Контроль удаленных сотрудников. Как управлять удаленной командой

В этом посте мы расскажем, как правильно осуществлять контроль удаленных сотрудников, учитывая психологические, мотивационные и организационные факторы, а также как эффективно управлять командой удаленных сотрудников.

Через четыре года половина ваших сотрудников будет работать удаленно. По данным некоторых исследований, 52% всех сотрудников работают удаленно как минимум раз в неделю. В современной экономике люди с нужными знаниями и опытом могут помочь развитию вашей компании. Конкуренция в том, что касается найма талантливых специалистов, вынуждает компании привлекать людей из других городов и стран. Отсюда и сложности с организацией и контролем, которые порой остаются незамеченными. Фриланс – это образ жизни, сейчас уже сопряженный с повышенными требованиями. 

И, по мере того, как все больший объем рабочей силы трудится из своих домов, коворкингов, интернет-кафетериев и других мест, меняется и роль руководителя. Управление удаленными сотрудниками совершенно отличается от того, как это устроено в офисе. То, что идеально подходит для условий офиса, не всегда равно успешно переносится в виртуальную среду, но, надеемся, что эти советы помогут вам лучше понять, какие подходы стоит использовать для управления удаленной командой. 

Удаленным сотрудникам приходится о многом беспокоиться

Удаленные взаимоотношения – это то, что приходится постоянно улучшать. Издание Harvard Business Review в ноябре прошлого года провело социсследование с участием более тысячи человек. По результатам был сделан вывод, что фрилансеры беспокоятся о том, что другие сотрудники за их спиной будут плохо о них отзываться, вносить изменения в проекты и лоббировать свои интересы. А на то, чтобы решить споры и разногласия на работе, уходит до нескольких дней (в 84% случаев), или даже недель (47%). 

По словам исследователей, эти проблемы не только влияют на взаимоотношения, но и в большей степени, чем для штатных сотрудников, сказываются на результате работы и продуктивности, увеличивают расходы, стресс, сроки реализации проектов приходится продлевать. И, как следствие, повышается текучесть кадров.  

Важно лично знать удаленных сотрудников

Важно выстроить доверительные отношения с каждым участником команды. Это избавляет от множества проблем, но не всегда достигается в разговорах о работе. Первый шаг, чтобы выяснить, что мотивирует того или иного фрилансера – узнать побольше о каждом из них, об их интересах, семьях. 

Вы потратите на это определенное время, но, в свою очередь, получите больше отдачи от удаленных сотрудников.

Некоторые любят, чтобы их хвалили публично, другие – чтобы им отдавали должное в личной беседе, третьим по душе и то и другое. Выяснив мотивацию каждого удаленного сотрудника, вы сможете оценить, какое время для них удобнее. Одни люди – жаворонки и наиболее эффективно работают по утрам, другим сложно начать день без чашки кофе. Вы можете мотивировать своих сотрудников, когда узнаете, в какое время суток они могут сделать больше, и разновидность мотивации, которая для них больше всего подходит. 

Что служит мотивацией для одного, не всегда будет уместно для другого. Руководящему составу может понадобиться время и усилия, чтобы поближе познакомиться с каждым сотрудником и выяснить их мотивирующие триггеры. 

Иногда неплохо задаться вопросом о том, почему ваши сотрудники отдают предпочтение удаленной работе. В большинстве случаев, это гибкий график и возможность сохранить баланс между личной жизнью и работой. 

Поэтому постарайтесь предоставить им как можно больше времени на выполнение определенной задачи, и, если они не сдают работу в срок, узнайте, есть ли у них прежняя мотивация. 

Многие фрилансеры со стажем говорят, что все дело в менеджере, который оказывает поддержку. Фрилансеру в первую очередь нужна самомотивация, но поддержка со стороны менеджера в разы повышает продуктивность. 

