Cómo asegurarse de que los empleados trabajan desde casa: los mejores consejos y sugerencias

¿Cómo supervisar el trabajo de su personal remoto, medir su eficiencia e identificar los posibles escollos del trabajo a distancia? Hemos abordado muchas de estas cuestiones en nuestras publicaciones anteriores, pero hoy hemos decidido consolidar toda la información en un artículo completo sobre cómo monitorear a sus empleados remotos y maximizar su rendimiento.

Todo lo que necesita saber sobre la gestión de la productividad de los empleados remotos

Antes de hablar de las formas de aumentar la productividad de sus subordinados, es importante definir correctamente el término. Todo es bastante sencillo: la productividad es la relación entre la cantidad real de tiempo que una persona pasa trabajando y la duración de la jornada laboral.

Si su empleado está ocupado con tareas relacionadas con el trabajo durante, digamos, 3-4 horas de las 8 que pasa en el trabajo, su productividad es del 37-50%. Y, créanos, estas cifras no son tan malas. Aquí están los datos de la encuesta de Blind (ENG):

Está claro que, incluso según los propios empleados -y hay que tener en cuenta que la gente tiende a distorsionar las cifras a su favor-, sólo el 15% se considera comprometido con el trabajo durante todo el día. Todos los demás parecen rendir menos.

La productividad, a su vez, es un indicador útil: cuanto más alta sea, más tiempo dedica el empleado a las tareas laborales, más consigue hacer y más beneficios aporta a la empresa. Obviamente, la productividad del 100% es un resultado inalcanzable, pero entre el 50 y el 70% (dependiendo del trabajo) parece bastante realista.

En el artículo correspondiente (ENG) explicamos detalladamente cómo el software de monitoreo de empleados Kickidler mide la productividad. Aquí simplemente nos gustaría señalar que el aumento de la productividad de los empleados se considera un objetivo primordial para los gerentes.

Cómo el cambio a trabajo remoto afecta la productividad

Es mucho más fácil para un empleado mantenerse concentrado cuando trabaja en la oficina. Como todo el mundo a su alrededor está ocupado y hay pocas distracciones, el entorno general le ayuda a mantenerse productivo. Cuando se trata de trabajar desde casa, todo es diferente: está rodeado de las comodidades de su hogar, está todo acurrucado y es tentador tomarse un descanso y relajarse. Por otro lado, cuando se trabaja a distancia, no se pierde tiempo en desplazamientos a la oficina y se puede crear un entorno de trabajo que se adapte a todas las necesidades del empleado, lo que sin duda tendrá un impacto positivo en su productividad.

Entonces, ¿en qué situación nos encontramos? Según las encuestas que hemos mencionado antes, durante los primeros meses de trabajo remoto, los índices de productividad se mantienen o incluso mejoran ligeramente. Pero cuanto más tiempo trabaja un empleado desde casa, peor es su rendimiento. En realidad, no es de extrañar, ya que la gente tiende a ablandarse, distraerse e incluso sufrir aislamiento social.

Por supuesto, hay empleados que son perfectamente aptos para el trabajo remoto: profesionales cualificados con un increíble autocontrol que se mantienen siempre productivos. Sin embargo, a otros empleados -personas que son compañeras o que tienen muchas distracciones en casa- les resultará difícil seguir siendo ultra productivos mientras trabajan de forma remota.

El trabajo remoto suele considerarse un factor de complicación que afecta negativamente a la productividad de los empleados. Por ello, el empresario debe encontrar la manera de reducir este impacto perjudicial.

3 consejos para que sus empleados remotos sigan siendo productivos

He aquí algunos trucos sencillos para mantener la productividad incluso cuando se trabaja desde casa:

1. Una sólida rutina de trabajo que esté sincronizada con sus tareas domésticas. Es importante mantener un horario de sueño y descanso adecuado y tener en cuenta cualquier particularidad. Pongamos que sus hijos vuelven del colegio a las 12.30 y se van a sus actividades extraescolares a las 13.30. Parece racional programar un descanso para ese intervalo de tiempo y recuperar ese tiempo más tarde o más temprano en el día.
2. Espacio de trabajo bien equipado. Lo ideal sería introducir en su casa la regla de la "puerta cerrada", que básicamente significa que si cierra la puerta de su habitación, nadie debe entrar para no distraerse del trabajo. Aconseje a sus empleados que planifiquen sus horarios de trabajo en función de las necesidades de sus familias y que organicen un entorno de trabajo cómodo para ellos.
3. Autocontrol. A sus empleados remotos les resultará más fácil controlarse y concentrarse en su trabajo si tienen las menores distracciones posibles. El módulo Autokick, que envía notificaciones automáticas cuando un empleado se distrae, resulta bastante útil.

