Что такое мониторинг работы сотрудников?

В этой статье мы расскажем, что такое мониторинг работы персонала, зачем это нужно, а также какие бывают программы для мониторинга сотрудников за компьютерами. 

Мониторинг действий сотрудников всегда был достаточно сложной темой. С одной стороны, вы хотите держать руку на пульсе и точно знать, что ваши подчинённые действительно сфокусированы на работе. С другой стороны, у слишком пристального наблюдения есть свои недостатки, а право на неприкосновенность личной информации никто не отменял.

Поговорим о том, что такое мониторинг работы сотрудников, в каком виде он должен быть реализован, какие есть подводные камни и как организовать эффективное наблюдение за персоналом с технической точки зрения.

Что такое мониторинг деятельности сотрудников?

Мониторинг рабочего времени сотрудников обычно представляет собой наблюдение за активностью специалистов при использовании компьютеров. Для этого на ПК устанавливаются специальные программы, которые записывают действия пользователя, дают возможность руководителю просматривать экраны подчинённых и т. д. Продвинутое ПО этой категории формирует на основе собранных данных детальные аналитические отчёты, по которым удобно отслеживать ситуацию внутри компании и принимать ключевые решения.

Иногда к мониторингу персонала относят и не привязанные к рабочим ПК методы наблюдения. Например:

• СКУД: системы контроля и учёта доступа, показывающие передвижение сотрудника по объекту;
• Видеонаблюдения через камеры;
• Запись звука с микрофонов в комнатах;
• GPS мониторинг местоположения сотрудников и т. д.

Напрямую к рабочему процессу в офисе эти методы не относятся, поэтому мы в данной статье сфокусируемся именно на мониторинге деятельности сотрудников за компьютером. 

К этой категории относятся программы, созданные специально для записи всех действий специалиста для ПК. Хорошим примером современного ПО для мониторинга сотрудников является Kickidler: продвинутая система, которая предлагает все основные функции – учёт активности в разных приложениях и на разных сайтах, видеомониторинг, автоматическое формирование отчётов и т. д.

Какие выгоды даёт мониторинг работы сотрудников

Основные преимущества, которые вы получаете от использования ПО для мониторинга:

1. Повышение продуктивности подчинённых. Люди склонны прокрастинировать: они отвлекаются от работы на соцсети, разговоры с коллегами и десятки других интересных занятий. Само собой, вы хотите, чтобы в оплаченное рабочее время люди фокусировались на деле, и мониторинг с этим помогает – ПО отслеживает периоды прокрастинации и позволяет отреагировать (а Kickidler «Автокик» и вовсе всё делает сам, присылая нарушителю автоматическое уведомление). 100% продуктивность недостижима, но поднять этот показатель выше средних значений вполне реально. По нашим исследованиям, при грамотном мониторинге работы сотрудников продуктивность персонала повышается в среднем на 20%, эффективность бизнеса показывает рост от 15%, а нагрузка на менеджмент снижатеся также на 15-20%.
2. Обеспечение прозрачности рабочих процессов. Чтобы эффективно планировать работу, вы должны иметь объективное представление о том, как она происходит. Чем подчинённые заняты, сколько времени они тратят на те или иные процессы, как подходят к решению задач и т. д. Программа для мониторинга работы сотрудников собирает всю эту информацию, упрощает вам её анализ и планирование.
3. Защита от угроз. Инсайдеры, мошенники, обиженные работники и просто «предприимчивые люди», решившие слить себе базу клиентов – есть множество способов, которыми ваши подчинённые могут навредить компании. Если вы следите за их активностью, вы заметите такие угрозы и сможете их обезвредить.

Кроме того, мониторинг сотрудников с помощью специального ПО практически незаметен для самого специалиста. Это очень важное преимущество – подробно мы его раскроем ниже, в разделе про микроконтроль, а пока просто упомянем в дополнение к общему списку.

Подводные камни мониторинга рабочего времени сотрудников

При всех плюсах активного наблюдения за подчинёнными, есть два важных нюанса, которые вы должны учитывать. Это юридическая и психологическая стороны вопроса.

Юридические особенности мониторинга работы сотрудников

Перед тем, как устанавливать любые системы учёта рабочего времени, тщательно изучите законы вашего государства или штата. Убедитесь, что вы не получаете доступ к персональным данным подчинённых, а также:

1. Проинформируйте персонал о том, что пользоваться рабочими компьютерами в личных целях запрещено (например, нельзя проверять личные соцсети). Издайте соответствующее распоряжение.
2. Получите письменные согласия сотрудников на сбор данных о их работе за компьютером, если это требуется по закону.

