Контроль рабочего времени сотрудников: основные методики, виды и законность

Один из самых ценных ресурсов предпринимателя — рабочее время. Сотрудники получают за него заработную плату, а руководитель — продвигается к результату и конечной цели. А самое ценное должно быть под контролем. В этой статье о том, что такое контроль времени работы сотрудников, зачем он нужен, какие методы используют предприятия и что об этом говорит закон.

Что такое контроль рабочего времени сотрудников

Контроль рабочего времени — это процесс отслеживания и анализа периода, проведенного подчиненными на рабочем месте или за выполнением своих должностных обязанностей.

Он состоит из:

• Регистрации начала и окончания трудового дня
• Учета перерывов
• Отслеживания отсутствий, переработок
• Мониторинга эффективного распределения служебных часов

Основная цель — обеспечить продуктивность труда, гарантировать соблюдение трудового законодательства, корпоративных норм. 

Системы контроля решают сразу несколько важных вопросов:

• Оптимизируют рабочие процессы
• Облегчают планирование, распределение рабочей нагрузки
• Помогают справедливо рассчитывать заработную плату
• Стимулируют персонал поддерживать дисциплину
• Прививают ответственность к трудовому времени

Существуют разные инструменты для этой цели: от традиционных табелей и таблиц до продвинутых программных решений с функциями автоматического отслеживания трудочасов, аналитики, интеграции с другими корпоративными системами.

Для наглядности приведем несколько распространенных примеров учета в разных условиях:

• В сфере транспорта применяют тахограф. Он фиксирует скорость, километраж, режимы работы, отдыха водителей
• В производственных комплексах, на складах трудовые часы подсчитываются через систему регистрации входов и выходов по карточкам доступа
• Аналогичный метод используют и в офисах, где часто внедряют биометрические системы идентификации
• На маленьком предприятии с небольшим количеством сотрудников для контроля времени работы применяют табель или таблицу, где отмечаются все отработанные часы или смены 

Для мониторинга трудочасов удалённых сотрудников особенно эффективны трекеры. Эти инструменты фиксируют момент начала и окончания работы и конкретные задачи, которыми занимался работник. Трекеры помогают вести контроль времени онлайн-работы за компьютером, отслеживать местоположение сотрудника, оценивать его результаты, достижения, ошибки.

Что о контроле сотрудников говорит закон: можно ли следить за их рабочим временем

В статье 91 ТК РФ указано, что рабочее время — это период, в течение которого подчиненный обязан выполнять свою работу по установленным правилам организационного порядка и договоренностям, закрепленным в трудовом договоре. 

Законодательство многих стран регламентирует контроль за рабочим временем сотрудников, подчеркивая его легитимность при условии соблюдения прозрачности процессов, прав, свобод работников. Такое отслеживание разрешено и необходимо. Оно позволяет:

• Справедливо оплачивать труд работника
• Следить за соблюдением норм трудового графика
• Предотвратить переработки

Статья 22 Трудового кодекса РФ дает работодателю право контролировать выполнение работниками их трудовых обязанностей, включая учёт рабочего времени с использованием технические средства, предоставленные для работы. 

Но Трудовой кодекс также подчеркивает важность соблюдения прав персонала. В статье 21 уточняется, что сбор, обработка, защита персональных данных работников должны вестись в соответствии с законодательством о персональных данных. 

Хоть закон допускает контроль за рабочим временем, он запрещает необоснованное вмешательство в личную жизнь сотрудников (статья 23 ТК РФ). Отдельные его формы — прослушка телефонных разговоров без согласия или установка видеонаблюдения в непредназначенных для этого местах — могут считаться незаконными.

Не следить за рабочими часами коллектива — значит рисковать заплатить штраф. Трудовой кодекс обязывает это делать. Для индивидуальных предпринимателей, не соблюдающих правила, штраф составит от 1 до 5 тысяч рублей, а компании заплатят от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ). Если ошибка повторится, штрафы увеличат.

Для начисления зарплаты нужны данные об отработанном периоде. Без учета этих данных невозможно правильно рассчитать оплату труда. Это серьезное нарушение в ведении финансовой документации компании. За это налоговая может наложить штраф в 10 тысяч рублей по статье 120 Налогового кодекса РФ.

Зачем нужен контроль рабочего времени сотрудников: 7 причин 

Часто уменьшение прибыли организации, медленное продвижение работы, рост неоправданных финансовых издержек обусловлены рядом причин:

• Отсутствие эффективного контроля рабочего времени сотрудников
• Слабая база технических средств для мониторинга активности персонала в ходе работы
• Нечеткое распределение обязанностей, отсутствие надзора за их выполнением
• Халатное отношение работников к трудовому распорядку

Без адекватного учёта снижается мотивация работников, теряется их интерес к эффективному решению задач, не хочется повышать квалификацию и расти как профессионалы.

