Каждый работодатель хочет контролировать своих сотрудников, чтобы они работали, а не спали на рабочем месте. Это не удивительно, ведь контроль сотрудников – одна из пяти основополагающих функций менеджмента. Сегодня мы поговорим о популярных инструментах учёта рабочего времени и контроля сотрудников и начнём с причин, по которым они совершенно вам необходимы.
5 причин контролировать рабочее время с помощью современных систем
Нам известно минимум 5 серьёзных доводов в пользу подобных сервисов.
Причина 1: требования государства
В России работодатель обязан учитывать рабочее время людей, которые заняты в компании – это прописано в законодательстве. Ведение табеля учета, отметки о выходных, больничных и прогулах: всё это – обязательная часть документооборота, которая может очень пригодиться. Например, если после увольнения сотрудник обратится в контролирующие инстанции – ГИТ, прокуратуру, Роспотребнадзор и т. д. – в первую очередь у вас запросят табель учёта рабочего времени. Если такой документ заполняется автоматически и подробно, проверки точно пройдут успешно.
Причина 2: дисциплина
Есть простая закономерность: чем слабее наказывают за небольшие нарушения, тем чаще возникают серьёзные проступки. Если вы не обращаете внимания на опоздания сотрудников – пусть даже и всего на 5-10 минут – то вскоре люди начнут задерживаться на полчаса-час. А это уже проблема.
Причина 3: прибыль
В 2015-м году AffinityLive – крупная компания, специализирующаяся на автоматизации профессиональных услуг – провела масштабное исследование, посвящённое рабочему времени. Собранная ими статистика показала, что ежедневно экономика США теряет 7,4 миллиарда долларов только на том, что люди не умеют следить за своим графиком и отвлекаются от работы. Если говорить о конкретных компаниях, то переход на использование автоматизированных сервисов учёта рабочего времени приносил в среднем 18 338 долларов в год.
В России тоже проводились подобные исследования и результат их не сильно отличался от зарубежного.
Причина 4: эффективность
Отчёты о том, как люди проводят своё рабочее время – важный элемент управления компанией. Вам, как руководителю, необходимо знать:
Кто работает лучше других, а кто нуждается в дополнительной мотивации;
Насколько те или иные принятые вами решения отражаются на работоспособности сотрудников;
Какие рутинные операции можно ускорить, а какие – вообще исключить.
Чем больше данных вы получаете и чем они подробнее, тем проще будет принять правильное решение.
Причина 5: безопасность
Современные инструменты учёта рабочего времени – это комплексные системы, которые тесно связаны с контролем доступа и отслеживанием местоположения сотрудника. Соответственно, если у Вас возникнут сомнения в добропорядочности кого-то из работников, всё легко можно будет проверить.
Виды учёта рабочего времени
Исходим из того, что в России нормой считается работать 40 часов в неделю: 5 дней по 8 часов, например. Но что, если человек в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу – 7, как посчитать ему зарплату, что отнести в сверхурочные? На помощь приходит сочетание нескольких типов учёта времени.
Ежедневный
Стандарт, принятый в большинстве компаний: следим за временем, которое человек отработал за день. Оплата, соответственно, тоже рассчитывается за каждый рабочий день. Идеальный выбор в случае, если у Вас нормированный график и нормальное рабочее время не изменяется.
Еженедельный
Суммируем время за неделю и проверяем его соответствие норме, опять же, за неделю. Хороший выбор, если сотрудник вынужден работать по необычному графику: например, по 9 часов в понедельники, на приёме товара, но всего по 3 часа в пятницы. В этом случае оплату удобно считать за неделю, исходя из нормы в 40 часов.
По периоду
Считается рабочее время за оговорённый период: например, за срок контракта или проекта. Актуально, если сотрудники не привязаны к определённому количеству часов в день или неделю – например, при работе охранных компаний.
Как считать-то?
Удобнее всего вести учёт таким образом, чтобы в любой момент можно было посмотреть статистику по каждому сотруднику за любой период. День, неделя, месяц, определённые числа и т. д. Здесь и приходят на помощь современные возможности.
Инструменты учёта рабочего времени
Для начала поговорим о самых простых вариантах, которые почти не требуют вложений средств, но нуждаются в Вашем постоянном внимании.
Таблица Excel/Google
Просто таблица, в которую Вы записываете статистику по каждому сотруднику: когда болел, когда опоздал и т. д. Очень просто, совершенно бесплатно, но занимает много времени и требует следить за всем лично. Подходит разве что для очень небольших компаний.
Программы бухучёта
Контур.Бухгалтерия, Моё дело, 1С и им подобные. Скорее всего, подобным софтом уже пользуются Ваши кадровики и бухгалтеры, осталось добавить в него учёт рабочего времени. По сути получится та же таблица, но можно будет сразу же создавать табели для начисления зарплаты, добавлять графики и т. д.
Видеонаблюдение
Вспомогательный инструмент, который позволяет следить за каждым сотрудником, не выходя из кабинета. Вы всегда сможете узнать, кто и чем занимался в рабочие часы, но следить за всем этим всё равно придётся лично.
CRM-системы
Это первые шаги к автоматизации: системы вроде Битрикс24 собирают часть статистики без Вашего участия. Они фиксируют, когда сотрудник включил компьютер и/или зашёл в CRM, а потом формируют на основе этих данных удобные отчёты. Хороший промежуточный вариант, но он показывает только присутствие сотрудника на рабочем месте, ничего не сообщая об его реальной активности.
Автоматический контроль
Дальше речь пойдёт только об автоматических инструментах учёта рабочего времени: программах и комплексах, которые экономят Ваше время и серьёзно упрощают контроль над графиком сотрудников.
СКУДы и электронные пропуска
Всё просто: у каждого помещения – и на входе в компанию – есть специальный электронный замок. Нет карточки с уровнем доступа – не можешь войти. Карточки личные, поэтому вы всегда можете посмотреть, где и когда был любой из ваших сотрудников. За всем этим пристально следит и наблюдает СКУД – система контроля и управления доступом. СКУД помогает следить за перекурами, повышает безопасность, отлично работает в связке с видеонаблюдением.
Биометрические терминалы
Аналогичные системы, но вместо карты считывается сетчатка глаза или отпечаток пальца. Актуальны, если у вас есть серьёзные причины опасаться брешей в безопасности компании: карточку можно передать третьему лицу, отпечаток – нет.
Системы учета рабочего времени (СУРВ)
Программы вроде системы учета рабочего времени Kickidler, которые постоянно следят за экраном каждого компьютера в вашей организации. Они не только отслеживают приходы-уходы, перекуры, но и учитывают, какие сайты и программы использовал сотрудник в свое рабочее время, деля их на продуктивные и непродуктивные. СУРВ предоставляют максимум полезной информации:
Дают точное представление о том, что человек делал в течение рабочего дня;
Обеспечивают идеальный уровень информационной безопасности;
Формируют максимально полезные отчёты: например, можно оценить затраты времени на отдельные бизнес-процессы;
Позволяют транслировать потоковое видео с экранов и вести видеозапись всех действий сотрудников за компьютером.
Русский
English
Português
Español
Հայերենով
Türkçe
Български
中文
ქართული
Français
