Как внедрить систему учёта рабочего времени: ВСЁ, что нужно знать

Каждый руководитель хочет, чтобы его сотрудники «отрабатывали на все деньги». Для достижения этой цели подчинённых нужно контролировать, но как именно это делать?

Мы продаём не только программное обеспечение для мониторинга сотрудников, но и богатый опыт его внедрения и настройки, накопленный за 6 лет реализации нашего программного обеспечения в 60 странах мира. Мы точно знаем, что нужно сделать, чтобы система учёта рабочего времени принесла максимальную пользу вашей организации через повышение продуктивности труда, обеспечение прозрачности рабочих процессов и защиту от утечек информации.

Поэтому предлагаем вашему вниманию ультимативно подробный материал о том, как внедрить систему учета рабочего времени, в котором рассказываем абсолютно ВСЁ про самый современный способ контроля над работниками – системы учёта рабочего времени.

Что такое система учёта рабочего времени?

Система учёта рабочего времени (СУРВ, англ. Employee Monitoring Software, EMS) – это программное обеспечение, которое позволяет отслеживать активность сотрудников, работающих за компьютером. От программ тайм-трекеров (англ. Time Tracker) такие системы отличаются заметно более широким функционалом и продвинутыми возможностями, но и потребуют больше ресурсов:

Более подробно о функционале систем учёта рабочего времени мы рассказываем в соответствующем разделе ниже.

В сочетании с видеонаблюдением, СКУД и колл-трекингом EMS (СУРВ) позволяют полностью автоматизировать контроль над сотрудниками в организации – причём этот контроль будет ненавязчивым, незаметным и очень гибким. Последнее, кстати, позволяет широко применять системы учёта рабочего времени в методологиях, для которых традиционные KPI подходят не слишком хорошо: в Agile, например.

Система учёта рабочего времени Kickidler

Зачем нужна система учёта рабочего времени?

Есть 7 основных причин использовать такое ПО:

1. Повышение продуктивности труда сотрудников;
2. Увеличение эффективности работы HR-департамента;
3. Снижение текучести кадров;
4. Создание селф-стартеров;
5. Защита от злоумышленников;
6. Разгрузка руководителя;
7. Самоконтроль сотрудников.

Пройдёмся по каждой из этих причин подробнее.

Причина 1: повышение продуктивности

Первое – и главное – преимущество EMS: с внедрением такой системы ваши сотрудники начнут работать эффективнее. Это очень важно, поскольку общая ситуация с продуктивностью труда наёмного персонала далека от идеальной.

По статистике, средний сотрудник тратит непосредственно на работу только 50% своего времени. Такие данные приводит, например, Роберт Киган – один из наиболее видных специалистов в сфере корпоративной психологии, работавший с Bridgewater Associates, Decurion и Next Jump. Оставшуюся половину рабочего дня (тоже оплаченную из вашего кармана, между прочим) люди посвящают прокрастинации, личным делам и попыткам создать хорошее впечатление о себе.

Есть несколько методов, помогающих исправить ситуацию – это и продуманная система мотивации, и семинары по тайм-менеджменту, и ограничение доступа к соцсетям или развлекательным сайтам. Все они могут дать результаты, но для эффективного применения любого из таких инструментов вам важно получать объективную информацию:

• Как было до того, как вы начали что-то менять: сколько люди работали, как они это делали, на что ещё тратили время;
• Как стало после изменений.

Эти данные необходимы для того, чтобы вы понимали, на что – и на кого – обратить максимум внимания, какой эффект дают те или иные меры. А обеспечит вас этой информацией именно правильно настроенная EMS.

Наша практика показывает, что внедрение системы учёта рабочего времени позволяет увеличить прибыль от работы компании на 15-20%. Это реальные данные из кейса одного из наших клиентов: Kickidler помог увеличить продуктивность сотрудников отдела продаж, благодаря чему количество отказов от покупки снизилось с 30% до 15%.

Причина 2: повышение эффективности работы HR

Результаты вашей деятельности зависят от ваших сотрудников – то есть, от HR, который этих сотрудников набирает и обучает. Чтобы успешно справляться со своей работой, вашему директору по персоналу нужно:

• Чётко сформулировать ожидания от кандидатов на вакансии: какими профессиональными навыками они должны обладать? Какие soft skills особенно важны? Что нужно, чтобы сотрудник вписался в коллектив?
• Получить прозрачную обратную связь по испытательному сроку: как новичок себя показывает, как он справляется с работой, насколько продуктивно работает? В идеале эту информацию нужно собрать так, чтобы специалист не заметил к себе особого интереса;
• Быть в курсе того, как обстоят дела в коллективе на текущий момент: какие семинары, обучающие курсы и мотиваторы нужны сотрудникам.

