Как выбрать программу контроля сотрудников для компании? На что стоит обратить внимание?

Хотите узнать, как выбрать программу контроля для своих сотрудников? В этой статье мы постараемся ответить на этот вопрос. 

Отслеживание компьютеров персонала кому-то может показаться достаточно противоречивой практикой, но статистике сложно что-либо возразить: компании, которые следят за тем, как их сотрудники пользуются интернетом, отмечают 30-процентное увеличение продуктивности уже в первый месяц. 

Исследования показывают, что люди тратят 8 часов в неделю – т.е. целый рабочий день, – на то, что совсем не относится к работе. Отвлекаются, открывают свои телефоны, ищут что-то в интернете или покупают… И это без учета перерывов на обед и прочих перекуров. 
Обратимся к подсчетам. Например, при средней почасовой зарплате в 700 рублей компании теряют больше четверти миллиона рублей в год на каждом своем сотруднике. Если повысить производительность труда хотя бы на 30% – экономия составит до 1,6 млн в год. То есть чем больше сотрудников, тем больше вы экономите. Неудивительно, что 57% работодателей уже применяют или планируют внедрить системы мониторинга сотрудников. 

В этой статье освещены следующие вопросы:

• Три разновидности систем учета и контроля персонала
• Три причины, почему компании следят за персоналом
• На что обращать внимание при выборе систем контроля 
• Как рассказать сотрудникам, что на рабочем месте применяются системы учета?
• Плюсы и минусы контроля сотрудников 

Три разновидности систем учета и контроля персонала

Вот одни из самых распространенных методов сбора информации о сотрудниках: 

1. Система мониторинга компьютеров сотрудников

Такая система позволяет вести мониторинг сотрудников в реальном времени, а также записывать всю активность сотрудников за компьютером. Кроме того, система мониторинга собирает данные о сайтах и приложениях, на которые сотрудник заходит, и фиксирует время, в течение которого он на них задерживается. И в дальнейшем руководитель может просматривать историю действий сотрудника, оперативно находить ошибки и устранять недочеты. 
Как правило, такие программы используют в ИТ и маркетинге, в индустрии веб-разработки и дизайна. 

2. Система мониторинга звонков

Телефонные разговоры чаще всего отслеживают в колл-центрах. Помимо контроля качества сервиса, сотрудники слушают записи разговоров с клиентами для самооценки. 

3. Система учета рабочего времени

Под этим, как правило, подразумевается отслеживание начала и окончания рабочего дня, а также времени активности сотрудника за ПК. Таким образом, работодатель может убедиться, что сотрудники приходят вовремя и не уходят раньше положенного. Некоторые компании применяют электронные карты или чипы, которые сотрудники сканируют, выходя из офиса. Другие — используют системы тайм-трекинга, которые  фиксируют время работы сотрудников за компьютером. 

Три причины, почему компании следят за персоналом 

У каждой компании есть свои причины. 

Например, когда работодатель замечает, что команда часто не укладывается в сроки без очевидных причин, а проверки не дают понять, почему это происходит. Или же сотрудникам надоедает писать еженедельные отчеты, а системы отслеживания автоматизируют этот процесс и экономят время команды. 

Есть три главных причины, почему компаниям – независимо от масштаба деятельности – может понадобиться больше контроля за персоналом. 

1. Наблюдение за сотрудниками повышает продуктивность и мотивацию

Компании прибегают к решениям в области тайм-трекинга и тайм-менеджмента в первую очередь, чтобы добиться большей продуктивности. 

Это вполне объяснимо и понятно, если учесть огромный объем неоправданных ежедневных простоев. Менеджеры отслеживают активность на компьютерах сотрудников потому, что их интересует, кто и как проводит свое рабочее время. Так работодатель может убедиться в том, что каждый отрабатывает свою зарплату. 

Исследования показывают, что когда сотрудники знают, что за ними наблюдают, они становятся более дисциплинированными и мотивированными. Только лишь за неделю с начала использования систем учета рабочего времени общая производительность труда повышается на 30%. 

По статистике, бюджеты крупных IT-проектов в среднем приходится увеличивать на 45% сверх изначально согласованного плана, а сроки выполнения – на 7%. Поэтому важно фиксировать данные прошлых проектов, дабы лучше оценить будущие затраты и дедлайны. 

