Cómo calcula Kickidler la productividad de sus empleados y las razones por las que nuestro método es superior a los demás

Medir la productividad de los empleados es la forma más directa de saber qué miembros de su equipo están trabajando de forma eficiente. A continuación, le presentamos todo lo que los supervisores deben saber sobre este indicador.

¿Por qué es importante medir la productividad de los empleados?

Durante mucho tiempo, en el enfoque convencional de la gestión ha existido la norma de que si los empleados están presentes en el trabajo y realizan sus tareas laborales, todo va bien.

Sin embargo, el entorno empresarial actual, más competitivo, no favorece ese enfoque, y he aquí el motivo:

Según la encuesta de Blind (la comunidad anónima de profesionales más grande del mundo), precisamente la mitad de los empleados de las empresas tecnológicas dedican realmente menos de cuatro horas al día a actividades relacionadas con el trabajo. Es más, el 11% de los empleados están ocupados en tareas laborales durante sólo 1 o 2 horas al día. Y eso si se opta por creer lo que los empleados han dicho al entrevistador. Sólo podemos suponer que en la realidad las cosas son aún peores.

¿Por qué ocurre esto en empresas que seguramente conocen KPI, Scrum, el control de tareas y el sistema de informes? En realidad es bastante obvio: la gente está naturalmente ansiosa por ahorrar energía, y cualquier sistema de control que no garantice una transparencia total puede ser fácilmente engañado. 

Ahora imagine que sus empleados sólo dedican 4 horas diarias al trabajo, mientras que su competidor ha resuelto este problema y su equipo trabaja alrededor de 8 horas diarias. Esta es una falla grave que puede llevar a la muerte de una empresa y debe corregirse cuanto antes mejor. Y esos no son todos los argumentos a favor del monitoreo de empleados.

Ahí es donde entra en juego la mejor métrica de productividad moderna. Hablamos del programa de monitoreo de empleados. En este artículo, hablaremos de cómo funciona dicho programa y, sobre todo, de cómo mide realmente la productividad.

¿Cómo se mide la productividad de los empleados?

Lo primero que debe hacer es reunir datos suficientemente detallados. Para medir la productividad de los empleados, es necesario separar la actividad productiva de la improductiva y de la ociosidad en general. Para ello, tiene que saber exactamente qué actividades realizan sus empleados.

Este problema no puede ser resuelto por los rastreadores de tiempo ordinarios o por la videovigilancia, sino que se necesita una adecuada herramienta de monitoreo de empleados. Ya hemos cubierto la diferencia entre EMS y un rastreador de tiempo en un artículo anterior que tocó la implementación de un programa de monitoreo de empleados.

Kickidler, por ejemplo, recoge la siguiente información

• Qué aplicaciones están abiertas en la computadora del empleado;
• Cuáles de ellas se están utilizando y cuándo;
• Qué pestañas del navegador se están ejecutando, cuánto tiempo pasa la persona en cada una de ellas, qué está haciendo allí;
• Qué teclas pulsa el empleado y cuándo;
• Con qué intensidad trabaja el empleado en la PC.

Además, Kickidler graba videos desde los monitores de los empleados y le permite conectarse para monitorear los escritorios de los empleados en tiempo real. Es decir, generalmente obtiene todos los datos posibles sobre la actividad del empleado en la computadora.

¿Cómo mide Kickidler la productividad?

Una de las principales ventajas de nuestra solución son los informes analíticos detallados que se generan en tiempo real. No basta con recopilar datos sobre las acciones de los empleados, sino que estos datos deben procesarse y presentarse de forma fácil de entender, de modo que sólo sea necesario echar un vistazo al informe para evaluar la situación.

Para hacerlo, Kickidler

• Clasifica cada acción de los empleados como:
  • Productiva;
  • Improductiva
  • Neutral;
  • Sin categoría;
  • Ocioso.
• Calcula el porcentaje de cada grupo dentro del total del tiempo de trabajo;
• Relaciona la información que obtiene con la línea de tiempo y la visualiza en forma de diagramas ilustrativos.

Las estimaciones se actualizan cada segundo, lo que nos permite determinar el esfuerzo real que los empleados dedican a su trabajo, y así obtenemos resultados muy precisos.

¿Por qué es importante actualizar los datos cada segundo?

Utilicemos un ejemplo sencillo. Usted tiene dos especialistas que están preparando un informe mensual en Excel. Uno de ellos trabaja con diligencia, rapidez y meticulosidad, mientras que el otro se toma su tiempo bebiendo café y charlando con los amigos. Este último también utiliza aplicaciones que se consideran productivas, aunque en realidad realiza la actividad útil (que es teclear fórmulas en las celdas) con menos frecuencia y se distrae más del trabajo.

