Что такое Agile, как работает Scrum и почему от KPI пора отказываться?

«Гибкие методологии управления», Aglie – последние несколько лет эти термины не просто на слуху, они в абсолютном тренде. Даже мы, команда Kickidler используем методологию Agile в своей работе. Сегодня разберёмся в том, почему давно проверенные KPI уступают место новым подходам, а также поговорим о том, как контролировать сотрудников в Agile.

Что такое Agile?

Прежде всего, Agile – это не «ещё один метод управления компанией» и не какая-то конкретная практика. Agile представляет собой полноценную методологию: комплексное собрание инструментов, подходов и принципов, которые необходимы и достаточно для выстраивания любого бизнес-процесса в организации.

Главная идея Agile: контроль с сохранением максимальной гибкости в планировании и реализации проектов. Эта мысль появилась в Кремниевой Долине, где новые тренды возникали, развивались и гибли в течение считанных недель. Счёт шёл на часы: та мысль, которая ещё вчера могла родить нового титана рынка, сегодня уже никому не была интересна. Традиционный метод прямого управления, которого придерживались консерваторы, в таких условиях просто не работал – и так появился Agile.

В чём разница между Agile и Scrum?

Agile – это, собственно, методология, основные принципы которой вы найдёте чуть ниже. Можно назвать Agile фундаментальным базисом для выстраивания компании нового поколения. Scrum же – это «структурный подход»: один из инструментов Agile, который используется чаще всего.

Суть Scrum в создании универсальных проектных команд, внутри которых уже есть все необходимые специалисты: дизайнеры, разработчики, маркетологи. Исчезает сам формат сотрудничества между отделами: все, кто нужен, уже состоят в команде. Кроме того, к ней обязательно присоединяются «владелец продукта» (куратор проекта) и scrum-мастер, организатор работы.

Рабочий процесс в Scrum выстраивается спринтами – это периоды продолжительностью 7-30 дней, в зависимости от команды и проекта. На каждый спринт формируются свои задачи, по которым в конце подводятся результаты. А дальше следует новый спринт.

Манифест Agile и основные принципы

Всё строится на следующих ключевых правилах:

1. Главное для проекта – удовлетворение заказчика;
2. Изменение требований в ходе работы – естественное явление;
3. Работающие версии продукта нужно выпускать как можно чаще;
4. Специалисты и представители бизнеса должны работать рука об руку;
5. Мотивация – это критически важно;
6. Лучший способ обмена информацией – непосредственное общение;
7. Главный показатель успеха – работающий продукт;
8. Лишняя работа – плохая работа;
9. Самоорганизующиеся команды создают лучшие решения.

Это очень простые тезисы, но часть из них полностью противоречит привычным для консервативного бизнеса стратегиям прямого контроля и управления. Отсутствие бюрократии, самоорганизация внутри команд – новые нормы современного мира, что приводит нас к очевидному вопросу:

KPI устарели?

Система KPI хороша всем, кроме одного: чем дальше в 21-й век, тем хуже она работает. Чтобы понять, почему так происходит, нужно обратиться к истокам и посмотреть на 1954-й год. Именно тогда Питер Друкер, один из самых выдающихся теоретиков менеджмента в истории, представил свою концепцию «ключевых показателей эффективности».

Мысль была проста и элегантна: «Работодатель хочет, чтобы сотрудник выполнял определённый объём работ. Нужно определить для каждого работника – а в более широком понимании для каждого проекта или подразделения – некие ключевые показатели, которые позволят понять, справляется человек или нет».

KPI чаще всего очевидны: для маркетинга это количество лидов, для отдела продаж – собственно продажи. Для производства – объём выпускаемой продукции и процент брака. Для офиса – время, проведённое сотрудником за компьютером, в рабочем приложении. И так далее.

Однако у KPI есть ключевой недостаток: неповоротливость. Питер Друкер разрабатывал эту концепцию для рынка пятидесятых, стабильного и предсказуемого. Планирование на месяцы и годы вперёд было нормальным явлением, поэтому компания могла себе позволить вложиться в определение KPI, донесение их до сотрудников и контроль над соблюдением этих показателей.

