5 вещей, которые нужно знать руководителю об удалённом мониторинге сотрудников

С удалённой работой бизнес экспериментирует достаточно давно, но в последние три месяца эти эксперименты по очевидным причинам приобрели массовый характер. Сотрудники целыми отделами переводятся на удалёнку… но если человек выполняет свои обязанности из дома, значит ли это, что руководителю больше не нужно следить за его работой? Ни в коем случае, просто теперь основным инструментом контроля становится программа удалённого наблюдения.

В марте мы отметили троекратный рост спроса на Kickidler, причём этот спрос формировался из самых разных стран мира. Мы получили большое количество новых пользователей из государств Северной и Южной Америк, Европы, Азии: это очень приятные показатели, демонстрирующие конкурентоспособность нашей системы на мировом рынке.

Если вы уже пользовались системами учёта рабочего времени – например, Kickidler – в «обычное», офисное время, то к переходу на удалёнку адаптировались легко. Если только с началом карантина задумались о внедрении подобных инструментов, может быть немного непривычно, но вряд ли вы столкнулись с какими-то серьёзными проблемами: наши модули разворачиваются и настраиваются очень легко.

Тем не менее, определённые вопросы возникают и у опытных пользователей, и у начинающих:

• Насколько плотное наблюдение можно организовать?
• Как сотрудники отнесутся к мониторингу?
• Какие выводы делать из тех или иных данных?
• Как обеспечить безопасность собираемых сведений?
• Насколько вообще результативен Kickidler?

На некоторые из этих вопросов мы подробно отвечали ранее, в других статьях на сайте. Например, как рассказать сотрудникам о внедрении программы контроля. Сегодня же поговорим о пяти важных моментах, которые нужно учитывать при организации удалённого наблюдения за сотрудниками.

1: соблюдайте этику и закон

Когда вы устанавливаете систему контроля над рабочим временем в офисе, всё предельно просто: компьютеры – рабочие, они принадлежат организации, предназначены строго для выполнения должностных обязанностей. Соответственно, достаточно предупредить сотрудников о том, что хранить личную информацию (вести личную переписку, открывать частные фотографии и т. д.) на рабочей станции не стоит, и никаких сложностей не возникнет.

С удалённой работой ситуация обстоит иначе. Есть два варианта:

1. Вы предоставляете сотрудникам компьютеры на дом – например, рабочие ноутбуки. Тогда никакой проблемы нет, ситуация сводится к правилам офиса (но учитывайте, что, к примеру, при наблюдении за сотрудником через веб-камеру в кадр могут попасть его персональные и конфиденциальные данные, поэтому от таких методов контроля лучше отказаться);
2. Ваши люди работают из дома на личных компьютерах, которые они также используют для отдыха и ведения частной жизни.

Во втором случае вам необходимо начать с получения от сотрудника согласия на установку контролирующего ПО. Ваши аргументы:

1. Без этого инструмента вы не сможете отслеживать его продуктивность и нормально организовать рабочий процесс. Это приведёт к осложнениям: либо сотруднику всё-таки придётся посещать офис, либо он отправится в отпуск – в любом случае, наладить беспроблемную работу выгодно всем;
2. Функционал системы удалённого мониторинга прозрачен и достаточно ограничен:
   1. Модуль устанавливается на отдельную учётную запись и не получает никакого доступа к данным других учёток;
   2. Сотрудник всегда знает, когда программа активна, а когда нет. Начал работу – включил мониторинг. Закончил – выключил. Ничего лишнего;
   3. У вас есть чёткий список объектов и процессов, которые отслеживает программа: донесите до сотрудников, какие именно сведения собираются и в какой момент времени;
3. Система учёта рабочего времени помогает достойно оценить вклад специалиста в работу компании: она позволит лучше организовать график, справляться со своими обязанностями быстрее, получать заслуженные премии.

Вообще, всю ситуацию вокруг удалённого наблюдения хорошо прокомментировал Джозеф Лаццаротти, адвокат из Нью-Джерси, специализирующийся на защите личных данных и конфиденциальности:

Сами по себе сервисы удалённого контроля не несут в себе ничего плохого или противозаконного. Важно то, как именно вы используете их – и насколько подробно вы рассказываете сотрудникам, какие данные собираете.

