Контроль рабочего времени персонала

Контроль сотрудников и учёт рабочего времени – от того, насколько эффективно вы решите эти две задачи, напрямую зависит результативность работы всей вашей компании. Сегодня поговорим о том, как организовать контроль рабочего времени сотрудников наилучшим образом.

Так ли нужно контролировать использование рабочего времени?

Часто бывает так, что в компании всё «нормально» и без какого-то жёсткого контроля. Опоздавших и так видно, с задачами люди справляются вовремя, курить бегают не так уж часто – всё идёт хорошо, зачем что-то менять? Вопрос выглядит логичным, но у нас есть минимум 4 ответа:

1. «Хорошо» не значит, что не может быть лучше. Статистика неумолима: при отсутствии контроля большинство людей склонны расслабляться и экономить силы. Ваши специалисты справляются со всем в срок? Вполне возможно, что вы просто не представляете, насколько они на самом деле недозагружены. Мы не говорим, что нужно заваливать подчинённых работой и выжимать из них все соки, однако рост продуктивности на 15-20% в течение 2-3 месяцев после внедрения системы учёта рабочего времени сотрудников – это вполне обычные результаты, которые для бизнеса оборачиваются значимым увеличением доходов.
2. Все люди разные, и все они работают по-разному. Часто бывает так, что в одном и том же отделе Петя загружен сверх меры и вынужден задерживаться в офисе, а Вася половину рабочего дня сидит в соцсетях. Вместе они выдают неплохой результат, но по факту 75% задач делает Петя. Детализированный контроль за рабочим временем сотрудников поможет вам обнаружить и исправить такие перекосы: уделить больше внимания лентяям, перераспределить нагрузку.
3. Даже если все работают хорошо, это не значит, что у вас в компании нет инсайдеров или мошенников. Кто-то вполне может сливать базу конкурентам или уводить самых «вкусных» клиентов на сторону, а вы никогда об этом не узнаете. Грамотно организованное наблюдение страхует от таких неприятностей.
4. Автоматический контроль рабочего времени через приложение – это гарантия объективности. Когда вы назначаете премии или штрафы субъективно, на основании собственных наблюдений за сотрудниками, это всегда повод для сомнений: всё ли честно? Если у вас установлена программа учёта рабочего времени, вы всегда можете продемонстрировать сотрудникам объективные данные, с которыми не поспорить.

Кроме того, сбор статистики по активности персонала даёт большое пространство для стратегического планирования. Вы сможете определить периоды наибольшей продуктивности подчинённых, посмотреть, кто с какими задачами лучше справляется, понять, как лучше распределить  людей по кабинетам (если рядом посадить двух сотрудников, которые друг друга отвлекают, это сразу будет видно по изменению графика) и т. д. Причём, если всё организовано грамотно, вам почти не придётся тратить время на сбор и анализ всех этих данных!

Как автоматизировать учёт и контроль рабочего времени в компании

Существует достаточно много методов контроля использования рабочего времени, однако мы предлагаем использовать связку из двух инструментов:

• СКУД;
• программа учёта рабочего времени за ПК.

СКУД

Биометрический контроль рабочего времени по отпечатку пальца или система с личными пропусками. В обоих случаях СКУД позволяет вам собрать полную статистику о том, где и когда ваш сотрудник находился. Это очень актуально, если речь идёт о контроле рабочего времени на предприятии с большим количеством помещений и разными уровнями допуска.

Проблема только одна: СКУД предоставляет данные о том, где специалист был и когда, но ничего не говорит о том, чем человек в это время занимался. Поэтому данную систему нужно обязательно дополнять:

• Если ваши люди работают не за компьютерами (например, в производственном цеху), вам понадобится видеонаблюдение. Оно тоже относится к СКУД и системам безопасности, поэтому мы не выделяем камеры в отдельный пункт.
• Если ваши сотрудники трудятся за компьютерами, вам нужно отслеживать их активность при использовании ПК. Здесь на помощь приходят специальные программы.

Программа контроля рабочего времени на предприятии

Вам достаточно установить на каждый компьютер специальную программу учёта рабочего времени – например, Kickidler. Это ПО, которое:

1. Регистрирует всю активность человека за компьютером. Когда начал работу, когда делал паузы, какие сайты посещал, какие программы открывал, какие кнопки нажимал – полная детализация.
2. Составляет детальные отчёты по каждому сотруднику или группе сотрудников.
3. Рассчитывает важные для дальнейшего анализа показатели: продуктивность специалистов, динамику продуктивности и т. д.
4. Формирует удобные для проверки графики.
5. Рассылает автоматические уведомления о прокрастинации (люди проще воспринимают, когда о необходимости вернуться к работе напоминает автоматика, а не начальник);
6. Записывает видео с экрана или ведёт онлайн-трансляцию с мониторов.

Иными словами, Кикидлер отслеживает каждое действие каждого сотрудника – так, словно вы всё время стоите прямо у них за плечом. При этом его присутствие не выглядит навязчивым: если человек работает без долгих периодов простоя, он даже не заметит, что на компьютере стоит модуль Kickidler.

Как организовать контроль рабочего времени сотрудников: кадровый документооборот и моральная сторона вопроса

Какие бы методы контроля рабочего времени на предприятии вы ни выбрали, они наверняка будут предполагать сбор данных о сотрудниках. Отсюда следует два важных момента:

1. Вам нужно издать приказ о контроле рабочего времени и убедиться, что все сотрудники с ним ознакомлены: знают, какие сведения вы собираете и каким образом. Это обезопасит вас от случайного получения персональных данных и гарантирует, что всё в рамках закона.
2. Объяснить людям, зачем вы внедряете новые системы, и что это даёт. Мы рекомендуем ничего не утаивать: во-первых, так вы избежите возможных проблем в будущем, во-вторых, сам факт наличия Kickidler уже поднимает уровень дисциплины и продуктивности в организации. Постарайтесь сосредоточиться на плюсах: объективности в принятии решений, более оптимальном распределении нагрузки, новых премиях за высокую продуктивность и т. д.

Также мы рекомендуем не менять существующий порядок вещей на протяжении минимум месяца после внедрения систем контроля использования рабочего времени. Пусть сотрудники привыкнут и поймут, что ничего страшного не произошло – а вы тем временем соберёте первоначальную статистику, от которой сможете отталкиваться при расчёте новых KPI, например. Помните, что изменения должны быть постепенными, а позитивная мотивация (премии за продуктивность, например) в масштабе всей организации срабатывает лучше, чем негативная. С проблемными сотрудниками вы всегда можете работать персонально.