¿Qué es el Monitoreo de Empleados en 2024? Su esencia y principios básicos

En este artículo, vamos a proporcionar una visión general de lo que es el monitoreo de empleados, explicar por qué es esencial para las empresas y describir algunas de las diferentes características y beneficios del software de monitoreo de empleados.

Monitorear la actividad de los empleados en PC siempre ha sido un tema bastante complicado. Por un lado, quieres estar al tanto de las cosas y estar seguro de que todos en el trabajo están realmente enfocados en sus tareas. Por otro lado, el monitoreo excesivo tiene sus desventajas, además, no podemos olvidarnos del derecho de las personas a la privacidad.

Entonces, vamos a sumergirnos en qué es el monitoreo de empleados, cómo debe implementarse, cuáles son sus trampas y cómo configurar un monitoreo efectivo de empleados desde un punto de vista técnico.

Definición de monitoreo de empleados

Cuando hablamos de monitoreo de empleados, generalmente nos referimos a rastrear la actividad de sus especialistas en sus PCs. Para ello, se instala un software designado en cada computadora de trabajo que se monitoreará, que registra la actividad del usuario, permite a los gerentes ver las pantallas, etc. Las soluciones avanzadas también generan informes analíticos detallados basados en los datos recopilados que son útiles para monitorear la situación dentro de la empresa y tomar decisiones críticas gerenciales.

Las empresas recurren a las prácticas de monitoreo de empleados para mejorar su productividad general, así como proteger los datos y recursos corporativos. 

En ocasiones, el monitoreo de empleados puede referirse a métodos de monitoreo que no están directamente relacionados con las PC de trabajo, como:

• sistema de control de acceso (ACS) que rastrea el movimiento de los empleados en las instalaciones;
• videovigilancia (CCTV):
• grabación de audio mediante micrófonos en las oficinas;
• Monitoreo GPS de la ubicación del empleado, y así sucesivamente.

Como estos métodos no están directamente relacionados con el flujo de trabajo de la oficina, en este artículo nos centraremos en monitorear las actividades de los empleados en sus computadoras.

Entre los métodos de monitoreo de PC de empleados más utilizados, se pueden destacar los siguientes:

• grabación de video en pantalla de empleado;
• seguimiento del tiempo;
• registro de pulsaciones de teclas;
• reporte de productividad;
• Seguimiento de ubicación por GPS;
• Monitoreo de Internet (incluyendo monitoreo web y aplicación, vigilancia de mensajería instantánea), etc.

Aquí es donde entra en juego el software diseñado específicamente para registrar la actividad de los empleados en sus PC. Un buen ejemplo de software avanzado de monitoreo de empleados es Kickidler. Se trata de una solución integral que ofrece todas las características esenciales para el seguimiento de sus empleados, como monitorear su actividad en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios, brindar monitoreo de video, generar automáticamente informes regulares, etc.

Beneficios de Monitoreo de Empleado

Estos son los principales beneficios que obtiene al usar el software de monitoreo:

• Aumento de la productividad de los empleados. No hay manera de decirlo de otra manera: la gente tiende a pocrastinar. Se distraen con las redes sociales, hablando con sus compañeros de trabajo y docenas de otras actividades divertidas. Es obvio que desea que sus empleados permanezcan enfocados en sus tareas relacionadas con el trabajo durante sus horas de trabajo remuneradas, y el monitoreo es de gran ayuda en este sentido. El software rastrea los períodos en los que los miembros de su equipo están procrastinando y le permite tomar las acciones necesarias (aún más, el Autokick de Kickidler lo hace automáticamente enviando una notificación al propio empleado). Y si bien es imposible lograr una productividad del 100%, es bastante factible elevarla por encima de los números promedio.
• Transparencia del flujo de trabajo. Para poder planificar los procesos de trabajo de manera eficiente, es necesario tener una idea objetiva de la forma en que se llevan a cabo. Debe saber qué están haciendo sus especialistas, cuánto tiempo dedican a ciertos procesos, cómo abordan sus tareas, etc. El software de monitoreo de empleados recopila toda esta información y facilita su análisis y planeación.
• Prevención de amenazas internas. Infiltrados, estafadores, empleados descontentos y simples estafadores que se propusieron filtrar la base de clientes: hay una multitud de formas en que los miembros de su equipo pueden dañar a la empresa. Al monitorear su actividad en sus computadoras, podrá detectar este tipo de amenazas y neutralizarlas.

