Этичный мониторинг продуктивности сотрудников: что это такое и как воплотить концепцию в реальность

С начала 2020 спрос на программы мониторинга сотрудников вырос больше чем вдвое. Это естественно – в условиях массового перехода на удалёнку руководители оказались вынуждены искать новые методы контроля подчинённых – но насколько безболезненным стал переход к новой реальности? Сегодня поговорим о том, как люди реагируют на мониторинг, а заодно о том, как внедрить систему учёта рабочего времени с минимальными потерями и максимальной отдачей.

Как сотрудники относятся к наблюдению и слежке за собой?

Даже само слово «слежка» уже звучит как-то негативно – если вы спросите любого человека «хотел бы ты, чтобы за тобой постоянно следили?», он с вероятностью 99% ответит: «нет, конечно!». При неаккуратном внедрении мониторинга мы наблюдаем ровно ту же самую картину: негатив и отторжение.

Например, вы выпускаете приказ по компании и уведомляете подчинённых: 

«С завтрашнего дня мы отслеживаем каждое ваше действие за компьютером и вводим привязанную к этому мониторингу систему взысканий: отвлёкся больше чем на 5 минут – предупреждение. Открыл новостной сайт в рабочее время – вычет из премии. Не показал к концу рабочего дня продуктивность выше 80% - штраф. И так далее. Подпишите, что ознакомлены, и работаем».

Такое решение нанесёт очень сильный удар по эмоциональному состоянию сотрудников: люди будут растеряны, расстроены, начнут испытывать злость в отношении компании и вас лично. Приведёт это всё к тому, что подчинённые просто выгорят, их продуктивность сильно упадёт, а многие вообще уйдут на больничный или уволятся.

Причина в том, что человек не может комфортно себя чувствовать, если постоянно ощущает слежку – особенно если эта слежка грозит ему чем-то негативным: штрафами, взысканиями, конфликтами. 

Возникает разумный вопрос: что же теперь отказаться от мониторинга вовсе? Конечно же, нет. Эффективность этого инструмента уже давно доказала свою состоятельность, мы не раз проводили исследования на тему, как грамотно выстроенный мониторинг влияет на результаты компании. Единственно, стоит позаботиться о том, чтобы мониторинг был максимально лояльным, ненасильственным и этичным. 

Именно поэтому тема этичного мониторинга продуктивности становится настолько важной: чтобы получить от наблюдения позитивный эффект, вам нужно сделать его комфортным для всех.

Как выстроить систему этичного мониторинга и чем это отличается от слежки

Прежде всего важно понять, что вы уже следите за вашими сотрудниками, и это всех устраивает. Каждый работник знает, что руководитель его контролирует: соблюдаются ли дедлайны, соблюдает ли специалист принятые в компании стандарты и т. д. Ваши люди пришли продать вам своё время, и они оставляют за вами право убедиться в том, что вы покупаете стоящую вещь.

Проблемы обычно начинаются на этапе, когда контроль становится слишком жёстким. Мы подробно описывали такой кейс в статье о мониторинге компьютера глазами сотрудника: как только руководитель «закрутил гайки», специалист буквально утонул в пучине стресса. Долго в таком режиме не проработать.

Так что, ваша задача в том, чтобы найти при использовании средств для мониторинга оптимальный баланс – подход, который устроит и руководителя, и подчинённых. Чтобы упростить задачу, мы сформулировали 5 основных правил:

Правило 1: Система учёта рабочего времени – не карательный инструмент, а средство аналитики

Начиная мониторить своих сотрудников, вы в конечном итоге стремитесь к одной главной цели: повысить их продуктивность. Штрафы и другие карательные действия могут помочь, но только с по-настоящему проблемными подчинёнными – например, с идейными прокрастинаторами. С теми же, кто и так работает более-менее неплохо, нужны более мягкие и аккуратные подходы.

Программа для отслеживания компьютеров сотрудников Kickidler подсвечивает вам проблемную зону: «вот этот сотрудник слишком долго решал вот эту задачу». Перед тем, как реагировать на ситуацию, постарайтесь вникнуть в причины произошедшего – может быть, специалиста отвлекли на другой, более приоритетный, проект. Может быть, ему не хватало квалификации, и он потратил много времени на изучение обучающих материалов. А может быть, у него сейчас личные проблемы, которые влияют на работу, и с точки зрения лояльности человека в долгосрочной перспективе лучше будет проявить к нему участие, а не назначать штраф.

