Как контролировать работу удалённых сотрудников

Как следить за удалёнными сотрудниками, насколько эффективно они могут трудиться и какие у «дистанта» есть подводные камни? На многие из этих вопросов мы уже отвечали в прошлых публикациях, но теперь настало время свести всю информацию воедино – перед вами самая подробная статья о том, как контролировать работу людей на удалёнке и добиться от них максимальных результатов!

Продуктивность удалённых сотрудников: всё, что нужно знать об этом показателе

Перед тем, как говорить о повышении продуктивности подчинённых, нужно чётко определиться с самим термином. Всё просто: продуктивность – это отношение реального количества времени, которое человек тратит на работу, к продолжительности рабочего дня.

Если ваш сотрудник работает 3-4 часа из 8 положенных, его продуктивность составляет 37-50%. И это ещё не самый плохой показатель, вот данные опроса компании Blind:

Чётко видно, что даже по оценкам самих специалистов – а люди склонны искажать данные в свою пользу – только 15% считают, что реально работают весь день. Все остальные так или иначе недорабатывают.

Соответственно, продуктивность становится очень удобным ключевым показателем: чем она выше, тем больше оплаченного времени сотрудник действительно расходует на работу, тем больше он делает и большую прибыль приносит компании. Конечно, 100% – недостижимый результат, но 50-70% (в зависимости от должности) вполне реальны.

Подробно о том, как система учёта рабочего времени Kickidler считает продуктивность, мы рассказывали в соответствующей статье. Здесь же отметим для себя, что повышение продуктивности – это основная задача руководителя, и двинемся дальше.

Как удалённая работа влияет на продуктивность

Пока сотрудник находится в офисе, ему «и стены помогают»: вокруг рабочая обстановка, минимум отвлекающих факторов, все заняты делом. Дома же всё иначе – комфорт, уют, так и хочется расслабиться. С другой стороны, работая удалённо, человек не тратит время на дорогу и в целом может создать себе более удобные условия труда, что сказывается на продуктивности положительно.

Какой в итоге получается баланс? По опросам, которые мы уже разбирали раньше, в первые месяцы удалённой работы продуктивность остаётся неизменной или даже немного возрастает. Но вот чем дальше, тем хуже становятся показатели: люди расслабляются, начинают отвлекаться и попросту страдать от социальной изоляции.

Конечно, на общем фоне, есть сотрудники, которым удалённая работа подходит на все 100%: домоседы, суперпрофессионалы с невероятным самоконтролем, рационализаторы – их продуктивность остаётся стабильно высокой. Но вот другим работникам – общительным людям, тем, кого дома постоянно отвлекают и т. д. – сохранять хорошие темпы труда на удалёнке будет очень сложно.

В среднем же получается так, что удалённую работу имеет смысл рассматривать скорее как осложняющий фактор, который влияет на продуктивность сотрудников негативно. И работодателю очень важно понять, как снизить это негативное воздействие до минимума. 

3 правила, которые помогут вашим удалённым сотрудникам оставаться продуктивными

Есть простые приёмы, позволяющие сохранить высокую продуктивность при дистанционной работе:

1. Чёткий распорядок дня, который синхронизирован с домашними делами. Очень важно сохранить нормальный график сна и отдыха, а также учесть личные особенности – например, в 12:30 дети приходят домой из школы, а в 13:30 они отправляются на секции. Разумно будет предусмотреть на этот промежуток времени перерыв, наверстав пропущенный час позже или раньше.
2. Оборудованное рабочее место. В идеале должно действовать правило «закрытой двери»: если я закрываю дверь в комнату, никто не заходит внутрь, я работаю. Проинструктируйте сотрудников о том, что им важно договориться с домашними о графике и создать себе условия для работы.
3. Самоконтроль. Минимум отвлекающих вещей на рабочем месте и модуль «Автокик» (автоматические уведомления о простоях, подробнее расскажем ниже) помогают сохранять концентрацию на работе.