Además, monitorear la actividad de los empleados con la ayuda de software dedicado es casi invisible para los propios especialistas. Es una ventaja muy importante, y la discutiremos con más detalle un poco más adelante, cuando cubramos la microgestión.

Los obstáculos del monitoreo de empleados

Con todos los beneficios que el monitoreo de empleados tiene para ofrecer, hay dos sutilezas importantes que debe tener en cuenta. Esos son los aspectos jurídicos y psicológicos de la materia.

Aspectos legales de la implementación de software de monitoreo de empleados

Antes de configurar cualquier software de monitoreo de empleados, asegúrese de investigar a fondo sus leyes estatales o federales. Confirma que no está obteniendo acceso a ninguna información personal de sus empleados. Aquí hay algunas otras cosas que le recomendamos que haga antes de implementar cualquier tipo de solución de monitoreo de empleados:

1. Informe a sus empleados que el uso personal de las computadoras de trabajo está prohibido (por ejemplo, no revisar cuentas personales de redes sociales). Emitir una política apropiada.
2. Obtener el consentimiento por escrito de su personal para recabar datos sobre su trabajo en las computadoras (si la ley lo requiere).

Tenga en cuenta que recomendamos implementar el software de manera transparente en cualquier caso, y notificar a todo el personal de la compañía que estará monitoreando su desempeño. Más sobre esto a continuación, en el apartado correspondiente sobre cómo implementar correctamente el software para monitorear a los empleados.

Aspecto psicológico del uso de software de monitoreo de empleados

Cuando surge el tema de las consideraciones éticas para el monitoreo de los empleados, el consenso es que la mayoría de las veces la gente no está entusiasmada con la idea de tal enfoque. Por regla general, hay tres preocupaciones principales que tienen los empleados cuando se les dice que dentro de la empresa se implementarán prácticas de monitoreo:

1. A los empleados les preocupa que el patrón invada su privacidad y la confidencialidad de sus datos personales. Solución: advertir a todos de antemano que no debe haber absolutamente ninguna información personal en sus PC de trabajo y asegurarse de que se haga de esta manera en la práctica.
2. La gente percibe la idea misma del monitoreo como un insulto, y podría convencerse de que su patrón no confía en ellos. Solución: explicar el propósito, objetivos y beneficios de dicho monitoreo. Consiste en la recolección automática de estadísticas importantes, una distribución justa de los bonos a partir de datos objetivos, oportunidades para encontrar puntos de crecimiento para la empresa con mayor facilidad así como mejorar las condiciones de trabajo, etc. enfocarse en ser constructivo y positivo.
3. Los especialistas se sienten incómodos cuando están siendo monitoreados, experimentan estrés y presión constantes, su desempeño comienza a deteriorarse. Solución: haga que el monitoreo sea lo más discreto, modesto y conveniente posible. Demostrar en la práctica que todos estos cambios son realmente benéficos. Por ejemplo, use la solución (al menos al principio) principalmente para incentivos para empleados sobresalientes y optimización de procesos, en lugar de para sanciones y reprimendas.

Errores que cometen los gerentes al monitorear a los empleados

Hay tres formas principales en que el software de monitoreo de empleados puede usarse en detrimento de la compañía:

1.Engañar a las personas y monitorearlas de manera encubierta

La instalación encubierta del software de monitoreo conduce invariablemente a una serie de problemas:

• De forma inesperada, puede obtener acceso a la información confidencial de un empleado, como datos médicos y financieros, lo que podría generar multitud de problemas legales.
• Cuando tal monitoreo sea descubierto por los empleados (cosa que casi siempre lo hace), se sentirán insultados y ya no se sentirán seguros en el lugar de trabajo. La mayoría de ellos podrían renunciar o comenzar a tener un rendimiento inferior.
• El monitoreo encubierto dificulta bastante el uso de los resultados obtenidos durante dicho monitoreo, ya que habrá que tener cuidado de no revelar el hecho mismo del monitoreo.

Además, la práctica demuestra que anunciar el inicio del monitoreo por sí mismo mejora el desempeño de los empleados, viendo cómo las personas comienzan a esforzarse más y a poner más esfuerzo en su trabajo.

Le recomendamos encarecidamente que instale software de monitoreo de empleados abiertamente. Explique clara y minuciosamente qué datos va a monitorear, por qué los estará haciendo y cómo se hará. Una excepción a esto podría ser si sospecha que ya hay una información privilegiada dentro de su empresa, pero en ese caso el monitoreo encubierto debe ser dirigido y a corto plazo.

