El control por sólo controlar no es bueno. ¿Cuál es la mejor manera de supervisar a los empleados?

Este artículo le dirá qué es el control de los empleados, qué problemas resuelve, qué sucede cuando no controla a sus empleados, cuál es el peligro de la microgestión y cuáles son los siete principios del control del personal hoy en día.

La tarea principal de cualquier gerente se puede resumir fácilmente - la empresa tiene que operar de la manera más eficiente posible. ¿Cómo se logra este objetivo? Fácilmente – a través de trabajar en estrecha colaboración con los empleados, ya que su negocio se trata de las personas involucradas en él. Así que hablemos de las formas en que los gerentes pueden supervisar a sus empleados. Lo primero que tenemos que abordar es esta pregunta crucial:

¿Es necesario el control de los empleados en primer lugar?

Hoy en día, Agile, Scrum y otros métodos de organización del trabajo están de moda, y nos estamos alejando de la jerarquía de gestión tradicional en favor de sistemas orientados horizontalmente. Estos enfoques son geniales, pero es su popularidad lo que se asocia con uno de los errores clave de la administración hoy en día.

Agile Principle 11 – parte del manifiesto Agile que revela el concepto central de la metodología – es el siguiente: "Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de los equipos de auto-organización". Es este punto que muchos directivos que apenas están empezando con sistemas ágiles perciben como "no hay necesidad de controlar a los empleados en absoluto".

En realidad, obviamente ese no es el caso. Es esencial que los equipos se auto organicen   y que los miembros del equipo lleven a cabo el autocontrol. Por lo tanto, el objetivo del gerente es crear oportunidades para que sus empleados implementen dicho autocontrol sin problemas. Además, dar forma a la motivación (Principio 5 del mismo manifiesto) y tener una estrecha comunicación diaria de los desarrolladores con los empresarios (Principio 4) también puede considerarse tipos de monitoreo, aunque mucho menos obvios.

Por lo tanto, es una necesidad controlar a sus empleados independientemente de lo flexible que sea su enfoque. Y luego, si los enfoques tradicionales están más en su calle, el monitoreo se convierte en su herramienta de gestión principal.

¿Qué sucede sin el control de los empleados?

Francamente, nada positivo puede salir de la situación así. Las posibles consecuencias son las siguientes:

Los empleados dejarán de trabajar

El resultado más obvio y común se puede resumir en un modismo: cuando el gato no está, los ratones hacen fiesta. La idea del "almacenamiento de calorías" está arraigada en todos nosotros: si una tarea puede ser ignorada, estamos realmente tentados a posponerla. Y tan pronto como los gerentes dejan de hacer un seguimiento de la situación, las cosas empiezan a desmoronarse dentro de la empresa: la gente comienza a postergar y pierde la motivación.

Claro, siempre hay empleados altamente motivados que trabajan perfectamente bien sin ningún control externo. El problema es que no son la totalidad de su personal. Aquí se aplica un principio simple: una vez que descuida la supervisión de los empleados, la eficiencia comienza a disminuir.

No notarás a personas que no están rindiendo en su mejor momento

La procrastinación es la más prominente, aunque de ninguna manera el único problema que surge de la falta de monitoreo de los empleados. La segunda dificultad que seguramente encontrará es una comprensión débil de las capacidades de sus subordinados.
Echemos un vistazo a las situaciones típicas:

• Contrató a alguien que lo hizo bien en una entrevista. Pero una vez que asumieron asignaciones reales, resultó que no estaban a la altura de la tarea debido a la falta de habilidades necesarias;
• Usted promovió a un subordinado (o les dio un proyecto que era más complejo de lo habitual), y no están manejando bien sus nuevas responsabilidades;
• Un empleado siempre ha estado trabajando bien, pero algo sucedió en su vida y la calidad de su trabajo junto con su productividad ha disminuido.

Cuando no supervisa directamente a su gente, notará todos estos problemas solo durante la fase posterior, ya sea un proyecto fallido, un producto defectuoso, etc.

