¿Cómo organizar la reubicación de un empleado a un trabajo remoto bajo cuarentena?

La reubicación del personal en trabajos remotos es una medida forzada pero muy apropiada ante una pandemia mundial. Muchos gerentes conscientes entienden que infectar incluso a un solo empleado en una oficina puede paralizar permanentemente a toda la empresa.

Pero incluso esto no es nada comparado con la amenaza a la vida y a la salud de las personas, especialmente las que tienen más de 45 años.

Sabemos mucho sobre la reubicación directa de empleados home office, ya que durante cinco años hemos estado ayudando a las empresas a monitorear a los empleados remotos.

Además, en las dos últimas semanas, se nos han acercado unas 1,000 organizaciones de todo el mundo, que se han enfrentado a este desafío en relación con los acontecimientos recientes.

En este artículo, compartiremos nuestros conocimientos acumulados sobre la reubicación de empleados para el trabajo remoto, así como darle algunos consejos prácticos sobre cómo hacer que este proceso sea lo más fácil posible para su negocio.

Nota: aquí y en el futuro, hablaremos de los empleados que trabajan en la computadora.

¿Cómo organizar la reubicación de un empleado para un trabajo remoto?

Existen tres opciones principales a realizar:

1. Los empleados trabajan en sus propias computadoras. Esto es útil si no necesitan ningún software específico o si el software está en la nube. El gerente de ventas, por ejemplo, para trabajar, es suficiente tener acceso a dos o tres bases de datos "en la nube", el contador - al servidor SAP;
2. Darle a sus empleados computadoras para que trabajen en casa. Esta es una buena opción si necesita un software específico para su trabajo o si el empleado en casa no tiene computadora que le permita manejar la carga diaria de trabajo. Esta táctica es más conveniente si trabaja con computadoras portátiles, pero con una situación de trabajo a largo plazo (y la cuarentena se puede prolongar) transportar una computadora de escritorio no es un problema;
3. Organizar el acceso remoto a RDP vía VPN. Una buena opción provisional: ¿un diseñador necesita acceso a un almacenamiento de archivos corporativos y a una computadora poderosa? Active el acceso remoto de su escritorio de su estación de trabajo y déjale usarlo.

Tenga en cuenta que si proporciona a los empleados acceso remoto a los servidores o estaciones de trabajo, debe encargarse de la seguridad de los datos corporativos. Esto es especialmente cierto si se trabaja con datos personales protegidos por la ley. Canales de conexión seguros, filtros para las direcciones IP y MAC, autorización de dos niveles: al ocuparse de la seguridad de la información al inicio del “trabajo remoto”, se asegura contra muchos problemas en el futuro.

También preste atención a que, el empleado en casa tenga buena banda ancha y buena velocidad de Internet. Si no tiene suficiente Internet en casa para hacer sus tareas, puede sugerir a sus empleados que se conecten a un segundo proveedor de Internet con una buena velocidad mientras dure su trabajo. A expensas de la organización, por supuesto.

¿Cómo legitimar la reubicación de un empleado al trabajo remoto?

¿Cómo se puede legitimar la reubicación de los empleados para el trabajo remoto y si vale la pena hacerlo? Sí, vale la pena. Le recomendamos que tome los siguientes pasos:

• Recibir solicitudes de los empleados para reubicarse a un trabajo remoto,
• Los empleados deben firmar un acuerdo adicional de teletrabajo a su contrato de trabajo,
• Emitir una orden para cambiar el modo de funcionamiento al modo remoto,
• Opcionalmente, celebrar un acuerdo de responsabilidad por el equipo técnico y legitimar un certificado sobre la transferencia de equipo.

Las solicitudes de los empleados son necesarias, porque de lo contrario el empleador debe dar 2 meses de preaviso al empleado. Los elementos que deben incluirse en el acuerdo adicional dependen totalmente de su organización y del departamento en el que trabajan los empleados, ya sea de Ventas, RH, Marketing, etc.

¿Cómo se controla a un empleado remoto?

Numerosos estudios muestran que los empleados trabajan incluso más eficientemente desde casa que en la oficina. Por ejemplo, la investigación de Gallop muestra que cuando un empleado es reubicado a un trabajo remoto, su rendimiento aumenta en un 20%.

No tenemos ninguna razón para no confiar en la publicación autorizada Gallop, pero sólo participaron en este estudio los empleados que se han reubicado a un trabajo remoto, de forma consciente y voluntaria, sabiendo precisamente que encontrarán la fuerza para organizarse.