Обратите внимание: мы в любом случае рекомендуем устанавливать ПО в открытую, уведомив всех специалистов компании о том, что вы будете вести наблюдение. Подробнее об этом ниже, в разделе «Как грамотно внедрить программу для мониторинга сотрудников».

Психологические аспекты использования ПО для мониторинга

Как правило, люди относятся к идее установки таких программ без восторга. Основных опасений три:

1. Подчинённые беспокоятся за вторжение работодателя в личную жизнь и конфиденциальность своих личных данных. Решение: заранее предупредите всех, что на рабочих ПК не должно быть ничего личного, и добейтесь этого на практике. 
2. Люди воспринимают саму идею слежки как оскорбление: «Вы что, нам не доверяете?». Решение: объяснить цели и задачи мониторинга, его плюсы. Это автоматический сбор важной статистики, честное распределение премий на основе объективных данных, возможности проще найти точки роста компании, улучшить условия труда и т. д. Сосредоточьтесь на конструктиве и позитиве.
3. Специалисты чувствуют себя некомфортно под наблюдением, испытывают постоянный стресс и давление, начинают работать хуже. Решение: сделайте мониторинг максимально незаметным, ненавязчивым и комфортным – покажите на практике, что все изменения только к лучшему. Например, используйте новую систему (как минимум, в первое время) преимущественно для поощрений отличившихся сотрудников и оптимизации процессов, а не для взысканий.

Основные ошибки при мониторинге ПК сотрудников

Есть три основных способа использовать ПО для мониторинга работы сотрудников во вред компании.

Обмануть людей и следить за ними скрыто

Скрытая установка системы мониторинга всегда создаёт множество проблем:

1. Вы можете неожиданно для себя получить доступ к конфиденциальной информации подчинённого – например, к медицинским и финансовым данным – что повлечёт за собой проблемы с законом.
2. Когда факт наблюдения вскроется – а это происходит почти всегда – сотрудники почувствуют себя оскорбленными, перестанут ощущать себя на рабочем месте в безопасности. Многие уйдут или начнут работать хуже.
3. Скрытое наблюдение серьёзно затрудняет использование полученных в ходе мониторинга результатов, вам приходится заботиться о том, чтобы не раскрыть факт слежки.

Кроме того, практика показывает, что объявление о начале мониторинга само по себе способствует улучшению результатов сотрудников – люди начинают стараться больше.

Мы настоятельно рекомендуем вам устанавливать программы мониторинга сотрудников в открытую: чётко и подробно рассказать, что, зачем и как вы будете отслеживать. Исключение может быть в том случае, если вы подозреваете, что внутри компании уже есть инсайдер, но тогда тайное наблюдение должно быть целевым и кратковременным.

Увлечься микроконтролем

Программа мониторинга сотрудников – идеальный инструмент босса-вертолёта, а таких боссов никто не любит. Держать руку на пульсе хорошо, но, если вы будете реагировать на каждую мелочь, у ваших подчинённых быстро начнёт расти уровень стресса. 

Старайтесь выстроить мониторинг эффективности сотрудников так, чтобы вы использовали его результаты только для стратегического анализа и изменения процессов. На операционном уровне имеет смысл вмешиваться только в критических ситуациях: например, сотрудник прямо сейчас пытается слить базу. В остальное время не фокусируйтесь на конкретных действиях, оценивайте ситуацию в комплексе.

Передавливать подчинённых

Главное опасение сотрудников при внедрении ПО для мониторинга: «Нам станет сложнее работать». Люди боятся, что вы:

• начнёте использовать малейшие ошибки как поводы для уменьшения премии или назначения штрафов;
• загоните их в производственный ад, где нет свободной секунды даже выдохнуть.

Постарайтесь сделать так, чтобы эти опасения были беспочвенны. Ваши люди – не роботы. Они никогда не смогут показать 100% продуктивность на все 8 часов рабочего дня, это нереально. Действуйте мягко: определите текущую среднюю продуктивность для каждой должности, а потом медленно подталкивайте специалистов к её повышению. Даже один процент роста продуктивности на средней и долгой дистанции – это очень много. А если вы будете слишком сильно давить, работники начнут выгорать и увольняться, что принесёт больше вреда, чем пользы.

