¿Cómo informar a los empleados sobre el software de monitoreo de empleados?

¿Cómo anunciar correctamente al equipo que implementará el software de monitoreo de empleados y no causar descontento en el colectivo? En este artículo, le daremos consejos prácticos sobre cómo puede evitar una reacción negativa por parte del equipo ante tal innovación.

Cualquier pregunta que tenga que ver con los derechos, libertades o el espacio personal de los empleados siempre ha sido tema de discusión. Una empresa paga a sus empleados dinero para que hagan un trabajo en particular, esto es comprensible para todos. La empresa no quiere gastar ese dinero en vano (por ejemplo, pagar el tiempo que un empleado pasa procrastinando en las redes sociales), esto tampoco genera problema dentro de los empleados. Pero una vez que una empresa decide rastrear exactamente cómo el personal emplea el tiempo pagado, surgen los problemas.

"¡Vigilancia! ¡Invasión del espacio privado! ¡Espionaje! ¡Violación de derechos!"- objeciones clásicas por parte de los empleados que se enteran del monitoreo. Por tal motivo le explicaremos con detalle ¿Qué hacer al respecto y cómo implementar adecuadamente el monitoreo?

¿Ocultar o no ocultar?

La primera pregunta y también la clave: ¿debe decirles a los empleados que está implementando un sistema de monitoreo o no? Definitivamente recomendamos hacer todo de manera transparente y abierta, porque:

1. La supervisión adecuada de las computadoras de trabajo no viola los derechos y libertades del personal. Solo realiza un seguimiento de las cosas que están directamente relacionadas con el trabajo: lo que está abierto en la computadora de trabajo, donde está el empleado durante el tiempo de trabajo, entre otros. ¿El empleado tiene su correo personal abierto en la computadora de trabajo? ¿Qué hace un empleado enviando mensajes personales desde la computadora de trabajo? Eso no debería estar allí, así que no hay problema.
2. Si establece el monitoreo en secreto y luego los empleados lo descubren accidentalmente, será el final de la confianza de los empleados en la empresa. Dirán "Si nuestros derechos no están siendo violados, ¿por qué no nos dijeron? ¿Y si quieren tener nuestros datos personales? Y si no lo sabía y entré a la hora del almuerzo desde la computadora del trabajo a mis redes sociales, ¿también lo vieron? ¿No está prohibido hacer eso?”. Como resultado, obtendrá tal caída en la moral y la motivación de estos que los indicadores de productividad se reducirán al mínimo.

Así que estamos 100% a favor de la transparencia. Solo queda saber cómo transmitir correctamente a los empleados la idea del monitoreo, para que no haya problemas.

Cuanto más informe, será mucho mejor

Como regla general, los empleados no tienen preguntas sobre el deseo de la empresa de controlar el desempeño en el trabajo: es comprensible, natural y es una de las 5 funciones principales de la administración. Las personas a lo que le temen es a la invasión del espacio personal, por lo que es muy importante explicar al 100% exactamente qué información recopilará el monitoreo.

Al anunciar que va a instalar Kickidler podría hacerlo así:

Amigos, a partir del lunes, todas las computadoras de trabajo de la empresa tendrán instalado el sistema de monitoreo de tiempo de trabajo Kickidler, el sistema:

1. Realiza un seguimiento de la productividad: qué programas están abiertos en la computadora, cuánto tiempo pasan en una ventana en particular. Con el, será más fácil para mí ver los indicadores y asignar premios por excelentes resultados o brindar apoyo a aquellos que han asumido una carga excesiva;
2. Toma en cuenta el tiempo de trabajo: Inicio de la jornada laboral, descanso, final de la jornada laboral. Tengan en cuenta que, con la ayuda del programa, no solo se registrarán retrasos, sino también retrabajo.
3. Muestra las pantallas de todas las computadoras de los empleados en tiempo real, y captura un video de la actividad que han realizado (Explique que nadie mirará constantemente su pantalla). Esto solo es necesario para que el líder siempre pueda saber rápidamente quién está ocupado y qué la grabación de las pantallas es necesaria para investigar posibles incidentes. Además de que puede servir en dado caso como prueba de la inocencia de algún empleado. Por el contrario, oficialmente autorizo que todos los empleados pasen hasta 15 minutos al día en las redes sociales.
4. Captura las pulsaciones de teclas en el teclado. Estos registros prácticamente no se utilizan, son verificados solo en caso de situaciones de conflicto (por ejemplo, un cliente se queja de que el gerente le envió mensajes por correo y luego borró los mensajes; con Kikidler, podre asegurarme rápidamente de que todo de su parte estuvo correctamente).