No se dará cuenta de los gerentes que están fallando

La vertical habitual del control va así: CEO – jefes de departamento – subordinados. En esta cadena vertical, los altos directivos a menudo saben acerca de los empleados regulares sólo las cosas que los gerentes intermedios les dicen en informes, notas de oficina, etc.
El problema en este caso es obvio. El jefe del departamento puede:

• Ocultar algo intencionalmente, para que el desempeño de su departamento se vea bien en el papel y reciban un bono personal;
• Despedir o causar la renuncia de empleados que son beneficiosos para la empresa – sin razones objetivas para tal comportamiento;
• Pasar por alto algo, debido a una simple negligencia o a la falta de habilidades de liderazgo.

La capacidad de obtener información sobre todos los empleados no a través de un mediador, sino con la ayuda de un sistema de buen funcionamiento para el monitoreo de los empleados evitará los problemas antes mencionados.

¿Cómo resuelve exactamente el control de los empleados estos problemas?

La supervisión adecuada de los empleados incluye:

• Conciencia. Usted estará completamente informado sobre cada uno de sus empleados. ¿Qué tan bien están actuando? ¿Son adecuados para la promoción o un puesto de supervisión? ¿Están saboteando la empresa (simplemente por ser negligente y su postergación general o con intención maliciosa)?
• Motivación. La supervisión garantiza que los éxitos de sus empleados no pasen desapercibidos. Al destacar los logros de sus empleados, fortalece su lealtad a la organización y fomenta su deseo de rendir al máximo;
• Disciplina. El solo conocimiento que el gerente está en contacto con las transacciones dentro de la empresa es un poderoso incentivo para los subordinados. Los empleados deben darse cuenta de que la calidad de su trabajo afecta directamente a los resultados que recibirán, ya sea un bono financiero o algún tipo de consecuencias negativas;

Sin embargo, es importante entender que sólo la supervisión debidamente organizada proporciona todos estos beneficios.

5 errores que cometen los gerentes mientras supervisan a sus empleados

Tan eficaz como el monitoreo competente de los subordinados es, el monitoreo inadecuado es igualmente destructivo para la empresa. Los problemas más comunes son los siguientes:

Supervisión punitiva

También se puede describir como " el palo y la zanahoria." Es típico en una situación en la que el supervisor se centra en los errores y deficiencias de sus subordinados, ignorando por completo sus éxitos. Lamentablemente, este sistema de incentivos materiales se establece en muchas organizaciones:

• ¿Llegaste tarde? Una multa. ¿Te quedabas en el trabajo después del horario de oficina? Bueno para usted, se preocupa por el futuro de la empresa (de hecho, si sus empleados tienen que cronometrar horas extras, es una muy mala señal - muy probablemente, usted tiene problemas con la asignación de tareas y la gestión del tiempo);
• ¿No presentó un proyecto a tiempo? No hay bonificación para ti. ¿Hiciste una propuesta que le ahorraba mucho dinero a la compañía? Certificado de reconocimiento;
• ¿Te distraiste del trabajo en un sitio de noticias? Reprimenda. ¿Has actualizado tus habilidades en el tiempo libre y has superado tu plan? Te daremos trabajo extra.

Y la lista continúa. Este enfoque es muy destructivo, y mata la motivación de sus empleados. Los miembros de su equipo comienzan a odiar a la compañía, sabotean su éxito, y tan pronto como surge la oportunidad, renunciaron.

Micro gestión

Cuando un gerente controla cada paso de sus subordinados, no sale nada bueno de él. Un empleado abrió un sitio de entretenimiento, e inmediatamente reciben una llamada de su supervisor pidiéndoles que miren algunos documentos. O pueden ser directamente reprendidos, "¿Con qué estabas ocupado exactamente? ¡Vuelve al trabajo!"

Incluso si aplicas micro gestión de una manera justa recompensando a tu gente por sus logros, una vida bajo vigilancia constante es muy agotadora – incluso realizamos un experimento correspondiente. Sus empleados no podrán relajarse, se les robará la oportunidad de restaurar sus recursos entre tareas de trabajo (por ejemplo, más de una taza de café) y, eventualmente, simplemente se quemarán. La presión constante no ayuda a nadie.