И, само собой, вам нужно обеспечить сотрудников работающих из дома технической возможностью выполнять свои обязанности. Ноутбук, доступ к рабочим серверам, программы для конференц-связи – все инструменты должен предоставить работодатель. Для вас они окупятся за счёт экономии на аренде офисных площадей и организации рабочих мест в офисе.

Как организовать перевод сотрудников на удалённую работу

Подробно о самой механике перехода из офиса на удалёнку мы рассказывали ещё в период карантина. Основные моменты:

1. Вам нужно чётко понимать, как процесс организовать технически: какие инструменты и сервисы понадобятся каждому сотруднику, как их лучше всего предоставить. Кто-то может работать на домашнем компьютере, кому-то нужен рабочий ноутбук, у кого-то дома не лучший интернет – все эти моменты важно учитывать. 
2. Обязательно оформите перевод официально. Пусть сотрудники напишут заявления о том, что хотят работать удалённо, а вы заключите с ними дополнительное соглашение об этом и выпустите соответствующий приказ по организации.
3. Чётко организуйте процессы удалённой работы. Как распределяются задачи, по какому графику трудится каждый сотрудник, перед кем и как отчитывается, как вы сохраняете контакт между участниками команд и вовлечённость их в процесс. 

На третьем этапе вам понадобятся специальные сервисы и программы.

Сервисы и программы для удалённой работы

«Минимальный джентльменский набор» – это программы для управления задачами, общения, передачи файлов и контроля за сотрудниками на аутсорсе. О самых доступных и простых решениях в каждой из категорий у нас есть отдельная статья, а если выбирать что-то одно, то:

• Trello – доска управления проектами и задачами: бесплатная, универсальная и понятная.
• Telegram – мессенджер для текстового общения и групповых чатов, стабильный и безопасный.
• Zoom – платформа для видеозвонков, лучший выбор для конференц-связи.
• Google Drive – облако от крупнейшего провайдера, которое легко настроить под любые масштабы.
• Kickidler – универсальная система учёта рабочего времени, может отслеживать вообще все действия и гибко настраивается.

Этих пяти программ вполне достаточно для того, чтобы организовать удалённый рабочий процесс для 95% сотрудников. Конечно, всегда есть альтернативы – вот, например, наше сравнение для досок управления проектами – но вы легко сможете обойтись вышеприведённым списком, ни разу не пожалев о выборе.

Как контролировать сотрудников на удалёнке: подходы, методы и ограничения

Итак, с технической стороной вопроса разобрались: у вас подняты все сервисы, рабочий процесс пошёл, теперь его нужно контролировать. Как следить за человеком, которого вы даже не видите?

Мониторинг на удалённой работе: законно или нет

Начнём с юридического аспекта: если человек работает из дома – да ещё и с личного компьютера, например – имеет ли работодатель вообще право за ним как бы то ни было следить? Подробный разбор ситуации мы делали в статье про слежку за сотрудниками, а ключевая мысль выглядят так:

«Пока вы не затрагиваете частную жизнь – например, личные переписки – всё в порядке».

Достаточно установить Kickidler только на специально предназначенную для работы учётную запись и чётко проинструктировать дистанционного сотрудника о том, что и как вы отслеживаете. Сделайте это, и всё будет в порядке.

Как разные компании следят за своими удалёнными сотрудниками

С технической точки зрения Kickidler позволяет отслеживать каждое движение специалиста – об этом мы расскажем ниже – но стоит ли организовывать такой плотный контроль на практике? Если посмотреть на общую методологию удалённого наблюдения за работой, то можно заметить три разных уровня мониторинга удалённых сотрудников:

1. Дружественный. Оптимальный выбор для Agile-команд: всё абсолютно открыто, сотрудники сами включают-выключают различные функции Kickidler и в целом используют его по большей части для самоконтроля. Давление нулевое.
2. Мягкий. Если вы не настолько доверяете своим сотрудникам – или если у них просто не настолько высокий уровень личной ответственности, и люди нуждаются в мягком наблюдении со стороны руководителя – используйте этот вариант. Kickidler устанавливается открыто, но подчинённые не могут влиять на его функционал: они просто включают модуль в начале рабочего дня и выключают в конце. Вся собранная информация уходит вам в виде отчётов, на основании которых вы оцениваете продуктивность и принимаете решения.
3. Жёсткий. Полное логирование всех действий, абсолютный контроль – самый мощный… и наименее эффективный вариант?