2.Dejarse llevar con la microgestión 

El software de monitoreo de empleados es la herramienta perfecta para un jefe de cabeza caliente que quiere conocer cada pequeño detalle sobre cada cosa que sucede en su compañía, y a nadie le gusta un jefe así. Es genial estar al tanto de las cosas, pero si reaccionas a cada pequeña cosa trivial que sucede en tu equipo, los niveles de estrés de tus empleados aumentarán rápidamente.

Trate de estructurar el monitoreo para que utilice sus resultados solo para el análisis estratégico y la transformación del negocio. A nivel operativo, tiene sentido intervenir solo en situaciones críticas: por ejemplo, justo cuando un empleado está tratando de filtrar su base de clientes. De lo contrario, le aconsejamos que no se centre en actividades específicas de sus empleados, sino que evalúe la situación como un todo.

3.Poner demasiada presión en sus empleados

El principal temor de los empleados cuando se introduce el software de monitoreo es que en general se volverá más difícil para ellos hacer su trabajo. A la gente le puede preocupar que usted vaya a:

• comenzar a utilizar sus pequeños errores como razones para reducir los bonos o imponer multas;
• llevarlos al infierno del trabajo, donde no tendrán ni un segundo libre para ni siquiera respirar.

Asegúrese de poner a descansar estos miedos. Su gente no son robots. Nunca podrán desempeñarse a su máxima productividad durante toda la jornada laboral de 8 horas; simplemente no es factible. Proceda suavemente: determine la productividad promedio actual para cada rol y luego gradualmente anime a sus empleados a mejorar estas cifras. Incluso un aumento del uno por ciento en la productividad a lo largo de algún lapso es una cantidad significativa. Además, si presiona demasiado, la gente sufrirá burnout y renunciará, lo que inevitablemente hará más daño que bien.

Características esenciales del software de monitoreo de empleados

La funcionalidad de las herramientas de monitoreo de empleados depende en gran medida de la naturaleza de su negocio, así como de las metas y objetivos específicos establecidos para el monitoreo. En términos generales, puede enfocarse en las siguientes características:

1. Seguimiento de la actividad de los empleados: cuándo empiezan a trabajar en la computadora, cuándo se detienen, cuándo toman descansos y a qué hora usan qué aplicación.
2. Monitoreo de la actividad web: qué sitios abren, cuánto tiempo pasan usándolos, qué hacen allí.
3. Analítica: mostrar todos los datos recopilados en un formato conveniente para su análisis, permitiendo a los supervisores revisar una selección para cualquier período de tiempo y para cualquier grupo de empleados o incluso para especialistas individuales.
4. Registro de pulsaciones de teclas y grabación de movimientos del ratón.
5. Grabación de video en pantalla y sincronización de dichos videos con el reporte de actividad (p. ej., al hacer clic en la entrada “Trabajar en Microsoft Word”, se visualiza el fragmento correspondiente del video).
6. Notificaciones automáticas sobre procrastinación o violación de las reglas de la compañía (p. ej., intentar acceder a la base de datos).

El monitoreo visual, que es esencialmente la capacidad de ver de primera mano lo que sucede en las computadoras de sus empleados, es vital. Si se enfoca únicamente en informes estáticos sin ningún respaldo visual, aquellos especialistas que son particularmente progresistas y entusiastas pueden intentar engañar al software (por ejemplo, abriendo un editor de texto y atascando las teclas en sus teclados). La grabación de video o transmisión en vivo de las pantallas de los empleados salvaguarda contra tales situaciones.

Implementación del software de monitoreo de empleados de la manera correcta

Estos son los pasos principales que le recomendamos que siga (junto con consultar nuestro artículo en profundidad sobre el asunto):