Todas las cosas que mencionamos anteriormente, sin embargo, no significan que no pueda realizar un seguimiento de cada paso de sus empleados, sólo tiene que asegurarse de que no se dan cuenta de este tipo de seguimiento. No hay necesidad de reaccionar a cada acción inmediatamente, es suficiente simplemente tener en cuenta la información que obtiene al desarrollar una estrategia general para el futuro de la empresa y la gestión del personal.

Control asimétrico

A nadie le gusta una mascota, y es aún más enfurecedor ser el chivo expiatorio. Un gerente siempre debe seguir siendo objetivo e imparcial, pero la cosa es que todos somos humanos. Sin una visión externa de la situación, es muy difícil eliminar simpatías personales y antipatías.

Si no aborda este problema, descubrirá rápidamente que no todos los empleados de su empresa son iguales a los ojos de la administración. Con mucho gusto les da bonos a ciertos empleados y está listo para perdonarlos por errores menores; todo el tiempo castiga severamente a otros empleados por las mismas cosas insignificantes.

¿Podría ser correcto ese comportamiento? Podría. Por ejemplo, en una situación en la que un empleado que siempre se está relajando y otro que está constantemente mostrando buenos resultados cometen el mismo error, las consecuencias de tal desliz podrían ser diferentes para ellos. Sin embargo, también necesita tener una comprensión clara de las razones de sus decisiones. Aquí ha perdonado el descuido por esta razón específica y no porque simplemente te guste la persona. Y allí penalizó no porque se cansa del comportamiento de un empleado, sino por estas razones objetivas.

Control en aras del control

Y el último error es quizás el más crucial. Siempre debe recordar la razón por la que está haciendo todo esto en primer lugar. La acción de cada ejecutivo debe estar dirigida a alcanzar los principales objetivos:

• Aumentar la rentabilidad de las operaciones de la empresa;
• Aumentar el atractivo de la organización en el mercado;
• Hacer crecer el negocio, etc.

No pretende controlar a la gente sólo porque pueda. Cuando actúa de cierta manera con un empleado, cuando supervisa, alienta o reprende, es porque está buscando una manera de mejorar su rendimiento y aumentar los resultados generales. Así que antes de hacer nada, asegúrese de parar un segundo y pensar en las razones. ¿Por qué hace esto? ¿Qué hará por la empresa?

Las modernas herramientas de monitoreo (como Kickidler) le dan toda la información que necesita para administrar eficazmente a sus subordinados; todo lo que tiene que hacer es utilizar los datos que recibe sabiamente. Básicamente, usted debe seguir el pilar de "no hacer daño".

7 principios de control adecuado de los empleados

Basando en las ideas sobre lo que no se debe hacer, podemos articular los principios básicos de la supervisión eficaz de los empleados.

Transparencia

Cada uno de sus empleados debe saber las siguientes cosas:

• El hecho mismo de que están siendo monitoreados;
• Las herramientas utilizadas para realizar esta tarea;
• Indicadores clave (puntos de control) para evaluar su desempeño;
• Las consecuencias que surgen de la supervisión (bonos/sanciones monetarias).

En otras palabras, necesita regulaciones claras: políticas para supervisar las actividades de los empleados que especifiquen todos los aspectos importantes de la supervisión. Preste la máxima atención a este documento. Debe asegurarse de que cada empleado entienda completamente sus condiciones de trabajo.

Previsibilidad

Este es bastante simple - seguir las regulaciones. Una vez que haya creado un sistema de supervisión de sus empleados, apéguese a él. Ayudará a crear una sensación de estabilidad y seguridad, que es vital para la eficiencia del trabajo. Nada irrita más que un jefe autojustificado con una mente propia. Es por eso que define las reglas del juego y las sigue usted mismo.

Esto no significa que las regulaciones no puedan ser enmendadas o cambiadas de vez en cuando. Sólo trate de no cambiar las reglas del juego con demasiada frecuencia. Se debe poner más énfasis en la planificación.