Случаи могут быть самые разные, и мониторинг хорош как раз тем, что он предоставляет вам максимально полные данные. Вы точно знаете, с какой продуктивностью ваши люди работают обычно. Кто в чём хорош. Где возникают проблемы. Штрафами и взысканиями ваш арсенал не ограничивается – попробуйте перераспределить нагрузку, отправить сотрудника на курсы повышения квалификации, скорректировать графики и т. д. Экспериментируйте, старайтесь улучшить ситуацию в комплексе, тогда показатели пойдут вверх.

Правило 2: прозрачность

Здесь всё просто: сотрудники должны знать, что вы за ними наблюдаете. Расскажите людям, какие данные вы будете собирать, каким образом и зачем. Если этого не сделать, то любой мониторинг персонал начнёт воспринимать как слежку – людям свойственно предполагать самое худшее. Чётко донесите до каждого, что у вас нет цели задушить их штрафами, просто нужно собрать максимум статистики для того, чтобы все смогли работать продуктивнее и с большим комфортом.

Например, установите негласное правило, что если сотрудник демонстрирует допустимую продуктивность для его характера работы, то вы обязуетесь не просматривать его экран, запись нажатия клавиш или видеозапись активности. Такие действия вы будете применять только в отношении злостных прокрастинаторов. 

Скрытое наблюдение тоже может иметь место, но мы рекомендуем использовать этот инструмент только в одном случае: вы уже подозреваете, что кто-то из подчинённых активно вредит компании. Например, ищете инсайдера.

Правило 3: вы вмешиваетесь только тогда, когда это действительно необходимо

Любое ваше действие – например, звонок в стиле «Иван, что-то ты уже полчаса сидишь без дела» – будет создавать излишне напряжённую обстановку. Не стоит лишний раз напоминать сотрудникам, что вы наблюдаете за ними, вместо этого пусть люди следят за собой сами.

В Kickidler для этого есть модуль «Автокик»: сервис, который автоматически отправляет сотруднику уведомления о нарушениях – например, о простое. Плюс у каждого специалиста будет доступ к собственной статистике продуктивности. Вам достаточно объяснить подчинённым, что при начислении премий, продвижении по службе и расчёте иных бонусов вы опираетесь на данные Kickidler, и люди начнут сами следить за своими показателями. Продуктивность растёт, а давления со стороны руководства нет – идеально.

Правило 4: комплексный подход

Kickidler собирает множество ценных данных – это время активности за компьютером, статистика использования разных приложений, история сёрфинга в интернете и т. д. Но ни в коем случае нельзя полагаться только на эти данные: обязательно увязывайте их с другими метриками.

Например, у вас есть менеджер по продажам, который половину дня проводит на развлекательных сайтах – это плохо? В целом да, но смотрим в отчёт о заключённых сделках и видим, что этот же человек приносит компании больше всего денег. 

Плохо ли работает этот сотрудник? Если следить только по Kickidler, да. Если смотреть на ситуацию в целом, он работает отлично, но может сделать больше. В данном случае программа для контроля сотрудников Kickidler показывает именно потенциал для роста, и вам нужно принимать решения очень осторожно: возможно, менеджер одновременно ведёт переговоры по телефону и листает ленту на компьютере – так бывает. 

Хотя, по нашему опыту, самый продуктивный сотрудник в 99% случаев также является самым эффективным. У нас на подходе клиентский кейс на эту тему.

Бывает и наоборот: по продуктивности человек первый, а по эффективности работы плетётся в конце – это указывает на недостаточную квалификацию сотрудника. Всегда учитывайте данные со всех доступных метрик, тогда получите полную картину происходящего.

Правило 5: помните, для чего вы всё это делаете

Любая система мониторинга в конечном счёте устанавливается не для того, чтобы превратить жизнь сотрудников в контролируемый ад, а для того, чтобы компания смогла заработать больше денег. Вы хотите, чтобы ваши люди работали эффективнее – это выгодно вам, выгодно им. 

Именно это стремление к общей выгоде должно всегда оставаться во главе угла. Старайтесь улучшить ситуацию для всех её участников, и тогда подчинённые чётко увидят: система мониторинга играет за них, а не против.

Удачи!