Инструменты для мониторинга продуктивности удаленных сотрудников, список лучших программ и приложений

Возможности человека ограничены: даже если ваши сотрудники постоянно работают в офисе, вы лично можете в один момент времени следить только за одним специалистом. Если же у вас есть удалённый персонал – а в мире после пандемии это совершенно обычная ситуация – возможностей для непосредственного наблюдения вообще не остаётся. В то же время очевидно, что следить за сотрудниками обязательно нужно:

• Проверять выполнение KPI;
• Выявлять случаи прокрастинации;
• Страховать себя и свой бизнес от недобропорядочных работников;
• Создавать дополнительную нематериальную мотивацию («за моими успехами следят, нужно работать лучше»).

На помощь приходит специализированное программное обеспечение. Сегодня обсудим различные инструменты для мониторинга производительности сотрудников, доступные на современном рынке.

Системы учета рабочего времени

Начнём с программ, которые изначально создавались для мониторинга производительности персонала – это наиболее эффективные решения, предоставляющие в распоряжение руководителя максимум необходимой информации. Именно такой софт должен быть основой вашей личной системы наблюдения за сотрудниками.

Пример хорошего ПО для мониторинга: Kickidler

Kickidler - мощная система учета рабочего времени и контроля сотрудников, специально разработанная для удалённого мониторинга действий персонала – позволяет отслеживать вообще всё:

• Время начала и окончания работы;
• Все перерывы, непродуктивное время (проведённое в не относящихся к работе приложениях или на развлекательных сайтах);
• Нажатия клавиш на клавиатуре (для удалённых сотрудников есть возможность включения-отключения функционала самим работником).

Все собираемые данные фиксируются и группируются в удобные отчёты, на основании которых строятся наглядные графики. Также вы в любой момент можете непосредственно подключиться к компьютеру специалиста и в реальном времени или в записи посмотреть, чем сотрудник занимается.

В 2020 году разработчики Kickidler выпустили обновление Автокик, специально для контроля удаленных сотрудников. Функционал включает в себя две важные возможности:

• Показывать автоматические уведомления, когда сотрудник совершает «нарушение», будь то долгое отсутствие на рабочем месте, сидение в соцсетях, чтение новостей и многое другое;
• Сотруднику самому видеть статистику по собственной продуктивности. Эта экспериментальная функция рассчитана на фактор самомотивации сотрудников без участия менеджеров.

Альтернативы:

• Teramind: масштабная – и, возможно, даже несколько перегруженная – система мониторинга активности сотрудников. Поддерживает оптическое распознавание символов на экране, предоставляет широкий функционал для автоматизации наблюдения;
• Activtrack: решение, построенное на создании скриншотов с экрана пользователей каждые 5 секунд. Поддерживает автоматические уведомления о тревожных событиях, позволяет мониторить корпоративную почту, но не подходит для Mac и уступает прочим системам по возможностям работы с сетевой активностью;
• WorkPlus: хорошо справляется с учётом времени, но не сохраняет данные о посещённых сайтах, не создаёт скриншоты и доступна только через веб-приложение.

Смотрите также Лучшие бесплатные системы учета рабочего времени 2024

Системы управления проектами

Если Кикидлер получает все данные по каждому сотруднику и позволяет подробно посмотреть каждое действие, то системы управления проектами ориентированы прежде всего на стратегическое руководство командами. Они дают возможность следить за сроками выполнения задач, их распределением между сотрудниками и создают удобную среду для совместной работы.

В то же время СУП не могут в полной мере заменить специализированное ПО для мониторинга: да, если кто-то из сотрудников начнёт отставать от графика, вы заметите, но причины задержки проверить не сможете. То же самое касается недобросовестных действий работников – отследить их через среду для управления проектами невозможно. Поэтому мы рекомендуем совмещать решения: руководить через СУП, но минимум раз в несколько дней проверять отчёты Kickidler.

Пример хорошей системы управления проектами: ClickUp

Удобная платформа, предлагающая руководителю все функции, необходимые для создания слаженной удалённой команды:

• Панели проектов в разном представлении (доски канбан, таблицы, списки);
• Пользовательские комментарии и настраиваемые статусы проектов/сотрудников;
• Диаграммы Ганта для управления проектами;
• Интеграция таблиц Google Docs и Excel;
• Встроенный тайм-трекер;
• Напоминания и т. д.

ClickUp гибко кастомизируется под потребности каждого сотрудника и формирует по-настоящему комфортную рабочую среду.

Альтернативы:

    • Trello: рабочие доски в онлайне, система «канбан». Уступает по функционалу ClickUp и многим другим системам, но благодаря отличному бесплатному режиму и простоте использования получила широкую популярность;
    • Asana: система управления проектами, отличающаяся исключительной простотой работы для членов команды и высокой нагрузкой на организатора или руководителя. Идеальный выбор для прямого контроля над персоналом;
    • Wrike: простое решение, поддерживающее работу в офлайн-режиме и формирующее подробные отчёты о выполнении задач. Хороший выбор для срочного внедрения, когда контроль над проектом нужен ещё вчера.