Какие функции должны быть у программы мониторинга за действиями сотрудника на рабочем ПК

Зависит от специфики вашего бизнеса, а также от конкретных целей и задач мониторинга. В среднем вы можете ориентироваться на следующий функционал:

1. Контроль активности: когда начал работу за компьютером, когда закончил, когда были простои, в какое время пользовался каким приложением.
2. Контроль сетевой активности: какие сайты открывал, сколько времени на них провёл, что делал.
3. Аналитика: представление всех собранных данных в удобном для анализа виде, возможность посмотреть выборку за любой период и для любой группы сотрудников или даже для отдельных специалистов.
4. Запись нажатий клавиш и движений мыши.
5. Запись видео с экрана, синхронизация этого видео с отчётом по активности (кликнули на строчку «Работал в Word», открылся нужный фрагмент видеозаписи);
6. Просмотр экранов подчинённых в режиме онлайн.
7. Автоуведомления о прокрастинации или нарушении правил компании (например, попытке скачать базу).

Визуальный мониторинг – возможность вживую посмотреть, что происходит на компьютерах подчинённых – ключевой момент. Если вы будете ориентироваться только на сухие отчёты без визуала, особо продвинутые и инициативные люди могут попробовать обмануть систему: например, открыть текстовый редактор и заклинить кнопку на клавиатуре. Видеозапись или трансляция надёжно страхуют от таких ситуаций.

Как грамотно внедрить программу для мониторинга работы сотрудников

Основные шаги:

1. Определите свои цели и задачи: чего вы хотите добиться от мониторинга выполнения задач сотрудников? Избавиться от прокрастинаторов, проанализировать текущие процессы и найти точки для их оптимизации, защитить данные от утечек – чем подробнее список, тем лучше.
2. Выберите ПО, которое удовлетворит всем вашим потребностям. При необходимости проконсультируйтесь с его поставщиком.
3. Проверьте юридическую сторону вопроса, подготовьте нужные соглашения с сотрудниками и приказы по компании.
4. Расскажите людям о том, что внедряете систему наблюдения. Подробно опишите цели и задачи, к которым стремитесь. Акцент старайтесь делать на плюсах для всех: объективная оценка вклада каждого специалиста в рабочий процесс, функционал для самоконтроля, меньше внимания со стороны начальства (всё и так в отчётах видно), определение точек роста. А ещё станет меньше бюрократической рутины: например, не надо будет заполнять отчёты по рабочему времени, всё и так видно.
5. Заключите с сотрудниками необходимые юридические соглашения, ознакомьте людей с новыми приказами под роспись. Проинструктируйте их по правилам использования ПК (не хранить конфиденциальную информацию, не пользоваться рабочей станцией в личных целях).
6. Установите модули наблюдения, настройте их.
7. В первые недели просто собирайте информацию, не реагируя ни на что, если ситуация не критическая. Пусть люди привыкнут к наблюдению и увидят, что ничего не изменилось к худшему. В течение этого периода можно сделать акцент на использование функционала для самомониторинга, мотивировать людей на улучшение своих результатов в отчётах по продуктивности – подход геймификации и использование соревновательного азарта хорошо себя показывают.

Далее постепенно начинайте изменения: побеседуйте с сотрудниками о том, как они могут сделать свои показатели лучше. Оптимизируйте рабочие процессы. Фокусируйтесь на конструктиве, а не на негативе: пусть система мониторинга подчинённых станет удобным инструментом для развития компании, а не орудием наказания.

Перспективы развития отрасли мониторинга сотрудников

Уже на текущий момент передовые системы учёта рабочего времени собирают максимально подробную информацию об активности сотрудников. Например, Kickidler буквально может регистрировать каждое действие – и каждый период бездействия – во всех подробностях, с записью нажатия клавиш, видео и онлайн-трансляцией с любого количества мониторов.

Поэтому логично будет сказать, что дальнейшее развитие мониторинга активности сотрудников – это развитие функций аналитики. Уже сейчас в том же Kickidler вы получаете не только сырые данные, но и подробные отчёты по всем ключевым показателям:

• активность сотрудников;
• табель рабочего времени;
• продуктивность сотрудников (и её изменения в динамике);
• нарушения;
• используемые приложения и сайты, на которые сотрудники заходят;
• рейтинг сотрудников и т. д.

В перспективе, особенно в свете развития нейросетей, можно ожидать добавления ещё более комплексной и сложной аналитики. Например, в ближайшие годы вполне может появиться мониторинг настроения сотрудников: система, позволяющая отслеживать уровень счастья и лояльности в компании на основе собираемых данных о деятельности персонала.

В любом случае, уже сейчас автоматическое наблюдение за сотрудниками – золотой стандарт грамотного руководства. Вы не можете физически встать за плечом у каждого работника, зато можете сделать это виртуально, с помощью Kickidler или другой системы учёта рабочего времени. Причём ваше виртуальное присутствие будет постоянным, незаметным и эффективным: программа собирает всю важную информацию, ничего не упуская.

Так что, если вы ещё не используете системы мониторинга активности сотрудников в своей компании, самое время начать!