Гибридный офис: формат будущего?

Вроде бы уже больше года прошло с начала пандемии, а ясности в том, что бизнесу делать, не прибавилось. Одни компании оставляют сотрудников на удалёнке, другие при первой возможности возвращают их в офисы – и у тех, и у других есть мощные аргументы в пользу своей позиции. Мы сегодня предлагаем вам не присоединяться к одному из этих лагерей, а пойти третьим путём: поговорим о набирающих популярность гибридных офисах.

Что такое гибридный офис?

Обсуждая формат работы, люди обычно приводят следующие аргументы:

• За удалёнку: свободный график, снижение затрат на аренду офисов, страховка от того, что введут новые ограничения; 
• За офис: больше контроля, легче работать в команде, есть доступ к корпоративной технике и оборудованию.

Естественным образом возник вопрос: а можно ли воспользоваться всеми перечисленными плюсами сразу? Так и родилась концепция гибридного офиса, которой сейчас пользуются Twitter, Reddit и другие крупные компании.

Идея очень простая: сотрудники могут работать как удалённо, так и из офиса – решение принимается для каждого отдельного работника и не является окончательным. Сегодня человек работает над проектом, который можно делать из дома – пусть сидит дома. Завтра этому же специалисту нужно провести большое совещание, для которого Zoom не даёт достаточной обратной связи – добро пожаловать в одну из офисных переговорных.

Сам офис в таком случае представляет собой некую «свободную зону». На смену привычным кабинетам и жёстко закреплённым за сотрудниками столам в опенспейсе приходят «универсальные рабочие места», за которыми сегодня трудится один человек, а завтра другой. То же самое касается переговорных и других ресурсов офиса.

Сотрудники просто бронируют нужные им места, исходя из собственных потребностей и планов. При таком подходе достаточно иметь офис, способный одновременно принять не более 25-50% кадрового состава, а значит, вы сможете в несколько раз сэкономить на аренде и оборудовании.

Преимущества гибридного офиса

«Гибриды» сочетают в себе основные плюсы удалёнки и офисной работы.

Для сотрудников:

• Появляется возможность выбора: те, кому удобнее работать из дома, могут работать из дома. Те, кому нравится офис, приходят в офис;
• Возникает чёткое понимание, что для компании важны не формальности, а результат, это мотивирует;
• Можно сохранить свободный график, поддерживая оптимальный баланс между работой и личной жизнью.

Для работодателя:

• Серьёзно сокращаются затраты на аренду;
• Проще получить максимум от каждого сотрудника – тех, кто не может работать из дома, вы держите в офисе. Остальных на удалёнке. И быстро меняете эти решения при возникновении необходимости;
• Появляется дополнительная защита от пандемии: даже если введут новые ограничения, большинство сотрудников всё ещё полностью готовы к работе удалённо.

Этих плюсов вполне достаточно для того, чтобы серьёзно задуматься о переходе на гибридную модель. Конечно, с учётом её специфики.

Недостатки гибридного офиса – и как их преодолеть

Главный минус гибридного офиса совпадает с его же главным плюсом: это очень гибкая модель работы. Когда ваши сотрудники работают то из дома, то из офиса, очень важно позаботиться о том, чтобы управляемый хаос не стал хаосом бессистемным. Вам обязательно нужно держать руку на пульсе, проявляя удвоенное внимание к каждому сотруднику.

Проще всего решить такую задачу при помощи автоматизированных систем учёта рабочего времени. Например, с программой мониторинга сотрудников Kickidler неважно, откуда работает сотрудник:

• На домашнем компьютере (конечно, на его рабочей учётной записи) установлен наш модуль;
• Аналогичные модули стоят на всех офисных машинах;
• Когда сотрудник начинает работу, он просто авторизуется под своими данными, и вся статистика труда собирается в одну и ту же карточку.

Неважно, откуда специалист выполнял свои обязанности, из дома или из офиса, вы получите единый полный отчёт. В нём сразу будет видно, когда и сколько человек работал, чем именно занимался. Технически вам вообще нет разницы, удалённо специалист трудился, из офиса или вообще с другого конца планеты, все данные будут перед вами. То же самое касается работы в проектных группах или отделах: вы можете получить подробную сводку за пару кликов мыши.

Кроме того, такой сбор данных помогает решить вторую проблему гибридного офиса: непрозрачность труда для самих сотрудников. Когда все ежедневно находятся в офисе, люди в буквальном смысле видят друг друга и знают, кто как работает. При гибридной модели некоторые могут начать думать, что они перерабатывают и делают больше остальных, а руководство этого не ценит – при помощи открытой статистики Kickidler вы сможете избежать таких проблем.

И третий нюанс: точно так же, как при обычной удалёнке, гибридный офис требует мощной технологической базы. Zoom, файлохранилища, доски задач, Kickidler – вам нужен полный комплект программных решений, позволяющий сотрудникам постоянно оставаться внутри рабочего процесса. Но, если вы работали удалённо, то у вас всё перечисленное уже есть.

Пока нет ясности, что там будет с ограничениями и развитием рынка в целом. Но очевидно, что даже при нормальном режиме работы «гибриды» выглядят очень интересной концепцией, и мы рекомендуем о ней задуматься.

Система учёта рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.