Kickidler делает всё возможное для того, чтобы создать удалёнщикам самые комфортные условия. Например, в ближайшем обновлении в нашей системе появится отдельная функция включения-выключения граббер-агента (модуля, фиксирующего нажатия клавиатуры) – его всегда можно будет приостановить.

Пункт 2: разработайте чёткую инструкцию для сотрудников – и для себя

Устанавливая на компьютер специалиста модуль удалённого наблюдения, задайте себе вопрос: «Что именно я хочу узнать? И зачем?». Kickidler может собирать огромные массивы данных, некоторые из которых вы определённо не хотите видеть.

Простой пример: сотрудник забыл о том, что на его компьютере сейчас запущен мониторинг, и открыл личную почту. А там письмо, в котором результаты медицинского обследования. Или конфиденциальная переписка. С одной стороны, человек сам не выключил систему наблюдения – а с другой у вас только что появилась проблема, которой можно было избежать.

Всегда помните, что ваша цель формулируется очень просто: вы хотите, чтобы сотрудник выполнял свои служебные обязанности. Всё. По-хорошему, если человек хорошо справляется с работой, вы вообще практически не следите за тем, что именно он делает – проверяете отчёты время от времени, чтобы найти какие-то возможности для роста сотрудника или оптимизации процесса его труда – но особо не фокусируетесь.

В общем случае вы хотите получить доступ к следующей информации:

• Как быстро сотрудник реагирует на поступающие задачи? Укладывается в нормативные показатели?
• Как быстро он справляется с этими задачами? Соблюдает сроки?
• Насколько точно он делает свою работу? Качественно?

Если с каким-то пунктом проблемы возникает вопрос: «Почему?», тогда дополнительно нужна следующая информация:

• На что человек отвлекается в ходе рабочего дня? Отходит ли он от компьютера за пределами перерыва?
• На каких процессах специалист теряет время? Может быть, можно упростить какие-то согласования, уменьшить количество бюрократии?
• Насколько продуктивно сотрудник работает? Если показатели снизились, это – усталость или заболевание, на которые нужно отреагировать?

В результате у вас появится чёткий список объектов наблюдения:

• Активность в приложениях на протяжении рабочего времени;
• Нажатия клавиатуры на протяжении рабочего времени.

Как правило, этого достаточно. В некоторых случаях можно добавить захват экрана – и тоже строго в рабочее время. Видеонаблюдение через камеры в случае с удалённой работой будет строго лишним.

Кстати, вы можете и вовсе не наблюдать за деятельностью сотрудника в течение рабочего дня, а, например, настроить автоматические уведомления о нарушениях. В нашей программе Kickidler уведомления можно настроить по следующим параметрам: посещение нежелательного сайта, запуск нежелательной программы, опоздание на работу, слишком долгое бездействие, подключение съемного носителя, слишком большой процент непродуктивной деятельности и т.д. Также нашу программу можно настроить так, чтобы она информировала сотрудника о необходимости сделать перерыв. При подключении этой функции программа сама уведомит сотрудника о совершаемом нарушении, опционально руководитель может настроить дублирование уведомлений себе на почту.

Вот мы и ограничили рамки того, что вы хотите получать от Kickidler на удалёнке. Теперь закрепите это – и донесите до сотрудников: 

«Начал работать – включил модуль. Закончил/сделал перерыв – выключил».

И чётко следуйте оговорённым правилам: не собирайте никакую лишнюю информацию, она вам не нужна. Будет ОЧЕНЬ неприятно, если случайно полученные скриншоты личных данных попадут к третьим лицам – это колоссальные проблемы и с сотрудниками, и с законом. Гораздо лучше, если таких скриншотов у вас не будет вовсе. Кстати, уже в июле 2020 года мы планируем выпуск функции, позволяющей сотруднику самостоятельно включать и отключать Граббер агент программы.

Пункт 3: обеспечьте безопасность собранных данных

Любая передача данных на расстояние – это всегда определённый риск. Чем длиннее цепочка коммуникации, чем больше в ней звеньев, тем сильнее этот риск возрастает. Но идеальная ситуация, в которой сотрудник работает в защищённой комнате непосредственно у отключенного от сети сервера, практически невозможна (и в 99.9% случаев бессмысленна).