Los programas que monitorean la productividad con menos frecuencia que una vez por segundo pueden simplemente no notar la diferencia, ya que ambos empleados están usando Excel. Todo parece estar bien. Y los gerentes pueden preguntarse por qué el especialista A ha hecho el doble de trabajo que el especialista B cuando sus índices de productividad parecen ser iguales.

Kickidler hace un seguimiento de la actividad cada segundo, por lo que la diferencia de rendimiento de estos dos empleados será evidente.

También es posible que el empleado "lento" esté trabajando muy a fondo, y el "rápido" tenga una prisa constante, trabajando mal y de forma descuidada. Comparando los análisis de Kickidler con los resultados que muestran estos empleados, un directivo experimentado podrá averiguar las razones del trabajo de baja calidad del especialista B con la ayuda de datos precisos.

¿Cómo debe ser la productividad de un buen empleado?

Hablando de trabajo minucioso, es importante entender que es prácticamente imposible lograr una productividad del 100% cada día. Dado que el programa supervisa las acciones del empleado cada segundo, los períodos de inactividad son inevitables. Y habrá muchos, quizá más que en servicios similares que supervisan la actividad de los empleados con menos frecuencia que una vez por segundo. Aquí hay que tener en cuenta dos cosas:

• La naturaleza y la duración de la inactividad. Si un empleado ha dedicado sólo 35 minutos en una hora a actividades productivas, pero todo su tiempo de inactividad está dividido en pequeños incrementos y distribuido uniformemente entre tareas productivas, todo está bien. Pero si han pasado veinte minutos desplazándose por las redes sociales o simplemente se han alejado del ordenador, la situación debe controlarse más de cerca; 
• Productividad estándar para un trabajo concreto. Por ejemplo, un trabajador de soporte de primera línea casi no necesita reflexionar sobre sus acciones, ya que trabaja por guiones, por lo que su productividad estándar es del 60-65%. Un redactor técnico, en cambio, tiene que dedicar algo de tiempo a reflexionar sobre el texto, por lo que una productividad del 35-45% sería excelente para ellos.

Tomemos como ejemplo a los empleados de una oficina de diseño: se dedican a un trabajo intelectual y pasan mucho tiempo reflexionando sobre los proyectos. A primera vista, puede parecer casi irreal estimar su productividad, pero Kickidler también puede ayudar en este sentido.

En primer lugar, la procrastinación de un empleado creativo no es diferente de cualquier otra procrastinación. Utilizan las redes sociales, visitan sitios de entretenimiento y de noticias, pasan tiempo en los mensajeros, todo lo cual claramente no ayuda a reflexionar sobre tareas complejas.

En segundo lugar, hay un truco sencillo y universal: comparar la productividad de varios empleados que tienen responsabilidades similares.

< Enseguida podrá ver quién trabaja mucho y quién flojea o no se desenvuelve bien. Para estar seguro, compruébelo con los resultados que muestran los empleados. Según nuestra experiencia, en el 95% de los casos el empleado considerado menos productivo por Kickidler es también el más ineficiente según sus resultados laborales. 

Después, sólo tiene que obtener una tasa media para cada puesto, y ya está. Los informes revelarán inmediatamente el rendimiento real de sus empleados. 

Observe la actividad productiva e improductiva de los empleados, así como los periodos de inactividad. Si los empleados pasan más de 15 minutos por hora o dos cada día en las redes sociales y sitios de entretenimiento, o si se toman descansos largos con más frecuencia de lo que deberían, es otra señal de alarma. Para identificar y responder rápidamente a estas desviaciones, Kickidler tiene una función especial llamada Autokick.

¿Qué informes ayudan a evaluar la productividad de los empleados?

Kickidler genera automáticamente varios informes que le ayudan a evaluar el desempeño de un empleado desde varias perspectivas. Existen informes estándar en el Viewer del programa. Está el Informe de desempeño que muestra una productividad resumida de todos sus empleados.

También está el Informe sobre la dinámica que muestra los descensos y ascensos de la productividad de su personal. Es extremadamente útil cuando necesitas programar una sesión informativa seleccionando la franja horaria en la que es menos probable que tus empleados estén realizando un trabajo productivo en sus ordenadores. También le ayuda a reconocer a los empleados que ya no están motivados por su trabajo.

Además de los informes regulares en el Viewer, también hay informes ampliados en la interfaz web del programa. El primero es el informe "Detalles del día":

Esencialmente, es un informe resumido sobre la productividad de los empleados que muestra exactamente lo que cualquier empleado estaba haciendo y lo comprometido que estaba en una línea de tiempo visual del día. Los gráficos circulares de la izquierda muestran la proporción total de actividades productivas e improductivas, así como los períodos de inactividad.

