Автоматизация бизнеса: какие процессы можно автоматизировать, как и зачем

Зачем нужна автоматизация бизнеса? Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать? Какую экономическую выгоду приносит автоматизация бизнеса? Обо всем этом расскажем в нашей статье. 

Золотая рыбка, которая выполнит три желания. Цветик-семицветик. Старик-Хоттабыч. Люди всегда мечтали о том, чтобы какие-то важные задачи решались сами собой – по щучьему велению, по моему хотению, но без моего участия. К сожалению, так не бывает… точнее, не бывало. Раньше. А сейчас многие вещи действительно делаются сами собой, достаточно выбрать подходящие инструменты и настроить сценарии автоматизации.

Что можно автоматизировать?

Если кратко, то любую рутину. Заполнение документов, первичную аналитику данных о продуктивности, проверки информационной безопасности – если вы можете написать сценарий для какого-то процесса, он отлично поддаётся автоматизации.

Примечание: здесь и далее мы в основном рассматриваем универсальные бизнес-процессы, не привязанные к особенностям отрасли и встречающиеся практически в каждой компании. Специфические процессы – например, производственные – тоже подходят для автоматизации, причём по тем же принципам, но требуют поиска специализированных решений. Рассказать обо всём их ассортименте в одной статье мы попросту не сможем.

При этом автоматизации не поддаются – или поддаются лишь частично – творческие процессы. Например, нельзя в полной мере передать роботам общение с клиентами, однако можно доверить скриптам приём звонков и их распределение по отделам. Не получится автоматически провести собеседование, зато можно сделать первичный анализ резюме по ключевым критериям. И так далее. Практически в любой задаче есть потенциал для автоматизации, но всегда ли есть смысл этот потенциал реализовывать?

3 причины заняться автоматизацией бизнеса

Основное преимущество автоматизации в том, что это универсальный инструмент повышения КПД бизнеса. Для любой компании рабочее время её сотрудников – это один из основных ресурсов. Перекладывая часть рутины на автоматику, вы освобождаете это время и получаете возможность перераспределить его на другие, более сложные или творческие задачи. В итоге за то же время подчинённые успевают сделать больше, а это прямая выгода.

Три основных преимущества, которые автоматизация даёт абсолютно любому бизнесу:

• Сокращение затрат. Во-первых, повышается производительность труда сотрудников – вы платите столько же, но отдача на каждый рубль зарплатного фонда увеличивается. Во-вторых, резко снижается число ошибок: человек может опечататься при заполнении документа, программа – нет. А меньше ошибок = меньше трат на их исправление.
• Повышение прозрачности процессов. Программным обеспечением гораздо проще управлять, чем сотрудниками: у вас всегда будут перед глазами все необходимые данные и настройки, никаких «забыл отправить отчёт». Плюс есть средства автоматизации, которые напрямую направлены на создание прозрачной рабочей среды, о них подробнее расскажем ниже.
• Потенциал для масштабирования. Автоматизировав какой-либо процесс, вы обеспечиваете его выполнение при любой нагрузке. Для компьютера нет значимой разницы между обработкой тысячи заявок и всего десяти – там, где раньше пришлось бы нанимать новых сотрудников, теперь справится однажды настроенная программа. 

Есть и другие преимущества, но они специфичны для конкретных решений. Какие-то повышают стабильность процессов, какие-то снижают риски утечки информации и т. д. Обо всём этом подробнее поговорим ниже, в обзоре самых популярных инструментов автоматизации.

Какую экономическую выгоду приносит автоматизация на практике?

Если говорить о конкретных цифрах, вот несколько экономических результатов кейсов по автоматизации, которые мы взяли из открытых источников:

• Внедрение BI-платформы на металлообрабатывающем предприятии позволило на 25% сократить издержки при запуске новых изделий, а заодно повысить производительность труда сотрудников на 13%. Простой оборудования сократился на 85%. Комплексное увеличение прибыли составило 17%.
• Система контроля нетоварных закупок с автоматической проверкой контрагентов повысила выручку сети гипермаркетов на 5% – это 42.5 миллиона рублей годовой прибыли.
• Система учёта рабочего времени Kickidler обеспечивает средний рост продуктивности сотрудников на 15%, помогает повысить вовлечённость персонала и освобождает каждому руководителю компании 10-15 рабочих часов ежемесячно. В совокупности всё перечисленное обеспечивает рост прибыли на 7-10% и более.