Схожим образом данные за определенный период в системах учета времени и контроля позволяют лучше распределять кадровые ресурсы. Например, если команда продаж расходует только 5% своего времени на клиента, который генерирует половину ежемесячного дохода, возможно, стоит уделять больше времени этому клиенту, поскольку есть возможность получить еще больший доход. 

2. Учет рабочего времени крайне важен в управлении удаленными командами 

Как мы писали в прошлом посте, к 2022 году, около 50% всех работников будут работать удаленно. А мониторинг активности на компьютерах – это возможность эффективнее контролировать удаленные команды: менеджеры могут отслеживать ход работы без еженедельных или ежемесячных отчетов. 

Обычно удаленному сотруднику выдается задание, которое он выполняет к концу срока. И вплоть до дедлайна менеджер не знает, как продвигается работа. Большинство руководителей полагаются на своих сотрудников, вместе с тем они признают, что хотели бы эффективнее отслеживать достигнутый прогресс – дабы убедиться, что все идет по плану и в соответствии с установленными сроками. 

Системы учета времени и контроля персонала предоставляют такую возможность. 

3. Контроль сотрудников повышает информационную безопасность

Но, пожалуй, чаще всего к онлайн-мониторингу компьютеров прибегают из-за информационных утечек и других нежелательных явлений. 

По данным Gemalto, компании, специализирующейся в сфере цифровой безопасности, за первую половину 2018 года имело место 945 случаев хищений данных, общий объем похищенной информации составил 4.5 млрд. По сравнению с 2017 годом этот показатель увеличился более чем в 2 раза. 

Что касается угрозы со стороны инсайдеров, то, по данным отчета 2018 Insider Threat report, 90% организации могут стать жертвами собственных сотрудников, а более половины всех компаний за минувший год в той или иной мере пострадали от краж данных. Взять, к примеру, Tesla, один из бывших сотрудников компании изменил исходный код и передал гигабайты собственных данных Tesla третьей стороне.

На что обращать внимание при выборе систем контроля?

Позволяет мониторить сотрудников онлайн и в записи

Для обеспечения информационной безопасности внутри компании очень важно, чтобы абсолютно все действия сотрудников фиксировались программой, и чтобы было удобно их просмотреть. Только так можно доказать вину сотрудника при возникновении спорных моментов или провести работу над ошибками. Некоторые программы не пишут видео, а просто делают скриншоты рабочего стола сотрудника с определенной периодичностью. Такие программы не смогут решить данную задачу, потому что по скришнотам невозможно воссоздать полную картину действий нарушителя.

Существуют сотни систем разработок для контроля, и у каждой свои особенности функционала. Вот некоторые из функций, которые обычно содержатся в таком сервисе: 

• Онлайн-мониторинг. Просмотр в реальном времени действий сотрудника за ПК.
• Контроль сайтов и приложений, которые сотрудник использует в течение дня.
• Контроль и обнаружение нарушений сотрудниками рабочего распорядка.
• Видеозапись активности сотрудников за ПК.
• Кейлоггер (запись нажатий клавиш).
• Контроль email и внешних носителей.
• Контроль печати.

Помогает увидеть полную картину продуктивности 

Сотрудники не боятся систем отслеживания, они боятся микроменеджмента. Важно, чтобы ПО, которое вы выберете, предоставляло обобщенные данные и позволяло видеть полную картину, чтобы не приходилось вникать в детали.

Попробуем объяснить…

Менеджер, который доверяет своим сотрудникам, вероятно, не очень беспокоится о том, какими сайтами, приложениями и программами, не имеющими отношения к работе, они пользуются, если на эти ресурсы тратится не больше 30 минут в день. В таком случае не нужно даже следить за тем, как сотрудники пользуются интернетом. 

Системы мониторинга сотрудников позволяют выделить определенные программы, приложения и сайты в отдельные категории – продуктивные/непродуктивные, – чтобы лучше понять общую эффективность каждого сотрудника без дополнительных проверок. 

Личная свобода

Один из главных аргументов против систем контроля состоит в том, что такие системы идут вразрез с принципами неприкосновенности частного существования – люди не чувствуют себя защищенными, если руководство получает возможность отслеживать каждый их шаг.

Дело в том, что частная жизнь сотрудника не прекращается, когда он входит в офис. Ведь порой во время работы может понадобиться консультация с врачом, и менеджеру знать об этом не обязательно. При выборе системы контроля необходимо обращать внимание на функции, которые бы позволяли сотрудникам не всегда находиться в поле зрения менеджера. 