Эти задачи помогает решить система учёта рабочего времени, которая обеспечивает HR необходимой информацией.

Причина 3: снижение текучести кадров

Уход сотрудника – это всегда проблема: приходится тратить ресурсы на перераспределение текущих задач между другими специалистами, открывать вакансию, собеседовать кандидатов, обучать новичка… Это долго и дорого, поэтому снижение текучести кадров остаётся очень актуальной задачей в любых компаниях.

EMS решает её двумя способами:

1. Помогает отслеживать настроения ваших сотрудников. Мы подробно рассказывали об основных причинах, по которым профессионалы меняют работу – и все эти причины имеют свои признаки, чётко видимые в отчётах Kickidler;
2. Создаёт комфортные условия труда. С EMS руководитель может не стоять над душой у своих подчинённых, а они всегда уверены в том, что их работу оценивают объективно – это очень важно.

В результате ваши люди остаются с вами на годы и десятилетия, это всем выгодно.

Причина 4: создание селф-стартеров

Лучше всего работают те люди, которые лично заинтересованы в своей работе – хотят ей заниматься, стремятся к саморазвитию и улучшению собственных результатов. Самомотивированный «середнячок» на среднем и дальнем горизонте планирования покажет себя лучше, чем выгорающий и ленивый суперпрофессионал.

Нюанс заключается в том, что в любом коллективе изначально почти нет самомотивированных людей. Рутина, отсутствие поддержки собственных идей и в целом привычка «не высовываться» заставляют специалистов сидеть на месте, тихонько занимаясь повседневными делами. Вот и появляются «спящие Self-Starters»: люди, которые могли бы делать очень многое, но растрачивают свой талант впустую.

EMS помогает найти в коллективе активных и увлечённых людей, а потом направить их энергию в правильно русло. О том, как «будить» селф-стартеров с помощью Kickidler’a, мы подробно рассказывали в одном из прошлых материалов.

Причина 5: защита от злоумышленников

Здесь всё просто: практически в любой компании есть шанс столкнуться с сотрудником, который хочет навредить своей организации. Кто-то делает это из-за личной обиды на начальника, кто-то случайно (щёлкнул не туда, удалил базу), а кто-то изначально устраивается на работу, планируя сливать информацию конкурентам.

EMS отслеживает все действия человека за компьютером и, при необходимости, может быть установлена абсолютно скрытно. Мы не рекомендуем такое решение в штатном режиме, когда вы просто хотите отслеживать продуктивность труда, но для поиска злоумышленника функция очень полезна.

Об одном из реальных примеров того, как Kickidler помог поймать инсайдера, мы рассказывали вот в этой статье.

Причина 6: разгрузка руководителя

Контроль над сотрудниками – одна из основных задач, которые должен решать руководитель, но она далеко не единственная. Профессиональная деятельность, стратегическое планирование развития компании, разрешение особо сложных или спорных вопросов: у вас всегда есть десятки вещей, которые требуют внимания. Если вы тратите время на то, чтобы в буквальном смысле стоять у своих подчинённых за спиной, ни на что больше его не хватит.

EMS позволяет получить общее представление о продуктивности труда ваших сотрудников буквально за секунды, достаточно взглянуть на сетку экранов сотрудников, благодаря функции Онлайн-мониторинг, выбрав вкладку с нужным вам отделом:

… или посмотреть сводный отчёт:

А при необходимости он детализируется вплоть до конкретных действий конкретного сотрудника, благодаря функционалу Запись видео с экрана:

При помощи автоматизированного учета рабочего времени вы держите руку на пульсе, но почти не тратите на это своё время и можете сосредоточиться на других задачах.

Причина 7: улучшение самоконтроля сотрудников

Чем меньше начальник следит за подчинённым, тем лучше. В идеале ваши сотрудники должны сами контролировать свою продуктивность, тем более есть EMS, которые дают для этого всё необходимое. Например, в Kickidler есть модуль «Автокик», созданный специально для повышения самоорганизации персонала. Он:

• Автоматически сообщает о нарушениях – например, о 15 минутах непродуктивной деятельности в течение часа;
• Показывает специалисту аналитику по его продуктивности;
• Даёт рекомендации по её повышению.