Objetividad

Las reglas deben ser las mismas para todos, de una manera u otra. Tiene que mantener la imparcialidad. Esa es la única manera de ganarse el respeto genuino de tus subordinados. Al mismo tiempo, tenga en cuenta que una persona siempre está sesgada, y es por eso que recomendamos utilizar medios de control objetivos, como módulos de recopilación automática de datos con respecto a la actividad de los empleados en sus computadoras y análisis de la información recibida. Cuanto mayor sea la parte de la supervisión que automatice, mejor funcionará todo el sistema.

Invisibilidad

La supervisión efectiva es similar al aire, está en todas partes, pero nadie se da cuenta. Se supone que debes estar al tanto de cada movimiento de tus subordinados; sin embargo, debe intervenir en los procesos de trabajo, ya sea de acuerdo con un plan predeterminado (por ejemplo, en sesiones informativas semanales) o en situaciones absolutamente de emergencia.

Eficacia

Los datos solos de los empleados no le dan nada; debe trabajar con la información que recibe. Las áreas problemáticas deben ser identificadas, y las acciones para resolverlas deben ser pensadas. Usted debe identificar especialistas prometedores y ayudarles a realizar su potencial. Y la lista continúa. No te limites a una simple mentalidad de "castiguemos aquí y recompensemos allá"; mira el panorama general. De esa manera sacarás el máximo partido a la supervisión de los empleados.

Consistencia

Una vez que comience a supervisar a sus empleados, mantenga dicha supervisión en todo momento. Afloje el agarre, y todo el sistema colapsará en poco tiempo. Es por eso que, casualmente, el siguiente elemento de nuestra lista es tan importante.

Eficiencia

La supervisión de los empleados es una de las principales tareas de cualquier gerente, pero de ninguna manera es la única. Es necesario organizar el sistema de supervisión de tal manera que obtenga el máximo resultado con la mínima pérdida de tiempo y esfuerzo. Esto nos lleva a la necesidad de automatizar los procesos de monitoreo y gestión.

Automatización de la supervisión de los empleados

Todos los empleados de oficina hoy en día trabajan en sus computadoras, lo que significa que todo lo que  necesita hacer es organizar la recopilación de datos de las cosas que hacen en sus PC. Los sistemas automatizados de seguimiento del tiempo – como el software de monitoreo de empleados Kickidler, ayudan a esto. Este software:

• Realiza un seguimiento de toda la actividad del ordenador:
  • Tiempo de inicio y fin del trabajo;
  • Abrir aplicaciones;
  • Tiempo empleado en cada aplicación.
• Genera automáticamente informes tanto en toda la empresa como individuales, analiza la productividad de los empleados y genera los gráficos que necesita para trabajar con los datos;
• Le permite grabar vídeo de la pantalla de un empleado o conectarse a su ordenador de forma remota;
• Mantiene registros de pulsaciones de teclas;
• Proporciona a los empleados acceso a estadísticas para que puedan supervisarse a sí mismos sin la participación del gerente, envía notificaciones y recordatorios.

Todos los módulos son personalizables: ¿no quiere keylogger? Sólo apártelo.

Los beneficios de estas soluciones:

• Kickidler recopila datos completos sobre cada empleado y se los presenta en un formato fácil de usar: toda la información está disponible para usted en un solo clic;
• El monitoreo es 100% objetivo - será fácil para usted justificar cualquiera de sus decisiones;
• Si lo configura correctamente, puedes crear un sistema donde los empleados se controlen con la ayuda de Kickidler, y todo lo que tendrá que hacer es "monitorear la supervisión".

Por lo tanto, este tipo de software ahorra una gran cantidad de tiempo, le ayuda a crear un sistema integral e imparcial de monitoreo de personal, que es exactamente lo que necesita.

¿Por qué el monitoreo oculto es algo malo?

