Как внедрить систему учета рабочего времени и не вызвать бунта сотрудников? Делаем мониторинг прозрачным

Как правильно объявить коллективу о том, что вы будете использовать программное обеспечение для мониторинга сотрудников и не вызвать бунт на корабле? В этой статье мы дадим практические советы, как избежать негативной реакции вашего коллектива на подобное нововведение.

Любые вопросы, которые как-либо касаются прав, свобод или личного пространства человека, всегда были очень дискуссионными. Бизнес платит своим сотрудникам деньги за то, чтобы они выполняли определённую работу – это всем понятно. Бизнес не хочет тратить эти деньги впустую (например, на оплату времени, которое сотрудник проводит за прокрастинацией в соцсетях) – с этим тоже никаких проблем. Но как только бизнес пытается проследить за тем, как именно персонал тратит оплаченное время, возникают проблемы.

«Слежка! Вторжение в личное пространство! Шпионаж! Нарушение прав!» – классические возражения со стороны сотрудников, узнавших о мониторинге. Что с этим делать и как правильно организовать наблюдение? Разбираемся подробно.

Скрывать или не скрывать?

Первый вопрос – и он же ключевой: сказать сотрудникам о том, что вы внедряете систему мониторинга, или нет? Мы однозначно советуем делать всё прозрачно и открыто, потому что:

1. Правильно организованное наблюдение за рабочими компьютерами не нарушает никаких прав и свобод персонала. Вы отслеживаете только непосредственно связанные с работой вещи: что открыто на рабочем компьютере, где сотрудник находится в рабочее время и т. д. У подчинённого на рабочем компьютере запущен личный мессенджер, и человек переживает за сохранность приватной информации? А что вообще личный мессенджер делает на рабочем компьютере? Его там быть не должно – соответственно, и проблемы возникнуть не может;
2. Если вы тайно установите мониторинг, а потом сотрудники случайно о нём узнают, это будет конец доверия людей к компании. «Если наши права не нарушаются, почему нам не сказали? А вдруг следят за личными данными? А я не знал и заходил в обеденный перерыв с рабочего компьютера в свои соцсети, это же не запрещено – тоже следили?». В результате вы получите такое падение морали и мотивации, что показатели просядут до минимума.

Так что мы на 100% за прозрачность. Осталось лишь понять, как правильно донести до сотрудников саму идею мониторинга – так, чтобы не было никаких проблем.

Чем больше расскажете, тем лучше

Как правило, у сотрудников нет никаких вопросов к вашему желанию проконтролировать выполнение работы – оно понятно, естественно и является одной из 5 основных функций менеджмента. Люди опасаются вторжения в личное пространство, поэтому очень важно на 100% объяснить, какую именно информацию вы собираете.
Объявление об установке Kickidler может выглядеть следующим образом:

Друзья, с понедельника на всех рабочих компьютерах организации будет установлена система учёта рабочего времени Kickidler. Она:

1. Отслеживает вашу продуктивность: какие программы открыты на компьютере, сколько времени вы проводите в том или ином окне. С её помощью мне будет проще следить за показателями, назначать премии за отличные результаты или оказывать поддержку тем, кто взял на себя слишком большую нагрузку;
2. Учитывает рабочее время: начало рабочего дня, перерыв, конец рабочего дня. Обратите внимание, что при помощи программы будут фиксироваться не только опоздания, но и переработки.
3. В реальном времени показывает экраны всех компьютеров сотрудников, а также ведет видеозапись активности. Никто не будет постоянно смотреть в ваш экран. Это нужно лишь для того, чтобы руководитель всегда мог оперативно узнать, кто и чем занят. Видеозапись экранов нужна для расследования возможных инцидентов. 
4. Фиксирует нажатия клавиш на клавиатуре. Логи практически не используются – мы проверяем их только в случае возникновения конфликтных ситуаций (например, клиент жалуется, что менеджер нахамил ему в переписке, а потом стёр сообщения – с Кикидлером я смогу быстро убедиться в том, что с вашей стороны всё было корректно).

Также Kickidler даёт возможность получить удалённый доступ к рабочему компьютеру. Этой функцией я буду пользоваться только в случае, если вам понадобилась консультация, или если замечу серьёзное невыполнение KPI (бездельничать на работе – это значит подвести и компанию, и своих коллег, такие случаи недопустимы). Если ваша продуктивность в норме, подобных проверок не будет.

Основная цель внедрения новой системы – большая прозрачность деятельности компании. С помощью Kickidler мы сможем гарантировать, что ваша работа всегда будет оценена по достоинству: прежде всего, сервис поможет распределить нагрузку между специалистами и повысить общие KPI. Какие-то санкции будут применяться только в случае, если сотрудник откровенно тратит рабочее время не по назначению – согласитесь, что это вполне справедливо.

Напоминаю, что ключевым показателем всё ещё остаётся то, справляетесь вы со своей нагрузкой или нет. Если вы выполняете все задачи, которые должны делать, с введением системы мониторинга для вас ничего не изменится. Если же вы не справляетесь, Кикидлер поможет понять, почему это происходит, и мы сможем исправить ситуацию.

Законные перерывы – до 60 минут в день на личные дела – никуда не исчезают. Как расходовать это время – ваше личное дело, но мы по-прежнему рекомендуем делать три перерыва по 20 минут в течение дня, чтобы немного отдохнуть и отвлечься от работы.

И ещё раз подчёркиваю: мониторинг устанавливается только на рабочие компьютеры. Не пользуйтесь на рабочих станциях личными мессенджерами, не вводите пароли и данные кредитных карт, не ведите приватные переписки с рабочих компьютеров – всё это, при необходимости, всегда можно сделать со смартфона.

Новая система мониторинга поможет нам оценить успехи каждого сотрудника по достоинству: открываются новые возможности для карьерного роста, будет проще обосновать премии и повышения. Надеюсь, вы этими возможностями воспользуетесь!

Ни в коем случае не используйте слова «слежка» и «слежение», по возможности избегайте и слова «контроль», сохраняйте доброжелательное спокойствие, но оставайтесь уверены в себе. После внедрения системы в первую очередь используйте её для назначения премий, упрощения отчётности, снижения нагрузок: продемонстрируйте, что программа помогает сотрудникам получать честное вознаграждение за работу, а не мешает им.

Бывает ли так, что скрытый мониторинг целесообразен?

Да, но лишь в том случае, если вы подозреваете своих сотрудников в недобросовестности:

1. Уверены, что один или несколько подчинённых постоянно прокрастинируют и/или саботируют рабочий процесс, а теперь хотите получить подтверждения этого для их увольнения или в качестве доказательства для высшего руководства (кстати, такой прецедент может хорошо показать лояльным и продуктивным сотрудникам целесообразность установки Kickidler);
2. Подозреваете, что кто-то из сотрудников компании передаёт закрытую информацию конкурентам и работает против вас;
3. Хотите получить идеально точные данные по продуктивности в условиях закрытого мониторинга.

Учтите, что скрытый мониторинг в любом случае будет плохо принят сотрудниками, если они о нём узнают. Постарайтесь сделать так, чтобы о внедрении системы знал минимальный круг лиц, предусмотрите ответственность за разглашение, проследите за тем, чтобы у рядовых сотрудников не было технической возможности увидеть установленную систему (о том, как это сделать, подробно написано здесь).

Если же вы внедряете систему мониторинга в штатном режиме, рекомендуем делать всё максимально открыто и прозрачно – это будет лучшим решением. И, конечно, мы готовы оказать любую помощь с внедрением Kickidler в вашей компании.