Контроль сотрудников. Как грамотно автоматизировать эту функцию?

Из этой статьи вы узнаете, как правильно автоматизировать функцию контроля сотрудников и какие инструменты представляет для этой цели программное обеспечение для мониторинга персонала.

Для чего нужно автоматизировать функцию контроля?

В современных условиях работы, когда удаленные сотрудники все чаще становятся составляющей частью команды, важно следить за тем, чтобы работник делал то, что от него требуется. В прошлом можно было назначить менеджера, который бы отслеживал ход работы и организовывал персонал в офисе, но сегодня многие сотрудники разбросаны по всему миру, и лично проконтролировать всех не представляется возможным. Сегодня же с возникновением таких задач, как контроль использования сотрудниками, Интернета, контроль выполнения задач и контроль качества работы сотрудников, многие компании задумываются об автоматизации функции контроля.

Так как же руководителю удостовериться, что люди отрабатывают свою зарплату? Ответ – с помощью систем контроля персонала, которые отслеживают практически любой аспект работы – будь то время, в течение которого сотрудники бездействуют, или клавиши, которые нажимают, и в каких приложениях. Системы контроля автоматически сообщат руководителю о малейшем нарушении. 

Но прежде чем внедрять ПО для контроля персонала, стоит все тщательно взвесить. Какие инструменты контроля и мониторинга подойдут для вашего бизнеса, как грамотно автоматизировать контроль сотрудников, чтобы это не вызвало негативной реакции и волны увольнений, и, самое главное, как сделать так, чтобы автоматизация контроля действительно позволила сэкономить ваше время, не став трудоемкой процедурой, требующей значительных трудозатрат.

Что такое ПО для контроля персонала?

Системы контроля персонала предоставляют администраторам и руководителям ряд инструментов для отслеживания и записи поведения сотрудника, в т.ч. сайтов, которые он посещал, сообщений, которые писал, открытых программ и файлов. У систем контроля персонала две цели: 1) добиться, чтобы все придерживались установленных правил, 2) гарантировать продуктивность и подотчетность сотрудников.

Стоимость ПО для мониторинга персонала зависит от амбиций их разработчиков, количества пользователей, набора функций программы, срока действия лицензий. Стандартная лицензия дает право пользоваться программой год или полгода, есть также системы с ежемесячной оплатой. Бессрочная лицензия подразумевает условно «вечное» использование программы, но здесь могут быть нюансы, которые обязательно нужно уточнять у продавцов. К примеру, в некоторых продуктах при наличии бессрочной лицензии придется дополнительно продлевать техподдержку и обновления ПО. Многие (но не все) разработки для мониторинга персонала требуют минимального количества пользователей, обычно это 5, но их может быть существенно больше, в зависимости от масштаба компании. 

Как выбрать систему контроля персонала?

Выбирая системы контроля персонала, придется составить представление о доступных функциях и сделать вывод, какие именно вам действительно нужны. 
Мы напишем банальность, но лучшей системой учета рабочего времени и контроля сотрудников может оказаться та, которая больше всего подходит для решения ваших задачи и задач вашей компании. 

Четкое понимание зачем вам нужна система контроля сотрудников позволит также сэкономить, поскольку многофункциональное решение типа швейцарского ножа, как правило, стоит больше, и осваивается дольше, чем разработка с меньшим количеством функций. 

Нужен баланс между доступностью и эффективностью, если бюджет ограничен. 

Некоторые из функций, которые может включать в себя система контроля:

Онлайн-мониторинг

Мониторинг компьютеров онлайн, пожалуй, самая простая и понятная. Она дает возможность руководителю или администратору в любой момент просмотреть онлайн-трансляцию экрана сотрудника и узнать, чем он занят. В некоторых программах наблюдатель может одновременно просматривать экраны ПК всего отдела и даже департамента.

Запись и воспроизведение действий пользователя

Система контроля также может записывать действия с экранов ПК сотрудников, чтобы в дальнейшем просматривать активность персонала в любой заданный промежуток времени. Здесь важно уточнить, как в программе реализован фильтр по совершенным сотрудником действиям, иначе придется просматривать весь день сотрудника целиком, чтобы обнаружить нарушение. Также рекомендуем обратить внимание на способ сжатия видеофайлов и сколько они занимают места на диске.

Скриншоты экрана

Во многих мониторинговых решениях реализована функция скриншотов, это своего рода окно, в которое админ может заглянуть и узнать, что делал сотрудник в то или иное время. Это своего рода «лайт-версия» функции записи и воспроизведения истории действий пользователя.