También debe asegurarse de que sus empleados son capaces de realizar sus tareas de trabajo. Esto significa que debe proporcionarles un ordenador portátil, acceso a servidores de trabajo, software de videoconferencia, etc. De este modo, también ahorrará en el alquiler de la oficina y en la organización del puesto de trabajo.

Organizar la transición al trabajo remoto para su personal

Ya cubrimos los detalles de la transición del trabajo en la oficina al trabajo remoto al principio de la pandemia. He aquí algunos aspectos destacados:

1. Tenga claro cómo se organizará el proceso de trabajo desde el punto de vista técnico, por ejemplo, qué herramientas y servicios necesitará cada empleado y cómo puede proporcionárselos. Algunos empleados pueden trabajar en un ordenador de casa, otros pueden necesitar un portátil de trabajo y otros pueden no tener la mejor conexión a Internet en casa: hay que tener en cuenta todas estas cosas. 
2. Asegúrese de hacer oficial el traslado. Haga que los empleados firmen un formulario por escrito en el que declaren que quieren trabajar de manera remota, concluya un acuerdo adicional con ellos y emita la orden correspondiente para la organización.
3. Organice el flujo de trabajo a distancia. Debe especificar cómo se van a distribuir las tareas, con qué horario trabaja cada empleado, a quién y cómo se reportan, cómo los miembros del equipo se mantienen en contacto entre sí y se mantienen involucrados. 

En esta fase, también necesitará un software especial.

Software y herramientas que ayudan a organizar el trabajo remoto sin problemas

Lo mínimo que necesita para ser productivo mientras trabaja desde casa son aplicaciones para la gestión de tareas, la comunicación, la transferencia de archivos y el monitoreo de los empleados. Hicimos un artículo independiente sobre las herramientas para el trabajo remoto más asequibles y sencillas en cada una de las categorías, y aquí hay algunas menciones dignas:

• Trello - tablero de tareas gratuito y fácil de usar para la gestión de proyectos.
• Telegram - mensajería de texto para una comunicación segura.
• Zoom - plataforma para videoconferencias.
• Google Drive - almacenamiento en la nube que es fácil de configurar.
• Kickidler - software de monitoreo de empleados versátil y fácil de configurar que rastrea todas las acciones de los empleados en los ordenadores del trabajo.

Estos cinco tipos de software son suficientes para establecer un flujo de trabajo remoto para el 95% de sus empleados. Siempre hay alternativas, pero puede arreglárselas fácilmente con las aplicaciones que hemos mencionado anteriormente.

Supervisar a sus empleados a distancia: enfoques, métodos, limitaciones

Ahora que ya se ha ocupado del aspecto técnico y tiene todos los servicios en funcionamiento, es el momento de supervisar realmente el flujo de trabajo. Y aquí una pregunta: ¿cómo supervisar exactamente a alguien que ni siquiera ve?

Monitoreo de empleados remotos: ¿es legal?

Empecemos por el aspecto legal. Si una persona trabaja desde casa -y, por ejemplo, utiliza su propio ordenador-, ¿tiene el empresario derecho a vigilarla? Hemos escrito un análisis detallado de esta situación en un artículo sobre la vigilancia de los empleados. La idea básica es la siguiente:

"Mientras no invada la privacidad de sus empleados, todo está bien".

Debe instalar Kickidler sólo en las cuentas de trabajo y explicar a sus empleados qué es exactamente lo que va a supervisar y cómo se organizará ese monitoreo.

Cómo las empresas monitorean a los empleados remotos

Técnicamente, Kickidler le permite seguir cada acción de sus especialistas -y hablaremos de ello en un momento-, pero ¿debe realmente establecer una supervisión tan estricta? En cuanto a la metodología de monitreo del trabajo remoto, existen tres tipos diferentes de supervisión de los empleados a distancia:

1. Amigable. Esta es una opción óptima para los equipos ágiles, ya que todo es completamente visible, los empleados pueden encender y apagar Kickidler ellos mismos y utilizarlo principalmente para la auto-supervisión. La presión es nula.
2. Gentil. Le aconsejamos que utilice esta opción si no tiene mucha confianza en sus empleados, o si no parecen tener un alto nivel de responsabilidad personal y necesitan una supervisión suave. Kickidler se instala abiertamente, sin embargo, los subordinados no pueden modificar su funcionalidad. Simplemente encienden el módulo al principio de la jornada laboral y lo apagan al final de la misma. Usted recibe la información acumulada en forma de informes, en base a los cuales evalúa el rendimiento de sus empleados y toma las decisiones oportunas.
3. Estricto. Si somos sinceros, la supervisión total y la microgestión de todo lo que hacen sus empleados puede ser la opción más poderosa y a la vez la menos eficaz.

