Постановка задач сотрудникам: основные принципы, этапы, примеры

Постановка задачи – важный инструмент, влияющий на продуктивность, мотивацию и успех предприятия. Без этого навыка нарушится слаженная работа команды. Бывает такое, что дашь задачу подчиненному, но в итоге, либо на выходе получается совсем не то, что планировалось, либо сотрудник попросту растягивает дедлайн, и приводит в стагнацию реализацию ключевых проектов компании. Почему же так происходит? Руководитель должен понимать, как правильно ставить задачи перед сотрудниками. 

Почему важно ставить задачи правильно?

Нечеткое формулирование задач подчиненному – источник недопонимания, ошибок и снижения производительности. Правильная постановка задач повышает мотивацию сотрудника, позволяет ему проявлять самостоятельность, развивать новые компетенции и работать с большей эффективностью. Для руководителя важно понимать, что верная постановка задач подчиненным способствует увеличению прибыли компании, сокращению числа ошибок и переделок. В этой статье мы ознакомимся, как выстраивать эффективную рабочую коммуникацию.

Алгоритм постановки задачи

Для того чтобы правильно поставить задачу сотруднику, необходимо руководствоваться определенными правилами, которые помогут вам это сделать:

1. Определить цели: что вы хотите получить в результате выполнения задачи?
2. Проанализировать какие факторы влияют на выполнение задачи, какие ресурсы и знания необходимы.
3. Использовать четкие формулировки: сформулируйте задачу кратко, ясно и понятно.
4. Установить приоритеты: определите важность задачи и сроки ее выполнения. 

Приведем пример: в фирме N сократилось количество продаж. Само собой, нужно как-то решить эту проблему. Начальник собирает всех на совещание, на котором говорит, что необходимо сделать все возможное, чтобы повысить продажи. Он не уточнил, какие каналы для привлечения клиентов использовать, какая стратегия в общении с потенциальными клиентами будет наиболее эффективной, какие дополнительные инструменты нужно задействовать, какие сроки выполнения. Как итог, совещание закончится на нотках недоумения и страха сделать что-то неправильно. Все люди разные, и каждый сотрудник пойдет решать эту проблему по-своему, в результате чего, слаженная работа механизма, который по идее должен работать как часы, придет в дисбаланс. Изменится ли ситуация с продажами в этой компании? Не особо верится в это.

SMART критерии задачи

Когда цели задачи определены, следующий этап – правильно сформулировать задачи. Формулировка задач делится на SMART-критерии. 

Аббревиатура SMART расшифровывается как: 

1. Specific (задача должна быть конкретной: не «увеличить продажи», а «увеличить продажи на 15% в следующем месяце через рекламу продукта на конкретных площадках»)
2. Measurable (измеримой: цель должна иметь количественные показатели, например, привлечь 100 новых клиентов за квартал)
3. Achievable (цель должна быть достижимой: не «войти в список Forbs за год», а «увеличить прибыль на 20 процентов за год»)
4. Relevant (задача должна быть актуальной)
5. Time-bound (ограниченной по времени)

Алгоритм SMART задачи:

1. Опишите сотруднику максимально подробно, что нужно сделать и какие ресурсы использовать. 
2. Имейте четкое понимание того, каким вы видите результат.
3. Определите, как вы будете оценивать выполненную работу.

При постановке задачи руководитель должен учитывать ее особенности, наравне с компетентностью сотрудника. Вы не можете дать сложное поручение человеку с минимальным опытом, как и множество мелких заданий повесить на сотрудника с большим стажем. Также, не стоит тратить много времени, чтобы объяснять профессионалу очевидные вещи, а вот для новичка лучше это сделать. Согласитесь, что эффективнее будет градировать задачи по степени сложности, и отдавать их согласно релевантному опыту подчиненных. Стажер отдела маркетинга лучше всего справится с написанием небольших статей, но не сможет провести SEO-аудит сайта или трафика, это можно поручить профессиональному маркетологу. 

Помните, что есть те задачи, которые сможет выполнить только человек, который действительно в них разбирается, и лучше всего, чтобы он качественно выполнял именно их, а не распылялся на множество мелких. Убедитесь, что ваш подчиненный все понял, задавайте наводящие вопросы, чтобы прояснить возможные неясности. Лучше выяснить все на берегу, чтобы в будущем не возникло ситуаций, когда вам нужно вмешиваться в ход работы.

