Как организовать переход сотрудника на удалённую работу в условиях карантина?

Перевод сотрудников на удаленную работу – вынужденная, но очень правильная мера в условиях глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного сотрудника в офисе сможет надолго парализовать работу всей компании.

Но даже это ничто по сравнению с угрозой жизни и здоровью людей, особенно тех, чей возраст превышает 45 лет.

Мы знаем о переводе сотрудников в режим home office много и не понаслышке, поскольку уже пять лет помогаем компаниям организовывать контроль удаленных сотрудников. 

Кроме того, за последние две недели к нам обратились около тысячи организаций со всего мира, столкнувшихся с этой задачей, в связи с последними событиями.  

В этой статье мы поделимся накопленными знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу, а также дадим несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.

Примечание: здесь и далее речь пойдёт о сотрудниках, которые работают за компьютером.

Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?

Есть три основных варианта действий:

1. Сотрудники работают на своих собственных компьютерах. Это удобно, если им не требуется какое-то специфическое программное обеспечение или если это ПО находится в облаке. Менеджеру по продажам, например, для работы достаточно иметь доступ к двум-трём «облачным» базам, бухгалтеру – к серверу 1С;
2. Вы выдаёте сотрудникам рабочие компьютеры на дом. Это – хороший вариант, если для работы нужен специфический софт или если у работника дома нет компьютера, позволяющего справляться с повседневной нагрузкой. Удобнее всего такая тактика, если у вас работают на ноутбуках, но при длительном сотрудничестве (а карантин может затянуться) перевезти стационарный компьютер – не проблема;
3. Вы организовываете удалённый доступ к RDP по VPN. Хороший промежуточный вариант: дизайнеру нужен доступ к корпоративному файлохранилищу и мощному компьютеру? Поднимите на его рабочей станции удалённый десктоп, и пусть пользуется.

Учтите, что, если вы предоставляете сотрудникам удалённый доступ к рабочим серверам или станциям, нужно позаботиться о безопасности корпоративных данных. Особенно это актуально, если вы работаете с персональными данными, которые охраняются законом. Защищённые каналы подключения, фильтры по IP- и MAC-адресам, двухуровневая авторизация – позаботившись об информационной безопасности на старте «удалёнки», вы страхуете себя от множества проблем в будущем.

Также уделите внимание тому, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и с хорошей скоростью Интернет. Если домашнего Интернета не хватает для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с хорошей скоростью на время работы. За счёт организации, конечно же.

Как оформить перевод сотрудника на дистанционную работу?

Как официально оформить перевод сотрудников на удаленную работу и стоит ли вообще это делать? Стоит. Мы рекомендуем предпринять следующие шаги: 

• получить от сотрудников заявления о переводе на удаленную работу,
• сотрудникам подписать дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору,
• выпустить приказ об изменении режима работы (переходе на дистанционный режим),
• опционально заключить договор о материальной ответственности за техническое оснащение и оформить акт о передаче техники.

Заявления от сотрудников нужны, потому что в ином случае работодатель обязан предупредить сотрудника за 2 месяца. Какие пункты следует внести в допник полностью зависит от вашей организации и отдела, в котором сотрудники работают, будь то отдел продаж, кадров, маркетинга и т.д.

Как контролировать удалённого сотрудника?

Многочисленные исследования говорят о том, что из дома сотрудники работают даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что при переводе сотрудника на удаленку, его результативность возрастает на 20%. 

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?

Выше мы обсудили техническую сторону перехода на удалённую работу, но что с организацией самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленку, нагрузка на менеджмент возрастает почти в два раза. Мы считаем, что здесь важнее всего следовать трём ключевым советам:

Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм жизни, но у себя дома он живёт так, как привык. Одним людям комфортнее работать ровно с 10 до 18 часов, другие предпочитают делать работу в несколько подходов по часу-полтора, третьи «просыпаются» только в 8 вечера. Мы все разные, и отсюда следует главное правило «удалёнки»:

Если личные привычки сотрудника не мешают делу, не требуйте изменить их

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра и до вечера –  так, как работает большинство компаний. Но программисты, бухгалтеры, инженеры отнюдь не обязаны придерживаться такого графика, если специфика их труда не требует этого. Оставьте одну-две планёрки в удобные для всех часы – этого в большинстве случаев достаточно для дистанционного управления командой – а дальше контролируйте не потраченное человеком время, а достигнутые результаты.

Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости

Предлагая сотрудникам удалённую работу, вы автоматически даёте им определённые преимущества. Более гибкий график, более комфортные условия труда, меньше контроля – всё это будет работать только в том случае, если ваш подчинённый действительно заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Ощущая больше свободы, человек быстро привыкает контролировать собственный график, но одновременно с этим он начинает острее реагировать на «самодурство». Неоправданные (подчёркиваем, неоправданные) изменения условий, постоянное появление форс-мажоров, «забытые» требования, которые надо выполнить вот прямо сейчас – всё это серьёзно бьёт по мотивации удалённого сотрудника, а с ним и по его работоспособности.