Модуль простой, удобный и эффективный – он снижает вовлечённость руководителя в процесс контроля без падения результатов труда, а заодно уменьшает стресс от наблюдения («я сам за собой слежу, начальник не вмешивается»).

Каких сотрудников имеет смысл контролировать при помощи EMS?

Если коротко, то всех, которые работают за компьютером. Данные о том, чем занимаются ваши люди в оплаченное время, лишними не бывают. Если же говорить о том, какие сотрудники вызывают наибольший интерес у руководителей на практике, опрос среди клиентов Kickidler показал следующие данные:

Несложно заметить, что сильнее всего руководители хотят следить за людьми, которые напрямую работают с клиентами или с деньгами. Большой интерес проявляют к тем, кто постоянно занят за компьютером – программистам, дизайнерам, аналитикам и контент-менеджерам.

Лидирует, конечно, мониторинг отдела продаж. Это и понятно: именно от продажников зависит прибыль вашей организации – можно иметь лучший продукт на рынке, но без реализации от него не будет никакого толка. «Бутылочное горлышко» во всей красе. О том, как грамотно выстроить наблюдение за менеджерами по продажам, мы рассказывали здесь.

Кстати, ещё одна причина пристального внимания к отделу продаж – это мошеннические схемы: откаты, обман клиентов, прямое воровство у компании. Kickidler помогает вычислить недобросовестных сотрудников: к вашим услугам и аналитика, и просмотр экрана в реальном времени, и видеозаписи рабочего стола.

На что сотрудники согласны, а что их раздражает?

Чем плотнее контроль, который вы установите над персоналом – и чем более явным или навязчивым этот контроль будет – тем более негативно люди отреагируют. Попробуйте просто сесть за плечом у подчинённого и весь день смотреть, что и как он делает: ситуация получится, мягко говоря, стрессовая.

То же самое актуально и для систем учёта рабочего времени. Хорошее решение для мониторинга должно быть всевидящим, но незаметным для самого сотрудника. Наш опыт – и опыт наших клиентов – показывает, что по отношению персонала все функции учета рабочего времени и удаленного просмотра рабочего стола можно разделить на три категории:

Так что, с основными средствами контроля – сбором статистики по активности – проблем не будет. Да и с «жёлтой» зоной вполне можно работать.

Этично ли наблюдать за подчинёнными?

С этической точки зрения всё просто: руководитель имеет право следить за тем, как именно его сотрудники тратят оплаченное рабочее время. С этим никто не спорит, вопросы могут возникнуть лишь относительно границы между рабочим и личным пространством.

Мы сформулировали три основных правила этичного мониторинга сотрудников:

1. Прозрачность. Чётко расскажите своим людям, какие данные вы собираете и зачем;
2. Личное пространство. Оно должно быть: курилки, обеденные зоны, туалеты – это помещения, в которых контроль неуместен;
3. Мягкая реакция. Давление на персонал и излишний микроконтроль скорее приведут к неврозам у сотрудников, а не к позитивным результатам. Старайтесь действовать аккуратно, фокусируясь на тактических изменениях: улучшениях условия труда, переформировании команд, перераспределении задач и т. д.

В общем, чем меньше сотрудники замечают ваше наблюдение, тем лучше – но они должны о нём знать.

Законно ли следить за сотрудниками?

Да, если вы не вторгаетесь в их частную жизнь. Рабочие компьютеры – это имущество организации, не предназначенное, например, для ведения личных переписок. Поэтому, если вы предупредили подчинённых о наблюдении и сборе данных, всё в порядке.

Плюсы и минусы мониторинга сотрудников

Подводя итог первой части нашей статьи, мы можем выделить следующие доводы «за» и «против» внедрения системы учёта рабочего времени в компании:

В конечном счёте, плюсов от внедрения EMS гораздо больше, чем минусов – и мы рекомендуем интеграцию таких систем практически любой компании.

Какую систему учёта рабочего времени выбрать?

При выборе EMS нужно учитывать два основных фактора: функционал решения и его стоимость.

Функционал

Современные системы учёта рабочего времени могут поддерживать следующие функции:

Учёт рабочего времени

Основная функция: отслеживает время включения и выключения компьютера, промежутки активности и простоя, запущенные приложения, работу в каждом из них и на отдельных вкладках браузера – чем больше детализация, тем лучше.

Отчёты по рабочему времени

Аналитика, представляющая собранные данные в удобном для обработки виде. Например, диаграммы по использованию рабочего времени.