Otra métrica es la calificación de los empleados:

Le permite comparar a sus subordinados entre sí muy fácilmente. Puede compararlos por cualquier tipo de actividad, ya sea productiva, improductiva, neutra o inactividad en general. Enseguida verá quién debe ser recompensado y quién debe ser vigilado más de cerca.

También hay un informe detallado sobre las aplicaciones:

Muestra todas las aplicaciones que tus empleados han utilizado, así como la cantidad de tiempo que han pasado en cada una de ellas.

¿Es posible ocultar algo a Kickidler?

Cuando se trata de trabajar en la computadora, es imposible engañar a Kickidler. En primer lugar, el proceso de monitoreo está completamente automatizado, y el empleado no tiene ningún control sobre él. En segundo lugar, nuestro programa graba vídeos de las pantallas. Puede seguir el historial de la actividad de los empleados en la PC y filtrar las acciones más sospechosas gracias al etiquetado especial de los vídeos. Y en tercer lugar, siempre puede ver una cuadrícula de las pantallas de sus empleados gracias a la función de supervisión en línea. Para que le resulte aún más cómodo, la pantalla del empleado que esté realizando una actividad sospechosa se resaltará en rojo.

Podrá identificar los momentos exactos en que sus empleados se distraen de su trabajo o hacen algo sospechoso. El programa ayuda a notar incluso los momentos en que los miembros de su equipo deciden actualizar sus currículos o navegar por sitios de trabajo.

Kickidler frente a la competencia: ¿qué técnica de monitoreo de la productividad es superior?

Cada sistema legítimo de monitoreo de los empleados tiene su propio método para analizar la productividad. Hemos comparado el enfoque de Kickidler con otras dos soluciones populares: Hubstaff y Time Doctor. 

Comparación entre Kickidler y Hubstaff

Técnicamente hablando, los métodos de medición de productividad de Hubstaff son bastante similares a los nuestros. El sistema determina qué aplicación está usando un empleado y luego mide su actividad basándose en las pulsaciones del teclado y los clics del ratón. La diferencia es que nosotros recogemos datos cada segundo, mientras que Hubstaff lo hace con menos frecuencia. Esto hace que sus informes parezcan más elegantes, pero los nuestros son más detallados y proporcionan información mucho más precisa.

Se vuelve importante en las siguientes situaciones:

1. Dos empleados ponen el mismo esfuerzo en su trabajo, pero el primero es más hábil: se toma menos descansos, resuelve las tareas más rápidamente y, en general, muestra mejores resultados. Hubstaff no lo notará, pero Kickidler sí;
2. Los datos más detallados permiten identificar claramente los picos y las caídas en el rendimiento del personal - es útil para planificar la jornada de trabajo (por ejemplo, al programar las reuniones).

Además, Hubstaff no graba vídeos de las pantallas de los empleados, por lo que hay menos medios para verificar la situación.

Comparación entre Kickidler y el Time Doctor

Time Doctor utiliza un enfoque bastante diferente. El sistema invita al supervisor a crear tareas específicas y asignarlas a los empleados. Los propios empleados inician el temporizador de productividad y lo detienen cuando dejan de trabajar. Como resultado, se generan informes de productividad en relación con determinados proyectos. 

A primera vista, tiene sentido, pero en la práctica este enfoque sólo crea una carga de trabajo adicional tanto para los empleados como para los supervisores. Los directivos pierden su tiempo registrando y asignando tareas en el sistema, y si los empleados se olvidan de pulsar el botón, no se registra nada. Es incómodo y poco transparente, además de que no proporciona información precisa sobre el tiempo que los empleados dedican a las tareas que se les asignan.

Somos ávidos defensores de la automatización total y la simplificación, para que los procesos de trabajo sean más cómodos para todos. Por eso Kickidler trabaja de forma autónoma y usted simplemente obtiene los resultados.

Sí, el seguimiento de la productividad en relación con una determinada tarea es una solución sensata, pero para ello basta con comparar el desempeño de los empleados entre sí. Los redactores se miden con otros redactores, los programadores con otros programadores, los directivos con otros directivos, etc. De este modo, todo será claro y transparente.

Además, siempre podrá saber exactamente qué ha hecho un determinado empleado con la ayuda de las funciones de Monitoreo en línea y Grabación de pantalla en vídeo. 

Kickidler le presenta toda la información que pueda necesitar, y todo lo que tiene que hacer es sacar conclusiones. Así es exactamente como debería funcionar un programa de monitoreo de empleados.