Как правило, результаты грамотно проведённой автоматизации бизнес-процессов окупают расходы на её внедрение в течение первых месяцев использования нового решения. 

Какие процессы можно автоматизировать, какие инструменты для этого использовать

Переходим к конкретике. Мы выделили 7 групп бизнес-процессов, которые в том или ином виде актуальны для любого бизнеса – начиная от пекарни на углу дома и заканчивая глобальными международными корпорациями. Для каждой из таких групп существуют профильные решения по автоматизации, о которых мы и расскажем.

Управление продажами: CRM

Если бизнес что-то продаёт, ему однозначно нужно управлять продажами: отслеживать заявки клиентов, статусы заказов, остатки на складе. В продвинутом варианте вы сразу же составляете профиль поведения клиента, храните историю взаимодействия с ним, можете определить, какие допы стоит предложить к заказу и т. д. Все эти задачи решают CRM-системы (Customer Relationship Management, «Управление взаимоотношениями с клиентами»).

Хорошая система такого класса – например, популярная amoCRM – умеет:

• Вести клиентскую базу: хранить все данные о каждом заказчике, сортировать их по нужным вам признакам.
• Управлять продажами: определять статус заказов, хранить документацию по ним, отправлять клиенту нужные запросы или документы одним кликом, автоматически предлагать дополнительные товары и т. д.
• Анализировать продажи: показывать, на каком этапе воронки больше всего отказов, кто из сотрудников чаще достигает поставленных целей, какие прогнозы на следующий месяц.

Это – основные функции CRM, но, поскольку именно такие программы обычно становятся первым шагом к автоматизации бизнеса, многие разработчики добавляют своим продуктам характерные для других инструментов возможности. Например, постановку задач сотрудникам с отслеживанием статусов выполнения (тайм-трекеры), планирование ресурсов (ERP) и т. д. Для небольшого бизнеса возможностей универсальной CRM на первое время вполне хватит, но, если вы хотите получить от автоматизации максимальный эффект или управляете крупной компанией, рекомендуем выбирать профильные инструменты для каждого процесса.

Рекомендуем к прочтению: Топ 10 лучших CRM систем. 

Планирование ресурсов: ERP

Если фокус CRM находится «вне компании», на клиентах, то ERP (Enterprise Resource Planning, «Планирование ресурсов») – это решение для контроля над внутренними ресурсами организации. Такие программы помогают управлять:

• Бюджетом: вести бухгалтерский и налоговый учёт, планировать распределение финансовых потоков.
• Запасами и снабжением: отслеживать остатки продукции и сырья на складах, вести закупки;
• Производством: распределять нагрузку, контролировать выполнение проектов и заказов.
• Сервисным обслуживанием: ремонтом оборудования, его настройкой и развитием.
• Трудовыми ресурсами: распределять нагрузку между отделами и сотрудниками, гибко реагировать на изменения.

Таким образом, ERP – это основной инструмент автоматизации для любого производственного предприятия. Чем больше у вас отделов и подразделений, тем больший эффект даст внедрение такого решения.

Учёт рабочего времени: СУРВ

Замыкают большую тройку средств автоматизации системы учёта рабочего времени (СУРВ) – такие, как Kickidler. CRM контролирует продажи и клиентов, ERP – материальные ресурсы, а СУРВ следит за нематериальными ресурсами компании: временем её сотрудников. Такая система:

• Проверяет, когда человек пришёл на работу, когда ушёл.
• Отслеживает активность в течение дня: сколько времени сотрудник провёл в каждом из приложений и на каждом сайте – вы точно видите, когда он работал, а когда нет.
• Автоматически замечает прокрастинацию и направляет сотруднику уведомление, что пора вернуться к делам.
• Позволяет в реальном времени посмотреть происходящее на мониторе каждого подчинённого, автоматически делает скриншоты или видеозаписи с заданным интервалом времени.
• Формирует удобные отчёты по продуктивности – сразу видно всю картину по каждому отделу и специалисту.