Знакомство

Когда в команде появляются новые сотрудники, важно ознакомить их с существующими требованиями, подготовить рабочее окружение и представить их коллегам. Этим не стоит пренебрегать, лишь потому что человек находится где-то в другом месте. Расскажите сотрудникам обо всем, что им нужно знать о вашей компании и спектре задач, выполнять которые им придется. Также важно чтобы в распоряжении у нового сотрудника был полный набор инструментов для работы. Это может быть почта, телефонные номера, приложения для видеоконференций и пр. 

Отслеживание рабочего времени сотрудников    

Когда сотрудник не находится с менеджером в одном офисе, сложнее установить, работает ли он на самом деле, или занят чем-либо еще. Некоторые люди могут воспользоваться тем, что над их плечом не стоит начальник с нагайкой, и отвлечься на что-то еще – отсюда потери рабочего времени. Технологические решения позволяют отследить, сколько времени ваши сотрудники действительно работают. 

Система контроля и отслеживания сотрудников Kickidler дает возможность быстро и эффективно подсчитывать рабочие часы персонала для начисления зарплаты и исключить ошибки как в пользу работника, так и работодателя.

Рекомендуем почитать: кейс об успешном опыте контроля команды удаленных сотрудников с помощью программы Kickidler.

Постоянная коммуникация

Помимо индивидуальных качеств – самомотивации и железной дисциплины фрилансера – необходимо искать и новые способы взаимодействий. А отлаженная коммуникация с менеджером становится ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи от удаленного сотрудника. 

Постоянная связь по электронной почте или в мессенджерах, обмен полезной информацией, полезные ресурсы, которыми менеджер может делиться с сотрудником, проверки, нужна ли помощь или подсказки относительно каких-либо вопросов, – все это существенно улучшает взаимодействие с удаленной командой. 

Менеджеры некоторых компаний делятся со своими фрилансерами отзывами клиентов, подсказывают, как улучшить качество работы. Это помогает сосредоточиться на качестве и достичь нужного результата. Постоянная мотивированность и фидбек – два важнейших фактора. 

Видеозвонки

Важно и то, как вы поддерживаете связь. Одним из лучших способов мотивировать человека может стать ежедневный видеозвонок. Исследования показывают, что больше половины всех коммуникаций между людьми происходят невербально. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, любой визуальный нюанс может подсказать, о чем он думает и что ему действительно нужно.

Возможно, вы попытаетесь узнать мнение об изменениях в планах, или просто, в каком настроении находится человек. Во время видеозвонка можно выяснить намного больше, чем во время телефонного разговора или текстового чата. 

Видео – это ключ к успешному сотрудничеству: обеим сторонам приходится готовиться и подходить к вопросу об отчетности со всей серьезностью. Во время беседы обычно обсуждается сделанное за прошлый день, план на текущий день и любые проблемные аспекты. Благодаря такому компоненту работы, как видеозвонок, и тому обстоятельству, что это происходит ежедневно, ваша отчетность будет очень подробной, а фрилансеры будут чувствовать, что их работа ничем не отличается от работы штатных сотрудников. Эффективная коммуникация – то, что улучшает взаимодействия с удаленной командой. 

Доверяйте своим инстинктам, когда вам кажется, что что-то пошло не так, найдите время, чтобы поговорить об этом. Все невербальные сигналы, которые можно заметить во время видеозвонка позволят устранить имеющиеся сложности.

Одними словами сложно выразить мнение по какому бы то ни было вопросу. Слова могут показаться несколько агрессивными или не произвести должного эффекта. Если человек сделал свою работу хорошо, или целая команда, потребите, например, соответствующую гифку и отправьте ее в сообщении. Обратный отклик будет куда сильнее, чем если бы вы просто отправили текстовое сообщение. 

Подходящее время

Как только вы начинаете активно сотрудничать с фрилансерами, в вашей команде появится много людей из разных временных зон. Отсюда и сложности с планированием видеоконференций. Для кого-то звонок в определенное время будет не очень удобен. Например, когда в Австралии 8 утра, в Москве и Санкт-Петербурге - полночь, у кого-то рабочий день только начинается, а другие уже давно закончили работать и готовятся ко сну.   

