Как Kickidler высчитывает продуктивность ваших сотрудников – и почему наш метод эффективнее остальных

Измерить продуктивность сотрудника – это самый простой способ узнать, отрабатывает ли он свою зарплату на совесть. В подробностях рассказываем обо всём, что нужно знать руководителю для работы с этим показателем.

Почему важно подсчитывать продуктивность сотрудников?

В традиционном подходе к руководству долгое время существовала простая формула: «Если сотрудник находится на рабочем месте, выполняет свои обязанности, значит всё хорошо». 

Однако современный, ставший более конкурентным, бизнес такой подход не устраивает, вот почему:

Согласно опросу Blind (крупнейшее в мире анонимное сообщество профессионалов), ровно половина сотрудников технологичных компаний реально работают менее 4 часов в день. Причём, 11% сотрудников работают всего 1-2 часа в день. И это со слов самих работников. Можно предположить, что в реальности всё обстоит ещё хуже. 

Почему такое происходит в компаниях, где наверняка знают про KPI, Scrum, контроль задач и отчётность? Все просто – человеку свойственно экономить калории, а любую систему контроля, не обеспечивающую полную прозрачность, можно легко обмануть. 

А теперь представьте, что ваши сотрудники реально отрабатывают по 4 часа в день, а ваш конкурент решил эту проблему и его коллектив работает по 7-8 часов. Это серьёзный недостаток, который может привести к смерти бизнеса и устранять его нужно чем скорей, тем лучше. И это еще не все аргументы в пользу мониторинга сотрудников.

Вот здесь на сцену и выходит лучший современный измерительный прибор продуктивности – система учёта рабочего времени сотрудников за компьютерами. Как работает данное ПО и, самое главное, как конкретно оно измеряет продуктивность, мы и поговорим в этой статье. 

Как измерить продуктивность сотрудников?

Первое, о чём вам следует позаботиться, это сбор по-настоящему подробных данных. Чтобы посчитать продуктивность сотрудника, нужно отделить полезные действия от бесполезных или бездействия – а для этого необходимо чётко знать, какие вообще действия были выполнены.

При помощи обычных тайм-трекеров или визуального наблюдения такую задачу не решить, вам нужна полноценная система учёта рабочего времени. В чем разница между СУРВ и тайм-трекером мы писали в предыдущей статье о том, как внедрить систему учета рабочего времени.

Например, Кикидлер собирает следующую информацию:

• Какие приложения открыты на компьютере сотрудника;
• В каком из них он был активен и когда;
• Какие вкладки браузера запущены, сколько времени человек провёл на каждой из них, что делал;
• Какие клавиши сотрудник нажимал, в какое время.
• Насколько интенсивно сотрудник работал за ПК.

Плюс Kickidler умеет записывать видео с мониторов компьютеров и позволяет подключаться для наблюдения за рабочими столами подчинённых в режиме реального времени. То есть вы получаете вообще все возможные данные об активности сотрудника за компьютером.

Как Kickidler считает продуктивность

Одно из главных преимуществ нашего решения – это детализированные аналитические отчёты, которые формируются в реальном времени. Недостаточно просто собрать данные о действиях сотрудника, их нужно обработать и представить в удобном для понимания виде: таком, чтобы вам для оценки ситуации достаточно было бросить на отчёт один взгляд.
Для этого Kickidler:

• Классифицирует каждое действие сотрудника как:
  • Продуктивное;
  • Непродуктивное;
  • Нейтральное;
  • Без категории;
  • Бездействие.
• Подсчитывает процент действий каждой группы в общем объёме времени;
• Привязывает полученную информацию к таймлайну и визуализирует её в виде наглядных диаграмм.

Расчёты обновляются каждую секунду – это позволяет нам определять реальную интенсивность работы сотрудника и получать очень точные результаты.

Почему обновление данных раз в секунду – это важно?

Возьмём обычный пример: у вас есть два специалиста, которые готовят отчёт за месяц в Excel. Один из них работает аккуратно, быстро и старательно, а второй особо не торопится – пьёт кофе, беседует с приятелем. При этом второй тоже работает в продуктивных приложениях, просто он совершает полезные действия (вносит в ячейки формулы) с меньшей интенсивностью и чаще отвлекается от работы.