Перед тем, как двигаться дальше, поговорим подробнее о том, почему самое пристальное наблюдение лучше не использовать вообще.

Как мониторинг влияет на состояние удалённых сотрудников

В своё время мы проводили интересный эксперимент: тестировали разные подходы к наблюдению за удалённым сотрудником, собирая подробную обратную связь. Результаты опубликованы здесь, а краткие выводы из них звучат так:

1. Доступ сотрудника к отчётам о собственной продуктивности создаёт игровой момент, мотивирует стараться лучше.
2. Минимальный контроль со стороны начальника не даёт расслабиться и отвлечься.
3. Активное наблюдение – моментальные реакции руководителя на прокрастинацию, например – создаёт стрессовую ситуацию и быстро приводит к выгоранию.

То есть, даже минимального уровня контроля – продуктивность измеряется, есть отчёты, которые можно посмотреть – уже достаточно для того, чтобы держать сотрудника в тонусе. И чем сильнее руководитель давит на подчинённого, тем быстрее он теряет интерес к работе, а заодно и работоспособность.

То же самое, кстати, подтверждает опыт клиентов Kickidler – все функции следящего ПО можно разделить на три категории:

К «зелёной зоне» подчинённые относятся лояльно, оранжевая уже требует обоснования, а красной лучше вообще не пользоваться, если вы не работаете с государственной тайной. Более подробное описание можете прочесть здесь. 

7 принципов грамотного контроля над удалёнными сотрудниками

Подводя итог, ваше наблюдение за персоналом должно соответствовать семи простым принципам:

1. Прозрачность: специалисты точно знают, за чем и как вы следите.
2. Предсказуемость: есть чёткое понимание, что является нарушением и какие будут последствия.
3. Объективность: правила едины для всех и каждого.
4. Незаметность: все знают про слежку, но никто её не чувствует.
5. Результативность: вы обрабатываете данные мониторинга и делаете из них выводы.
6. Постоянство: вы не ослабляете контроль – но и не усиливаете его.
7. Эффективность: большая часть наблюдения происходит в автоматическом режиме.

Kickidler даёт вам всё необходимое для того, чтобы выполнять эти 7 правил.

Возможности Kickidler в работе с удалёнными сотрудниками

На текущий момент Kickidler – одна из самых эффективных систем учёта рабочего времени в мире. Мы сравнивали свою программу с другими решениями вот здесь, поэтому сейчас просто пройдёмся по ключевым именно для удалёнщиков функциям:

• Самоконтроль. Кикидлер позволяет автоматизировать уведомления о потере активности за компьютером – наблюдение ведётся вообще без участия руководителя. Сотрудник не раздражается из-за того, что за ним следит начальник, а программа при этом не даёт ему прокрастинировать.
• Сбор данных. Периоды активности, эффективность труда – Kickidler записывает всю информацию о том, как работают ваши люди, и создаёт на её основе подробные отчёты. С их помощью, например, вы можете оптимизировать график работы удалённого сотрудника, что поможет ему повысить продуктивность. 
• Удалённый доступ к рабочему столу. Помогает быстро и без труда помогать своим подчинённым справляться со сложными задачами, подключаясь к их работе за считанные секунды.
• Контроль проектов и задач. В начале 2024 года разработчики программы для контроля удаленных сотрудников Kickidler объявили о выпуске новой фичи — Контроля проектов и задач. Данная группа инструментов позволит контролировать активность сотрудников в разрезе их работы над проектами и задачами, определять загруженность, фокус внимания и сколько точно времени они тратят на выполнение той или иной задачи. 

Система одинаково эффективна и для офисных сотрудников, и для удалённых – именно поэтому, кстати, с началом карантина мы зафиксировали троекратный рост спроса на Kickidler. Наш сервис поможет вам и вашим сотрудникам отлично работать в любой ситуации!