Если нет качественного контроля времени работы, а учет ведется небрежно, руководству сложно оценивать продуктивность труда сотрудников и ставить перед ними конкретные цели, соответствующие реальным возможностям команды.

Для решения этих вопросов и улучшения бизнес-процессов необходимо постоянное отслеживание и анализ как эффективных, так и непроизводительных трудовых часов. Это позволит:

1. Рационально управлять ресурсами, планировать, использовать рабочую силу, адаптируясь к текущим потребностям бизнеса
2. Соблюдать трудовое законодательство, не превышать установленные нормы
3. Повысить коэффициент эффективности работы, отслеживая и устраняя неэффективные процессы, стимулируя коллектив быть более сосредоточенными, продуктивными
4. Точно рассчитывать заработную плату с учетом переработки, опоздания или отсутствия
5. Создать честную, справедливую, прозрачную среду для всех работников, где вклад каждого оценивается объективно
6. Соблюдать баланс между работой и личной жизнью, предотвратить профессиональное выгорание, повысить удовлетворенность работой. Довольный и мотивированный сотрудник – это эффективный, ценный кадр
7. Оптимизировать рабочие процессы, улучшить общую производительность с помощью анализа данных о трудочасах

Эффективный контроль работы повысит производительность, улучшит общую атмосферу в коллективе, укрепит доверие между подчиненными и руководством. При этом надо не только отмечать показатели деятельности подчиненных, но и глубоко анализировать их:

• Сколько времени работник уделяет заданию
• Как часто и почему отвлекается
• Есть ли у него сверхурочная работа, часто ли случаются переработки

Эта информация нужна для оценки эффективности труда персонала, стратегического планирования, принятия важных управленческих решений.

Как понять, что вам надо внедрить учёт рабочего времени сотрудников

Правильный контроль рабочего времени оптимизирует производственные процессы, укрепляет трудовую дисциплину, позволяет отслеживать и оплачивать часы переработки, не платить сотрудникам за игры на ПК, длительные личные переписки.

Как понять, что пора задуматься о внедрении методов контроля использования рабочего времени:

• Работники регулярно опаздывают, самовольно продлевают себе обеденный перерыв, часто выходят на перекур, за чашкой кофе, поболтать с коллегой
• Подчиненные проводят целый день на рабочих местах, но работа не продвигается или движется очень медленно
• Надо оценить не работу всей команды, а вклад в проект каждого отдельного работника
• Мотивация персонала падает из-за постоянных переработок
• Нет скоординированности между коллегами, отделами

Внедрив контроль работы сотрудников, руководитель сразу заметит его результаты:

• Узнает, кто из подчиненных и на чем теряет рабочие часы
• Поймет, как оптимизировать бизнес-процессы
• Увидит, где искать резервы временного ресурса
• Определит, кого поощрить премией, а кто попадет под санкции
• Сможет управлять мотивацией работников, поддерживать дисциплину и компетенцию

Методы контроля за рабочим временем сотрудника

В маленькой компании, где работает всего три-пять человек, управление кажется легким. Обычно все работают в одном помещении, постоянно общаются друг с другом, а руководство легко следит за работой каждого. Но ситуация меняется, когда число работников достигает десятков, сотен человек. Принято думать, что контролировать надо только крупные фирмы, но это миф.

Независимо от размера компании существует риск нецелесообразного использования служебных часов, прогулов или самовольных перерывов. Вместе с ростом коллектива будет усложняться управление сотрудниками. Но типы нарушений и подходы к их предотвращению остаются схожими. Рассмотрим самые распространенные методы контроля.

Бумажный журнал, табель

Этот «традиционным» метод используют уже десятки лет. Основная идея заключается в сохранении информации в виде бумажных записей. 

Хоть ряд организаций до сих пор придерживается этой практики, этот подход постепенно теряет свою актуальность. Его продолжают использовать небольшие компании: магазины, кафе, мелкие производства. Регистрационный журнал эффективен для контроля за работой охранников или уборщиков, чьи задачи — выполнении однотипных действий в строго установленный срок.

Большой штат различных специалистов делает бумажные учетные ведомости неэффективными. Такие организации переходят на электронный формат и системы контроля доступа.

Но основные минусы кроются в прямом влиянии человеческого фактора: 

• Не все знают, как правильно вести табель учёта рабочего времени
• Можно случайно ошибиться при переносе данных из журнала в таблицу 
• Большой соблазн «помочь» коллеге, приписав ему дни, в которые его не было на работе 

Таблицы в Excel или Google Sheets

Еще один из простых и бесплатных способов контроля – ведение таблиц Excel или Google Sheets с отметками о рабочем времени сотрудников. Его оценят те, кому не нужен детальный учет всех действий. Основное его преимущество — легкость в обращении. Нужно только подготовить стандартный шаблон и регулярно заполнять его данными за каждый отчетный период.