Ahora, antes de seguir adelante, veamos con más detalle las razones por las que la supervisión rigurosa no es el mejor enfoque.

Cómo la supervisión afecta a los empleados remotos
Hace algún tiempo llevamos a cabo un interesante experimento en el que probamos diferentes enfoques para monitorear a los empleados remotos y recogimos comentarios en profundidad. Los resultados se detallan en esta publicación (ENG), y aquí está el breve resumen:

1. Dar a los empleados acceso a informes sobre su productividad proporciona un cierto elemento de juego, que les anima a trabajar más.
2. Una supervisión moderada garantiza que los empleados no se distraigan.
3. Una supervisión enérgica, como las reacciones inmediatas del supervisor ante el menor signo de procrastinación, somete a los empleados a mucho estrés y conduce al inevitable agotamiento.

Incluso una supervisión mínima, como el seguimiento de la productividad y la comprobación de los informes, es suficiente para mantener a los empleados centrados. Cuanta más presión ejerce un supervisor sobre su subordinado, más rápido pierde ese empleado el interés por su trabajo y más rápidamente disminuye su eficiencia.

De hecho, la experiencia de los clientes de Kickidler confirma la misma línea de argumentación. Las funciones del software de supervisión pueden dividirse en tres categorías:

Los empleados no tienen problemas con las características mencionadas en la columna verde, mientras que las características de la columna amarilla requieren alguna explicación, y las características de la columna roja deben evitarse por completo, a menos que su trabajo requiera tratar con secretos de Estado. 

Siete principios de supervisión competente de los empleados remotos

Para resumir, sus prácticas de supervisión de empleados deben adherirse a los siguientes principios básicos de control de empleados:

1. Transparencia. Su personal sabe qué está supervisando y cómo lo está haciendo.
2. Certeza. Se entiende claramente qué constituye una infracción y cuáles serán sus consecuencias.
3. Objetividad. Las normas son iguales para todos.
4. Invisibilidad. Aunque todo el mundo conoce el control, nadie lo siente realmente.
5. Eficacia. Los resultados de la supervisión se analizan y se utilizan para tomar decisiones meditadas.
6. Coherencia. No se reduce el monitoreo, y tampoco se intensifica.
7. Eficacia. La mayor parte del monitoreo se realiza de forma automática.

Kickidler le proporciona todo lo necesario para seguir estas pautas.

La capacidad de Kickidler para apoyar a los empleados remotos

En este momento, Kickidler es uno de los programas más eficaces para el monitoreo de los empleados en el mercado. Hemos hecho una comparación a fondo de Kickidler y otras soluciones aquí, así que simplemente vamos a revisar algunas características clave que son particularmente útiles para los empleados remotos:

• Autocontrol. Kickidler notifica automáticamente a los empleados cuando no están trabajando en su ordenador, y esta monitorización se produce sin la participación de su supervisor. De este modo, el empleado no se irrita por la sensación de que se le vigila constantemente, y además el software evita que procrastine.
• Recogida de datos. Kickidler registra toda la información sobre la forma en que sus empleados realizan sus tareas. El software hace un seguimiento de la actividad y el rendimiento general de los empleados y genera informes detallados. Por ejemplo, estos informes pueden ayudarle a optimizar el horario de trabajo de sus empleados remotos para maximizar su productividad. 
• Acceso al escritorio remoto. Kickidler le permite ayudar rápidamente y sin esfuerzo a sus subordinados en cualquier tarea difícil, conectándose a sus ordenadores de trabajo en cuestión de segundos.

El sistema es igualmente beneficioso tanto para los empleados que trabajan en la oficina como para los que lo hacen a distancia; de hecho, hemos sido testigos de que la demanda de Kickidler se ha triplicado desde el comienzo de la pandemia. Nuestro producto está diseñado para ayudarle a usted y a sus empleados a trabajar eficazmente en cualquier entorno.