Предоставьте людям в течение рабочего дня время для себя, когда бы пользование интернетом не отслеживалось. Так вы будете знать, сколько сотрудники тратят на свою частную жизнь во время работы, и вместе с тем предоставите им некоторую свободу. 

Позволяет управлять удаленными сотрудниками

По мере того, как все больше компаний принимают удаленных сотрудников в свои команды, вопрос об управлении и контроле за фрилансерами набирает актуальность. Выбирая решения для контроля, обращайте внимание на дополнительные функции конкретной разработки, которые бы упрощали управление удаленными сотрудниками. Например, в некоторых системах реализована функция, которая позволяет в реальном времени видеть работу сотрудников и корректировать их действия, т.е. активность сотрудников отслеживается, даже если вас с ними разделяют километры. 

Отслеживание в режиме реального времени позволяет узнать, над чем каждый из ваших удаленных сотрудников трудится в настоящий момент. Вместе с тем, функция которая позволяет делать скриншоты, фиксирует происходящее на экране в определенные временные интервалы, что минимизирует риск хищения данных и обмана со стороны подчиненных. 

Вот, чем может быть полезна система контроля для сотрудников: 

Экономит время

Бывает так, что время от времени приходится напряженно работать, но по окончании рабочего дня ничего не готово – мы не знаем, на что ушли рабочие часы, и не учимся на собственных ошибках. 

Системы контроля – это то, что сообщит, на что именно расходуется рабочее время, и изменит непродуктивные привычки, которые вредят профессиональному росту. 

Успешные люди не работают больше, у них просто нет проблем по части тайм-менеджмента. Системы отслеживания персонала предоставляют всю необходимую информацию для повышения продуктивности и самосовершенствования. Какие задачи помогла решить эта функция?

Помимо собственно контроля, функция онлайн-мониторинга компьютеров помогает в обучении новых сотрудников и координации действий.

Команды высокомотивированных, амбициозных профессионалов – вот одно из главных преимуществ, которые приносят системы контроля. 

Помогает замечать хороших работников

Когда человек работает больше других, и его вклад остается незамеченным, это очень подрывает энтузиазм. Ведь кто-то работает больше и продуктивнее, и это нужно отмечать. Опираясь на данные мониторинговых сервисов, руководитель сможет выделить наиболее продуктивных сотрудников, которые вносят основной вклад. Допустим, вы заметили, что некоторые проводят весь свой рабочий день со служебными программами, а другие делают частые и длительные перерывы, склорят приложения соцсетей, интернет-магазинов и т.д. И будет несправедливо игнорировать участников команды, которые стараются выкладываться по полной и оценивать их так же, как и тех, кто работает спустя рукава.

Знакомя сотрудников с системой тайм-трекинга, попытайтесь объяснить, что такой инструмент автоматически подсчитывает рабочие часы персонала для начисления зарплаты, при этом исключаются ошибки в пользу работника или работодателя. Программа лишает соблазна насчитать себе пару лишних часов и четко фиксирует все переработки. А отчет по рабочим часам существенно облегчает работу сотрудников: им не нужно делать это вручную, а руководителю, в свою очередь, проще все проверить. К тому же, можно настроить отправку отчетов на почту в формате excel.

Полученные данные также могут учитываться при обсуждении повышений зарплаты; это гарантия для лучших специалистов, что их усилия не окажутся напрасными. 

Помогает менеджерам понять, сколько времени еще потребуется 

Когда опытный менеджер слышит, что, мол, «для этой небольшой задачи понадобится только пять минут», он сразу же настораживается. Ведь зачастую на мелкие доработки уходят часы. 

Дело в том, что зачастую менеджеры, чья работа состоит в организации рабочего процесса и распределении задач, понятия не имеют, сколько времени может уйти на определенные задачи. Как результат, сотрудники зачастую вынуждены выполнять работу в нереальные сроки. 

Мониторинг персонала, ко всему прочему, предполагает, что руководство должно глубже погрузиться в специфику работы. Объясните своей команде, что если отслеживается время выполнения того или иного задания, это помогает составить более полное представление об объеме работы. 

В результате больше не будет нереалистичных ожиданий и невозможных дедлайнов. 

Знакомя участников команды с системами тайм-трекинга, начните с какой-нибудь истории, с ситуации, с которой они могли бы себя соотнести. Затем объясните, как системы отслеживания могли бы помочь избежать неприятных случаев в будущем. 