Недостатки метода:

• Отсутствие автоматизации
• Только для мелких компаний
• Не отражает качество отработанных часов
• Сменный график может вызвать ошибки и путаницу в таблицах

Видеонаблюдение

В некоторых компаниях для контроля за качеством работы устанавливают видеонаблюдение. Но этот подход может вызывать среди персонала дискомфорт, напряженность. Не каждый работник легко адаптируется к постоянному ощущению присутствия «всевидящего ока». Применять такие меры рекомендуется только в редких ситуациях, когда потенциальная польза перевешивает возможные негативные последствия.

Системы видеонаблюдения скорее гарантируют дополнительную безопасность организации, чем решают вопросы дисциплины:

• Обеспечивать контроль прихода и ухода сотрудников
• Наблюдать за персоналом на рабочих местах
• Поддерживать общую безопасностью
• Учёт ведется через ПО
• Интеграцию с финансовыми программами сложно воплотить в жизнь
• Мониторинг за каждым подчиненным требует много ресурсов

По законодательству, внедрение системы видеонаблюдения на территории предприятия без предварительного согласия работников в письменной форме запрещено.

Здесь также рекомендуем почитать нашу подробную статью про видеонаблюдение в офисе и прослушку разговоров сотрудников.

Аудиоконтроль

Прослушку, запись и анализ телефонных переговоров могут использовать в отношении работников, чьи обязанности связаны с обслуживанием клиентов: банковских консультантов, операторов техподдержки. Этот метод оценивает:

• Продолжительность общения с клиентом
• Соответствие разговора установленному сценарию
• Уровень вежливости, профессионализма работника

Важный момент – сотрудникам надо сообщить о записи разговоров. В остальных случаях прослушка работника будет считаться противозаконной.

Подробнее о программах, занимающихся записью и анализов звонков сотрудников - читайте в нашей другой статье, которая доступна по ссылке в тексте.

Система контроля доступа

Эти механизмы обеспечивают контроль доступа сотрудников в офис или на объект предприятия, регистрируя время прибытия и ухода, а также фиксируя факт пребывания подчиненного на работе. 

Идентификация может проходить по карточкам доступа или через биометрические системы учета рабочего времени: 

• Контроль прихода и ухода сотрудников по отпечатку пальца, лицу 
• Голосовую идентификацию 
• Сканирование сетчатки глаза

Системы на основе карт доступа обходятся дешевле, но их легче обойти. Основной недостаток такой системы в том, что она учитывает только факт нахождения на месте, не отражая работу сотрудника в течение всего дня.

Мониторинг передвижений

Это метод контроля учёта рабочего времени сотрудников, чья работа связана с постоянными перемещениями.

Системы отслеживания перемещений с магнитными картами позволяют контролировать выходы подчиненных из офиса (на перерыв для курения, в магазин). При выходе работник обязан поднести карту к сканеру. Информация о его перемещении автоматически передается работодателю.

Отслеживать передвижение сотрудника можно также через GPS-трекер, установленный в автомобиле. Руководство может просматривать маршруты передвижения, оценивать продолжительность поездки, эффективность использования транспорта. 

Программное обеспечение 

В бизнес-среде применение цифровых технологий становится ключевым элементом в организации работы на предприятиях. Прошли дни, когда требовалось все выполнять вручную, лично следить за каждым членом команды. Сейчас онлайн-сервисы облегчают задачу руководителей, делая процессы быстрее и удобнее, а также сводя к нулю риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Программа контроля рабочего времени сотрудников, установленная на их компьютерах, автоматизирует сбор данных, проводя нужные расчеты. В конце установленного периода, достаточно ознакомиться с отчетом, сгенерированным программой.

Внедрение таких систем окупается за счет сокращения издержек, связанных с нарушением трудового распорядка.

Цифровые решения отслеживают, анализируют активность персонала. Самые эффективные работники награждаются, стимулируя всю команду к более высокой производительности, дисциплине.

Автоматизированные системы выявляют:

• Подчинённых, допускающих нарушения трудового режима, включая систематические опоздания, преждевременные уходы, а также тех, кто злоупотребляет курением или кофепитием, устраивая слишком длинные перерывы
• Персонал, решающий в офисе личные вопросы, просматривающий новости, социальные сети, ведущий неслужебную переписку 
• Работников, перегруженных заданиями, регулярно оставшихся работать сверхурочно, что может привести к профессиональному выгоранию, эмоциональному истощению
• Сотрудников, недовольных своим положением в компании, занимающихся поиском новых вакансий

Что надо учитывать при выборе программного обеспечения: 10 критериев

Для адекватного выбора программы контроля времени сотрудников надо точно определить ожидания от такой системы. Что вас интересует: детализированный анализ активности в интернете, включая запросы , просмотренные страницы, или основное для вас — только фиксация начала и окончания рабочего дня.