В результате программы, которые проверяют продуктивность реже, чем раз в секунду, могут просто не увидеть разницы: один в Excel’е, второй в Excel’е. Всё в порядке. А потом менеджеры удивляются, почему при одинаковой продуктивности специалист А сделал вдвое больше работы, чем специалист Б.

Kickidler отслеживает активность посекундно, поэтому разница в отдаче от работы двух сотрудников сразу будет заметна.

Возможен также такой вариант, что «медленный» сотрудник просто работает очень вдумчиво, а «быстрый» торопится и делает всё некачественно и неаккуратно. Сверив аналитику Kickidler с результатом работы сотрудников, опытный менеджер опять же сможет правильно понять причину некачественной работы специалиста Б, опираясь на точные данные.

Какой должна быть продуктивность хорошего сотрудника?

Кстати, о вдумчивой работе: важно понимать, что достичь 100% продуктивности за день просто нереально. Мы проверяем действия сотрудника каждую секунду, поэтому периоды простоя – бездействия – всё равно будут. И их будет много, возможно больше, чем в аналогичных сервисах, считающих активность с бОльшим интервалом, чем 1 секунда. Здесь нужно учитывать два момента:

1. Характер и продолжительность простоя. Если вы видите, что за час сотрудник потратил на продуктивные действия всего 35 минут, но все простои равномерно распределены между полезной нагрузкой и очень маленькие, всё в порядке. А вот если человек двадцать минут листал соцсети или просто отошёл куда-то от компьютера, это повод посмотреть на него внимательнее;
2. Нормальная продуктивность для конкретной должности. Например, саппорту первой линии почти не нужно думать над своими действиями, он работает по скриптам, поэтому нормой считается продуктивность в 60-65%. А вот у технического писателя размышления над текстом – часть его работы, поэтому продуктивность 35-45% будет отличным показателем.

Возьмём для примера сотрудников конструкторского бюро – это работники умственного труда, которые очень много времени тратят на раздумывание над проектами. На первый взгляд может показаться, что посчитать их продуктивность почти нереально, но на практике Kickidler помогает и с этим.

Во-первых, прокрастинация творческого сотрудника ничем не отличается от любой другой прокрастинации: соцсети, сайты с приколами и новостями, мессенджеры – всё это явно не помогает при обдумывании сложных задач.

Во-вторых, есть простой и универсальный приём: посмотрите продуктивность нескольких сотрудников с одинаковыми обязанностями.

Сразу станет видно, кто работает на совесть, а кто отлынивает или не справляется. На всякий случай сверьте это с результатами работы сотрудников, по нашему опыту – в 95% случаев самый непродуктивный сотрудник по данным Kickidler также является самым неэффективным по результату работы. 

Потом достаточно вывести среднюю норму для каждой должности, и всё: по отчётам сразу будет видно, как ваши сотрудники работают на самом деле. 

Смотрите не только на продуктивную активность сотрудников, но и на непродуктивную и простои. Если специалист тратит более 15 минут в час или 2 часов в день на соцсети и развлекательные сайты, либо делает большие перерывы в работе сильно чаще положенного — это тоже тревожный звонок. Для выявления и быстрого реагирования на такие отклонения в программе Kickidler есть инструмент «Автокик».

Какие отчёты помогают оценить продуктивность сотрудника?

Kickidler автоматически формирует несколько отчётов, которые помогают взглянуть на работу подчинённых с разных ракурсов. Есть стандартные отчёты во Вьюере программы. Это «Отчёт по эффективности», который покажет вам сводную продуктивность всех сотрудников.

А также Отчёт по динамике, который покажет спады и подъемы продуктивности персонала. Это крайне полезно, например, для выбора времени для планерки, когда сотрудники менее всего настроены на продуктивную работу за ПК, а также для понимания, кто из сотрудников утратил мотивацию.

Помимо стандартных отчётов во Вьюере, есть ещё расширенные ответы в Веб-интерфейсе программы. Первый из них – «Детали дня»:

Это сводный отчёт по продуктивности специалиста, который на таймлайне дня показывает, чем именно и как активно сотрудник занимался. Круговые диаграммы слева показывают общее соотношение объёма продуктивных и непродуктивных действий, а также простоев.

