Ejemplos de Monitoreo de Empleados

Últimamente, el software de monitoreo de empleados ha ido creciendo y entrando enormemente en diferentes procesos de negocio. A veces puede ser abrumador tener que elegir entre tanta variedad de ofertas en el mercado. 

Por eso, hoy analizaremos más de cerca los ejemplos de este tipo de herramientas y descubriremos cómo se pueden usar sus funciones y los datos recopilados para mejorar la productividad, mejorar el compromiso de los empleados y, en general, impulsar el desarrollo empresarial.

Qué es un Software de Monitoreo de Empleados

En esencia, un software de monitoreo de empleados es un tipo de programa que permite a los empleadores rastrear y monitorear todas las actividades de sus empleados en sus PC durante las horas de trabajo. Proporciona a los ejecutivos información valiosa sobre cómo su personal gasta su tiempo, lo que a su vez ayuda a mejorar la eficiencia de los empleados y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Los ejemplos de uso del software de monitoreo de empleados incluyen registrar la productividad de los colaboradores, supervisar a los trabajadores remotos, rastrear la asistencia de los empleados y prevenir la pérdida de datos confidenciales.

Funciones de Monitoreo de Empleados Más Notables

Echando un vistazo al estado actual del mercado, no hay duda de que hay una gran cantidad de diferentes tipos de software de monitoreo de empleados. Los ejemplos de soluciones de monitoreo de empleados varían mucho, ya que las diferentes herramientas de monitoreo de trabajo ofrecen una gama de capacidades diferentes. Y aunque ya hemos compilado una lista de los mejores software de monitoreo de empleados de 2024 para facilitar aún más la elección de la opción adecuada para las necesidades particulares de cada empresa, sería bueno echar un vistazo también a algunas de las características generales de la mayoría de las soluciones en esta categoría.

Estas son las características más importantes de dichas herramientas que las empresas pueden utilizar en su beneficio:

• Registro del tiempo. La mayoría de las soluciones de monitoreo de empleados con seguimiento del tiempo permiten monitorear las horas de los empleados para que tenga una visión general de cuánto tiempo trabajan todos.  Algunas herramientas también pueden mostrar períodos de inactividad junto con la cantidad de tiempo dedicado a actividades consideradas improductivas.
• Análisis de productividad. Se generan informes sobre la productividad individual y del equipo, destacando así tanto los puntos fuertes como los cuellos de botella en los procesos de trabajo.
• Monitoreo de la actividad del usuario.  El Software de monitoreo de la actividad del usuario ayuda a rastrear todas las actividades de los usuarios en los dispositivos de la empresa, incluidas las aplicaciones y sitios web a los que acceden los empleados, así como a monitorear su comunicación a través de correos electrónicos y mensajeros para comprender los hábitos de trabajo y detectar posibles distracciones.
• Gestión de proyectos. Idealmente, el monitoreo de los empleados y las soluciones de gestión de proyectos deben ir de la mano, brindando a las empresas la capacidad de hacer que sus operaciones sean lo más transparentes posible y mejorar sus procesos de gestión.
• Alertas y notificaciones. La mayoría de los ejemplos de software de monitoreo de empleados permiten a los gerentes configurar alertas en tiempo real para ciertas actividades, como acceder a sitios restringidos o mostrar períodos prolongados de inactividad.
• Grabación de pantalla y capturas de pantalla. Algunas opciones de monitoreo de empleados brindan la opción de capturar actividades de pantalla en tiempo real para que los procesos de trabajo puedan revisarse con más detalle. Sin embargo, es necesario asegurarse de que esta función se pueda activar y desactivar por motivos de privacidad de los empleados. 
• Prevención de pérdida de datos.  Las Herramientas de monitoreo de empleados con módulos de prevención de pérdida de datos ayudan a los ejecutivos a asegurarse de que los datos confidenciales de su empresa estén seguros y evite transferencias de datos no autorizadas o filtraciones. 

Beneficios de Usar Software de Monitoreo de Empleados: Casos de Clientes

Las estadísticas de monitoreo de empleados muestran con bastante claridad que tales herramientas están exhibiendo un aumento en su popularidad. Pero, ¿cuáles son exactamente sus beneficios para las empresas?

1. Mayor productividad del equipo

   La pérdida de tiempo es común en cualquier oficina, y se ha vuelto aún más frecuente en un entorno remoto. Cualquier tiempo perdido o gastado en tareas no relacionadas con el trabajo es una pérdida financiera para la empresa. 

   Podemos usar las reuniones como ejemplo de tal caída. Una Encuesta Dedicada HBR reveló que el 65% de los ejecutivos consideraba que las reuniones eran las culpables de que no pudieran completar su propio trabajo. El 71% de dichas reuniones se consideraron improductivas o ineficientes. Puede ser bastante difícil saber de dónde provienen tales ineficiencias sin un seguimiento preciso del tiempo y un monitoreo de la productividad.