Вот десять важных критериев, которые стоит принять во внимание при выборе программы:

1. Детальная временная фиксация рабочего процесса – базовая функция, позволяющая отмечать начало и конец трудового дня, а также перерывы
2. Если надо контролировать персонал, использующий разнообразные устройства, важно, чтобы программа поддерживала десктопные и мобильные версии
3. Онлайн-мониторинг, наблюдение за текущей активностью персонала
4. Автоматические скриншоты для анализа, безопасности данных
5. Оценка производительности, анализ активность работников, выявление тех, кто работает менее эффективно
6. Анализ веб-серфинга, отслеживание посещенных сайтов
7. Использование приложений для определения расхода трудовых часов на нецелевые ресурсы
8. Интуитивно понятный интерфейс, позволяющий легко освоить программу
9. Управление проектами, удобное планирование задач, ведение учета проектов в единой системе
10. Подробная отчётность программы – составление графиков работы сотрудников, мониторинга выполненных задач и принятия управленческих решений на основе анализа производительности

Найти программу, которая отвечала бы всем требованиям, тяжело. Одна делает скриншоты, но не ведет видеозапись экрана. Другая работает на всех компьютерах, но не умеет анализировать продуктивность и выявлять нарушения рабочего распорядка.

Всем основным требованиям соответствует система учёта рабочего времени сотрудников Kickidler. Программа собирает информацию с компьютеров и составляет отчеты, дополнительно оценивая продуктивность подчиненных. 

Как работает Kickidler, какие проблемы компании и сотрудников решает

Kickidler – это инструмент для учета и анализа рабочего времени, созданный для наблюдения за работой персонала. Система визуализирует рабочий процесс, включая трансляцию экранов работников онлайн, запись видео их работы. Это обеспечивает высокую степень защиты от попыток обхода системы. Дополнительно Kickidler имеет расширенные аналитические функции для оценки работы, эффективности использования ПК.

Основная проблема, которую решает программное обеспечение Kickidler – контроль рабочего времени сотрудников за ПК на удалёнке и в офисе. Программа позволяет контролировать и учитывать рабочие часы сотрудников, анализировать продуктивность, а также дистанционно управлять компьютерами персонала без необходимости устанавливать сторонние приложения. 

Программа также может:

• Выявить нарушения распорядка: опоздания, серфинг развлекательных сайтов, отсутствие удаленного работника за ПК
• Вести контроль времени работы на компьютере, которое подчиненный уделил непосредственному решению профессиональных вопросов, то есть, был задействован в проектах и задачах (новинка 2024 года)
• Разгрузить менеджеров по персоналу благодаря интерфейсу самоконтроля подчиненных, автоматическим отчетам, уведомлениям
• Повысить трудовую дисциплину, продуктивность работников

Преимущества и недостатки Kickidler

На основе анализа конкурентных предложений и отзывов пользователей программы, можно обозначить ее преимущества:

• Простой, интуитивно понятный интерфейс с легкой настройкой
• Отзывчивая служба поддержки клиентов
• Возможность скрытого наблюдения (если потребуется)
• Много полезных функций под любые задачи
• Высокая производительность без перегрузки системы
• Облачное хранилище
• Удобно составлять, анализировать отчеты
• Подходит для контроля времени сотрудников на удалёнке
• Программа автоматически присылает уведомления о нарушении распорядка
• Постоянные обновления, появление новых функций
• Есть бесплатный тестовый период

Из недостатков, а скорее – особенностей, программы выделяются:

• Многошаговая установка, которую подразумевает специфика задачи
• Для хранения видеоданных нужен сервер с большим объемом памяти

Вывод

Каждому начальнику интересно, как его подчиненные используют время на работе и насколько они эффективны. Системы контроля работы сотрудников уже не просто в тренде, а стали надежным инструментом управления. Они помогают оптимизировать бизнес, поддерживать дисциплину, снижать расходы и улучшать обстановку в коллективе.

Самый простой метод учета — таблицы, но они дают мало информации, только указывая, был ли человек на работе.

Есть много других методов учета, и каждый заточен под разные нужды. Например, на заводах хорошо работает система с пропусками, а в IT важно отследить, сколько часов или дней занимает каждая задача.

Для тех, кто ищет способ повысить эффективность команды и хочет использовать передовой сервис с множеством функций, Kickidler может стать отличным выбором как для малого бизнеса, так и для больших компаний с разветвленной структурой.