Учёт рабочего времени сотрудников: для чего нужен и как вести в 2025 году

Что такое учет рабочего времени

Учет рабочего времени — это процесс фиксирования и анализа времени, которое сотрудники тратят на выполнение своих трудовых обязанностей.

Цели учета рабочего времени:

• Начисление заработной платы — на основе отработанных часов или дней;
• Контроль дисциплины труда — фиксирует опоздания, прогулы, переработки;
• Планирование графиков — позволяет грамотно распределять смены и ресурсы;
• Юридическая защита работодателя и работника — особенно при трудовых спорах или проверках.

Что нужно учитывать при учете рабочего времени:

• Явки и неявки
• Отпуска
• Больничные
• Командировки
• Работа в выходные и праздничные дни

Как ведется учет:

• Ручной учет — с помощью бумажных табелей (форма Т-12, Т-13)
• Электронный табель — в Excel или 1С.
• Автоматизированные системы — с использованием СКУД, биометрии, трекеров, программ (например, Kickidler).

Документы для учета рабочего времени:

• Табель учета рабочего времени (Т-12, Т-13). Но работодатель имеет право создать свои шаблоны для отслеживания работы подчиненных. Такой документ официально утверждается во внутренних правилах компании.
• График сменности
• Трудовой договор (с оговорённым режимом)

Что такое рабочее время по ТК РФ

В ТК РФ указано, что Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) (ст. 91 ТК РФ)

Нормальная продолжительность рабочего времени для большинства подчиненных не может превышать 40 рабочих часов в неделю.

При этом ТК РФ вводит несколько режимов рабочего времени – стандартный, укороченный и неполный (ст. 100–104 ТК РФ).  Это адаптирует трудовой процесс к условиям, нуждам предприятия.

Работодателю следует вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Также в Трудовом кодексе установлены правила овертаймовой работы с компенсацией за труд сверх установленной нормы. Контроль рабочего времени защищает права работников, регламентирует их отдых, соблюдение баланса между работой и личной жизнью.

Формы организации рабочего времени

Существует три вида формы организации рабочего времени: нормальная, неполная и сокращенная.

Нормальная

Нормальная продолжительность рабочего времени в неделю для основной части сотрудников составляет 40 часов, как указано в законодательстве. Например, бухгалтер работает на предприятии с понедельника по пятницу с 9 до 18, с перерывом на обед 1 час, а в выходные дни отдыхает. Это регламентируется статьей 91 ТК РФ.

Обе стороны могут договориться о гибком графике, когда трудовые дни будут различаться по длине. При этом зафиксированная протяженность работы в неделю не должна превышать установленные законом 40 часов. Это важно для работников со сменным режимом.

 В ряде компаний введена практика 12-часовых смен с двухдневным отдыхом. В таких обстоятельствах применяют метод суммированного подсчета времени, при котором за определенный интервал – месяц или квартал – средний объем отработанных  часов не будет выходить за рамки установленного максимума.

Неполная

Когда объем рабочих часов за неделю меньше нормативных 40, это считается частичной занятостью. Такие условия задаются на момент найма или внедряются позже по взаимной договоренности из-за изменений в работе предприятия или личных нужд работника. Но переход на подобный график скорее желание или потребность, а не обязательное требование для обеих сторон.

Сокращенная

По действующему законодательству, отдельные группы работников могут рассчитывать на уменьшенную продолжительность трудового дня. Сюда включаются:

Молодежь до совершеннолетия

Люди, имеющие ограничения по здоровью

Сотрудники, задействованные в условиях вредного производства

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это система норм и правил, определяющих баланс между работой и отдыхом. Он создает благоприятные условия труда, поддерживает его высокую производительность, достаточный отдых.

Виды режимов рабочего времени (ТК РФ, ст. 100–104):

1. Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными

   Самый распространённый режим.

2. Шестидневная рабочая неделя с одним выходным

3. Сменный режим работы

   Применяется на производстве, в торговле, в медицине.

   Обязательно составление сменного графика.

4. Гибкий график (гибкое рабочее время)

   Сотрудник сам выбирает часы начала и окончания работы.

   Важно соблюдение общей нормы часов.

5. Разделение рабочего дня на части

   Возможен, например, у преподавателей или курьеров.

   В ТК РФ разрешается, если прописано в локальных актах.

6. Неполное рабочее время

   По соглашению сторон — сокращённый день или неделя.

7. Вахтовый метод работы

   Используется в удалённых регионах, с проживанием на территории вахты.

Виды учета рабочего времени

Поденный (ежедневный) учет рабочего времени

Поденный или ежедневный учет — это наиболее распространённый способ фиксации рабочего времени, особенно при стандартной пятидневной рабочей неделе.

Такой вид учета предполагает фиксирование каждого рабочего дня отдельно: указывается время начала и окончания работы, перерывы, а также причины отсутствия (больничный, отпуск и пр.).