Системы учёта рабочего времени очень сильно упрощают руководство: не нужно стоять за плечом у подчинённых, вся нужная для принятия решений информация собирается автоматически и сразу обрабатывается. Вам достаточно принять на её основе соответствующие решения.

У СУРВ есть «младший брат»: таск-менеджеры, предназначенные для постановки задач сотрудникам и контроля над их выполнением. Однако на практике связка CRM+СУРВ работает лучше, поскольку собирает все данные автоматически и сразу же анализирует их.

Управление контентом: ЕСМ

Три класса систем, о которых мы говорили выше, это основа всего – инструменты, с внедрения которых стоит начать автоматизацию бизнеса. Далее же имеет смысл переходить к более специализированным решениям, первое из которых – ECM (Enterprise Content Management, «Система управления контентом»). Такие платформы берут на себя всю работу с данными компании:

• сбор информации;
• её хранение;
• управление данными (например, распределение их по группам);
• предоставление доступа к данным.

Веб-контент, черновые версии файлов, изображения и видео – весь контент, который вы используете в работе, систематизирован в ECM. Это защищённое хранилище данных, позволяющее быстро получить к ним доступ, упрощающее поиск и синхронизацию цифровых ресурсов.

Управление документооборотом: СЭД

ECM-системы управляют всеми информационными активами организации, а СЭД – системы электронного документооборота – сосредоточены именно на классических типах документов: отчётах, договорах, таблицах и т. д. Они предлагают более продвинутые функции обработки таких файлов: например, автоматическое заполнение полей или формирование отчётных документов. В остальном функционал схож с ECM.

Моделирование бизнес-процессов: BPM

Связка CRM+ERP+СУРВ даёт вам достаточно подробную информацию о положении дел в организации, но для продвинутой обработки этих данных и стратегического управления компанией существует специализированное решение: BPM. Такие системы позволяют:

• проектировать бизнес-процессы, визуализируя их в наглядных блок-схемах;
• обеспечивать выполнение процесса: рассылку уведомлений, постановку задач, контроль над сроками;
• сводить информацию о выполнении процессов в удобные дашборды, автоматически уведомляя об отклонениях от плана.

Также в состав решения часто входят модули анализа, помогающие оптимизировать бизнес-процессы и ускорить их.

Также рекомендуем: Топ 10 лучших BPM систем. 

Информационная безопасность: DLP

DLP (Data Loss Prevention, «Предотвращение утечек данных») автоматизирует защиту вашей корпоративной информации. Такие решения контролируют: 

• электронную почту и мессенджеры;
• сетевой трафик;
• операции с файлами на серверах и рабочих станциях;
• ввод данных с клавиатуры;
• буфер обмена и т. д.

DLP отслеживает все действия пользователей, моментально пресекая попытки получить несанкционированный доступ к данным – например, скопировать базу клиентов на флэшку. Это самый надёжный способ защитить ценную информацию от злоумышленников.

Прочитайте также нашу статью: Рейтинг лучших DLP систем. 

С чего начать автоматизацию бизнеса?

С «большой тройки»: CRM, ERP и система учёта рабочего времени. Эти программные комплексы дают максимальную отдачу и позволяют сразу же добиться значимого роста показателей компании. Кроме того, они актуальны для любого бизнеса и на базовом уровне обладают функционалом более продвинутых решений. 

Уже потом, когда фундамент для автоматизации бизнеса создан, вы можете добавлять более узконаправленные решения. Здесь порядок выбора целиком зависит от ваших приоритетов: много работаете с договорами? Ищите софт, упрощающий именно такую работу – например, Doczilla или Freshdoc. Хотите глобально перестроить процессы? BPM подойдёт оптимально. Беспокоит защита данных? Внедряйте DLP. И так далее.

Мы со своей стороны всегда готовы помочь с внедрением Kickidler: поможем настроить нашу систему под потребности вашей компании, расскажем, как с ней работать. Пишите!