Además, Kickidler les permitirá acceder de forma remota a su computadora de trabajo. Utilizaré esta función solo si necesitan asesoramiento, o si observo un incumplimiento grave de los indicadores claves del rendimiento (perder el tiempo en el trabajo significa decepcionar a la empresa y a sus colegas, tales casos son inaceptables). Si su productividad es normal, no habrá tales controles.

El objetivo principal de la introducción del nuevo software es lograr una mayor transparencia en las actividades de la empresa. Con Kickidler, podremos garantizar que su trabajo siempre será apreciado: en primer lugar, el servicio ayudará a distribuir la carga entre los trabajadores y aumentar los indicadores claves del rendimiento generales. Algunas sanciones se aplicarán a aquellos empleados que gasten abiertamente el tiempo de trabajo de manera inapropiada, y estamos de acuerdo en que esto es bastante justo.

Les recuerdo que el indicador clave, sigue siendo si están haciendo frente a sus cargas o no. Si realizan todas las tareas que se supone que deben hacer, nada cambiará para ustedes con la introducción de un sistema de monitoreo. Si no lo hacen, Kickidler les ayudará a entender por qué está sucediendo esto y podremos remediar la situación.

Los descansos legales de hasta 60 minutos al día para asuntos personales, no desaparecerán. Cómo gastar este tiempo es algo personal, pero les recomiendo tomar tres descansos de 20 minutos durante el día para descansar un poco y distraerse del trabajo.

Y enfatizo una vez más: el monitoreo se instala solo en computadoras de trabajo. No usen sus correos personales en las computadoras de trabajo, no ingresen contraseñas y datos de tarjetas de crédito, no mantengan su correo privado abierto en las computadoras de trabajo; todo esto, si es necesario, lo pueden hacer desde un teléfono inteligente.
El nuevo software de monitoreo ayudará a evaluar el éxito de cada empleado por mérito: se abrirán nuevas oportunidades de carrera, será más fácil justificar las primas y los aumentos. ¡Espero que aprovechen estas oportunidades!

En ningún caso, use las palabras "seguimiento" y “vigilancia", evite la palabra "control" siempre que sea posible, mantenga un estado calmado y agradable, pero tenga confianza en sí mismo. Después de implementar el software, utilícelo primero para asignar primas, simplificar los informes y reducir las cargas de trabajo: demuestre que el programa ayuda a los empleados a recibir recompensas honestas por el trabajo, en lugar de ser perjudicial.

¿Considera que el monitoreo secreto es apropiado?

Sí, pero solo si sospecha que sus empleados actúan de mala fe:

1. Está seguro de que uno o más empleados procrastinan y/o sabotean constantemente el flujo de trabajo, y desea obtener prueba de esto para su despido o como evidencia para la alta gerencia (por cierto, tal precedente puede mostrar bien a los empleados leales y productivos la conveniencia de instalar Kickidler).
2. Sospecha que alguno de los empleados de la compañía comparte información confidencial a los competidores y trabaja en su contra.
3. Desea obtener datos de productividad más precisos en un entorno de monitoreo confidencial.

Tenga en cuenta que el monitoreo secreto será mal recibido por los empleados si se enteran de él de todos modos. Trate de asegurarse de que un círculo mínimo de personas conozca la implementación del sistema, prevea la responsabilidad de la divulgación, asegúrese de que los empleados comunes no tengan la oportunidad técnica de ver el sistema instalado (aquí se detalla cómo hacerlo).
Si está implementando un sistema de monitoreo normal, le recomendamos que haga de manera abierta y transparente todo lo que sea posible, esta será la mejor solución. Y, por supuesto, estamos listos para ayudarle con la implementación de Kickidler en su empresa.