Анализ эффективности сотрудников

Такая функция должна отслеживать активность пользователей и обеспечивать соответствие внутренним стандартам и требованиям. В режиме реального времени анализируется любая необычная активность и выявляются потенциальные угрозы безопасности. Можно узнать, сколько времени сотрудник работал, а сколько бездействовал. Соцсети, мессенджеры, онлайн-игры – все это фиксируется. 

Учет рабочего времени сотрудников

Функция учёта рабочего времени сотрудников позволяет контролировать рабочие часы сотрудников и подразделений. Переработки, опоздания, ранние уходы, прогулы, перекуры, прогулки и пр. отображается в отчетах.

Кейлоггер 

Эта функция должна отслеживать любые клавиши, которые сотрудник нажимает во время пользования программами, браузерами и пр.  

Мониторинг сайтов 

Система должна фиксировать историю посещений сайтов, дату и время, когда пользователь заходил на ту или иную веб-страницу. У администратора есть возможность добавить определенный ресурс в черный список или создать категории сайтов. Лучшие разработки такого рода уведомляют администратора, когда люди получают доступ к запрещенным веб-ресурсам. При неоднократных нарушениях будет понятно, что человек повторно пользуется запрещенным контентом.

Мониторинг приложений 

Мониторинг приложений функционирует похожим образом, с той лишь разницей, что отслеживается активность в программах. Если пользователь играет в игры во время работы, например, или запускает программы, которые имеют мало отношения к работе, админ может просмотреть даты и время, в которое эти программы запускались, и насколько долго. Некоторое ПО также предоставляет возможность делать скриншоты и видеозаписи происходящего на экране. 

Мониторинг чатов

Онлайн-мониторинг чатов отслеживает беседы, которые происходят в режиме реального времени на некоторых платформах, включая мессенджеры и соцсети. История чатов покажет, когда и между кем имели место эти беседы. 

Доступ к веб-камере

Некоторые решения для мониторинга персонала включают еще и функцию удаленного доступа к веб-камере. Админы могут переключаться на пользовательские камеры, когда сотрудник находится возле устройства. 

Отчеты

В каждом ПО для мониторинга персонала функция отчетности реализована по-разному. Лучшее ПО позволяет создавать специализированные отчеты, которые генерируют данные в простой доступной форме в зависимости от выбранных настроек. Некоторые разработки создают отчеты, в которых сравнивается активное и неактивное время, продуктивное и непродуктивное время работы. 

Email-мониторинг

Email-мониторинг работает схожим образом, что и мониторинг чатов, за исключением того, что отслеживается активность в крупных email-платформах. Любые файлы в письмах обычно воссоздаются и могут просматриваться администраторами. 

Мониторинг съемных устройств

Съемные запоминающие устройства могут стать серьезной проблемой в том, что касается безопасности данных компании. Но благодаря решениям для мониторинга сотрудников админы могут узнать, когда использовались любые съемные устройства, и какие файлы скачивались и/или добавлялись. 

Техподдержка

Также стоит учитывать уровень техподдержки и клиентского сервиса, на случай если возникнут какие-либо сложности и понадобится помощь компании-разработчика. Хороший клиентский сервис – полезный актив, в особенности для малого бизнеса, когда у компании, как правило, нет специализированного IT-отдела. 

Нужно ли сотрудникам знать, что за ними наблюдают?     

Руководители большинства компаний, которые внедряют ПО для отслеживания персонала, понимают, что сотрудники могут вести себя по-разному, когда знают, что на рабочем компьютере установлена система контроля. Чтобы составить четкое представление о том, как человек будет вести себя, когда за ним не наблюдают, в системе обычно активируется стелс-режим, и пользователи ПО не отдают себе отчет в том, что данные о поведении активно отслеживаются и сохраняются. Мониторинг рабочих компьютеров сотрудников в большинстве стран вполне легален, при учете, что работник дает согласие на сбор, запись и хранение информации с использованием средств автоматизации.

Но как быть в случае, если вы нанимаете фрилансеров, которые удаленно работают на собственных устройствах? Конечно запуск системы отслеживания в секретном режиме может быть проблематичным. Для фрилансеров системы контроля зачастую работают в таком режиме, который доступен только пользователю и активен только когда они приступают к работе, чтобы отслеживать время работы над проектом. Все остальное время система не активна, т.е. удаленная команда может свободно пользоваться своими компьютерами, без опасений, что за ними наблюдают. Здесь стоит отметить, что в большинстве стран, такая слежка может быть признана незаконной, поэтому обязательно нужно продумать отключение мониторинга в нерабочее время.

Рекомендуем также почитать статью о контроле удаленных сотрудников и реальный кейс нашего клиента на эту тему.

Надеемся, что наша статья поможет вам в выборе лучшей системы учета рабочего времени.

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.