В идеале у решения должны быть полноценные отчёты по продуктивности, формирующиеся для всей компании в целом, её отделов, групп и проектных команд, а также для отдельных сотрудников, в том числе выявляя самых продуктивных и непродуктивных из них:

Мониторинг компьютеров в реальном времени

Возможность в любой момент посмотреть, что творится на рабочем столе у подчинённого (в том числе незаметно для сотрудника).

Запись видео с экрана

По команде или с заданной периодичностью, в том числе со случайными промежутками времени. Эта функция очень важна, потому что при разборе конфликтов – в том числе в суде – видео будет бесспорным доказательством. К тому же, эта функция позволяет руководителю в случае надобности узнать, что конкретно делал сотрудник на запрещённом сайте (например, на сайте поиска работы читал статью или обновлял резюме), а также в каком контекста и кому отправлял подозрительное сообщение (например, по слову «откат» вы всегда можете посмотреть в каком мессенджере и кому конкретно оно писалось).

Кейлоггер

Функция записи всех нажатий клавиш на компьютере, помогает в контроле переписок в мессенджерах и почте.

Удалённое управление ПК

Удобная дополнительная функция, позволяющая удалённо подключаться к решению рабочих задач на компьютерах сотрудников.

Модули для самоконтроля

Например, Кикидлер «Автокик», о котором мы говорили выше – набор инструментов для самоорганизации. Отчёт по продуктивности сотрудника, доступный ему самому, уведомления о нарушениях и т. д.

Цена системы учёта рабочего времени

Сравнить разные решения бывает достаточно сложно – тем более, что почти у всех продуктов отличаются условия распространения и функционал. Чтобы упростить вам эту задачу, мы подготовили масштабное сравнение цен на системы учёта рабочего времени:

Сравнение цен в русскоязычном сегменте (цены в рублях)

Сравнение цен на мировом рынке (цены в долларах)

И мы гордимся тем, что по соотношению цены и качества Kickidler вне конкуренции и на российском, и на мировом рынке!

Как подготовиться к внедрению системы учёта рабочего времени?

Процесс интеграции EMS всегда индивидуальный, он зависит от следующих основных факторов:

• Цели мониторинга;
• Количество сотрудников в организации;
• Количество филиалов и удалённых работников;
• Материально-техническая база организации;
• Квалификация сотрудников.

Начать следует именно с технических моментов, и здесь есть ключевой вопрос: «облако» или собственный сервер?

On-Premise и On-Cloud: за и против

Есть два варианта развёртывания системы учёта рабочего времени:

• On-Premise: вы устанавливаете продукт на собственном оборудовании;
• On-Cloud: решение разворачивается в облаке.

Преимущества и недостатки этих вариантов:

Мы распространяем Kickidler по модели On-Premise, но дистрибутив адаптирован для облачного размещения. Его легко можно установить на собственные сервера или в любом облаке, поэтому выбор остаётся за вами.

Пример настройки системы

Рассмотрим внедрение системы учёта рабочего времени для крупной компании. Вводные:

• Нужен мониторинг 1200 рабочих мест;
• Головной офис находится в Москве;
• Филиал расположен в Новосибирске;
• Многие сотрудники работают удалённо.

Наше решение:

• Создали 4 личных кабинета – 3 для департаментов головного офиса, 1 для филиала в Новосибирске;
• Под каждый личный кабинет выделили 2-3 сервера (из расчёта 1 сервер на 150 человек, это позволяет хранить записи экрана в течение месяца);
• Удалённые сотрудники подключались к рабочим станциям по RDP, и уже действия на рабочей станции мониторятся Kickidler;
• Специалисты, решившие работать по VPN, устанавливали модуль Kickidler на домашние ПК. Их мы проинструктировали по включению и отключению граббера программы, чтобы EMS никак не затронула личные данные.

В результате мы закрыли все потребности руководства в мониторинге при минимально возможном расходе ресурсов.

Как рассказать сотрудникам о мониторинге?

После того, как вы подготовите техническую часть – выберете систему мониторинга и поймёте, как именно её установите – нужно уведомить сотрудников о наблюдении. Мы рекомендуем политику полной прозрачности: расскажите о том, какие именно данные вы будете собирать и как именно. Это и застрахует вас от возможных конфликтов, и поспособствует росту продуктивности труда сотрудников (подробности см. по ссылке выше).

Например, объявление может выглядеть следующим образом:

Подробнее о теме – и о том, в каких случаях может быть оправдан скрытый мониторинг – мы рассказываем вот в этой статье.

Как получить от учёта рабочего времени максимальный эффект?

