Как разработать и внедрить систему KPI в 2023

KPI – это одна из самых известных, распространённых и удобных для руководителя метрик. Рассказываем о преимуществах этой системы, а также о подводных камнях, с которыми вы можете столкнуться при разработке KPI для сотрудников.

Что такое KPI

KPI (Key Performance Indicator) – это система, устанавливающая для сотрудников вашей компании «ключевые показатели эффективности»: некие метрики, которые становятся целями на период. В качестве KPI можно взять практически любой измеримый показатель, имеющий значение для организации в целом, её отдельных департаментов или даже конкретных сотрудников. Как повысить эффективность работы сотрудников в целом мы писали в одной из предыдущих статей. 

Например, KPI для всей фирмы могут выглядеть так:

• чистая прибыль за квартал должна превысить 15 000 000 рублей;
• количество опозданий не должно превышать 20 случаев в месяц на всю организацию.

KPI для отдела продаж, в свою очередь, уже сильнее привязаны к конкретной сфере деятельности:

• общая сумма продаж за месяц не менее 5 000 000 рублей;
• сумма среднего чека не менее 180 000 рублей.

И, наконец, KPI для конкретного сотрудника – если в них есть необходимость – детализируются максимально:

• количество звонков клиентам за месяц от 300;
• число закрытых сделок за месяц от 20.

Общая совокупность всех таких метрик по организации и будет вашей системой KPI.

Зачем считать KPI

На первый взгляд KPI может показаться излишней надстройкой: вы наверняка уже отслеживаете какие-то приоритетные показатели – например, прибыль, количество отработанных сотрудниками часов и т. д. – зачем усложнять? На практике грамотно разработанная система KPI приносит компании следующие выгоды:

1. Объективность. В отсутствие единых метрик руководители склонны оценивать успехи своих подчинённых субъективно, а такие оценки далеко не всегда соответствуют действительности. Чем крупнее организация, тем важнее получать объективную информацию с каждого уровня.
2. Детализация. Отслеживая только общие метрики, вы не знаете, какой вклад вносят отдельные сотрудники. На примере предприятия, KPI по количеству выпущенных за смену деталей поможет понять, кто действительно работает ответственно, а кто тратит большую часть времени на перекуры и пустопорожние беседы с коллегами. 
3. Простота контроля. Показатели KPI стандартизированы и легко измеримы, вы легко можете следить за ними, проверять динамику в течение времени и т. д. Всё это серьёзно упрощает руководство организацией.
4. Мотивация. KPI – это однозначный и понятный любому сотруднику маркер контроля за работой. Чётко выстроенная система и явно назначенные целевые показатели не дают людям излишне расслабиться, дисциплинируют их.

Вам не понадобится много времени на то, чтобы внедрить показатели KPI для производства, торговли, разработки ПО или любой другой организации, а результат окупит эти траты сил уже в первые же месяцы.

Как составить KPI для компании

Прежде всего, учитывайте, что на разных уровнях будут использоваться разные KPI. Обычно имеет смысл отслеживать показатели трёх видов:

1. Для компании в целом. Уровень прибыли, процент рынка и т. д. Эти KPI используются для стратегического управления организацией, они не должны иметь прямого негативного влияния на сотрудников. Пример: если организация выполнила KPI по прибыли, это может стать основанием для выплаты премии. Однако если этот же KPI не был достигнут, не стоит назначать штрафы на его основании: разберитесь в причинах, анализируя более низкоуровневые метрики, и уже потом делайте выводы. 
2. Для отделов и команд. Для финансового департамента это может быть порог бюджета, для маркетинга – число привлечённых клиентов и т. д. KPI такого уровня предназначены для тактического контроля, они позволяют топ-менеджменту держать руку на пульсе и быстро получать информацию об успехах и неудачах руководителей на местах.
3. Персональные KPI. Рассчитываются внутри каждого отдела и предназначены для отдельных сотрудников: число выполненных заявок, сумма личных продаж, количество привлечённых лидов и т. д. Именно эти KPI должны быть основой для назначения премий.

Чтобы вся система работала, KPI на всех уровнях должны соответствовать друг другу. Помните, что KPI отдела складываются из KPI сотрудников, а KPI всей организации основаны на KPI отделов.

Примеры расчёта и внедрения KPI

Возьмём для примера KPI по продуктивности. Это универсальная метрика, у которой есть два важных достоинства:

1.она применима к каждому сотруднику в компании, вне зависимости от занимаемой должности и выполняемых задач (главное помнить, что норма продуктивности для разных специалистов будет разной: если для дизайнера продуктивность 50% – неплохой показатель, то для первой линии поддержки это очень мало, нормой будет 65-70%);

2.она объективна и прозрачна: продуктивность сотрудников легко можно отслеживать с помощью систем учёта рабочего времени, которые гарантируют справедливый учёт.

Итак, мы хотим рассчитать KPI по продуктивности для отдела продаж из 20 человек. Для этого будем использовать Kickidler: систему учёта рабочего времени, которая фиксирует всю активность сотрудника за компьютером – сайты, на которые человек заходил, приложения, которые он открывал, проведённое в них время, периоды простоя и т. д. Всю эту активность программа автоматически разделяет на продуктивную (например, работа в Excel) и непродуктивную (например, сёрфинг по развлекательным сайтам), а потом группирует данные в удобный отчёт. Вы в любой момент сможете посмотреть продуктивность ваших сотрудников за любой период, что очень облегчает работу с KPI.

Вам достаточно выполнить всего три простых шага:

1. Соберите первоначальные данные. Статистики по продуктивности из Kickidler за месяц будет вполне достаточно (помните, что, зная о мониторинге, люди могут начать имитировать активность: обязательно сравнивайте показатели из Kickidler с реальными рабочими результатами).
2. Рассчитайте целевые показатели KPI. Например, среднюю продуктивность за период можно поставить в качестве «точки нормы» (на которой сотрудник получает стандартную премию), а показатели ТОП-5 сотрудников в качестве «цели» (уровень, где назначается дополнительная премия). Помните, что слишком высокие KPI в качестве стандарта назначать нельзя – на дистанции это приведёт к переутомлению и раздражению сотрудников.
3. Доведите эти KPI до сотрудников, а потом контролируйте результаты. Обычно метрику достаточно обновлять раз в 3-6 месяцев, но на первых этапах могут понадобиться более частые коррекции.

Повторите эти действия для каждого отдела в организации, потом рассчитайте на основе персональных KPI метрики для департаментов и всей компании – они понадобятся для стратегического контроля – и своевременно их обновляйте. Система выглядит простой, однако она эффективна и проверена временем: если вы будете аккуратно использовать KPI, ваш бизнес ждёт неизбежный успех!