Сегодня мы живём в совершенно другом мире: рынок меняется ежемесячно, ежедневно, а иногда и ежечасно. KPI устаревают раньше, чем вы их окончательно принимаете, становятся непоказательными. И здесь на сцену выходят новые методы организации работы.

Чего хочет современный работодатель?

Пользуясь KPI, мы устанавливаем жёсткие рамки конкретных показателей и загоняем в них сотрудника. Например, если для маркетолога ключевой параметр – количество лидов или заявок, он будет его повышать в ущерб их рентабельности в средне/долгосрочной перспективе. Работники на производстве могут увеличивать выработку, игнорируя рост расходов на обслуживание оборудования и замену инструментов. И так далее.

Современная практика показывает: KPI – это лишь промежуточный этап, который косвенно относится к настоящим требованиям работодателя. На самом же деле бизнес всегда стремится к выполнению вполне конкретных целей: росту выручки. Снижению расходов. Повышению конверсии рекламы. И так далее.

Методология Agile построена как раз на понимании этого принципа в сочетании с высокой динамикой рынка. Если упрощать, работает простое правило: ставите цель на короткий период – получаете результат – ставите новую цель. На первый план выходит не достижение каких-то абстрактных, численных показателей, а удовлетворённость конечного пользователя результатом вашей работы: клиента, руководителя, себя самого и т. д.

Как контролировать сотрудников без KPI?

Agile предполагает работу в проектных группах с контролем над достижением ценности. Вся деятельность ведётся короткими итерациями: 2-3 недели на выполнение одной цели – например, это может быть «снизить дебиторскую задолженность клиентов перед компанией на 40% и более». Команда работает, еженедельно проводятся общие совещания-планёрки с обсуждением результатов, по истечении срока подводятся итоги.

Такой подход работает, но при этом важно понимать: переход от привычных KPI к Agile-методологии, которая предполагает высокую вовлечённость сотрудника в процессы и определённую степень личной ответственности, не всегда проходит гладко. Более того, даже в процессе работы в agile-модели сотрудники могут время от времени пытаться снизить личный вклад в проект, «выехав на плечах других». Мир не стал идеальным, поэтому даже если ваша команда использует принципы agile, контроль за ней все равно нужен.

И здесь на помощь приходят методы непрямого контроля. Вам нужен способ проверять «уровень старательности» сотрудника, не привлекая его внимания – так вы не подорвёте доверие к принципам agile, но сможете держать руку на пульсе.

Мониторинг с помощью системы учета рабочего времени Kickidler даёт всю необходимую информацию: вы видите, сколько времени сотрудник проводит в рабочих приложениях, насколько он активен, какие ведёт переписки, чем вообще занимается на протяжении дня. При этом сам специалист даже не подозревает о вашем внимании.

Другой метод – дать сотрудникам возможность самим контролировать собственную продуктивность, без участия или с минимальным участием руководства. Для этой задачи идеально подходит новый инструмент программы Kickidler Автокик.

Автокик – это автоматические уведомления о нежелательных событиях и интерфейс самоконтроля сотрудника. Первая функция позволяет показывать сотруднику автоматическое уведопление, например, если он бездействовал в течение получаса, посещал непродуктивный для работы сайт или запускал нежелательную программу, например, игру. Интерфейс самоконтроля позволит сотруднику видеть собственную продуктивность за день, учитывая продуктивную, непродуктивную деятельность. Бездействие и общее количество отработанных часов. Специально для удаленных команд мы разработали возможность сотруднику самостоятельно включать и отключать граббер-агент программы, чтобы никто не имел доступ к компьютеру сотрудника в нерабочие часы.

В результате KPI как таковых нет, но вы сохраняете контроль над ситуацией. А в будущем можно использовать тот же Kickidler как платформу для самомодерирования отношения внутри команды – например, организовать открытый доступ к отчётам по активности работающей по проектам группы. «Все видят всех», полная прозрачность: такой подход увеличивает ответственность сотрудников и снижает вовлечённость руководителя, обеспечивая одновременный рост результатов.

Жёсткий прямой контроль уходит в прошлое. Сейчас наступило время гибких методологий и непрямого управления: попробуйте выстраивать работу по-новому, а наши инструменты вам в этом помогут.