No existe un estudio de la productividad de los empleados que se reubicaron de su casa al trabajo de forma forzada (por ejemplo, en una epidemia mundial), pero según nuestra experiencia, la productividad de dichos empleados será significativamente menor.

Para un empleado acostumbrado a trabajar en la oficina, el hogar se asocia principalmente con el descanso, por lo que incluso los empleados más motivados, que trabajan desde casa, pueden relajarse y reducir la productividad. Así que prepárese para el hecho de que con la reubicación a un home office tendrá una mayor carga en la gestión.

Si sus empleados están trabajando en computadoras proporcionadas por su organización (o a través del acceso remoto a su propia estación de trabajo) tiene todo el derecho de instalar el Software de Monitoreo de Empleados Kickidler en estas máquinas. Dondequiera que el ordenador pertenezca a la empresa, sigue siendo propiedad de la empresa estrictamente con el fin de realizar el trabajo. Y usted, por supuesto, tiene el derecho de controlar el uso de su equipo.

En el caso de que un empleado trabaje detrás de una computadora doméstica, recomendamos el siguiente esquema:

1. La persona crea una nueva cuenta de usuario diseñada específicamente para el trabajo;
2. A continuación, el empleado instala todos los programas necesarios y el módulo Kickidler para monitorear la actividad laboral, igual que en la computadora de la oficina;
3. Los empleados trabajan bajo cuentas “de trabajo” y descansan bajo cuentas personales.

En este caso, nuestro programa monitoreará sólo las acciones del empleado durante el trabajo, no interactuando con sus datos personales de ninguna manera; no se produce ninguna infracción de la privacidad.

¿Cómo estructurar el trabajo con los “trabajadores remotos” y qué debe hacer un gerente?

Arriba discutimos el lado técnico de la reubicación al trabajo remoto, pero ¿qué hay de la organización del flujo de trabajo en sí? Según las estadísticas, cuando se cambia a trabajo remoto, la carga de la gestión casi se duplica. Creemos que lo más importante aquí es seguir tres consejos clave:

Consejo 1: El enfoque individual es la base de todo

En la oficina, una persona se ajusta automáticamente a su ritmo de vida, pero en casa vive como está acostumbrado. Algunas personas se sienten más cómodas trabajando de 10am a 6 pm, otras prefieren trabajar en varias aproximaciones por hora y media, mientras que otras “se despiertan” sólo a las 8 pm. Todos somos diferentes, y desde aquí seguimos la regla principal del “trabajo remoto”:

Si los hábitos personales de un empleado no interfieren, no exija que se cambien.

Por supuesto, un gerente de ventas debe trabajar en un horario regular, de la mañana a la noche,  como la mayoría de las empresas. Pero los programadores, contadores, ingenieros no tienen que cumplir con ese horario, si los detalles de su trabajo no lo requieren. Deje uno o dos reuniones a horas convenientes para todos, esto en la mayoría de los casos es suficiente para monitorear el equipo remoto, y luego no controle el tiempo de una persona, y sino los resultados obtenidos.

Consejo 2: crear una atmósfera de confianza y participación

Al ofrecer a los empleados trabajo remoto, automáticamente le da ciertos beneficios. Horarios de trabajos más flexibles, condiciones de trabajo más cómodas, menos control... todo esto sólo funcionará si su empleado está realmente interesado en cumplir sus responsabilidades.

Al sentir más libertad, una persona se acostumbra rápidamente a controlar su propio horario, pero al mismo tiempo, comienza a reaccionar más agudamente al “egocentrismo”. Los cambios injustificados (destacamos injustificados) en las condiciones, la aparición constante de fuerza mayor, las demandas “olvidadas” que deben cumplirse ahora mismo, todo esto afecta seriamente la motivación del empleado remoto, y con él y su desempeño.

Intente ver al “empleado remoto” como un contratista o socio en lugar de un subordinado. Explíquele la tarea y el KPI, y luego demuestre que confía en su habilidad para resolver problemas de negocios, pero…

Consejo 3: Confíe, pero compruebe

La motivación, la confianza, todo esto es importante, pero el monitoreo del tiempo de los empleados remotos sigue siendo necesario. Al menos para ver quién hace qué y qué tan bien maneja las tareas asignadas. Un ejemplo simple: tienes a cierto programador, Juan Peréz, que hace su trabajo. Llena el código a tiempo, se mantiene al día con el horario, todo está bien... pero Juan pasa 12-13 horas diarias para resolver las tareas de trabajo, y esto en lugar de las 6-8 horas previstas. A este ritmo, su empleado se quemará en un mes o dos, tendrá que buscar un sustituto, problemas y costos adicionales.

