Бизнес-трансформация: цифровизация и автоматизация процессов на разных уровнях компании

Цифровизация, автоматизация и трансформация бизнеса под современные форматы работы – одна из самых горячих тем последних лет, но в ней есть большая проблема: фрагментарный подход. Зачастую когда речь заходит об автоматизации бизнес-процессов, владельцы компаний и руководители фокусируются на каком-то конкретном решении или сфере деятельности: выбирают CRM, ERP, разворачивают систему учёта рабочего времени – в общем, решают отдельную задачу.

Такой подход безусловно приносит свои результаты, но можно ли назвать их оптимальными? Разбираемся с тем, как должна выглядеть комплексная цифровизация и автоматизация предприятия.

Пирамида иерархии и технологический стек компании

Практически любой бизнес можно разделить на вполне чёткие иерархические ступени: 

• Верхний уровень: стратегия и менеджмент. Здесь работают руководители, которые принимают ключевые решения по развитию и деятельности компании.
• Финансово-хозяйственное управление: бухгалтерия, закупки, кадры – все подразделения и сотрудники, которые занимаются контролем рутинных процессов менеджмента и обеспечения организации.
• Управление на местах: главы отделов, департаментов, проектных команд – все руководители среднего звена.
• Линейный персонал: рядовые сотрудники организации.

Очевидно, что работающие на разных уровнях этой пирамиды сотрудники будут решать разные задачи. Соответственно, им понадобятся разные инструменты для автоматизации процессов. Однако в то же время все уровни плотно связаны между собой: решения, которые принимает топ-менеджмент, влияют на линейных специалистов – а данные по их работе станут основой для новых решений на стратегическом уровне руководства.

Именно поэтому фрагментарная цифровизация или автоматизация никогда не раскроет свой потенциал в полной мере. Например, вы можете внедрить ERP – эта система сильно облегчит работу руководителям среднего звена и ответственным за обеспечение предприятия сотрудникам. А вот на стратегическом уровне данные по ERP будут нуждаться в дополнительной обработке, осмыслении и соотнесении с процессами, которые происходят вне ERP. По сути, для топ-менеджмента одиночная ERP-система практически не даёт позитивного эффекта, а в некоторых случаях и вовсе усложняет процесс работы.

Чтобы избежать подобных сложностей, нужно заранее спроектировать полноценную информационную среду своей компании: предусмотреть средства автоматизации и цифровизации на каждом уровне работы, связать их друг с другом. Такие задачи всегда решаются индивидуально, исходя из процессов и специфики деятельности конкретной организации, но общее представление о самых популярных инструментах мы готовы вам предоставить.

Цифровая трансформация компании на разных уровнях: программы для автоматизации и цифровизации

Мы начнём с нижнего уровня и будем двигаться вверх, по направлению к топ-менеджменту.

Линейный персонал

Уровень, на котором работает большая часть ваших подчинённых. К нему относятся все рядовые специалисты разных департаментов: маркетологи, техническая поддержка, инженеры, разработчики, консультанты и т. д.

Универсальные средства автоматизации для офисных сотрудников – это:

1. CRM. Такие программы помогают специалистам взаимодействовать с клиентами и друг с другом: отслеживать заявки и заказы, ставить задачи, организовывать совместную работу, хранить историю переписки и т. д. Да, есть решения с ограниченными возможностями – например, чисто для работы с клиентами, без возможностей управления проектами – но большинство популярных CRM всё-таки обладают широким функционалом.
2. СУРВ. Система учёта рабочего времени – например, Kickidler. Линейному сотруднику она позволяет отслеживать собственные показатели, оптимизировать распределение задач в течение дня и в целом трудиться продуктивнее. Плюс по отчётам системы легко понять, получишь ты премию в конце месяца или нет – это та прозрачность, к которой сейчас принято стремиться. Единственное, следите за тем, чтобы в составе СУРВ были модули для самоконтроля (в Kickdiler это «Автокик»).

Также могут пригодиться профильные системы для конкретных специализаций: у разработчиков это Jira, у SMMЩиков Supa и т. д. 

Руководители среднего звена

Они тоже используют CRM и СУРВ, но в основном для непосредственного контроля над своими подчинёнными: какой процент задач закрывается успешно? Как быстро обрабатываются заявки клиентов? Кто в отделе работает продуктивнее всех, кто показывает самые слабые результаты, насколько сильная между ними разница? Все эти данные нужны для эффективного управления командой, и указанные системы их предоставляют.

В дополнение к перечисленному на этом уровне активно используется ERP-система: ПО для контроля над ресурсами предприятия. Остатки товаров и необходимых для работы расходников, финансовые потоки – все материальные потребности департамента легко отразить в ERP и передать выше, на уровень снабжения. Также ERP серьёзно упрощает контроль над производством – распределение заказов и проектов, обслуживание оборудования и т. д.

К списку, опять-таки, могут добавляться профильные решения: например, на производственных предприятиях используются MES-системы. Они помогают оптимизировать выпуск продукции, синхронизировать работу разных цехов и станков. Однако связка ERP+CRM+СУРВ остаётся наиболее универсальной, она востребована практически в любой компании.

Финансово-хозяйственное управление

Основной инструмент работы специалистов этого уровня – это ERP и ECM системы. О первых мы уже говорили выше: они объединяют данные о материальном обеспечении и основных потребностях организации, отражают задачи для отделов снабжения и финансов. ECM выполняют аналогичную роль применительно к цифровому контенту: обеспечивают сбор данных, которые вы используете в работе, их сохранность и распределение доступа.

Кроме того, широко применяются системы электронного документооборота – СЭД. Взаимодействие с госорганами, контрагентами и проверяющими организациями обычно происходит именно на уровне финансово-хозяйственного управления, поэтому важно упростить подготовку отчётности и застраховать себя от ошибок.

Топ-менеджмент

Высшее руководство компании получает данные из всех систем, но для принятия обоснованных решений эту информацию нужно обработать. Первичную аналитику выполняют BPM и BI-системы: платформы, созданные для сведения данных воедино и представления их в удобном виде отчётов и дашбордов.

Некоторые инструменты цифровизации имеют встроенный функционал, характерный для BI: например, система учёта рабочего времени Kickdiler может показать графики продуктивности по предприятию в привязке ко времени и конкретным проектам. Однако для того, чтобы получить полную картину, перечисленные сведения нужно связать воедино с данными из ERP и CRM. Эту задачу решит BI-платформа.

Как провести цифровизацию предприятия на практике

То, что мы рекомендуем использовать инструменты автоматизации на всех уровнях – создать единую информационную инфраструктуру компании – не значит, что обязательно нужно внедрять всё и сразу. Вы можете двигаться постепенно: начать с CRM и Kickidler, которые дают максимальный эффект даже при самостоятельном использовании. Потом добавить ERP. Потом BI.

Главное – это изначально спроектировать ту систему, к которой вы хотите прийти. Предусмотреть выбор таких решений, которые можно будет настроить для совместной работы, составить общую карту цифровой трансформации компании. Представляйте результат, к которому двигаетесь, и процесс автоматизации пройдёт гладко.