Итак, всё работает, сотрудники в курсе – этап внедрения позади. Теперь важно помнить о том, что любая система учёта рабочего времени – это инструмент в руках руководителя компании, не больше и не меньше. Экономический эффект от EMS напрямую определяется тем, как именно вы будете ей пользоваться.

Мы выделяем три принципа эффективного применения системы учёта рабочего времени:

1. Определите нормы продуктивности. Кикидлер покажет вам текущие результаты всех сотрудников – возьмите для каждого отдела показатели лидеров, уменьшите их на 5-10% и установите в качестве нормы для всех специалистов подразделения. Это будет вполне объективно;
2. Будьте честны и открыты. Об этом подробно рассказали выше: если вы что-то отслеживаете, люди должны про это знать;
3. Не злоупотребляйте микроконтролем. Не давите на своих подчинённых, не создавайте лишний стресс – вмешивайтесь напрямую лишь тогда, когда это действительно необходимо.

И помните главное: применение EMS не ограничивается выявлением нарушений. С помощью системы учёта рабочего времени вы можете:

• Отследить влияние происходящих в компании изменений – повышений, переформирования команд, обновления условий труда и т. д. – на продуктивность;
• Заметить изменения в личной жизни у ваших сотрудников: если кто-то заболел или испытывает проблемы в семье, вы сможете это заметить до того, как человек выгорит;
• Создать мощную систему мотивации. Культура признания заслуг и объективности очень важна, и Кикидлер даёт вам все возможности для создания такой культуры внутри вашей компании.

Старайтесь всегда думать вне шаблонов, рассматривая EMS как мощную систему сбора данных о положении дел в компании – используйте полученную информацию по максимуму.

Главные ошибки при использовании системы учёта рабочего времени

Есть 3 ошибки, которые руководители допускают чаще всего:

• «Кнут без пряника»: штрафы за любые просчёты без поощрения успехов.
• Контроль ради контроля: нет ничего хуже бессмысленного микроменеджмента. Если вы будете постоянно стоять у своих подчинённых над душой, реагируя на каждый их просчёт – пусть даже самый незначительный – к хорошим результатам это не приведёт.
• Необъективность: людям важно знать, что руководитель справедлив и беспристрастен. Существование любимчиков буквально уничтожает мотивацию остальных сотрудников, снижая общие показатели компании.

Вы должны всё время помнить: EMS нужна для того, чтобы ваши люди начали работать лучше. Вы контролируете сотрудников не для контроля, а для повышения прибыльности компании – перед тем, как реагировать на те или иные события, остановитесь и подумайте: «К чему приведёт моё решение? Что оно даст компании?».

Можно ли при помощи системы учёта рабочего времени контролировать удалённых сотрудников?

Продуктивность сотрудников на удалёнке – один из главных вопросов последних полутора лет, и однозначного ответа на него нет. Одни люди после перехода на дистанционную работу начинают трудиться лучше, а у других результаты падают. Со временем кто-то подтягивает продуктивность, а у кого-то она только снижается. Всё очень индивидуально, и это приводит нас к следующим правилам контроля над удалёнными сотрудниками:

1. Контроль необходим. В идеале это Кикидлер «Автокик», чтобы человеку было проще самоорганизоваться, плюс ненавязчивое наблюдение от начальства;
2. Организация должна быть чёткой. Все задачи, все сроки, все вопросы – всё должно быть абсолютно понятно и вам, и сотруднику. Иначе не вполне понятно, что и как вам контролировать;
3. Руководителю особенно важно не передавливать. Удалённая работа и так становится для специалиста стрессом, поэтому ему важно чувствовать со стороны начальника поддержку, а не давление.

Эти тезисы мы готовы проиллюстрировать кейсом из практики – дневником, который вёл один из сотрудников нашего клиента после перехода на удалённую работу. Руководитель в течение недели специально менял тактику контроля, и это привело к очень показательным результатам: чем больше слежки, тем сложнее работать. Рекомендуем к ознакомлению!

Общий вывод

Система учёта рабочего времени – это мощнейший инструмент, который позволяет начальнику в любой момент получить исчерпывающую информацию о том, чем заняты его сотрудники. Такие данные позволяют вам принимать по-настоящему объективные решения, повышая общую продуктивность труда подчинённых и, как следствие, добиваясь роста прибыли от работы компании.

Главное – это правильно выбрать EMS, правильно её внедрить и правильно использовать. А с этим вам всегда готовы помочь наши специалисты, обращайтесь по любым вопросам!