Спасает от завалов

Менеджеры ожидают, что их сотрудники должны хорошо отдыхать – отсюда больше удовлетворенности от работы и выше продуктивность. Однако проблема компаний крупного и среднего масштаба в том, что руководству сложно проверить работу каждого сотрудника и убедиться, что они заботятся о себе, делают своевременные перерывы и прекращают работу своевременно. 

Если работать дни напролет по 16 часов, это не только не пойдет на пользу здоровью, но на следующий день сотрудник после чрезвычайно продолжительной смены будет работать не так продуктивно. 

Если задерживаться в офисе подолгу, это не только не поможет сделать больше, но так вы будете выглядеть уставшими, будет крайне сложно сосредоточиться на следующий день. 

Объясните своей команде, что тайм-трекинг – это еще один инструмент управления и HR, призванный улучшать благополучие команды. Никто не запрещает задерживаться дольше в офисе, но двойные смены ежедневно никому не пойдут на пользу. 

Отслеживание компьютеров сотрудников: «за» и «против»

Теперь вы понимаете, что отслеживание и контроль может принести пользу. Возможно, вы даже решили использовать мониторинговые системы и даже выбрали определенный сервис, который планируете разместить в офисе.

Но прежде чем приступить, стоит рассмотреть все за и против, дабы избежать возможных просчетов.

Сообщите команде 
Отслеживание сотрудников способствует открытости во взаимодействиях команды и руководства. Поэтому будет этично сообщить людям, что их действия отслеживаются и фиксируются, дабы избежать двойных стандартов.

Частная жизнь
Не применяйте мониторинговые системы, чтобы узнавать информацию о частной жизни сотрудников, даже если система зафиксирует что-то частное. Контроль рабочего времени – это одно, но если вы используете данные технологической системы, чтобы получить информацию о частной жизни, это неэтично и незаконно. 

Повышайте мотивацию с помощью системы контроля персонала  
Позвольте людям сравнить их результаты с результатами коллег – это способ повысить самомотивацию. Ведь никто не хочет оказаться последним. 

В системе контроля сотрудников Kickidler есть функция записи и просмотра видео действий за компьютером, с ее помощью можно решать задачи просмотра истории действий сотрудников и работать над ошибками в коллективе.

Не угрожайте команде 
Подходы в духе Большого Брата в долгосрочной перспективе окажутся неэффективными, поэтому не стоит отслеживать активность компьютеров с тем, чтобы запугивать людей. Другими словами, не пытайтесь контролировать абсолютно каждое действие сотрудника: страх – это не путь к продуктивности, в особенности если дело касается сотрудников из ИТ и прочих отраслей, где на первый план выходят знания и интеллект. 

Общая картина   
Важно иметь перед глазами полную картину происходящего и обращать внимание только на чрезвычайные случаи и закономерности. Например, наблюдайте за теми, кто часто пропускает дедлайны. Но нет смысла делать проблему из единичного случая. 

Нет микроменеджменту   
Если не хотите подорвать моральный дух сотрудников и увеличить текучесть кадров, не используйте системы учета времени для микроменеджмента (негативно явление, когда руководитель осуществляет сверхдетальный, мелочный контроль за работой подчиненных). Предоставьте своим сотрудникам свободу и используйте мониторинг интернета как инструмент, который бы помогал не сбиваться с курса. 

Как объяснить сотрудникам, что на их компьютере установлено такое оборудование? 

Когда речь заходит о мониторинге интернета и отслеживании рабочего времени, многие высказываются против, им сразу где-то поблизости мерещится тень Большого Брата. 

Опасаясь дополнительно контроля и вторжения в свою частную жизнь, сотрудники видят в системах контроля несомненное зло. Но на самом деле это не так, система контроля – не враг сотруднику. Если же такое имеет место быть, значит проблема в коммуникации между управляющим составом и командой. 

И, если вы уже решили использовать системы контроля персонала, найдите время и все подробно объясните сотрудникам. Вместо того, чтобы представлять такое ПО как инструмент управления, объясните, в чем система оптимизации бизнес-процессов может быть полезна самим сотрудникам, как она может способствовать профессиональному росту. Людей не очень-то заботит, почему системы контроля важны для их компании, и поэтому они не задаются вопросом о том, какая им самим от нее польза. 

 

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.