«Фэн-шуй» в open space: как право выбирать рабочее место стимулирует сотрудников работать эффективнее

Выжимка из исследования, проведённого Дайан Коулз Левин, исполнительного директора фонда IFMA – крупнейшей в мире международной ассоциации специалистов по управлению объектами.

Продуктивность человека в большой степени зависит от того, в какой среде он работает. Чем комфортнее условия труда у вас в компании, тем меньше ваши люди будут отвлекаться на какие-то посторонние раздражители и тем больше внимания они уделят непосредственно работе. Но насколько сам сотрудник должен быть вовлечён в процесс организации рабочей среды? Дайн Коулз Левин из IFMA Foundation уверена, что чем сильнее будет эта вовлеченность, тем лучше:

«Если у сотрудников нет никакого контроля над тем, как выглядит их рабочее место, или над тем, где оно находится, это создаёт психологический дискомфорт. Человек ощущает себя подчинённым в самом негативном смысле этого слова, а значит, он постоянно испытывает стресс. В конечном счёте этот стресс выливается в потери для компании:

• Качество работы недовольного сотрудника постоянно понижается;
• Фокус внимания теряется, возрастает риск получения травмы на рабочем месте;
• Сотрудник перестаёт быть частью компании – он теряет симпатию к своей организации, дистанцируется от неё.

В конечном счёте человек начнёт всё чаще брать больничные и отгулы, а потом и вовсе уволится. Текучка кадров в компаниях, где сотрудники никак не могут повлиять на место, в котором они работают, очень велика».

Так происходит, потому что стремление выбирать условия, в которых мы будем жить и работать, является одной из ключевых потребностей человека. Лишённые этого права, люди быстро теряют интерес к какой бы то ни было деятельности и подсознательно ищут способ исправить сложившуюся ситуацию. В том числе и через увольнение.

Как решить проблему?

Наиболее простым способом: дать людям возможность сильнее влиять на рабочую среду, в которой они проводят большую часть дня. Исследование, проведённое Дайан Коулз Левин, показывает, что возможность контролировать условия работы серьёзно повышает все виды производительности сотрудников: индивидуальную, групповую, организационную.

При этом речь не идёт о глобальных перепланировках, скорее мы говорим о том, чтобы изначально создать свободное, гибко изменяющееся и настраиваемое рабочее пространство. Для этого можно использовать:

• Подвижные перегородки;
• «Общие» рабочие зоны, в которых любой сотрудник в любое время может воспользоваться любым местом (при этом традиционные, «личные» рабочие столы также должны присутствовать);
• Регулируемая офисная мебель – как минимум, нужно позаботиться о том, чтобы столы и стулья настраивались по высоте;
• Модульное освещение – такое, чтобы каждый специалист мог осветить себе рабочую зону так, как ему удобно.

Эксперимент по переходу с классической, жёстко закреплённой, организации рабочего пространства на «гибкое проектирование офиса» был проведён в нескольких крупных страховых компаниях Лос-Анджелеса. В первую очередь новую систему ввели в маркетинговом отделе, и это дало свои результаты: в следующем квартале был отмечен 57% рост продаж. Конечно, для этого были проведены не только изменения рабочей среды, но они объективно внесли свой вклад, который отметили сами менеджеры компании:

«Переход на новую организацию пространства улучшил сотрудничество между специалистами и позволил нам эффективнее вести работу с клиентами».

Всем ли сотрудникам подходит такая система?

Исследование показывает, что в проектировании нового офисного пространства охотнее всего участвуют креативные команды, тогда как менее творческие сотрудники стараются избегать подобных активностей и принимают порядок вещей, созданный другими. В то же время, они не испытывают по этому поводу никакого раздражения, а в перспективе даже выигрывают от динамичной организации рабочей среды.

Дело в том, что креативные сотрудники – например, дизайнеры – склонны сильно персонализировать окружающее их пространство, добавлять в него сувениры, значимые награды, симпатичные безделушки и т. д. Люди, не склонные к творческой работе, предпочитают ограничиваться удобными и функциональными вещами. Разные подходы к созданию рабочей среды могут сталкиваться, становиться причиной конфликтов и подсознательной неприязни.

При новой системе таких проблем не возникает: сотрудники естественным образом создают «кластеры», в которых каждому человеку будет комфортно. В итоге эффективность работы персонала возрастает, равно как увеличивается и его лояльность к компании.

Как перейти на новую модель?

Переход от традиционной организации рабочего пространства к непривычной системе должен быть плавным и прозрачным. Прежде всего постарайтесь достичь полного взаимопонимания со своими работниками – например, проведите опрос: «Как я вижу идеальный офис?». Попросите людей рассказать о том, в каких условиях им было бы комфортно работать и что бы они хотели изменить в существующей обстановке, желательно, с объяснениями, почему именно так.

Начните с преобразования офиса таким образом, чтобы каждый сотрудник изначально нашёл в новой рабочей среде комфортное ему место – в соответствии с данными опроса. Причём лучше всего будет предоставить обустройство новой рабочей среды самим сотрудникам, дав им в распоряжение нужную для этого мебель и технику. А потом оставьте людям возможность изменять это пространство: перегородки, настраиваемая мебель и т. д. Дальше вам останется только следить за тем, чтобы не возникало никаких конфликтов.

Обратная связь – это главное

Последнее, что хотелось бы отметить: свобода в организации рабочего пространства не означает отсутствие контроля. Просто этот контроль должен быть незаметным и ненавязчивым, но он должен быть обязательно. Вы должны видеть, насколько изменения в устройстве офиса повлияли на каждого сотрудника: кто-то начнёт работать эффективнее, а кто-то, возможно, не сразу поймёт новую систему и будет нуждаться в определённой помощи, чтобы разобраться с ней.

Именно поэтому вы, как руководитель, должны получать комплексную обратную связь об отношении каждого сотрудника к любым изменениям. Для решения этой задачи используются как прямые опросы, анкетирование и просто разговоры с работниками, так и средства объективного мониторинга.

В период после внедрения новой системы организации рабочего пространства мы рекомендуем особое внимание уделять отчётам программы контроля сотрудников Kickidler. Следите за тем, как люди стали распределять своё время, насколько эффективнее они стали работать. Особое внимание обращайте на «отстающих»: скорее всего, это будут не самые креативные сотрудники, которым нужна помощь руководителя. Такие люди тоже нуждаются в организации комфортного рабочего пространства, но они предпочитают, чтобы эту организацию взял на себя начальник.

Главное при любых изменениях – держать руку на пульсе. Не забывайте об этом, уделяйте особое внимание контролю над продуктивностью персонала, и ваша организация будет развиваться максимально возможными темпами.

Автоматизированная система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.