   Digamos que un gerente nota que un empleado se atrasa constantemente en sus plazos. Mediante el uso de software de monitoreo de empleados, sería posible identificar que la persona en cuestión con frecuencia se desvía al ver series de televisión durante las horas de trabajo. Una vez descubierto esto, el gerente podría introducir nuevas políticas para limitar el uso de sitios web improductivos durante las horas de trabajo.

2. Mayor eficiencia de los empleados remotos

   Las funciones de seguimiento del tiempo y medición de la productividad de Employee monitoring solutions también podrían usarse para rastrear y evaluar el desempeño de los empleados remotos. 

   Por ejemplo, hemos dedicado un artículo completo a revelar cómo se percibe el monitoreo desde el punto de vista de un empleado remoto. Como resultado de nuestra investigación, descubrimos que las herramientas de monitoreo disciplinan a los empleados y les ofrecen algún tipo de elemento de juego, lo que los motiva a trabajar más duro.

3. Supervisión y microgestión minimizadas

   Las herramientas de monitoreo de empleados brindan una mano amiga para reducir la supervisión. 

   En primer lugar, cuando los empleados son conscientes de que están siendo monitoreados, es mucho menos probable que dediquen su tiempo a actividades no relacionadas con el trabajo. En segundo lugar, una vez que se implementen las herramientas de monitoreo, dejará de existir la necesidad de que los gerentes pregunten a los empleados en qué están trabajando exactamente, ya que los ejecutivos podrán verificar los informes para ver en qué han estado trabajando las personas y si han sido productivos.

   Anteriormente compartimos un ejemplo de cómo una gran compañía de seguros logró configurar el monitoreo de 1200 computadoras tanto desde el punto de vista técnico como organizativo de la cuestión. El software de monitoreo de empleados configurado correctamente permite a los gerentes dejar de perder su tiempo en supervisión y, en cambio, invertir dicho tiempo en actividades más valiosas como planificación, estrategia, capacitación y más.

4. Informes mejorados

   Las herramientas de monitoreo de empleados ofrecen informes detallados sobre las actividades individuales de los empleados y del equipo, proporcionando vistas detalladas y de alto nivel de lo que sucede en un momento dado de la jornada laboral.

   Dicho software también proporciona información basada en datos sobre procesos ineficientes y ayuda a los gerentes a tomar decisiones y descubrir cómo optimizar los procesos comerciales.

   Por ejemplo, las amplias funciones de monitoreo ayudan a revelar cuándo los empleados aceptan pedidos de terceros durante las horas de trabajo facturables, actuando así también como autónomos y dificultando la eficacia de la empresa.

5. Procesos de trabajo más transparentes

   Cuando se usa de manera responsable, el software de monitoreo de empleados es un recurso valioso para empresas de todos los tamaños, ya que proporciona una gran cantidad de información sobre todos los procesos internos de la empresa.

   El software de monitoreo incluso puede ayudar detectar comportamientos inadecuados en el trabajo, llegando incluso a poner fin a los casos de acoso en la oficina y convirtiéndose en el argumento final en cualquier situación complicada que surja.

6. Mejor asignación de trabajo

   Estimar la cantidad precisa de tiempo que requeriría completar una tarea presenta una tarea bastante difícil para los gerentes. Y cuando las empresas carecen de datos claros, la asignación del trabajo se basa en estimaciones bastante inexactas.

   Las herramientas de monitoreo resuelven este problema al ofrecer información detallada sobre los procesos internos del equipo. A los gerentes les resulta más fácil reasignar tareas si ven que algunos empleados tienen mucho más exceso de trabajo que otros. 

   También se pueden utilizar varias características de dichas herramientas para identificar empleados que intentan engañar al software de monitoreo para ocultar sus actividades improductivas.

   Además, distribuir el trabajo de manera proporcional y equitativa crea una sensación de equidad y transparencia, mejorando así la satisfacción general de los empleados.

7. Mayor seguridad de los datos

   El software de monitoreo integral está diseñado para proteger las redes, sistemas y dispositivos de la empresa de una amplia gama de amenazas, ofreciendo características tales como cifrado de datos, detección de amenazas o protección contra malware.

   Estas herramientas ayudan a las empresas a eliminar las posibilidades de acceso no autorizado a los datos, prevenir ataques cibernéticos y identificar casos de comportamiento fraudulento de los empleados.

8. Mayor compromiso de los empleados

   El software de monitoreo de empleados ayuda a aumentar el compromiso del equipo al ayudar a minimizar la supervisión y mejorar su productividad.

   Mientras se cumplan los plazos y se mantengan los estándares de calidad, los gerentes no tienen que mirar innumerables análisis e informes para asegurarse de que sus especialistas estén realmente ocupados trabajando en lugar de, digamos, desperdiciar horas facturables navegando en las redes sociales.

   También ayuda a atrapar los empleados intentando fingir actividad en sus computadoras de trabajo, fingiendo estar involucrados en algo productivo y, en realidad, continuando con sus asuntos privados.