Еще один пример хорошей системы управления проектами - WEEEK

WEEEK — система управления проектами, которую можно использовать в одиночку или в команде. Принципы работы основаны на методе Канбан — создаёте виртуальные доски с колонками, описывающими ваш рабочий процесс, прикрепляете карточки-задачи и переносите между колонками по ходу работу. Но WEEEK идёт дальше — здесь можно работать не только в режиме досок, но и в режиме календаря. Идеальный вариант, если вы предпочитаете недельное планирование.

Преимущества

• Различные типы задач (действие, звонок или встреча);
• Уровни важности для расстановки приоритетов;
• Многоступенчатые задачи (до 6 уровней вложенности);
• Автоматизация задач на досках;
• Встроенный тайм-трекер и Pomodoro-таймер;
• Интеграции с Google Документами, Google Таблицами, Figma, Miro и другими важными для работы сервисами;
• Гибкая система уведомления (в том числе уведомления прямо в Telegram).

В WEEEK очень гибкая структура (воркспейсы → проекты → доски) — вы сможете организовать там работу над проектом любой сложности.

Календари

От масштабных решений переходим к более простым, можно сказать «промежуточным», вариантам. Календарь представляет собой упрощённую замену системе управления проектами: вы можете указывать сроки решения тех или иных задач, даты встреч и совещаний, но вот сохранить детали проекта, отразить взаимосвязь между задачами или передать вложения через календарь уже не получится. 

Пример хорошего календаря: Google Календарь

Бесплатный, широко доступный, связанный с Gmail-аккаунтом календарь. Если вам нужно подключить хоть какой-то планировщик задач прямо сейчас, без лишних трат времени и сил, это хороший выбор:

• Календари легко «шэрить» между сотрудниками: встречи, планы – всё передаётся одним кликом;
• Уведомления о событиях легко настраиваются и появляются у всех, кто подписан на календарь.

Но всё общение, обмен важными файлами, обсуждение деталей проекта придётся проводить в мессенджерах, Зуме, на личных встречах и т. д. В календаре будут только даты и краткие описания – это подходящее решение для быстрого планирования, но в перспективе его придётся менять на что-то более масштабное.

Альтернативы:

• Apple Calendar: выбор для пользователей Mac и других устройств Apple. Синхронизируется с iCloud, поддерживает голосовые команды от Siri;
• Microsoft Outlook: сочетает в себе функции календаря и электронной почты – удобен, если вы пользуетесь другими продуктами пакета MS Office;
• Any.do: календарь с широкими возможностями, выросший из приложения для напоминаний и ведения списков дел. Поддерживает много интересных функций – например, учёт времени на дорогу при напоминаниях о встречах.

Тайм-трекеры

Если календарь – это упрощённый вариант системы управления проектами, то тайм-трекер – это инструмент мониторинга с минимальным функционалом. Такие программы записывают время, проведённое за компьютером или решением конкретной рабочей задачи, но никак его не детализируют. Вы не сможете посмотреть экран сотрудника, у вас не будет действительно подробной записи его активности за компьютером: в конечном счёте, трекер – это скорее инструмент самодисциплины для сотрудника, чем приложение для мониторинга руководством.

Пример хорошего тайм-трекера: Toggl

Приложение доступно в разных вариантах – на Android, Windos, Mac, в качестве расширения для браузера – и имеет обширный бесплатный функционал:

• Трекинг времени;
• Отслеживание времени простоя;
• Отслеживание напоминаний;
• Ручное редактирование таймлайна.

Фактически, к платной версии относятся только инструменты для совместной работы: экспорт-импорт отчётов, постановка задач по проектам с отслеживанием времени конкретно по ним. Но практически любые таймеры работают корректно лишь тогда, когда сотрудник не пытается их обмануть, поэтому как инструмент контроля со стороны руководства подходят не слишком хорошо.

Альтернативы:

• Harvest: приложение, изначально предназначенное для совместной работы и синхронизации расписаний членов команды. Поддерживает интеграцию с Asana, Trello и многими другими популярными приложениями;
• Everhour: хороший выбор, если ваши сотрудники в основном работают через браузер – простая и удобная система. К сожалению, не поддерживает автономный режим и не устанавливается на мобильные;
• Timely: тайм-трекер, который рекомендуется использовать в сочетании с календарём, поддерживает совместную работу и интегрируется с большинством распространённых приложений.

Рекомендуем также посмотреть Список лучших тайм-трекеров 2024 года.

Общие выводы

Если вам нужны простые решения «прямо сейчас» – и если вы в основном доверяете своим сотрудникам – связка из календаря и тайм-трекера будет работать достаточно хорошо. Если же речь идёт о полноценном контроле и мониторинге, понадобится специализированное ПО: системы управления проектами и программы слежения за сотрудниками вроде Kickidler. 

Система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.