Timeboxing: un nuevo enfoque para aumentar la productividad de los empleados

¿Quiere que sus empleados trabajen de forma más eficiente y con menos distracciones? Hoy hablaremos de una de las técnicas más innovadoras y efectivas para ayudarle a lograr precisamente eso, y esa técnica es el timeboxing.

¿Qué es el timeboxing?

El timeboxing es una de las técnicas de gestión de tiempo más versátiles, fáciles de aplicar y efectivas. Como muchas de estas estrategias, se originó en el sector Ágil, pero rápidamente ganó popularidad en una amplia variedad de industrias y en conjunto con una amplia variedad de enfoques.

La idea básica es muy simple: para cada tarea define un "timebox" que es la cantidad máxima de tiempo que se puede dedicar a esa tarea en particular. A primera vista, suena muy similar a otras prácticas típicas de gestión de tiempo (cuando los directivos definen las agendas de cada día diciendo: "para hoy tenemos que entregar esta, esta y aquella tarea"). En la práctica, sin embargo, hay una diferencia clave: el timeboxing no define el momento en que se debe completar la tarea ("la fecha límite es hoy a las 2 pm"), sino la cantidad de tiempo que se puede dedicar a esa tarea.

Ventajas del timeboxing

Al utilizar el timeboxing, obtiene una serie de valiosos beneficios de inmediato:

1. Simplificación de la creación de cronogramas. Es mucho más fácil ver la distribución del trabajo en función de esos plazos, ya que siempre tiene el tiempo asignado para cada tarea frente a usted, lo que lo hace fácil de sincronizar con el cronograma.
2. Eliminación de la falsa sensación de calma. Algunos empleados podrían pensar "la fecha límite no es hasta el jueves, hoy es lunes, ¡todavía hay mucho tiempo!". No importa cuándo sea la fecha límite, la cantidad de tiempo asignado a cada tarea sigue siendo la misma. Además, otras tareas también están siempre visibles, con sus propios cuadros de tiempo (timeboxes). La semana ya está planificada de antemano y claramente programada, por lo que simplemente no queda tiempo para postergar las cosas.
3. Motivación adicional para concentrarse en una tarea. Cambiar entre diferentes tareas requiere mucha energía y tiempo, y el timeboxing hace que ese desperdicio de esfuerzos sea claramente visible. La intención de emplear su tiempo de manera más eficiente permite a los empleados hacer frente a las consecuencias negativas de hacer multitarea, realizar un mejor seguimiento de su tiempo de trabajo, y aumentar su eficiencia laboral por completo.
4. Protección contra el perfeccionismo excesivo. Siempre habrá personas que necesitan que todo sea perfecto; sin embargo, desde el punto de vista empresarial, no siempre es mejor ofrecer resultados impecables. Por lo general, una tarea debe completarse con una relación costo/beneficio óptima. No es necesario que sea "perfecto" todo el tiempo, sólo debe desear que sea "suficientemente bueno". El Timeboxing ayuda a los empleados perfeccionistas a encontrar ese punto óptimo.
5. Ahorro de tiempo y energía de sus empleados. Es mucho más fácil monitorear el cronograma creado a partir de cubos de "timeboxes" y no hay necesidad de preocuparse por priorizar las tareas.

Todo lo anterior hace que el timeboxing sea una excelente adición al sistema tradicional de gestión de fechas límite o, si usted está a cargo de toda la tarea de creación del cronograma, esta técnica puede incluso reemplazarlo. En este caso, los empleados recibirán un cronograma listo para usar con timeboxes y no tendrán que preocuparse en absoluto por las fechas límite.

Ejemplo del uso del timeboxing

Supongamos que está creando un cronograma para sus desarrolladores de software. Hay tres tareas principales: implementación de una nueva característica, revisión del código de otro equipo, y refactorización planificada. El cronograma en este caso podría verse así:

• 9.00-9.30 am – reunión matutina, discusión de los problemas actuales;
• 9.30-9.45 am – descanso
• 9.45 am-12.45 pm - trabajar en una nueva característica
• 12.45-1.00 pm - breve conferencia telefónica para revisar el progreso
• 1.00-2.00 pm – almuerzo
• 2.00-3.00 pm – revisión de código
• 3.00-3.15 pm – descanso
• 3.15-5.00 pm – refactorización

Tenga en cuenta que el cronograma suele incluir breves descansos. Esto es crucial, ya que el timeboxing es una forma de enfoque de progreso rápido (sprint). Los empleados intentan maximizar su productividad en un "timebox " y luego, naturalmente, necesitan descansar y reiniciarse un poco para recuperar su energía. Sin embargo, incluso con estas pausas, la productividad general aumenta.

Limitaciones e inconvenientes del timeboxing

Como cualquier otro método, el timeboxing tiene sus propios obstáculos. Éstos incluyen:

1. Periodo de adaptación. Aquellos empleados que están acostumbrados a alternar constantemente entre tareas les resultará especialmente difícil acostumbrarse a este formato. Al principio, deberá monitorear de cerca a sus empleados (cubriremos cómo hacerlo a continuación).
2. Establecer periodos de tiempo (timeboxes) para tareas exigentes y complejas. Es importante reconocer que el timeboxing sólo es bueno si realmente puede determinar con gran precisión cuánto tiempo llevará completar una tarea. Si, por ejemplo, hablamos de encontrar un error en algún software, es bastante difícil hacer ciertas predicciones y en ese caso es mejor utilizar otras técnicas.

De cualquier manera, aunque a todos les tomará algo de tiempo acostumbrarse al timeboxing, definitivamente vale la pena.

Cómo hacer que el timeboxing sea efectivo

Para esto primero deberá responder algunas preguntas:

1. ¿Cómo debe un gerente mantenerse al tanto de lo que hacen los empleados y sobre si realmente se concentran en sus tareas? Si no se están concentrando en ellas, ¿qué se interpone en el camino?
2. ¿Con qué frecuencia se deben tomar descansos? Es probable que las métricas sean diferentes para diferentes puestos de trabajo.
3. ¿Cómo saber si el timeboxing es rentable para su negocio? ¿Aumentará la eficiencia?
4. ¿Cómo responden diferentes empleados al timeboxing? ¿Quién se desempeña mejor y quién tiene dificultades?

Todas estas preguntas se pueden abordar con la ayuda del software de monitoreo de empleados Kickidler. Nuestra solución de seguimiento de tiempo es ideal para usar junto con timeboxing: todo lo que necesita hacer es instalar módulos de monitoreo en las máquinas de sus empleados y siempre tendrá estadísticas detalladas sobre quién está trabajando realmente, qué están haciendo, cuándo y cuánto han hecho. Además, los propios empleados pueden realizar un seguimiento de su productividad y, si alguien se distrae durante el timeboxing, nuestro módulo Autokick les recordará amablemente que vuelvan al trabajo.

¡Prueba la combinación Kickidler + timeboxing! ¡Estamos seguros de que lo ayudará enormemente a mejorar su negocio!