que incluso después de implementar Kickidler, los gerentes no fueron capaces de renunciar completamente al hábito de distraerse del trabajo con sitios improductivos y tomar más descansos de los que se suponía que debían.

Esta cuestión se abordó en la reunión del personal. Se celebraron conversaciones uno a uno con los procrastinadores más viciosos.

En plena temporada de pesca, la tasa global de cancelación mejoró aún más, alcanzando casi el 15%. Estas cifras eran incluso mejores que las que la empresa tenía antes de la pandemia, y se lograron incluso a pesar del hecho de que un nuevo empleado se había unido al departamento y su proceso de trabajo era bastante lento por el momento. La correlación entre la disminución de las cancelaciones y el aumento de la productividad de los empleados también se hizo evidente.

Estas son las estadísticas de la tienda en línea a principios de octubre, que pueden considerarse temporada alta para la pesca.

¿Cómo se calcula el beneficio de la implementación de Kickidler?

Y ahora viene la parte más importante. Vamos a calcular cómo el beneficio de la empresa aumentó después de la implementación de software para monitorear a los empleados  Kickidler.

Supongamos que el valor medio de la orden (AOV) para la tienda es de 50 €, que es un número elegido al azar.

120 clientes potenciales por día equivalen a una media de 6.000 € en ingresos. Supongamos que el beneficio neto de estos ingresos es del 30%.

El 30% de los 600 equivale a 1.800.

1.800 € sería un beneficio neto con tasa de cancelación cero, pero como la tasa de cancelación es de 30, restamos el 30%.

1.800 menos el 30% equivale a 1.260.

1.260 € es el beneficio neto con una tasa de cancelación del 30%. Ahora hagamos los mismos cálculos para el 15%.

1.800 menos el 15% equivale a 1.530.

Es decir, 270 € por día se habrían ahorrado mediante la implementación del sistema de seguimiento de tiempo.

Multiplique este número por 30 días y obtienes 8.100 € de ingresos adicionales al mes.

Y nuestros cálculos ni siquiera representaron el valor de por vida del cliente (LTV).

¿Cuánto cuesta un mes de supervisión de seis empleados con software de monitoreo de trabajadores remotos  Kickidler?

• 10 € – si usted compra licencias de tres años,
• 49 € – si compra licencias de un mes.

Los beneficios son obvios; ¡todo lo que tienes que hacer es elegir la estrategia correcta!