Итак, ваши сотрудники работают удалённо. Вы за ними наблюдаете, собираете большое количество конфиденциальной корпоративной информации: переписки с клиентами, деловая почта, документация по проектам, веб-конференции, летучки и т. д. Все в курсе, всех всё устраивает – как сделать так, чтобы все эти закрытые данные остались закрытыми, а не стали достоянием общественности?

Три простых совета:

1. Старайтесь не использовать облачные хранилища. Kickidler по умолчанию предлагает установку на собственные серверы компании, все данные будут храниться у вас – это снижает риски до минимума (хотя если настаиваете, то и на облако поставим без проблем);
2. Создайте систему распределённого доступа: пароли на отдельные папки, каталоги, задачи. Сотруднику что-то не нужно для непосредственной работы? Он не должен это видеть. А доступ к отчётам Kickidler вообще должен быть только у руководства;
3. Проинструктируйте сотрудников. Сложные пароли, никаких «бумажек под клавиатурой». Отошёл от компьютера – вышел из рабочей учётной записи (особенно актуально при работе на удалёнке: к домашнему компьютеру очень часто имеют доступ третьи лица – родственники, гости и т. д.).

В идеале, конечно, использовать корпоративные ноутбуки, но при аккуратном отношении к информационной безопасности и без них проблем не будет.

Пункт 4: очень осторожно делайте любые выводы

Kickidler даёт вам прозрачные данные, которые легко анализировать – это очень удобно, но только в том случае, если вы точно эту информацию интерпретируете. Простой пример: вы проверяете данные по своему менеджеру и видите, что с 11 до 17 часов она практически не притрагивалась к клавиатуре, а на экране в основном был открыт браузер с новостной сводкой.

Выглядит как прокрастинация? На все 100%. Но вполне возможно, что всё это время менеджер активно общалась с клиентами и партнёрами по телефону, а записи делала в блокноте (многим всё ещё привычнее пользоваться ручкой и бумагой). Таким образом, активности за компьютером не было, а работа выполнялась.

Вывод простой: если вы заметили в Kickidler, что сотрудник занимается чем-то не тем, проверьте результаты его работы перед тем, как делать выводы и принимать какие-то решения. Долгая компиляция проекта у программистов, телефонные звонки у менеджеров и маркетологов, мозговой штурм у инженера – всё это в сухой статистике может выглядеть как провал. Да, в некоторых случаях «яма» в продуктивности ей и окажется, и именно от таких случаев Kickidler вас страхует. Но рубить с плеча всё равно не стоит.

Вы работаете с людьми, а не с числами – опираться на статистику удобно, но руководствоваться только ей нельзя ни в коем случае. Всегда старайтесь использовать для вынесения решения данные из нескольких источников (один из них – прямой вопрос к сотруднику).

Пункт 5: фокусируйтесь не на проблемах, а на решениях

С переходом на «удалёнку» многие сотрудники оказались в сложных и непривычных условиях. Одного дома отвлекают. У второго «комп не тянет» или не хватает каких-то приложений, которые не получается поставить на домашнюю машину из-за проблем с лицензией. Третьему просто сложно сосредоточиться на работе за пределами офиса. Всё это – естественные проблемы, и ваша задача, как руководителя, в том, чтобы помочь сотруднику справиться с ними.

Заметив проблему – и убедившись в том, что это действительно проблема – не спешите объявлять сотруднику выговор. Более эффективным путём может оказаться предложение готового и не очевидного самому специалисту решения:

1. Человек много времени тратит на переписку по электронной почте? Подумайте, как сократить такие моменты – возможно, стоит отдать приоритет мессенджерам и коротким сообщениям? Ввести в работу интерактивные доски, вроде Trello? Просто убрать часть согласований?
2. Специалист постоянно отвлекается на сторонние сайты или на домашних? Предложите ему выделить на такие дела чёткое время – например, 10-15 минут каждые два часа. Несколько коротких перерывов, кстати, сказываются на работоспособности сотрудников лучше, чем один большой обеденный отдых;
3. Компьютер тормозит и не справляется с привычными специалисту задачами? Либо предоставьте ему корпоративный ноутбук 9подключите скоростной интернет за счет компании), либо уменьшите нагрузку, переведите временно на другие проекты.

Всегда помните: ваша главная цель – создать комфортные условия для продуктивного труда. Сохраняйте конструктивный настрой, тогда всем сотрудникам будет ясно, что Kickidler им не враг, а помощник в ежедневной работе.