Недельный учет рабочего времени

Недельный учет позволяет фиксировать общее количество часов, отработанных за всю неделю, без детальной разбивки по дням. Такой подход может быть удобен для сотрудников с гибким графиком, где важно соблюсти норму по неделе, но не обязательно строго следить за ежедневным расписанием.

Важно: при недельном учете не допускается превышение установленной недельной нормы рабочего времени — 40 часов для большинства работников (или меньше, если установлено сокращенное время).

Используется, например, в проектах с разъездным характером работы, творческих профессиях, сфере IT и консалтинге.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет применяется в тех случаях, когда невозможно обеспечить равномерную занятость сотрудников по дням и неделям — например, на производстве, вахтовом методе, охране, транспортной сфере и медицине.

При этом устанавливается учетный период — месяц, квартал, полугодие или год. Главное условие — чтобы в среднем за этот период не была превышена установленная норма рабочего времени (например, 40 часов в неделю).

Суммированный учет помогает гибко планировать смены и переработки, соблюдая законодательство при нестандартной занятости сотрудников.

Формы учёта рабочего времени

Каждая организация использует разные формы учёта рабочего времени сотрудников в зависимости от специфики своей работы, количества работников и установленных норм.

Табельный учёт

Наиболее распространённая система, при которой ведётся табель учёта рабочего времени. Работодатель фиксирует все данные о рабочем графике сотрудников, включая посещаемость, отработанные часы и периоды отсутствия (отпуск, больничный, командировка). Табель может быть оформлен в бумажном виде или в цифровых системах учёта.

Электронный учёт рабочего времени сотрудников

Электронная система учёта рабочего времени позволяет организациям автоматизировать процессы контроля. Работники регистрируют отработанные часы с помощью карточек доступа, биометрии или мобильных приложений. Такая система улучшает точность данных, упрощает контроль и позволяет работодателю анализировать табель в режиме реального времени.

Проектный учёт

Проектная система учёта используется в тех организациях, где работа организована по проектному принципу. Работники фиксируют отработанные часы на конкретные задачи, что помогает контролировать распределение ресурсов, эффективность работы и корректировать расчёт бюджета проекта.

Гибкий учёт

Гибкая система табельного учёта даёт работникам возможность самостоятельно планировать свой рабочий день в установленных рамках. Такая система требует высокой ответственности сотрудников, но способствует росту мотивации и удовлетворённости работой.

Учёт в удалённом режиме

Учёт в удалённом режиме стал особенно актуальным с распространением дистанционной работы. Работодатель использует специальные системы для контроля активности сотрудников, отслеживания отработанного времени и управления удалёнными командами.

Разделение учета рабочего времени для малого и крупного бизнеса

Организации разного масштаба применяют разные подходы к учету рабочего времени, опираясь на свои ресурсы, численность персонала и уровень автоматизации.

Нестандартные случаи рабочего времени

Заработок сотрудника обычно определяется по времени, затраченному на рабочий процесс, или по выполненным заданиям. Однако встречаются моменты, когда это правило не работает. Трудовое законодательство учитывает ситуации, когда вовлечение сотрудников превышает стандартное расписание. Это включает работу сверх обычного графика, в выходные, праздники, ночные периоды.

• Согласно статье 99 ТК РФ, работа за пределами нормированного графика считается сверхурочной и требует особого учёта. Законодательные ограничения для такой работы составляют не более четырех часов за два последовательных дня и 120 часов в год с удвоенной компенсацией или дополнительными выходными днями. На выполнение сверхурочных задач необходимо добровольное согласие работника.
• Работа в дни, официально признанные выходными или праздничными, также рассматривается как исключение из стандартного режима. Регистрация отработанных часов в дни отдыха и государственные праздники подразумевает, что работники в этот период должны отдыхать. Но существует ряд учреждений (медицинские, службы безопасности, транспортные службы, для которых свойственна работа круглосуточно. Компенсация за труд в выходные полагается двумя методами: либо удвоенной выплатой, либо выдачей дополнительного дня для отдыха.     Отличие суммарного подсчета времени заключается в том, что вознаграждение за труд в праздники производится исключительно за эти дни. Для персонала же, работающего по сменам, выходные могут считаться обычными рабочими днями, а отгулы даются в другие дни.
• Государственные праздничные дни – нерабочие для всех без исключения. Оплата работы в такие периоды осуществляется отдельно и регулируется статьей 153 Трудового кодекса РФ, указывая на то, что:     
  • работа в праздник по гибкому графику, совпадающему с праздничным днём, подлежит оплате вдвойне
  • труд сверх установленного рабочего времени в праздник влечет тройную оплату
  • при совпадении части смены с праздничным днем, увеличенную оплату применяют только к этому временному  интервалу    
• Ночные смены  обычно длятся с 22:00 до 06:00. Предполагают спецусловия из-за усиленной нагрузки на здоровье  –  20-процентную прибавку за каждый отработанный час. Для беременных, лиц до 18 лет и с особенностями здоровья ночная работа запрещена.