В нашем блоге уже есть статья, посвященная делегированию. В ней подробно описано, почему делегирование – это не просто дать поручение, а целый алгоритм действий, как объяснить задачу доступно и просто, чтобы подчиненные потом не мучали вас вопросами и просьбами помочь.

Как руководителю отслеживать выполнение задач

• Немаловажно создать атмосферу доверия и поддержки. Покажите, что вы верите в силы своего сотрудника, это даст ресурс для работы и поставит вас в позицию мудрого и чуткого начальника, ценящего профессиональные навыки каждого, кто работает в компании. 
• Предоставляйте подчиненному обратную связь – тогда сотрудник быстрее получит ответы на все вопросы и исправит ошибки, и шансы, что задача будет выполнена до конца дедлайна, увеличатся. 
• Также необходимо поощрять инициативу, прислушивайтесь к предложениям и другим мнениям, возможно, со стороны будет виднее, каким образом эффективнее решить возникшую проблему.

Инструменты для трекинга задач

Используйте инструменты для управления задачами, они помогут вам структурировать их отслеживание и визуализировать статус выполнения. Сейчас существует множество специальных сервисов, позволяющих делать это быстро и эффективно.  Расскажем подробнее о функционале и преимуществах таких программ:

• Asana
  Онлайн-сервис для менеджмента проектов, позволяющий легко и удобно отслеживать задачи, формировать отчеты, устанавливать сроки и управлять несколькими проектами одновременно. Помимо веб-приложения, также доступна в мобильной версии, что дает возможность держать задачи всегда под рукой. 
• Jira
  Мультизадачный инструмент управления рабочими процессами в команде, с помощью которого можно планировать agile-проекты. Благодаря широкому функционалу и гибридному подходу Scrumban вы сможете легко определить, какую задачу выполнить и к какому сроку. Также представлена в мобильной и веб-версии.
• Todoist
  Таск-менеджер, в котором можно делать заметки с задачами, и ранжировать их по приоритету. Минималистичный дизайн и возможность синхронизации на разных устройствах упростит вашу работу даже над самыми сложными проектами. Вы можете настроить совместную работу, где каждый участник сможет не только управлять доступом, но и комментировать и распределять задачи в режиме реального времени.
• Trello
  Незаменимая вещь для фрилансеров и небольших компаний, в которой вы управляете проектами и настраиваете командную работу с помощью метода Kanban. В сервисе можно добавлять списки и любое количество этапов, наполнять списки карточками (подзадачами), чтобы отслеживать стадии выполнения определенного проекта, и не упустить ни одной важной детали.
• Kickidler Project Tracking
  Must-have для мониторинга проектов и командной работы, позволяющий наблюдать за производительностью каждого сотрудника в разрезе конкретных проектов и задач. Он оснащен многими фичами, которые помогут вам с легкостью ставить задачи и контролировать дедлайны, получать детализированные отчеты по затраченному времени и ресурсам, анализировать продуктивность и оптимизировать рабочие процессы в рамках каждого проекта.

Ошибки при постановке задачи

1. Нечеткие формулировки: «Посмотри, что с тем проектом и исправь там что-нибудь».
2. Отсутствие контекста: «Сделай презентацию о наших новых продуктах». (Без уточнения целевой аудитории, формата презентации, объема и ключевых моментов».
3. Отсутствие сроков: «Сделай это максимально быстро». (Всегда уточняйте дедлайн, потому что понятие «быстро» у каждого свое).
4. Отсутствие обратной связи: «Сделай задачу, а я потом проверю». (Без уточнения сроков проверки и способов обратной связи).
5. Игнорирование компетенций сотрудника: «Это ведь совсем просто». (Даже опытный специалист может столкнуться с трудностями, трезво оценивайте силы каждого члена команды).

Итог

Правильная постановка задачи – залог успешного выполнения работы. Установите цели, проанализируйте, какие факторы влияют на выполнение задачи, четко сформулируйте, что требуется от сотрудника, определитесь со сроками выполнения. Не забывайте про SMART критерии, учитывайте особенности задачи и компетентность сотрудника, предоставляйте регулярную обратную связь, убедитесь, что подчиненный правильно понял задачу, и наконец, создайте атмосферу доверия и поддержки. Используйте Kickidler Project Tracker, чтобы быть в курсе статуса каждый задачи в рамках конкретного проекта.