Постарайтесь воспринимать «удалёнщика» не столько как подчинённого, сколько как подрядчика или партнёра. Разъясните ему задачу и KPI, а дальше покажите, что вы доверяете его умению решать деловые вопросы, но…

Совет 3: доверяй, но проверяй

Мотивация, доверие – всё это важно, но учёт рабочего времени удалённых сотрудников всё-таки нужен. Хотя бы для того, чтобы видеть, кто и насколько хорошо справляется с поставленными задачами. Простой пример: у вас есть некий программист, Иван Иванов, который выполняет свою работу. Он вовремя заливает код, не отстаёт от графика, всё прекрасно… вот только Иван тратит на решение рабочих задач по 12-13 часов ежедневно, и это вместо запланированных 6-8. Такими темпами ваш сотрудник выгорит за месяц-два, придётся искать замену – лишние хлопоты и лишние расходы.

Проблема с удалённым сотрудником заключается в том, что вы не видите, как именно он работает. В офисе лидер команды заметил бы, что Иван не справляется вовремя, и понял бы, что его нужно перевести на другую, более близкую к его навыкам задачу. Удалённо… удалённо тоже можно это заметить!

Для этой цели используются менеджеры собственного рабочего времени, которые помогают отсчитывать количество потраченных на ту или иную задачу часов. У нас такой инструмент называется «Автокик», он входит в функционал Kickidler. Модуль отслеживает активность за компьютером и автоматически формирует отчёты, помогая держать руку на пульсе – он полезен как для руководителя, так и для самого сотрудника.

С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?

Выше мы рассказали, как организовать удалённую работу, а теперь поговорим о проблемах, с которыми вы, скорее всего, столкнётесь. Основных из них всего три:

Первая проблема: снижение продуктивности

Выше мы говорили о том, какие плюсы даёт «удалёнка» сотруднику: индивидуальный график, комфортные условия труда – это всё здорово, но… к сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях самостоятельной работы быстро расхолаживаются. Далеко не все привыкли к самоконтролю: если человек всю жизнь работал в офисе, под надзором начальника и в окружении коллег, то дома он автоматически будет менее продуктивен.

Решение одно: не ослабляйте контроль. Ваш персонал должен чувствовать, что дома он находится или в офисе, работа есть работа. Проверяйте KPI каждого сотрудника, сразу же разбирайтесь в причинах любых задержек или ошибок, держите руку на пульсе. Видите в Kickidler, что у менеджера обед затянулся на несколько часов? Позвоните ему, спросите, что случилось и почему не ведётся работа? Два-три таких звонка, и человек исправится.

По-хорошему, после перехода на удалённую работу контроль должен стать более жёстким, чем он был в офисе – как минимум, в первое время. Именно поэтому мы рекомендуем использовать модули учёта рабочего времени: если ваши люди знают, что вы следите за каждым их рабочим днём, им становится гораздо проще преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на деле.

Вторая проблема: беда с коммуникацией

Даже в условиях офиса взаимодействие между отдельными сотрудниками часто становится проблемой, а уж совещания между отделами… вы и сами знаете, насколько тяжело их назначать, чтобы всем было удобно. С «удалёнкой» же самые простые переписки между отдельными командами могут затягиваться на недели.
Чтобы избежать подобных проблем, составьте подробное описание всех норм, сформулируйте расписание и жёстко следите за тем, чтобы все сотрудники его придерживались. Пример на неделю:

Каждый день в 13:00 жду всех на планёрку по видеоконференцсвязи; К среде, к 18 часам в репозиторий должны быть залиты все материалы по проекту А; В четверг, в 14 часов, отчитываемся по проекту Б, должна быть готова презентация; Ответ на электронные письма, отправленные в интервале с 10 утра до 18 вечера, жду в течение часа, не более.

Чем более прозрачно и понятно будут сформулированы все ваши требования, тем проще будет управлять удалённой командой. Конечно, выбирать какое-то время для общих мероприятий всё равно нужно с учётом режима работы участников, но уже после выбора никаких обсуждений: есть планёрка? Все приходят.

Третья проблема: снижение вовлечённости

Работая дома, наедине с компьютером, человек быстро теряет связь с командой. Особенно это актуально для людей, привыкших активно взаимодействовать с коллегами: общаться, генерировать идеи, креативить. Они, находясь в вынужденной изоляции, быстро теряют тонус и начинают хандрить. 

Чтобы этого не произошло, необходимо поддерживать внутрикорпоративное общение:

• Голосовые звонки;
• Видеоконференции;
• Общие чаты со смайлами, стикерами и т. п. инструментами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек – где бы он ни находился – является частью вашей компании, важным членом команды. Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь на связи с ними, и проблемы с удалёнными сотрудниками обойдут вас стороной!

Система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.