Кто ведет учёт рабочего времени

В соответствии с ТК РФ, обязанность по ведению учета отработанного времени ложится на работодателя. Руководство компании или уполномоченные ими лица несут ответственность за организацию учета.

В крупных фирмах это могут поручить отделу кадров или специальному сотруднику, например, бухгалтеру, который будет вести учет и сразу же подготавливать соответствующую документацию. В малых предприятиях эти функции часто выполняет сам работодатель или управляющий.

Задачи ответственного лица включают:

• Запись реального времени присутствия работника на месте выполнения обязанностей
• Проверку подлинности документов, подтверждающих законные основания для отсутствия на работе
• Оформление табеля с указанием количества часов
• Подписание документа и его передача в бухгалтерию

Методы контроля и учёта рабочего времени

Для мониторинга отработанного сотрудниками времени применяют разные способы и инструменты:

• Традиционный журнал с его кажущейся архаичностью остается в ходу на многих предприятиях. В нём ведётся ручная запись отработанных часов на бумажном носителе, что подтверждает его удобство.
• Цифровые решения включают разработку приложений для мониторинга работы сотрудника за ПК. Такие системы учёта рабочего времени на компьютере могут анализировать распределение усилий, отслеживая сайты, использованные программы, корпоративную переписку и даже клавиатурный ввод.
• Системы контроля доступа (СКУД) обеспечивают двойную функцию: ограничение доступа к определенным зонам и контроль работника в офисе, обеспечивая учёт рабочего времени.
• Видеонаблюдение может быть как автоматизированным, так и предполагать участие человека. Этот метод позволяет следить за отработанными часами и проводить эффективную оценку персонала.
• Системы учёта времени, основанные на биометрических данных, устанавливают нахождение работника на месте через его уникальные физиологические признаки. Такие технологии выбирают предприятия, которых хотят эффективно управлять финансами на оплату труда.
• Программное обеспечение типа Kickidler автоматизирует учёт рабочих часов, обеспечивает глубокий анализ работы персонала. Программа зафиксирует моменты прибытия и ухода сотрудника, каждое его действие за компьютером, и составит полные отчёты об эффективности его деятельности.

Каждый из этих методов имеет свои достоинства и может быть адаптирован под потребности конкретной организации.

Штрафы за нарушение требований ТК РФ при учете рабочего времени

Уклонение от соблюдения требований ТК относительно учета рабочего времени сотрудников влечет за собой административную ответственность для работодателей. Штрафы за нарушения установлены для соблюдения справедливых и безопасных условий труда работников:

• Для должностных лиц – 1-5 тысяч рублей (или предупреждение)
• Для предпринимателей – 1-5 тысяч рублей
• Для юридических лиц – 30-50 тысяч рублей

В случае повторного нарушения эти суммы увеличиваются.

За систематическое игнорирование требований законодательства работодателям может грозить приостановка работы компании на срок до 90 суток. Эта крайняя мера призвана предотвратить новые нарушения и стимулировать работодателей к пересмотру своих внутренних процедур учёта и контроля.

Штрафные санкции предусмотрены за задержку или некорректное заполнение табелей учёта рабочего времени, отсутствие подтверждающей документации об отработанных часах, а также за нарушение регламентов сверхурочной работы, труда в дни отдыха, праздники.

Программа учёта рабочего времени Kickidler

Kickidler – инновационное ПО для мониторинга деятельности сотрудников. Его сновная цель – упростить учёт времени работы. Этот инструмент выделяется среди аналогов благодаря особому вниманию к визуализации процесса работы сотрудников.

Среди основных функций Kickidler:

• Календарь производственных процессов, синхронизированный с системой Active Directory, который отражает расписание работы персонала, учитывая как отпуска, деловые поездки, отсутствия без уважительной причины. Отчёт по рабочему времени демонстрирует полный объём часов, проведенных сотрудниками на месте, включая периоды отдыха и индивидуальные графики работы
• Электронный табель учёта рабочего времени, адаптированный для нужд бухгалтерии, который собирает данные о часах работы в удобном формате
• Анализ продуктивности с возможностью наблюдения за экранами сотрудников в режиме реального времени, записи видео, отправки уведомлений о нарушениях или неэффективном использовании трудовых ресурсов
• Для дистанционно работающих сотрудников разработана функция «Автокик», которая не только отображает отработанные часы, но и демонстрирует уровень продуктивности

Kickidler предлагает пользователям две версии программы:

• Time Tracking, ориентированная на базовый контроль рабочего времени и включающая в себя отчетность и функцию «Автокик», учёт времени работы сотрудников над проектами и задачами.
• Employee Monitoring – для комплексного мониторинга за сотрудниками через визуализацию работы, видеозапись, отслеживание клавиатурного ввода, удаленное управление компьютерами.