1. Defina sus metas y objetivos. ¿Qué quiere lograr monitoreando el desempeño de tus empleados? Deshágase de los procrastinadores, analice los procesos actuales y encuentre áreas para su mejora, proteja los datos de las fugas: cuanto más detallada sea su lista de tareas, mejor.
2. Elija el software que satisfaga todas sus necesidades. Consulte a sus proveedores si es necesario.
3. Verifique el lado legal del asunto, prepare los acuerdos de empleados necesarios y las órdenes de la empresa.
4. Dígale a la gente que está implementando una solución de monitoreo. Describa en detalle las metas y objetivos que está persiguiendo. Trate de enfocarse en las ventajas para todos, como la evaluación objetiva de la contribución de cada especialista a los procesos de trabajo, la funcionalidad para el automonitoreo, menor atención por parte de la gerencia (todo se puede ver en los reportes), e identificación de puntos de crecimiento. También habrá menos rutina burocrática: por ejemplo, no habrá necesidad de rellenar informes sobre el tiempo de trabajo, ya que de todos modos todo es visible.
5. Finalizar los convenios legales necesarios con sus empleados, familiarizar a la gente con las nuevas órdenes ejecutivas contra su firma. Instruirles sobre las reglas de uso de PC (como no mantener información confidencial en las PC de trabajo y no utilizarlas con fines personales).
6. Instalar software de monitoreo, configurarlo.
7. Durante las primeras semanas, simplemente recopilar información, sin reacción ante nada a menos que la situación sea crítica. Que la gente se acostumbre al monitoreo y vea por sí misma que nada ha cambiado para peor. Durante este periodo, puede enfatizar la importancia de usar la funcionalidad de automonitoreo y motivar a sus empleados a mejorar su desempeño en los informes de productividad. El enfoque de gamificación y el uso de la emoción competitiva tienden a funcionar bastante bien.

Entonces poco a poco empiezan a hacer cambios. Hable con sus empleados sobre las formas en que pueden mejorar su desempeño. Optimizar los procesos de trabajo. Concéntrese en el aspecto constructivo más que en el negativo: deje que el software de monitoreo de empleados se convierta en una herramienta útil para el desarrollo de negocios más que en una herramienta de castigo.

Pros y contras de implementar software de monitoreo de empleados

Obviamente, los pros de tener software de monitoreo de empleados en su empresa sobrepasan cualquier inconveniente potencial. Hicimos una inmersión profunda en este tema aquí, así que dele un vistazo si quiere conocer más detalles y ver un resumen de las principales razones por las que definitivamente debería usar herramientas de monitoreo de empleados.

En resumen, el software de monitoreo de empleados aumenta la eficiencia del gerente ya que obtienen una visión general integral de todas las acciones de los especialistas en el trabajo. También es benéfico en términos de mejorar la productividad de los empleados y garantizar que los supervisores se mantengan imparciales. Las soluciones de monitoreo de empleados son una gran ayuda para monitorear a los empleados remotos y brindar seguros de riesgos.

Al mismo tiempo, también vale la pena mencionar algunas posibles desventajas de implementar herramientas de monitoreo de empleados. Estos inconvenientes incluyen la aversión general de los empleados al monitoreo en general y el posible riesgo de acceder a los datos personales de las personas. Sin embargo, hemos cubierto ambos puntos en este artículo, cuando le dimos consejos sobre cómo implementar el software de monitoreo de empleados de la manera correcta.

Perspectivas de la industria de monitoreo de empleados

Hoy en día, el software avanzado de monitoreo de empleados ya recopila la mayor cantidad posible de información sobre la actividad de los empleados. Por ejemplo, Kickidler literalmente puede grabar todas sus actividades, y cada período de inactividad, con todo detalle, con registro de pulsaciones de teclas, grabación de video en pantalla y transmisión en línea de cualquier número de pantallas.

Por lo tanto, sería razonable argumentar que el desarrollo futuro del monitoreo de la actividad de los empleados incluye el desarrollo de sus características analíticas. Incluso ahora, con Kickidler puede obtener no solo datos brutos sino también informes completos sobre todos los indicadores clave:

• actividad de los empleados;
• plantilla horaria;
• productividad de los empleados (y sus cambios a lo largo del tiempo);
• violaciones;
• aplicaciones utilizadas y sitios a los que acceden los empleados;
• calificaciones de los empleados, etc.

Eventualmente, particularmente a la luz del desarrollo de las redes neuronales, podemos esperar la adición de análisis aún más complejos y sofisticados. Por ejemplo, en los próximos años bien puede aparecer un monitoreo del estado de ánimo de los empleados: un nuevo tipo de software para rastrear el nivel de felicidad y lealtad de la empresa a partir de los datos recopilados sobre la actividad de los empleados.

En cualquier caso, el monitoreo automático de los empleados ya es el estándar de oro de la gestión competente. No puede pararse físicamente sobre el hombro de cada empleado, pero puede hacerlo virtualmente, con la ayuda de Kickidler u otra herramienta de monitoreo de empleados. Además, esta presencia virtual suya será constante, imperceptible y efectiva; el software recoge todos los datos importantes sin dejar nada fuera.

Entonces, si aún no está usando el software de monitoreo de empleados en su empresa, ¡es un buen momento para comenzar!