В таких случаях лучше заранее условиться о подходящем времени для звонка.  

Отмечайте хорошую работу

Внештатникам иногда не хватает поощрения за хорошую работу. Возможно, стоит выделять тех фрилансеров, которые по результатам прошедшего месяца потрудились на славу. Важно дать понять, что их работа важна для компании. 

Удаленная социализация 

Социализация на рабочем месте – то, чего лишены удаленные сотрудники. Поэтому, возможно, стоит создать специальный канал в рамках корпоративной соцсети, в котором сотрудники могли бы обмениваться впечатлениями помимо рабочих вопросов. Это может быть канал в мессенджере или же специальная ветка в электронной почте. С шутками, мемами, новыми треками, видеороликами и всем, что делает рабочее окружение менее формальным. В традиционных офисах функция таких каналов отводится специальным помещениям (курилкам, например), поэтому предоставьте удаленным сотрудникам такую же возможность, используя виртуальные средства. Но руководителям, конечно же, придется удостовериться, что такой канал не отвлекает от работы, и вместе с тем, позволяет удаленным сотрудникам, заходя на него время от времени, чувствовать себя частью команды. 

Удаленный happy hour

Устройте «удаленный happy hour». Если ваши сотрудники проживают в разных городах, это еще не значит, что они не могут время от времени собраться вместе и, к примеру, выпить. Организуйте такое мероприятие с вашей командой в местном баре в режиме видеоконференции. И хотя понадобится заранее все согласовать, новизна того, что удаленные сотрудники присутствуют с вами за бокалом какого-то напитка может сплотить команду. 

Встречи лицом к лицу хотя бы раз в год

Такие мероприятия обычно сопровождаются неожиданностями. «О! ты выглядишь совсем по-другому, чем на видео», – подобных возгласов и многого другого будет много.

Но куда важнее то, что эти встречи за несколько дней позволяют узнать человека лучше, чем за месяцы совместной удаленной работы. Британская компания KISSmetrics, например, устраивает такие мероприятия с раз в год, а многие другие компании отправляют свои команды в совместные путешествия в экзотические места, в ЮАР например. Иногда это затратно, но эти туристические поездки самоокупаются, ROI окажется достаточно высоким. Совместные поездки – это уникальная возможность обсудить с людьми, разбросанными по всему миру, будущее компании/команды, идеи, перспективы и культурные особенности. 

Подсчет эффективности работы с помощью метрик

Создайте систему коммуникации и подотчетности, посредством которой можно было бы подсчитывать производительность труда и вознаграждать за выполненные задачи, а не просто платить за рабочие часы. Многие менеджеры беспокоятся насчет того, что им не удается добиться от удаленных сотрудников работы по 40 часов в неделю. Но время в удаленной работе не столь важно, столько результат. 

Нужно знать, на что следует ориентироваться и какие метрики использовать. Проверьте, что ваши бизнес-процессы должным образом описаны и задокументированы, так вы сможете отследить, насколько эффективно все работает и контролировать удаленных сотрудников, проверять, придерживаются ли они установленных процессов и графиков. Одной из таких метрик могут быть отчеты по рабочему времени программы контроля сотрудников Kickidler.

И в заключение…

Большинство рекомендаций сводятся к тому, что постоянная связь – это ключевой фактор успешных взаимодействий менеджера с удаленной командой. Несмотря на то, что фрилансеры большей частью предпочитают тихую обстановку дома, где работа идет эффективней, важен и постоянный контроль. Если у удаленных сотрудников возникает ощущение, что о них совсем забыли, они, как правило, долго не задерживаются в компании. Поэтому стоит регулярно узнавать, как продвигаются их проекты, какого прогресса удалось достичь. На сайте компании мог бы появиться раздел под названием «встреча с командой», а если сотрудники живут неподалеку, старайтесь видеться с ними чаще. 

Система учёта рабочего времени

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.