El problema con un empleado remoto es que no puedes ver exactamente cómo trabaja. En la oficina, el líder del equipo se daría cuenta de que Juan no lo está haciendo a tiempo y se daría cuenta de que necesita ser transferido a otra tarea más cercana a sus habilidades. ¡Remotamente... remotamente también puede notarlo!

Para ello, se utilizan gerentes en su propio tiempo de trabajo, que ayudan a contar el número de horas dedicadas a tal o cual tarea. Tenemos una herramienta llamada “Autokik” que es parte de la funcionalidad de Kickidler. El módulo monitorea la actividad en la computadora y genera informes automáticamente, lo que ayuda a mantener el pulso puesto; es útil tanto para el gerente como para el empleado mismo.

¿Qué problemas enfrentan los empleadores de “empleados remotos” y cómo resolverlos?

Anteriormente, hemos cubierto cómo organizar el trabajo remoto, y ahora hablaremos de los problemas que probablemente encontrarán. Sólo hay tres de ellos:

Primer problema: la disminución de la productividad

Anteriormente hablamos sobre los beneficios del “empleado remoto”: horario individual, condiciones de trabajo cómodas, todo es genial, pero... por desgracia, la práctica demuestra que muchas personas en condiciones de trabajo independiente se relajan rápidamente. No todo el mundo está acostumbrado al autocontrol: si una persona ha trabajado toda su vida en la oficina, bajo la supervisión del jefe y rodeado de colegas, automáticamente será menos productivo en casa.

Solución uno: No relaje el control. Su personal debe sentir que están en casa o en la oficina, el trabajo es el trabajo. Revise el KPI de cada empleado, entienda inmediatamente las razones de cualquier retraso o error y controle las situaciones. ¿Ve en Kickidler que el gerente tiene un almuerzo prolongado durante horas? Llámelo, pregúntele qué pasó y por qué no se está trabajando. Dos o tres llamadas de este tipo, y la persona se va a corregir.

Bien, después de cambiar al trabajo remoto, el control debería ser más estricto que en la oficina, al menos al principio. Por eso recomendamos utilizar los módulos de gestión del tiempo: si su gente sabe que usted está vigilando su trabajo diariamente, es mucho más fácil para ellos superar la procrastinación y centrarse en su trabajo.

Segundo problema: problemas de comunicación

Incluso en el entorno de la oficina, la interacción entre los empleados individuales es a menudo un problema, e incluso las reuniones entre los departamentos... ya sabes lo difícil que es asignarlos para que todos se sientan cómodos. Con el “trabajo remoto”, la comunicación más simple entre equipos individuales puede tomar semanas.

Para evitar estos problemas, haga una descripción detallada de todas las reglas, establezca un horario y asegúrese de que todos los empleados se adhieran a él. Ejemplo para una semana:

• Todos los días a la 1:00 p.m., espero que todos hagan una videoconferencia;
• Para el miércoles, a las 6 p.m., todos los materiales del Proyecto A deben ser llenados en el repositorio;
• El jueves a las 2 p.m., informamos sobre el Proyecto B, y la presentación debería estar lista;
• La respuesta a los correos electrónicos enviados entre las 10 a.m. y las 6 p.m., tienen una hora de tolerancia como máximo.

Cuanto más clara y transparente se formulen sus requisitos, más fácil será manejar el equipo remoto. Por supuesto, todavía es necesario elegir algún tiempo para los eventos generales, teniendo en cuenta el modo de trabajo de los participantes, pero después de seleccionar cualquier discusión: ¿hay una reunión informativa? Todo el equipo viene.

Tercer problema: la reducción de la participación

Trabajando en casa, a solas con la computadora, una persona pierde rápidamente el contacto con el equipo. Esto es especialmente cierto para las personas que están acostumbradas a interactuar activamente con sus colegas: para comunicarse, generar ideas y ser creativos. Ellos, estando en aislamiento forzado, rápidamente pierden su tono y empiezan a deprimirse.

Para evitar que esto suceda, es necesario mantener la comunicación intra-corporativa:

• Llamadas de voz;
• Videoconferencias;
• Chats compartidos con emoticonos, pegatinas y similares.

Recuerde que cada persona, dondequiera que esté, es parte de su empresa, un miembro importante del equipo. ¡Esté atento a su gente, manténgase en contacto con ellos, y los problemas con los empleados remotos le pasarán por alto!