Проектирование, моделирование и оптимизация бизнес-процессов в компании

Бизнес-процесс – это выстроенный в определённом порядке набор действий, которые направлены на решение конкретной бизнес-задачи. Иными словами, всю вашу деятельность можно разложить на разные бизнес-процессы… по крайней мере, должно быть можно. Сегодня поговорим о том, почему не стоит игнорировать моделирование бизнес-процессов в компании, как их выстроить и оптимизировать, как контролировать дальнейшее развитие.

Зачем прописывать бизнес-процессы

Как правило, но этапе стартапа и развития идеи бизнес-процессы складываются стихийно. Они возникают сами собой: есть задача, её нужно решать, о регламентах никто не думает. Для небольших компаний – особенно на раннем этапе существования – эта схема действительно работает. Однако чем больше становится ваша организация, чем дольше вы существуете на рынке, тем важнее чётко определить схему основных бизнес-процессов, чтобы:

понять, сколько точно ресурсов вы тратите на те или иные задачи;
подсветить критически важные операции, от которых зависит ваша деятельность;
стандартизировать повторяющиеся процедуры;
оптимизировать работу сотрудников и даже целых команд;
упорядочить внутреннюю отчётность.

Иными словами, полное описание бизнес-процессов даёт вам необходимую для стратегического управления компанией прозрачность. Вы чётко видите, как именно организация работает над теми или иными задачами, а значит, можете этот процесс контролировать, сделать его более эффективным.

Более того: существуют специальные системы для управления бизнес-процессами, BPM-программы. Для среднего и крупного бизнеса такие решения буквально незаменимы, поэтому очень рекомендуем вам ознакомиться с их возможностями.

4 критерия правильно прописанного бизнес-процесса

Построение бизнес-процессов – достаточно обширная тема, в которой хватает различных подходов. Мы предлагаем начать с того, каким критериям должен отвечать грамотно определённый процесс:

Чёткая структура. В блок-схеме бизнес-процесса должны быть прозрачно видны точка входа (начало действий), точка выхода (достижение результата), промежуточные шаги.
Повторяемость. Готовый бизнес-процесс вы можете запустить с запланированным результатом столько раз, сколько вам нужно.
Результативность. Каждый шаг хорошо спроектированного бизнес-процесса приносит пользу компании. Если какой-то этап процесса бесполезен или вреден, от него нужно отказаться.
Гибкость. Однажды выстроенный бизнес-процесс должен иметь возможность подстраиваться под меняющиеся входные данные, свойственные специфике вашего бизнеса.

Также очень важно, чтобы у каждого бизнес-процесса был владелец – сотрудник, который отвечает за исполнение этого процесса. Если в процессе участвуют несколько специалистов, владелец следит за тем, чтобы все ответственные лица справлялись со своими задачами в соответствии со стандартом.

Как составить бизнес-процесс

Построение бизнес-процесса можно условно разделить на 7 простых шагов:

Определение целей. У каждого бизнес-процесса должно быть чёткое назначение – спросите себя, «какую конкретно проблему мы решаем сейчас?». Например, это может быть «согласование бюджета на квартал».
Моделирование. Первая модель бизнес-процесса появляется здесь – это список необходимых для достижения поставленной цели шагов. В нашем примере бизнес-процесса это могут быть «запрос плана из бухгалтерии -> разработка плана бюджета -> утверждение плана у руководителя отдела -> утверждение плана в бухгалтерии».
Детализация. Модель процесса даёт общее представление о его этапах, теперь нужно сформулировать конкретные задачи. Определите, какие действия конкретно необходимы на каждом этапе, какие ресурсы понадобятся для их выполнения.
Распределение. Теперь пора назначить владельца бизнес-процесса и ответственных за каждый этап его исполнения. Обязательно учитывайте зависимости между задачами и общую нагрузку на сотрудников (об этом ещё подробнее поговорим ниже).
Тестирование. Запуск процесса в пробном режиме. Чем сложнее моделирование бизнес-процесса, чем больше его объём, тем важнее проверить всё до полноценного запуска. Проверьте, все ли этапы проходят беспроблемно, нет ли точек сбоя, соответствуют ли результаты ожиданиям.
Запуск процесса в рабочем режиме. После того, как вы всё подготовили, организованный бизнес-процесс можно запускать в работу. Однако он всё равно будет нуждаться в постоянном внимании и мониторинге: не изменились ли условия, соответствует ли процесс текущим реалиям, не нужна ли…
Оптимизация процесса. Зачастую в бизнес-процессах – особенно в старых – накапливаются лишние и устаревшие шаги. Что-то можно автоматизировать. Что-то потеряло актуальность (например, удалось выбросить лишний шаг из цепочки согласования). Где-то были найдены более оптимальные пути решения задач. Поэтому работа над моделированием бизнес-процессов никогда не заканчивается, нужно постоянно держать их на контроле.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Ключевой момент в улучшении бизнес-процессов – это постоянный поиск более оптимальных путей достижения поставленных целей. Конечно, в стратегическом управлении имеет смысл также подвергать оценке сами цели, однако на операционном уровне вас интересует путь к их достижению.

Основные подходы к оптимизации бизнес-процессов построены на наблюдении за их исполнением:

где возникают проблемные точки;
на какие этапы и задачи тратится больше всего ресурсов (например, времени сотрудников);
какие предложения по оптимизации есть у непосредственных исполнителей.

Например, часто бывает так, что один и тот же процесс параллельно выполняют множество работников – например, это может быть процесс обзвона клиентов или подготовки отчётов. Среди специалистов наверняка будут те, кто оптимизирует все шаги на местах: останется только скопировать их идеи, закрепить как стандарт и распространить по компании.

Чтобы найти такие решения – а заодно чтобы определить затраты времени на разные этапы процесса – можно использовать отчёты Kickidler. Наша система точно покажет, кто из сотрудников чем и когда занимался:

какие приложения открывал;
какие действия совершал;
какие клавиши нажимал и т. д.

Есть функция записи видео с экрана и прямой трансляции: вы буквально сможете посмотреть в реальном мире, как работают ваши самые эффективные специалисты, перенять лучшие практики. Плюс эти же отчёты помогут грамотно распределить нагрузку между сотрудниками и избежать возникновения «бутылочного горлышка», способного затормозить исполнение бизнес-процессов.

Главное – это помнить, что реалии рынка меняются достаточно часто. Возникают новые задачи и потребности, отмирают старые практики, появляются новые инструменты. Уделяйте контролю над бизнес-процессами – и сотрудниками, которые их выполняют – достаточное внимание, и ваша компания будет работать эффективно!