Hemos tocado la idea de que la supervisión debe ser discreta, pero al mismo tiempo, debe ser transparente. Para decirlo de otra manera, debe asegurarse de decirle a sus empleados que los está monitoreando, así como explicarles lo que está monitoreando y cómo están siendo monitoreados

Entonces, ¿por qué no debería configurar monitoreo oculto? Tres razones principales para reconsiderar tal idea son:

1. Ha instalado un keylogger; entonces su empleado inició sesión en su cuenta personal de redes sociales desde el ordenador de trabajo y le envió un mensaje a alguien. Aunque han violado la disciplina de trabajo, usted ha violado su derecho a la privacidad. Sí, si hay una regla en su empresa de que los mensajeros personales no están permitidos en los dispositivos corporativos, los problemas legales se pueden evitar, sin embargo, la situación en sí es extremadamente desagradable. Desmotiva a los empleados y crea conflictos innecesarios y desconfianza general dentro de la empresa;
2. Ha recopilado información en secreto, y luego frotaste las narices de tus subordinados en ella. Será un shock para ellos; será una experiencia estresante, y su lealtad disminuirá drásticamente, y ni siquiera obtendrá los resultados que esperaba (aumento en la eficiencia del trabajo);
3. Usted ha recopilado datos en secreto y luego no hizo nada con él - o, tal vez, usted hizo algunos cambios, pero discretamente. Sí, puede funcionar, pero siempre existe el riesgo de que salga el secreto, y entonces todo lo que tienes que hacer es mirar los dos puntos anteriores.

Espiar a un empleado puede ser apropiado si sospechas de sabotaje intencional, por ejemplo, si crees que el empleado va a filtrar la base a un competidor y renunciar. O si está 100% seguro de que nadie se enterará del monitoreo secreto. De todos modos, recomendamos adherirnos a una estrategia de transparencia y honestidad; es mucho más eficaz.

Mitos sobre el control de los empleados

Mito 1: El monitoreo de los empleados va en contra de la ley

No lo es: en casi todos los países las leyes laborales estipulan que el empleador tendrá derecho a supervisar las tareas laborales de sus empleados. Por lo tanto, todo está bien, siempre y cuando los empleados sean informados sobre el seguimiento, ya sea por una cláusula especial en sus contratos de trabajo o por una directiva de la empresa.

Mito 2: Sólo los empleados problemáticos deben ser monitoreados

Centrándose en aquellos que no están funcionando bien, usted está pasando por alto dos cosas:

1. Aquellos que tienen un buen desempeño deben ser recompensados. Es tan importante como imponer sanciones a los que fracasan;
2. Usted obtiene información completa sobre la situación de la empresa sólo observando a todo el personal. De esta manera será más fácil para usted encontrar nuevas formas de desarrollar procesos de negocio.

Por lo tanto, la supervisión parcial es un error- el monitoreo debe ser integral.

Mito 3: Sólo la administración encuentra útil el monitoreo de los empleados

En realidad, un sistema organizado competentemente de monitoreo de empleados es beneficioso para los propios empleados. Reciben retroalimentación objetiva, y se crea un entorno de trabajo seguro y transparente donde todos se sienten más cómodos.

Mito 4: Los empleados reaccionan negativamente para controlar

Nuestra práctica muestra que las personas reaccionan negativamente no a la supervisión de sí mismos, sino a su uso incorrecto. Control excesivo, microgestión, asimetría – el resentimiento es causado por las cosas que mencionamos en la sección sobre errores gerenciales. Evita estos pasos en falso, y todo será maravilloso.

Mito 5: Monitorear a los empleados es difícil

Esto solía ser el caso, pero ahora los gerentes ya no necesitan estar físicamente sobre el hombro de cada uno de sus subordinados. Los sistemas de monitoreo automatizados se encargarán de todo, mientras que usted se quedará para tomar decisiones clave. Cuando se trata de implementar el software de monitoreo de empleados Kickidler, es aún más fácil de lo que parece - el sistema puede estar en funcionamiento en sólo un par de días.

Controle a sus empleados y tendrá la capacidad de administrar eficazmente su empresa. En cuanto a nosotros, le ayudaremos a implementar dicha supervisión. ¡Envíenos un correo electrónico!