Ещё одна метрика – «Рейтинг сотрудников»:

Позволяет быстро сравнить подчинённых между собой. Сравнение можно сделать по любым действиям – продуктивным, непродуктивным, бездействию или нейтральной активности. Сразу видно, кого поощрить, а к кому присмотреться.

Также есть детальный отчёт по приложениям:

Показывает все программы, которыми пользовались сотрудники, а также проведённое в них время.

Можно ли скрыть что-то от Kickidler?

Пока речь идёт о работе за компьютером, Кикидлер невозможно обмануть. Во-первых, учёт ведётся полностью автоматически, сотрудник не может на него повлиять. Во-вторых, наша программа записывает видео с экрана. Вы сможете отследить историю действий за ПК, причем, благодаря специальной маркировке видео, отсортировав именно ту активность, которая вызывает подозрения. И, в-третьих, вы всегда можете видеть сетку экранов ваших подчиненных, благодаря функции Онлайн-мониторинг компьютеров. Для удобства руководителя, экран сотрудника, в данный момент совершающего нарушение, подсветится красным цветом.

Ваши люди перед вами как на ладони: как только сотрудник начнёт отвлекаться от работы или делать что-то подозрительное, вы об этом узнаете. В том числе сможете отследить такие моменты, как обновление резюме или сёрфинг по сайтам с вакансиями.

Кикидлер против конкурентов: чей метод учёта продуктивности лучше?

Каждая серьёзная система учёта рабочего времени имеет свой метод анализа продуктивности. Мы сравнили подход Кикидлер с двумя другими популярными решениями: Hubstaff и Time Doctor.

Сравнение Kickidler с Hubstaff

С технической точки зрения методы подсчёта продуктивности Hubstaff очень похожи на наши: система определяет, в каком приложении сотрудник работает, а потом измеряет его активность по нажатию клавиш клавиатуры и щелчкам мышки. Различие заключается в том, что мы снимаем данные раз в секунду, а Hubstaff делает это с бОльшим интервалом. В результате их отчёты смотрятся красивее, но наши более детализированы, предоставляют максимально точную информацию.
Это важно в следующих ситуациях:

1. Два сотрудника вкладывают в работу одинаковые силы, но у первого выше квалификация – он делает меньше микроперерывов, быстрее обдумывает задачи и показывает лучшие результаты. Hubstaff этого не заметит, а Kickidler определит;
2. Более детализированные данные позволяют чётко определить подъёмы и спады работоспособности персонала – это полезно при планировании рабочего дня (например, при назначении времени планёрок).

Кроме того, Hubstaff не умеет записывать видео с экрана, поэтому методов проверки ситуации будет меньше.

Сравнение Kickidler с Time Doctor

Time Doctor использует другой подход: система предлагает менеджеру создавать конкретные задачи и назначать их ответственным сотрудникам. Сами же сотрудники запускают таймер продуктивности и останавливают его, когда прекратили работать. В результате формируются отчёты по продуктивности в привязке к конкретным проектам. 

На первый взгляд, это имеет смысл, но на практике такой подход только создаёт дополнительную нагрузку на сотрудников и руководителя. Менеджеры тратят время на подготовку и распределение задач в системе, подчинённые забывают нажать кнопку – получается неудобно и непрозрачно и не даёт точной информации о том, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач.

Мы выступаем за полную автоматизацию и упрощение жизни всех участников рабочего процесса. Поэтому Kickidler работает самостоятельно, а вы просто получаете результаты.

Да, отслеживать продуктивность в привязке к конкретной работе – разумное решение, но для этого достаточно просто сравнивать показатели сотрудников между собой. Копирайтеров с копирайтерами, программистов с программистами, менеджеров с менеджерами. Тогда всё будет ясно и наглядно.

К тому же, вы всегда можете посмотреть, чем конкретно занимался сотрудник, использую функционалы Онлайн мониторинг и Запись видео с экранов. 

Kickidler предоставит в ваше распоряжение всю необходимую информацию, а вам останется просто сделать выводы. Именно так должна работать программа учёта рабочего времени.