Что такое норма управляемости и как её рассчитать

Норма управляемости – ключевой фактор в эффективной организации работы команды и всей компании. Поговорим о том, как она влияет на организацию труда в организации, как её рассчитать и поддерживать.

Что такое норма управляемости?

Каким бы талантливым ни был менеджер, насколько бы современные методы контроля над сотрудниками он ни использовал, всё равно есть предельное число подчинённых, которыми один человек может эффективно руководить – это и есть норма управляемости. Она определяет, насколько реально охватить и проконтролировать все процессы, связанные с подчинёнными, и при этом обеспечивать высокий уровень поддержки, мотивации и контроля.

Зачем нужна норма управляемости?

Если у руководителя слишком много подчинённых, это неизбежно скажется на качестве управления. Контроль станет поверхностным, личное внимание к каждому сотруднику уменьшится, а работа начнет напоминать поток, где все ориентируются лишь на выполнение поставленных задач, а не на развитие или поддержку бизнеса. С другой стороны, если подчинённых слишком мало, вы рискуете потратить управленческий потенциал руководителя впустую, что также снижает эффективность всей команды.

Таким образом, поддержание оптимальной нормы управляемости позволяет руководителю эффективно работать с подчинёнными, соблюдая баланс между контролем и автономией. Это способствует поддержанию позитивного климата в коллективе, росту мотивации и личной ответственности сотрудников, повышению их вовлечённости в процессы.

Факторы, влияющие на норму управляемости

Оптимальная норма управляемости зависит от многих факторов и может варьироваться от компании к компании, от одного отдела к другому. Вот основные моменты, которые необходимо учитывать при расчёте нормы управляемости:

Тип и сложность задач. Если сотрудники занимаются сложными, многозадачными или творческими проектами, требующими частых уточнений и коррекции, то норму управляемости стоит уменьшить. Чем более разнообразны и нестандартны задачи, тем сложнее контролировать большое количество людей.
Опыт и квалификация сотрудников. Высококвалифицированные и опытные сотрудники нуждаются в меньшем уровне прямого контроля. Поэтому руководитель может управлять большим количеством таких сотрудников, в то время как менее опытным сотрудникам может потребоваться больше внимания и наставничества.
Тип управления и стиль руководства. Авторитарные или контролирующие стили управления требуют более частого взаимодействия и контроля. Гибкие стили, напротив, предоставляют больше свободы и ориентированы на самоуправление сотрудников.
Особенности команды. Если коллектив сплочённый, а сотрудники легко взаимодействуют между собой, то их проще контролировать, так как многие вопросы решаются в рамках горизонтального взаимодействия между членами команды.
Уровень стрессоустойчивости руководителя. Важно помнить, что предел управляемости должен учитывать и личные особенности руководителя. Способность выдерживать напряжение и объём информации, а также справляться с конфликтами и нагрузкой напрямую влияет на его возможности управлять большим количеством людей.

Также большое влияние оказывает уровень автоматизации процессов в компании – и в первую очередь, процессов управленческих. Чем меньше времени уходит на контроль и административные задачи, тем большим количеством сотрудников руководитель может управлять. Например, внедрение системы учёта рабочего времени позволяет увеличить норму управляемости в 1.5-3 раза (в зависимости от специфики вашей деятельности).

Как рассчитать норму управляемости

Для того чтобы определить оптимальную норму управляемости, компании часто используют несколько подходов:

Средние показатели по отрасли. В большинстве отраслей существуют стандарты нормы управляемости. Например, в производственных компаниях, где задачи сотрудников стандартизированы и автоматизированы, один руководитель может контролировать до 15–20 человек. В IT или креативных индустриях, где задачи сложные и требуют нестандартного подхода, оптимальное число подчинённых обычно колеблется от 5 до 8. Проверьте данные для своей сферы деятельности, возьмите их в качестве отправной точки.
Коэффициент вовлечённости и эффективности. Оценка вовлечённости и удовлетворённости сотрудников в совокупности с их производительностью может дать представление о необходимости корректировки нормы управляемости. Например, если производительность высока, а вовлечённость и удовлетворённость низки, возможно, руководитель не успевает уделять сотрудникам достаточно внимания, что указывает на необходимость снизить норму управляемости. Контролировать эти показатели относительно легко: вам достаточно сопоставить данные из Kickidler (лучше всего из Kickidler Project Tracking) с личными впечатлениями о настроении сотрудников и результатами опросов удовлетворённости.
Анализ трудозатрат руководителя. Необходимо понять, сколько времени руководитель тратит на работу с каждым сотрудником и административные обязанности. Если менеджер более 70% времени тратит на оперативные управление и контроль вместо стратегического планирования, это указывает на перегрузку и требует уменьшения числа подчинённых.
Учёт сложности задач. Составьте перечень типичных задач команды и оцените, сколько времени руководитель тратит на работу с каждым сотрудником в зависимости от сложности задач. В среднем для сложных и уникальных проектов оптимальная норма управляемости составляет от 3 до 7 человек, а для стандартных и рутинных задач — до 10 человек и больше.
Опросы сотрудников. Регулярное проведение опросов среди сотрудников помогает определить, достаточно ли внимания и поддержки они получают от руководителя. Это также позволяет выявить проблемные области и оценить эффективность текущей нормы управляемости.

Как поддерживать оптимальную норму управляемости

Оптимальная норма управляемости может меняться со временем из-за различных факторов, таких как рост компании, изменение структуры задач или введение новых технологий. Чтобы поддерживать баланс и обеспечить стабильное функционирование команды, рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:

Регулярно проводите анализ трудозатрат и загруженности руководителя. Если руководитель перегружен, рассмотрите возможность делегирования некоторых задач или назначения помощника.
Автоматизируйте рутинные задачи: планирование, контроль сроков и отчётность. Например, установка системы учёта рабочего времени Kickidler позволяет тратить на оценку продуктивности сотрудников всего несколько минут в день, а без неё на эту задачу легко может уйти час, а то и не один.
Поддерживайте профессиональный рост сотрудников и развивайте их навыки самоконтроля и самоорганизации. Чем более автономны сотрудники, тем меньше внимания им потребуется со стороны руководителя. В развитии самодисциплины, кстати, тоже помогают средства автоматизации – например, модуль Kickidler Автокик (набор инструментов для автоматического контроля над работой сотрудника).
Применяйте гибкие методы, такие как Agile или Scrum, особенно в креативных и проектных командах. Эти методики помогают сотрудникам организовать процесс работы и снизить потребность в постоянном контроле со стороны руководителя.
В крупных командах можно рассмотреть назначение тимлидеров или старших специалистов, которые будут управлять частью сотрудников и координировать их работу. Это позволяет руководителю сосредоточиться на более общих задачах и поддерживать норму управляемости.

Как понять, что норма управляемости нарушена

Вот несколько признаков того, что норма управляемости в вашей компании может быть нарушена:

Повышенная текучесть кадров. Когда руководитель не успевает поддерживать и мотивировать команду, сотрудники теряют интерес к работе и начинают искать альтернативы.
Снижение производительности. Если руководитель не успевает качественно контролировать задачи, продуктивность падает, особенно если сотрудники нуждаются в наставничестве и регулярной обратной связи.
Частые конфликты и стресс. Плохая коммуникация и недостаток внимания со стороны руководителя могут привести к недовольству и конфликтам между сотрудниками.
Ухудшение качества работы. В условиях недостаточного контроля сотрудники могут начать выполнять работу поверхностно или с ошибками.

Все эти признаки хорошо видны на графиках производительности труда и продуктивности сотрудников в Kickidler. Просто проверяйте эти отчёты регулярно, и вы сразу заметите, что идёт не так. Помните, что регулярная оценка управляемости, использование автоматизированных систем и внимание к вовлечённости сотрудников помогут сохранить позитивный климат в коллективе и укрепить структуру компании.